Blanketter och mallar
HR Forms and templates
Här finns HR-relaterade blanketter och mallar samt tillämpningsanvisningar för digital signering av dokument inom HR-processerna.
Tekniska problem med dokument på HR-webben
Sektionen HR arbetar för närvarande med att återställa länkarna till dokumenten. Denna sida är prioriterad.
Mallarna för utvecklingssamtal finns nu tillgängliga att ladda ner – inför utvecklingssamtalen som ska hållas med alla anställda under kvartal 1.
- Lathundar, checklistor, vägledningar och stödmaterial finns oftast på respektive faktasida här på HR-webben.
- Universitetsövergripande styrdokument (riktlinjer, föreskrifter etc) finns i Regelverket (Medarbetarwebben/Staff pages)
Innehåll på sidan:
- Anställning/Employment (inklusive Internationell personal och Introduktion av nya medarbetare)
- MBL-förhandlingar/MBL negotiations
- Arbetsmiljö/Work environment
- Arbetstid/Working hours
- Arvode/Fee
- Gäster i verksamheten/Guests at the unit
- Utbildnings- och postdoktorsstipendiater/Education and postdoctoral fellowships
- Rekrytering/Recruitment
- Kontering lön/Payroll accounting
- Skattefria ersättningar för personliga utlägg/Tax-free reimbursements for personal expenses
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag - Social security contributions/Payroll surcharges
Anställning/Employment
Anställningsbeslut/Employment decision
Engelsk översättning av det svenska originalbeslutet som finns i Primula:
Bilaga till anställningsbeslut, med information om anställningsvillkor, finns att ladda ner i högerspalten på nedanstående sidor på Medarbetarwebben respektive Staff pages:
- Information om anställningsvillkor (Medarbetarwebben)
- Inforemation on terms of employment (Staff pages)
Bilagan skrivs ut tillsammans med anställningsbeslutet och lämnas till arbetstagaren senast 7 kalenderdagar efter att arbetstagaren påbörjat sin anställning.
Anställdas möjlighet att avstå från att särskild visstidsanställning (SÄVA) övergår till tillsvidareanställning
Anställningens upphörande/Termination of employment
The Swedish Agency for Government Employers' form for notification of intended dismissal of employees who have reached the age of 69 (in Swedish):
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetsadjunkt (Word 111 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct lecturer (Word 108 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetslektor (Word 115 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct senior lecturer (111 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad professor (Word 98 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct professor (111 kB)
Läs mer: Adjungeringar, gästprofessorer och pensionerade professorers verksamhet
Besked och varsel om att avsluta tidsbegränsad anställning, information om företrädesrätt/Notice and warning of termination of fixed-term employment, information on preferential rights
- Blankett: Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta, med information om företrädesrätt. Manuell signering (ifyllbar PDF 250 kB)
- Blankett: Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta, med information om företrädesrätt. Digital signering eduSign (ifyllbar PDF 249 kB)
- Blankett: Written notice that fixed term employment will not be continued and information about priority entitlement to re-employment (PDF 216 kB). OBS! Ska enbart användas som översättning. Det är den svenska blanketten som ska fyllas i.
Läs mer:
Bisyssla/Secondary employment
Lärare ska anmäla bisyssla senast 31/3. Anmälda bisysslor ska bedömas av prefekt senast 30/4.
Nya dokument för detta kommer snart.
Läs mer: Bisyssla
Chefkontrakt/Executive contract
Distansarbete, TA-personal/Remote work, TA staff
- Digitalt formulär: Överenskommelse distansarbete / Remote work agreement | PortalBas
- Digitalt formulär: Uppsägning av överenskommelse om distansarbete / Termination of remote work agreement | PortalBas
Formulären signeras digitalt med eduSign.
OBS! Överenskommelse och uppsägning av överenskommelse ska alltid fyllas i på svenska.
Tips: Checklista för distansarbete, på Prevents webbplats
Läs mer: Distansarbete
Etapplyft doktorander/New salary level for holders of a doctoral studentship
Förändring av befintlig anställning/Change in existing employment
Inhyrning av personal/Hiring of staff
Internationell personal/International staff
- Mall: Anställningsavtal vid ansökan om arbetstillstånd (PDF 138 kB)
- Template: Employer contract when applying for work permit (PDF 144 kB)
Används vid ansökan om arbetstillstånd av tredjelandsmedborgare. Skriv ut ifylld mall. Migrationsverket vill ha underskrifter från bägge parter.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken 4 Anställningsavtal på sidan Arbetstillstånd.
Relaterad information: Rutin för för avslut av anställning på grund av att uppehållstillstånd saknas
- Mall: Anställningsintyg, doktorander (Word 219 kB)
- Mall: Anställningsintyg vid förlängning, doktorander (Word 83 kB)
Läs mer om hur och när mallarna ovan ska användas, under flikarna 1 Antagningsbeslut samt studie- och anställningsbeslut respektive 6 Förlängning, på sidan Uppehållstillstånd för doktorander.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Fullmakt till Migrationsverket på sidan Medborgare från tredje land.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Arbetstillstånd och visum på sidan Medborgare från tredje land
På sidorna om internationell personal finns fler blanketter från andra samhällsaktörer (till exempel Försäkringskassan och Migrationsverket). Blanketterna återfinns i respektive avsnitt.
Läs mer: Internationell personal
Introduktion av nya medarbetare/Introduction of new employees
Korta och tillfälliga anställningar/Short-term and temporary employment
- Anställningsbeslut för korta och tillfälliga anställningar (ifyllbar PDF, 151 kB)
- Appointment Decision short-term and temporary employment (ifyllbar PDF, 156 kB)
- Form: Agreement regarding terms for short-term and temporary employment (ifyllbar PDF 214 kB)
Ledighet, frånvaro och semester/Leave, absence and annual leave
Endast för ledigheter som ej söks i Primula. Du som använder webbläsaren Firefox behöver ladda ner pdf:en till din dator innan du fyller i den digitalt.
Läs mer: Ledighet och semester
Syftet med mallen är att dokumentera att kriterierna för att spara semester är uppfyllda och hur många dagar som sparas till ett senare år
- Mall för att dokumentera att semester sparas - lärare, forskare och bitr forskare (exkl MAX IV)/ Agreement on saving annual leave for subsequent years - teaching staff, researchers and assistant researchers (excluding MAX IV) | PortalBas
- Checklista för semesteruppföljning (ifyllbar PDF 144 kB)
- Monitoring of annual leave taken (PDF 160 kB)
Läs mer: Hantera semester
Omställning/Transition
- Elektronisk anmälan till Avtal om omställning (Trygghetsstiftelsen)
- Underskriftsblankett till avtal om omställning (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Registration signature form (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Information om avtal om omställning, till anställd vars tidsbegränsad anställning upphör (PDF 166 kB)
- Om lokala omställningsmedel (Word 524 kB)
- Mall för att ansöka om lokala omställningsmedel (Word 184 kB)
Pensionerade professorers verksamhet/Activities of retired professors
Personallån/Staff loans
Synnerliga skäl för fortsatt anställning efter fyllda 69 år/Special reasons for continued employment after reaching the age of 69
Vid överenskommelse om fortsatt anställning efter fyllda 69 år.
Utlandsstationering med URA (utlandskontrakt)/Foreign assignment with URA (foreign contract)
Utvecklingssamtal/Staff appraisal
- Mall för anställdas individuella mål och kompetensutvecklingsplan – för utvecklingssamtal och lönesamtal (Word 25 kB)
- Template for employees individual goals and professional development plan – for staff appraisal and salary appraisal (Word 25 kB)
- Stödmaterial för utvecklingssamtal (Word 117 kB)
- Support materials Staff appraisals (Word 112 kB)
Läs mer: Utvecklingssamtal
MBL-förhandlingar/MBL negotiations
Innan beslut om denna typ av anställning ska arbetsgivaren primärförhandla enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Använd LU:s mall för ett sådant förhandlingsunderlag och hur förhandlingen ska gå till.
Läs mer: Särskild process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)
Arbetsmiljö/Work environment
Anslag om arbetsmiljöorganisation/Poster on work environment organisation
Anpassning och rehabilitering/Adaptation and rehabilitation
- Mall: Anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan (ifyllbar PDF 276 kB)
- Bilaga till anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan: Handlingsplan (ifyllbar PDF 68 kB)
- Rehabilitation plan, English version (PDF)
- Rehabilitation Routines and guidelines at Lunds University (PDF 241 kB)
- Kortmanual till rehabiliteringssystemet Adato (PDF 1,15 MB)
- Beställning av företagshälsovård | PortalBas
Läs mer: Anpassning och rehabilitering
Brandskydd/Firesafety
Uppdragsbeskrivning
- Uppdragsansvarig SBA-ansvarig (Word 104 kB)
- Fördelning av uppgifter inom brandskyddsarbetet (Word 104 kB)
Egenkontroll och årlig uppföljning
SBA övrigt
- Framtagande av rutin (Word 104 kB)
- Introduktion av nyanställda (Word 102 kB)
- Brandskydd vid tillfälliga arrangemang (Word 101 kB)
- Förslag till gränsdragningslista för brand (Word 111 kB)
- Information till entreprenörer (Word 102 kB)
- Riskbedömning (Excel 42 kB)
- Samordning gemensamma lärosalar, caféer och restauranger, andrahandsuthyrningar (Word 102 kB)
- Utbildningsmaterial brandskydd för studenter (PowerPoint 13,1 MB)
Läs mer: Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Utrymning
- Vägledning tillfälliga utrymningsplatser i befintlig byggnad (368 kB)
- Informationsskylt till utrymningsplats (279 kB)
- Informationsskylt till utrymningsplats med tvåvägskommunikation (277 kB)
- Brandskyddsinfo till undervisande lärare (182 kB)
- Förenklad utrymningsfunktion (Word 267 kB)
- Händelse av brand, svenska (Word 281 kB)
- Händelse av brand, engelska (Word 280 kB)
- Utrymningsinformation salar (PDF 91 kB)
- Utrymningsorganisation exempel på utrymningskort (Word 1,3 MB)
Läs mer: Föreskrift om utrymningsövningar
Riskbedömning vid laborationer:
- Mall: Riskbedömning vid laborationer med kemikalier (Excel 25 kB)
- Template: Risk Assessment of Laboratory Work with Chemicals (Excel 25 kB)
Uppdragsbeskrivning
- Mall för uppdragsbeskrivning: Föreståndare brandfarlig vara (Word 89 kB)
- Mall för uppdragsbeskrivning: Samordningsansvarig brandfarlig vara (Word 86 kB)
Egenkontroll och årlig uppföljning:
- Mall: Checklista för egenkontroll av hantering av brandfarliga och explosiva varor (Word 117 kB)
- Mall: Checklista för egenkontroll SBA (Word 116 kB)
- Mall: Årlig uppföljning av brandfarlig och explosiv vara (Word 100 kB)
Läs mer: Brandskydd
Biosäkerhet/Biosafety
- Riskbedömningsblankett BARA, för arbete med mikrobiologiska agens som inte är genmodifierade (Word 45 kB)
- Riskbedömningsblankett HUMRA, för arbete med blod och humant provmaterial som inte är genmodifierat (Word 177 kB)
- Rutin för stickskada (PDF 109 kB)
- Rutin för stickskada eng (PDF 296 kB)
- Mall: Egenkontroll och skyddsrond (Word 223 kB)
Läs mer:
Kemikaliesäkerhet/Chemical safety
Kränkningar och trakasserier/Victimisation and harassment
Medicinska kontroller i arbetslivet/Medical check-ups in working life
OSA-enkät/OSA survey
Riskbedömning/Risk assessment
- Mall för riskbedömning och handlingsplan, på svenska och engelska (Word 43 kB)
- Mall för risk- och konsekvensbedömning, avancerad (Excel 39 kB)
- Mall för riskbedömning studiesocial skyddsrond (Word 65 kB)
- Template Risk assessment student welfare reviews (Word 65kB)
- Mall för riskbedömning för gravida och ammande arbetstagare (PDF 463 kB)
- Template Risk assessment for pregnant and breastfeeding workers (PDF 372 kB)
Läs mer: Risker i arbetsmiljön
Samverkan mellan chefer och skyddsombud/Cooperation between managers and safety representatives
Skyddsronder/Safety inspections
- Mall för skyddsrondsprotokoll (Word 114 kB)
- Ta hjälp av stödmaterial som underlättar arbetet med skyddsrond
Mall för skyddsrond gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) hittar du under rubriken OSA-enkät längre upp på sidan.
Mall för checklista för egenkontroll gällande brandsäkerhet finns på sidan för systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Läs mer: Skyddsrond
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)/Systematic work environment management (SAM)
Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD)/Systematic prevention of discrimination (SFAD)
Uppgiftsfördelning och ansvar inom arbetsmiljöarbetet/Division of tasks and responsibilities in occupational health and safety work
- Mall: Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande (Word)
- Mall: Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande eng (Word 94 kB)
- Mall: Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete vid Lunds universitet | Ifyllbar i PortalBas
- Mall: Subdelegation of duties with regard to work environment and fire safety management at Lund university | ifyllbar i PortalBas
- Mall: Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete (Word)
- Mall: Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete eng (Word 98 kB)
- Vägledning för uppgiftsfördelning (Word 93 kb)
- Mall: Stödmaterial avseende vidarefördelning av uppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet och det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering avseende studenter (Word 102 kB)
Läs mer: Uppgiftsfördelning och ansvar
Arbetstid/Working hours
Arbetstid för lärare – personalplan/Working hours for teachers – staff plan
Enskild överenskommelse om arbetstidsreglering/Individual agreement on working time arrangements
Flextidsavtal för teknisk och administrativ (TA) personal/Flexitime agreements for technical and administrative (TA) staff
Förtroendearbetstid/Trust-based working hours
Oregelbunden arbetstid/Irregular working hours
Gäster i verksamheten/Guests at the unit
- Blankett för skriftlig överenskommelse om gäst i verksamheten (ifyllbar PDF 210 kB)
- Template for written agreement, guests at the unit (ifyllbar PDF, 375 kB)
- Stöd och checklista gällande gäster i verksamheten på Lunds universitet
- Support and checklist for receiving guests at Lund University
Läs mer: Gäster i verksamheten
Utbildnings- och postdoktorsstipendiater/Education and postdoctoral fellowships
Rekrytering/Recruitment
Urval/selection
Bedömning/assassment
Referenstagning/reference checking
Mallar för urval, bedömning och referenstagning finns i översta fliken Generella mallar för alla rekryteringar.
Tidplan
Behovsanalys
Kravprofil
Intervju
- Intervjumall postdoktor (Word 120 kB)
- Template Interview postdoc (Word)
Yttrande
- Yttrande postdoktor (Word 82 kB)
- Yttrande eng
Läs mer / Read more:
Mallar för urval, bedömning och referenstagning finns i översta fliken Generella mallar för alla rekryteringar.
Tidplan
- Mall: Tidplan doktorand (Word 17 kB)
- Tidplan eng
Behovsanalys
Kravprofil
Intervju
- Intervjumall doktorand (Word 271 kB)
- Intervjumall doktrand eng
Yttrande
- Yttrande doktorand (Word 108 kB)
- Yttrande doktorand eng
Läs mer:
- Rekrytering av doktorander (process för rekryterande chef)
- Recruitment of doctoral student (PhD) - support for managers (HR Pages)
- Rekrytering av doktorander (process för HR)
Förnyad anställning doktorand
Uppföljningssamtal
Mallar för urval, bedömning och referenstagning finns i översta fliken Generella mallar för alla rekryteringar.
Checklista
- Checklista (kommer inom kort)
Tidplan
Behovsanalys
Kravprofil
- Kravprofil TA (149 kB)
- Kravprofil TA
Intervju
Yttrande
- Yttrande TA (136 kB)
- Yttrande eng
Läs mer:
- Rekrytering av TA-personal och forskare (process för rekryterande chef)
- Recruitment of researchers and technical and administrative staff (TA) - support for managers (HR Pages)
- Rekrytering av TA-personal och forskare (process för HR)
Amanuenser och studentmedarbetare
Kontering lön/Payroll accounting
Skattefria ersättningar för personliga utlägg/Tax-free reimbursements for personal expenses
Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag - Social security contributions/Payroll surcharges
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2026 (PDF 264 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2025 (PDF 260 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2024 (PDF 271 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2023 (PDF 266 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2022 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2021 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2020 (PDF 195 kB)
Tekniska tips
- Problem med att öppna blanketterna/mallarna? Prova en annan webbläsare (till exempel Microsoft Edge).
- Gör så här för att fylla i en blankett/mall i formatet ifyllbar PDF:
- Spara ner blanketten på din dator.
- Stäng ner länken på sidan.
- Öppna därefter din sparade blankett/mall och fyll i.
Tänk på att blanketter och mallar uppdateras löpande. Ladda därför alltid ner en ny blankett från sidan när du behöver den.
Blanketter görs om till digitala formulär
Sektionen HR har under 2025 påbörjat ett långsiktigt arbete med att konvertera vissa blanketter till digitala formulär i så kallat "PortalBas"-format.