Blanketter och mallar
HR Forms and templates
På denna sida finns blanketter och mallar som förekommer på HR-webben. I vänsterspalten når du tillämpningsanvisningar för digital signering av dokument inom HR-processerna.
- Lathundar, checklistor, vägledningar och stödmaterial finns oftast på respektive faktasida.
- Länkar till universitetsövergripande föreskrifter, riktlinjer och beslut finns i Regelverket på Medarbetarwebben/Staff pages.
- Alla dokument på sidan öppnas i en ny flik.
- För att fylla i en digital ifyllbar blankett i PDF-format behöver du spara ner den, stänga ner länken och därefter öppna den sparade blanketten.
Innehåll på sidan:
- Anställning (inklusive Internationell personal och Introduktion av nya medarbetare)
- MBL-förhandlingar
- Arbetsmiljö
- Arbetstid
- Gäster i verksamheten
- Utbildnings- och postdoktorsstipendiater
- Rekrytering (mallar/stödmaterial på svenska och engelska)
- Kontering lön
- Skattefria ersättningar för personliga utlägg
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag
- Fakturaunderlag till fakturering av allmän handling enligt avgiftsförordningen
Anställningsbeslut/employment decision
Engelsk översättning av det svenska originalbeslutet som finns i Primula:
Bilaga till anställningsbeslut, med information om anställningsvillkor, finns att ladda ner i högerspalten på nedanstående sidor på Medarbetarwebben respektive Staff pages:
Bilagan skrivs ut tillsammans med anställningsbeslutet och lämnas till arbetstagaren senast 7 kalenderdagar efter att arbetstagaren påbörjat sin anställning.
Anställdas möjlighet att avstå från att särskild visstidsanställning (SÄVA) övergår till tillsvidareanställning
Anställningens upphörande
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetsadjunkt (Word 111 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct lecturer (Word 108 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetslektor (Word 115 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct senior lecturer (111 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad professor (Word 98 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct professor (111 kB)
Läs mer: Adjungeringar, gästprofessorer och pensionerade professorers verksamhet
Besked och varsel om att avsluta tidsbegränsad anställning, information om företrädesrätt
- Blankett: Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta, med information om företrädesrätt. Manuell signering (ifyllbar PDF 250 kB)
- Blankett: Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta, med information om företrädesrätt. Digital signering eduSign (ifyllbar PDF 250 kB)
- Blankett: Written notice that fixed term employment will not be continued and information about priority entitlement to re-employment (PDF 216 kB). OBS! Ska enbart användas som översättning. Det är den svenska blanketten som ska fyllas i.
Läs mer:
Lärare ska anmäla bisyssla senast 31/3. Anmälda bisysslor ska bedömas av prefekt senast 30/4.
Texten i dokumentet nedan kan användas för utskick till lärare.
Läs mer: Bisyssla
Chefkontrakt
- Digitalt formulär: Överenskommelse distansarbete / Remote work agreement | PortalBas
- Digitalt formulär: Uppsägning av överenskommelse om distansarbete / Termination of remote work agreement | PortalBas
Formulären signeras digitalt med eduSign.
OBS! Överenskommelse och uppsägning av överenskommelse ska alltid fyllas i på svenska.
Tips: Checklista för distansarbete, på Prevents webbplats
Läs mer: Distansarbete
Etapplyft doktorander
Innan beslut om denna typ av anställning ska arbetsgivaren primärförhandla enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Använd LU:s mall för ett sådant förhandlingsunderlag och hur förhandlingen ska gå till.
Läs mer: Särskild process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)
Inhyrning av personal
- Mall: Anställningsavtal vid ansökan om arbetstillstånd (PDF 200 kB)
- Mall: Employer contract when applying for work permit (PDF 200 kB)
Används vid ansökan om arbetstillstånd av tredjelandsmedborgare. Skriv ut mallen och fyll i för hand. Migrationsverket vill ha underskrifter från bägge parter.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken 4 Anställningsavtal på sidan Arbetstillstånd.
- Mall: Anställningsintyg, doktorander (Word 219 kB)
- Mall: Anställningsintyg vid förlängning, doktorander (Word 83 kB)
Läs mer om hur och när mallarna ovan ska användas, under flikarna 1 Antagningsbeslut samt studie- och anställningsbeslut respektive 6 Förlängning på sidan Uppehållstillstånd för doktorander.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Fullmakt till Migrationsverket på sidan Medborgare från tredje land.
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Arbetstillstånd och visum på sidan Medborgare från tredje land
På sidorna om internationell personal finns fler blanketter från andra samhällsaktörer (till exempel Försäkringskassan och Migrationsverket). Blanketterna återfinns i respektive avsnitt.
Läs mer: Internationell personal
Ledighet, frånvaro och semester
Endast för ledigheter som ej söks i Primula. Du som använder webbläsaren Firefox behöver ladda ner pdf:en till din dator innan du fyller i den digitalt.
Läs mer: Ledighet och semester
Syftet med mallen är att dokumentera att kriterierna för att spara semester är uppfyllda och hur många dagar som sparas till ett senare år
- Mall för dokumentation om sparad semester (PDF 206 kB, ny flik)
- Agreement on saving annual leave for subsequent years – teaching staff (PDF, ny flik). Denna blankett kommer att uppdateras inom kort.
- Checklista för semesteruppföljning (ifyllbar PDF144kB, ny flik)
- Monitoring of annual leave taken (PDF 160kB, ny flik)
Läs mer: Hantera semester
Omställning
- Elektronisk anmälan till Avtal om omställning (Trygghetsstiftelsen)
- Underskriftsblankett till avtal om omställning (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Registration signature form (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Information om avtal om omställning, till anställd vars tidsbegränsad anställning upphör (PDF 166 kB)
- Om lokala omställningsmedel (PDF 104 kB)
- Mall för att ansöka om lokala omställningsmedel (Word 184 kB)
Pensionerade professorers verksamhet
Personallån
Synnerliga skäl för fortsatt anställning efter fyllda 69 år
Vid överenskommelse om fortsatt anställning efter fyllda 69 år.
Utvecklingssamtal (Staff appraisal)
- Mall för anställdas individuella mål och kompetensutvecklingsplan – för utvecklingssamtal och lönesamtal (Word 25 kB)
- Template for employees individual goals and professional development plan – for staff appraisal and salary appraisal (Word 25 kB)
- Stödmaterial för utvecklingssamtal (Word 117 kB)
- Support materials Staff appraisals (Word 112 kB)
Läs mer: Utvecklingssamtal
Anslag om arbetsmiljöorganisation
Anpassning och rehabilitering
- Mall: Anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan (ifyllbar PDF 276 kB)
- Bilaga till anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan: Handlingsplan (ifyllbar PDF 68 kB)
- Rehabilitation plan, English version (PDF)
- Rehabilitation Routines and guidelines at Lunds University (PDF 241 kB)
- Kortmanual till rehabiliteringssystemet Adato (PDF 1,15 MB)
- Beställning av företagshälsovård | PortalBas
Läs mer: Anpassning och rehabilitering
Brandskydd
- Brandskydd vid tillfälliga arrangemang (Word 101 kB)
- Checklista för egenkontroll (Word 113 kB)
- Checklista för årlig uppföljning (Word 113 kB)
- Förslag till gränsdragningslista för brand (Word 111 kB)
- Information till entreprenörer (Word 102 kB)
- Riskbedömning (Excel 42 kB)
- Samordning gemensamma lärosalar, caféer och restauranger, andrahandsuthyrningar (Word 102 kB)
- Uppdragsansvarig SBA-ansvarig (Word 104 kB)
- Utbildningsmaterial brandskydd för studenter (PowerPoint 13,1 MB)
Läs mer: Systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Utrymning
- Brandskyddsinfo till undervisande lärare (182 kB)
- Förenklad utrymningsfunktion (Word 267 kB)
- Händelse av brand, svenska (Word 281 kB)
- Händelse av brand, engelska (Word 280 kB)
- Informationsskylt till utrymningsplats (Word 266 kB)
- Utrymningsinformation salar (PDF 91 kB)
- Utrymningsorganisation exempel på utrymningskort (Word 1,3 MB)
Läs mer: Föreskrift om utrymningsövningar
Riskbedömning vid laborationer:
- Mall: Riskbedömning vid laborationer med kemikalier (Excel 25 kB)
- Template: Risk Assessment of Laboratory Work with Chemicals (Excel 25 kB)
Uppdragsbeskrivning
- Mall för uppdragsbeskrivning: Föreståndare brandfarlig vara (Word 89 kB)
- Mall för uppdragsbeskrivning: Samordningsansvarig brandfarlig vara (Word 86 kB)
Egenkontroll och årlig uppföljning:
- Mall: Checklista för egenkontroll av hantering av brandfarliga och explosiva varor (Word 117 kB)
- Mall: Checklista för egenkontroll SBA (Word 116 kB)
- Mall: Årlig uppföljning av brandfarlig och explosiv vara (Word 100 kB)
Läs mer: Brandskydd
Biosäkerhet
- Riskbedömningsblankett BARA, för arbete med mikrobiologiska agens som inte är genmodifierade (Word 45 kB)
- Riskbedömningsblankett HUMRA, för arbete med blod och humant provmaterial som inte är genmodifierat (Word, 177 kB)
- Rutin för stickskada (PDF 109 kB)
- Mall: Egenkontroll och skyddsrond (Word 223 kB)
Läs mer:
Kemikaliesäkerhet
Kränkningar och trakasserier
Medicinska kontroller i arbetslivet
OSA-enkät
Riskbedömning
- Mall för riskbedömning och handlingsplan, på svenska och engelska (Word 43 kB)
- Mall för risk- och konsekvensbedömning, avancerad (Excel 39 kB)
- Mall för riskbedömning studiesocial skyddsrond (Word 65 kB)
- Template Risk assessment student welfare reviews (Word 65kB)
- Mall för riskbedömning för gravida och ammande arbetstagare (PDF 463 kB)
- Template Risk assessment for pregnant and breastfeeding workers (PDF 372 kB)
Läs mer: Risker i arbetsmiljön
Skyddsronder
- Mall för skyddsrondsprotokoll (Word 114 kB)
- Ta hjälp av stödmaterial som underlättar arbetet med skyddsrond
Mall för skyddsrond gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) hittar du under rubriken OSA-enkät längre upp på sidan.
Mall för checklista för egenkontroll gällande brandsäkerhet finns på sidan för systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Läs mer: Skyddsrond
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD)
Uppgiftsfördelning och ansvar inom arbetsmiljöarbetet
- Mall: Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande (Word)
- Mall: Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande eng (Word 94 kB)
- Mall: Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete vid Lunds universitet | Ifyllbar i PortalBas
- Mall: Subdelegation of duties with regard to work environment and fire safety management at Lund university | ifyllbar i PortalBas
- Mall: Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete (Word)
- Mall: Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete eng (Word 98 kB)
- Mall: Stödmaterial avseende vidarefördelning av uppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet och det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering avseende studenter (Word 102 kB)
Läs mer: Uppgiftsfördelning och ansvar
Arbetstid för lärare – personalplan
Enskild överenskommelse om arbetstidsreglering
Flextidsavtal för teknisk och administrativ personal
Förtroendearbetstid
- Mall: Behovsanalys postdoktor (Word 112 kB)
- Mall: Tidplan postdoktor, TA och forskare (Word 30 kB)
- Mall: Kravprofil postdoktor (Word 40 kB)
- Mall: Urvalsmatris generell (Word 14 kB)
- Mall: Intervjumall postdoktor (Word 120 kB)
- Mall: Referenstagningsguide generell (Word 18 kB)
- Mall: Bedömningsmatris generell (Word 58 kB)
- Mall: Yttrande postdoktor (Word 82 kB)
Läs mer:
- Mall: Behovsanalys doktorand (Word 30 kB)
- Mall: Tidplan doktorand (Word 17 kB)
- Mall: Kravprofil doktorand (Word 51 kB)
- Mall: Intervjumall doktorand (Word 271 kB)
- Mall: Yttrande doktorand (Word 109 kB)
- Mall: Förnyad anställning doktorand (Word 18 kB)
- Mall för uppföljningssamtal finns att ladda ner under avsnittet Introduktion av nya medarbetare
Läs mer:
TA-personal och forskare
- Checklista (kommer inom kort)
- Mall: Behovsanalys TA (Word 112 kB)
- Mall: Tidplan postdoktor, TA och forskare (Word 30 kB)
- Mall: Kravprofil TA (149 kB)
- Mall: Urvalsmatris generell (Word 14 kB)
- Intervjumall (Word 134 kB)
- Mall: Referenstagningsguide generell (18 kB)
- Mall: Bedömningsmatris generell (Word 58 kB)
- Mall: Yttrande TA (136 kB)
Läs mer: Rekrytering av TA-personal och forskare
Amanuenser och studentmedarbetare
- Blankett för skriftlig överenskommelse om gäst i verksamheten (PDF 210 kB)
- Template for written agreement, guests at the unit (PDF, 375 kB)
- Stöd och checklista gällande gäster i verksamheten på Lunds universitet
- Support and checklist for receiving guests at Lund University
Läs mer: Gäster i verksamheten
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2025 (PDF 260 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2024 (PDF 271 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2023 (PDF 266 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2022 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2021 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2020 (PDF 195 kB)
Fakturaunderlag för fakturering av allmän handling
Blanketter omvandlas till digitala formulär
Sektionen HR har under hösten 2024 påbörjat ett långsiktigt arbete med att konvertera vissa blanketter till digitala formulär i så kallat "PortalBas"-format.