Diarieföring och sekretess
STÖD FÖR CHEFER
På denna sida finns information om vad som gäller vid diarieföring av utredningsärenden och utlämnande av allmän handling i kränkningsärenden samt var du som chef kan få stöd i diarieföring och utlämningshantering.
Längre ned på sidan:
Du som genomför en strukturerad utredning ska starta ett utredningsärende i w3d3. Allt material som tillför utredningen något ska diarieföras i utredningsärendet. Då blir det enkelt att följa utredningens gång i utredningsärendet. Den chef som beställt utredningen ska notera utredningsärendets diarienummer i ärendet i IA-systemet.
Om någon berättar något för dig som är av vikt för utredningen ska det sammanfattas och dokumenteras i tjänsteanteckningar och diarieföras. Allt underlag som är av vikt för utredningen och eventuella beslut ska dokumenteras och diarieföras.
För att skydda de berördas integritet finns möjligheten att sekretessmarkera ärendet och de enskilda handlingarna i diariet. Det betyder att ärendet och handlingarna inte kan visas för andra än de handläggare som hanterar ärendet i diarieföringssystemet. Handlingarna ska sekretessprövas innan
utlämning men det finns inga garantier för att namn kan maskas i materialet.
Utlämnande av allmän handling som rör kränkningar
Som myndighet är universitetet skyldigt att lämna ut allmänna handlingar vid begäran från allmänheten. Sekretessmarkeringen i diariet är ingen garanti för att handlingarna kan maskas om de begärs ut i form av allmänna handlingar. Prata med din närmaste registrator för mer information.
Varje gång en handling begärs ut ska en sekretessprövning göras. Det finns mer information om utlämnande av allmänna handlingar på Medarbetarwebben, se länk i högerspalten.
Om det finns lagstöd för att sekretessbelägga delar av materialet ska de delarna maskeras före utlämnandet. Även om universitetet beslutar om sekretess är det viktigt att veta att det kan överprövas i domstol.
Kom ihåg att material som innehåller personuppgifter som kan vara känsliga eller omfattas av GDPR aldrig ska skickas med e-post. Sådant material ska alltid skrivas ut på papper och skickas med post, eller hämtas på plats. Ta som rutin att alltid hantera utredningar om kräkning som känslig information, lämna bara ut på papper. Följ avgiftsförordningen och ta betalt när det som
lämnas ut överstiger nio sidor. Prata med din närmaste registrator för mer information
Den som begär ut handlingarna ska alltid erbjudas möjligheten att läsa handlingarna på plats (på papper). Om personen vill ha kopior på materialet tillämpas avgiftsförordningen.
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion, SFAD-samordnare på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av sektionen HR eller SFAD- teamet.