Samverkan inom arbetsmiljöarbetet

För att uppnå ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete är det viktigt att alla på arbetsplatsen medverkar i arbetet. 

Det är du som chef som ska se till att anställda och skyddsombud ges möjlighet att delta i de processer som berör arbetsmiljöarbetet. Det räcker alltså inte att få information när ett beslut redan är fattat eller när en aktivitet har genomförts.

Se instruktioner för samverkan vid arbetsplatsen, längre ned på sidan.

Fakulteter har även möjlighet att inrätta HMS-kommittéer (Hälsa, Miljö, Säkerhet) på institutions- eller husnivå. 

Minsta representation i HMS-kommitté är prefekt plus ett skyddsombud per institution som ingår i kommittén. Instruktioner för dessa kommittéer beslutas av respektive fakultet.

För Lokalt kollektivavtal för samverkan inom arbetsmiljö, se länk i högerspalt.

Skyddskommittéerna är ett rådgivande organ till arbetsgivaren på fakultets- respektive universitetsgemensam nivå. 

I skyddskommittéerna, som består av representanter från arbetsgivaren och de anställda, ska övergripande arbetsmiljöfrågor diskuteras.

Inom universitetet finns skyddskommittéer på två nivåer:

• lokala skyddskommittéer på fakultetsnivå (LSK)
• den centrala skyddskommittén på universitetsövergripande nivå (CSK)

Se instruktioner för den centrala och de lokala skyddskommittéerna, längre ned på sidan.  

In English

Innehåll:  

• Benämningen fakultet respektive institution
• Allmänt
• Samverkan mellan chef och anställda i arbetsmiljöarbetet
• Samverkan mellan chef och skyddsombud
• Dokumentation
• Samverkan i kommittéer för hälsa, miljö och säkerhet (HMS-kommittéer)

Informationen på den här sidan är fastställd i Central skyddskommitté vid Lunds universitet den 20 mars 2018.

Arbetsgivaren är ansvarig för det lokala arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet. Det ska dock ske i samverkan med skyddsombud, studentskyddsombud, anställda och studenter. 

Benämningen fakultet respektive institution

Benämningen fakultet respektive institution inkluderar verksamheter som enligt universitetets arbetsordning har motsvarande organisatorisk ställning. Förvaltningen är exempelvis att anses som fakultetsnivå och sektioner som institutionsnivå.

Allmänt

Arbetsgivaren ansvarar för att planera, genomföra och följa upp det lokala arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet. Detta arbete ska planeras och genomföras i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud, studerandeskyddsombud, anställda och studenter. Lokalt kollektivavtal för samverkan inom arbetsmiljö vid Lunds universitet (STYR 2017/1659) reglerar hur samverkan inom universitetet ska organiseras och bedrivas.

Instruktionerna för samverkan vid arbetsplatserna som finns på den här sidan kompletterar avtalet och är framtagna i dialog mellan arbetsgivaren och överskyddsombuden.

Samverkan mellan chef och anställda i arbetsmiljöarbetet

En kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare kring risker, målsättningar och uppföljning av arbetsmiljöarbetet förutsätter att det finns strukturerade mötesformer. Personalmöten och utvecklingssamtal är exempel på mötesformer där arbetsmiljöfrågor kan tas upp till dialog.

Arbetsgivaren är skyldig att på ett systematiskt sätt arbeta med risker för ohälsa. Så kallade ”omtankesamtal” är ett sätt att tidigt fånga upp tecken på ohälsa och tidigt kunna förebygga eventuella sjukskrivningar.

Anställdas delaktighet i arbetsmiljöarbetet

De anställda ska medverka i arbetet för en god arbetsmiljö. Detta görs bland annat genom att delta på arbetsplatsens gemensamma möten som behandlar arbetsmiljön eller genom att delta i andra dialogformer som t.ex. utvecklingssamtal.

Alla anställda har en skyldighet att påtala arbetsmiljörisker, tillbud och olycksfall till arbetsgivaren samt att följa arbetsplatsens föreskrifter. Anställda är även skyldiga att använda skyddsanordningar och personlig skyddsutrustning där sådan finns. Anställda ska dessutom delta i genomförandet av åtgärder som är avsedda att förbättra arbetsmiljön.

Samverkan mellan chef och skyddsombud

Arbetsgivaren ska regelbundet och vid behov kalla de skyddsombud och studerandeombud som verkar inom skyddsområdet till samråd i frågor som avser:

• undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön
• åtgärdsplanering och uppföljning av åtgärder
• frågor som rör förändringar gällande lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och sättet att organisera arbetet
• användning av ämnen som kan orsaka ohälsa eller olycksfall
• årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Samråd kan även ske på begäran av skyddsombud, studerandeskyddsombud eller på begäran av de organisationer de företräder. Om oenighet kring bedömning av risk eller åtgärd för att undanröja risk uppstår mellan skyddsombud och arbetsmiljöansvarig chef har skyddsombud rätt att hänskjuta frågan till överordnad 
chef eller lokal- respektive central skyddskommitté.

Dokumentation

Samråd och samverkan kring arbetsmiljö ska dokumenteras. Arbetsgivaren svarar för den dokumentation som behövs.

Samverkan i kommittéer för hälsa, miljö och säkerhet (HMS-kommittéer)

Samverkan mellan arbetsgivare och skyddsombud på lokal nivå kan även ske i, av fakultet, inrättad HMS-kommitté. En HMS-kommitté är ett beredande och rådgivande organ till institutionsledning/-ar vid en eller flera institutioner. Vid arbetsmiljösamverkan i HMS-kommitté ska alltid minst en företrädare för arbetsgivaren och ett skyddsombud för respektive institution ingå. Studerandeskyddsombud ska vara närvarande och ha yttranderätt. 

Instruktioner för HMS-kommitté fastställs av respektive fakultet.

Arbetsgivaren ska se till att ledamöter i HMS-kommitté ges möjlighet att delta i de utbildningar rörande arbetsmiljölagstiftning, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet som arbetsgivaren erbjuder.

In English

Innehåll: 

• Introduktion
• Beslutsförhet
• Den centrala skyddskommitténs uppgifter
• Den centrala skyddskommitténs agenda
• Instruktion för ledamot i centrala skyddskommittén
• Sekretess
• Jäv

Informationen på den här sidan är fastställd i Central skyddskommitté vid Lunds universitet den 20 mars 2018.

Den centrala skyddskommittén har uppgifter som är lagstadgade och bland annat innefattar att delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet och att vara ett samverkansorgan. Instruktionerna på den här sidan är framtagna i samverkan mellan arbetsgivaren och överskyddsombuden.

Introduktion

Den centrala skyddskommittén ska vara ett samverkansorgan mellan arbetsgivaren och företrädare för de anställda i frågor som rör planering, genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom universitetet.

Den centrala skyddskommittén ska delta i planering av arbetsmiljöarbetet och med målen i universitetets arbetsmiljöpolicy som utgångspunkt initiera och följa upp åtgärder rörande universitets arbetsmiljöarbete.

Den centrala skyddskommitténs uppgifter är lagstadgade.

Inrättande och sammansättning av kommittén samt formalia för sammanträden regleras i lokalt kollektivavtal om arbetsmiljösamverkan vid Lunds universitet (STYR 2017/1659). Den centrala skyddskommittén beslutar i övrigt själv om arbetsformer när det gäller till exempel utskott eller arbetsgrupper.

Föreliggande instruktioner för central skyddskommitté kompletterar avtalet och är framtagna i samverkan mellan arbetsgivaren och överskyddsombuden.

Beslutsförhet

Det är arbetsgivaren som fattar beslut om myndighetens åtgärder gällande arbetsmiljöarbetet samt vilken beslutsordning som ska tillämpas.

Den centrala skyddskommittén kan bland annat fatta beslut om att

• begära undersökning, kontroll och uppföljning av arbetsmiljöförhållanden inom universitetet
• avge yttranden och redogörelser
• kalla arbetsmiljöansvariga chefer till kommittén
• överlämna ärenden för behandling i lokal skyddskommittén
• överlämna ärenden till fakultet för behandling vid institution 

Den centrala skyddskommitténs uppgifter

Den centrala skyddskommitténs lagstadgade uppgifter är

• att bevaka att information om ny lagstiftning, myndighetskrav och myndighetsbeslut når ut i organisationen
• att bevaka att ansvariga chefer har den kunskap om arbetsmiljö som behövs
• att initiera och följa upp informations- och utbildningsinsatser inom arbetsmiljöarbetet
• att bevaka att verksamheterna arbetar systematiskt med arbetsmiljörisker
• att ur ett övergripande perspektiv följa upp sjukfrånvaro och myndighetens arbete med rehabilitering, identifiera generella risker/brister och föreslå åtgärder
• att ur ett övergripande perspektiv följa upp tillbud och olycksfall, identifiera generella risker/brister och föreslå åtgärder 
• att bevaka att riskbedömningar för exempelvis nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder, sättet att organisera arbetet eller ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall sker systematiskt
• att behandla övergripande frågor om företagshälsovård
• följa upp universitetets strålskyddsorganisation enligt beslut BY 2012/309.

Den centrala skyddskommittén ska dessutom

• behandla ärenden som överlämnats från lokala skyddskommittéer
• behandla frågor initierade av skyddsombud/facklig organisation
• tillse att processen gällande skyddsombudsval följs enligt framtagna instruktioner och bevaka att universitetets förteckning över skyddsombud är aktuell 
• behandla övergripande frågor om studenthälsovård 
• årligen bereda beslut om innehåll och utformning av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet
• årligen avge, och tillgängliggöra, en rapport över hur arbetsmiljöarbetet inom universitetet bedrivits samt vilka områden som identifierats där arbetsmiljöarbetet och samverkan kring arbetsmiljöarbetet kan förbättras.

Den centrala skyddskommittén behandlar inte individrelaterade ärenden.

Den centrala skyddskommitténs agenda

Vid centrala skyddskommitténs sammanträden ska följande frågor behandlas:

• föregående sammanträdesprotokoll och uppföljning av beslutade åtgärder 
• aktuella arbetsmiljöfrågor (t ex uppföljning av mål för arbetsmiljöarbetet, utfall av medarbetarundersökning eller undersökning av studiemiljö)
• inkomna rapporter över verksamheternas årliga uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet
• bevaka att de universitetsgemensamma rutinerna för tillbuds- och arbetsskaderapportering, samt den universitetsgemensamma rehabiliteringsprocessen tillämpas 
• företagshälsovårdens och Studenthälsans rapporter om hälso- och arbetsmiljöundersökningar respektive verksamhetsrapporter
• frågor som väcks av huvudskyddsombud, skyddsombud, studerandeskyddsombud, lokal skyddskommitté, arbetsgivaren
• eventuella inspektionsmeddelanden från andra myndigheter

Instruktion för ledamot i centrala skyddskommittén

För att kunna fullgöra sina uppgifter ska kommitténs ledamöter delta i de utbildningar som erbjuds inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet.

Sekretess

Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté har rätt att ta del av alla de handlingar som behövs för att han eller hon ska kunna sköta sitt uppdrag. Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté får inte obehörigen röja eller utnyttja sådan information om exempelvis enskilds personliga förhållande om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Jäv

Se universitetets arbetsordning kapitel 6.

In English

Innehåll:

• Introduktion
• Avgränsningar
• 1. Beslutsförhet
• 2. Den lokala skyddskommitténs uppgifter
• 3. Den lokala skyddskommitténs agenda
• 4. Instruktion för ledamot i lokal skyddskommitté
• Sekretess
• Jäv

Informationen på den här sidan är fastställd i Central skyddskommitté vid Lunds universitet den 20 mars 2018.

Den lokala skyddskommittén är ett beredande och rådgivande organ på fakultetsnivå (motsvarande) och stödjer fakultetsledningen i frågor som rör planering, genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Introduktion

Den lokala skyddskommittén är ett beredande och rådgivande organ på fakultetsnivå (motsvarande) och stödjer fakultetsledningen i frågor som rör planering, genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Inrättande och sammansättning av kommittén samt formalia för sammanträden regleras i lokalt kollektivavtal om arbetsmiljösamverkan vid Lunds universitet (STYR 2017/1659). Den lokala skyddskommittén beslutar i övrigt själv om arbetsformer när det gäller till exempel utskott eller arbetsgrupper.

Föreliggande instruktioner för lokal skyddskommitté kompletterar avtalet och är framtagna i samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna.

Avgränsningar

Det lokala kollektivavtalet och dessa instruktioner avser samverkansfrågor inom arbetsmiljö. Om lokal skyddskommitté även önskar bereda frågor som till exempel rör miljö, säkerhet, brandskydd eller jämställdhet, likabehandling och diskriminering är rekommendationen att respektive fakultet utarbeta instruktioner för detta arbete.

1. Beslutsförhet

Det är arbetsgivaren som fattar beslut om myndighetens åtgärder gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vilken beslutsordning som ska tillämpas. 

Den lokala skyddskommittén kan fatta beslut om att

• begära undersökning, kontroll och uppföljning av arbetsmiljöförhållanden inom fakulteten
• avge yttranden och redogörelser 
• kalla arbetsmiljöansvariga chefer till kommittén 
• överlämna ärenden för behandling i den centrala skyddskommittén 
• överlämna ärenden för behandling vid institution

2. Den lokala skyddskommitténs uppgifter

Den lokala skyddskommittén ska 

• bevaka att uppgiftsfördelning är tydlig och att förutsättningarna för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet är goda 
• följa upp regelbundna sammanställningar av ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud som utgör del uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) 
• bereda förslag till beslut rörande mål och inriktning på fakultetens arbetsmiljöarbete 
• utgöra referensgrupp vid fakultetsövergripande förändringar gällande nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av organisation 
• utgöra referensgrupp vid planering av användning av ämnen, exempelvis kemiska- eller biologiska ämnen, som kan föranleda ohälsa eller olycksfall 
• bereda planering av fakultetsövergripande utbildningsinsatser inom arbetsmiljöområdet 
• utgöra referensgrupp till den centrala skyddskommittén i frågor gällande uppdrag för och dimensionering av gemensamma expertresurser 
• bevaka att övergripande processer för rehabilitering och anpassningsverksamhet är kända och tillämpas 
• behandla ärenden som överlämnats från institutioner 
• behandla frågor initierade av skyddsombud/facklig organisation 
• behandla frågor om indelning i skyddsområden 
• lämna förslag på åtgärder för arbetsmiljöarbetet till fakultetsstyrelsen. Förslag kan även inkludera angivande av resurs för genomförande. 
• årligen, med institutionernas uppföljningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet som underlag, till den centrala skyddskommittén lämna en rapport över nuläget för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid fakulteten samt vilka åtgärder som planeras för att förbättra arbetsmiljöarbetet 
• delge fakultetens sammanställning av årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till fakultetens institutioner 
• på begäran bereda den centrala skyddskommittén med underlag gällande andra frågor inom det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Den lokala skyddskommittén ska inte behandla individrelaterade ärenden.

3. Den lokala skyddskommitténs agenda

Vid lokala skyddskommitténs sammanträden ska följande frågor behandlas

• föregående sammanträdesprotokoll 
• uppföljning av beslutade åtgärder 
• aktuella arbetsmiljöfrågor samt eventuella planer som rör arbetsmiljö för studenter som utformas i andra organ, till exempel grundutbildningsnämnd eller liknande organ 
• tillbud och arbetsskador 
• sjukfrånvaro och rehabilitering 
• förebyggande och hälsofrämjande insatser 
• frågor som väcks av huvudskyddsombud, skyddsombud, studerandeskyddsombud, arbetsgivaren eller den centrala skyddskommittén 
• inkomna rapporter rörande uppföljning av verksamheternas systematiska arbetsmiljöarbete 
• vid behov frågor som rör Företagshälsovårdens och Studenthälsans insatser 
• eventuella inspektionsmeddelanden från andra myndigheter 
• fastställande av skyddsområden

4. Instruktion för ledamot i lokal skyddskommitté

För att kunna fullgöra sina uppgifter ska kommitténs ledamöter

• hålla sig underrättade om arbetsmiljöförhållandena inom fakulteten, arbetsförhållanden för yrkeskategorier där särskilda behov föreligger samt förändringar som planeras av verksamhet och organisation 
• delta i de utbildningar som erbjuds inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet

Sekretess

Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté har rätt att ta del av alla de handlingar som behövs för att han eller hon ska kunna sköta sina uppgifter. 

Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté får inte obehörigen röja eller utnyttja sådan information om exempelvis enskilds personliga förhållande om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Jäv

Se universitetets arbetsordning kapitel 6.