Introduktion av nya medarbetare

Innehåll på sidan:

• Fakultetens/motsvarandes ansvar
• Introduktionsprocessen
  • Checklista
• Välkomstdag för nya medarbetare på Lunds universittet
• Uppföljningssamtal

Rekryteringsprocessen skapar nyfikenhet och engagemang hos den du anställt, tappa inte det! En strukturerad introduktion innebär goda förutsättningar för produktivitet, god arbetsmiljö, förståelse för mål och ansvarsområden, lojalitet till verksamheten och medarbetarengagemang. 

Några saker som är viktiga att fokusera på i introduktionen är:

• Att bygga relationerna.
• Planera introduktionen och ha agendan klar.
• Genomföra introduktion på plats, om möjligt.

Som ny medarbetare räknas de som är nyanställda vid universitetet men även de som bytt funktion eller arbetsuppgifter inom universitetet. 

• Introduktion behövs även för personer som har universitetet som arbetsplats men inte är formellt anställda.
• Introduktion ska ges på följande nivåer i organisationen: 
  • Universitetsgemensam nivå
  • Fakultetsnivå/motsvarande
  • Arbetsplatsnivå

Som en del i introduktionen har två välkomstpaket med LU-profilprodukter tagits fram. Ett fint sätt att bidra till att er nya medarbetare känner sig extra välkommen och bli en stolt ambassadör för Lunds universitet!

• Förslag 1 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, vattenflaska (cirka 229 kr).
• Förslag 2 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, ryggsäck (cirka 543 kr).

Produkterna hittar du i Universitetsbutiken.

Gå till Universitetsbutiken  

Fakultetens/motsvarandes ansvar

Fakulteten ska regelbundet introducera nya medarbetare, en till två gånger per år. Varje fakultet utformar introduktionen efter sina behov och förutsättningar.

Syftet med introduktionen på fakultetsnivå är:

• Att hälsa den nya medarbetaren välkommen till fakulteten.
• Att visa på den breda verksamhet som finns inom fakulteten.
• Att ge information om exempelvis anställningsförhållande, lönehantering och annat som påverkar medarbetaren och hanteras av fakulteten.
• Att stärka känslan av att tillhöra en gemenskap.

Grundnivån för introduktion vid fakultet bör innehålla:

• Dekan/motsvarande hälsar välkommen.
• Fakultetens organisation presenteras av kanslichef, personalchef etc.
• Kommunikationsavdelningen presenterar sig (hemsida, presskontakter, grafisk profil, mallar, nyhetsbrev etc).
• Information om biblioteksverksamheten vid fakulteten.
• Hur lönehanteringen fungerar.
• Information om företagshälsovårdens verksamhet.
• Offentlighet och sekretess.
• Bisysslor.
• Mutor/jäv.

Hjälp och stöd till introduktionsarbetet på arbetsplatsen/institutionen

Fakulteten ansvarar för att det finns ett väl fungerande stöd för det introduktionsarbete som bedrivs på institutioner och arbetsplatser inom den egna fakulteten.

Introduktionsprocessen

Introduktionsprocessen är uppbyggd i fem delar:

• en inledande introduktion,
• en introduktion på institution/motsvarande dvs en arbetsplatsintroduktion,
• ett utbildningspaket,
• Välkomstdag för nya medarbetare vid Lunds universitet och
• uppföljningssamtal.

Checklista

För att förenkla arbetet med introduktion av nya medarbetare finns en checklista som beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Checklistan kan ni skriva ut och bocka av allteftersom aktiviteterna är genomförda. En beskrivning av stegen i introduktionsprocessen finner ni nedan. Använd med fördel checklistan som ett komplement till introduktionsprocessen.

Ladda ner checklista för introduktion av nya medarbetare i högerspalten. 

Våra internationella medarbetare behöver i viss mån lite mer information, detta gäller framförallt vid arbetsplatsintroduktionen men även delar av utbildningspaketet riktar sig särskilt till våra internationella medarbetare.

Inledande introduktion

Börja med att gå igenom checklistan och läs igenom alla stegen i introduktionsprocessen. Fundera över vilka moment du som chef ska genomföra och vilka moment du kan delegera till en eventuell introduktionsansvarig eller administratör.

Innan första arbetsdagen

Du som chef skickar ett välkomstmejl till den nyanställde. Förslag på välkomstmejl finns här:

• Ladda ner mall för välkomstmejl från arbetsplatsen innan första arbetsdagen (Word 96 kB, ny flik)
• Ladda ner mall för välkomstmejl från arbetsplatsen innan första arbetsdagen, på engelska (Word 95 kB, ny flik)

Första arbetsdagen

Under första arbetsdagen ska mycket hända och under denna dag är det särskilt viktigt med ett professionellt mottagande.

Förslag på informationsmejl som chef/prefekt/motsvarande skickar till den nyanställde vid första arbetsdagen, som en introduktion till Lunds universitet finns här:

• Ladda ner Informationsmejl från rekryterande chef första arbetsdagen (Word 95 kB, ny flik)
• Ladda ner Informationsmejl från rekryterande chef första arbetsdagen, på engelska (Word 95 kB, ny flik)

• Ladda ner mall för lista över kontaktpersoner (Word 94 kB, ny flik)
• Ladda ner mall för lista över kontaktpersoner, på engelska (Word 94 kB, ny flik)

Arbetsplatsintroduktion

Arbetsplatsintroduktionen syftar till att introducera er nya medarbetare till dennes nya arbetsplats, arbetsuppgifter, rutiner och ansvarsfördelning och mycket mer.  

Ta hjälp av er fakultet och lokala administratör för att utforma en arbetsplatsintroduktionen som passar er nyanställda medarbetare. Använd med fördel checklistan som nämns i stycket Introduktionsprocessen ovan och upplägget för introduktionssamtalet som finns beskrivet där.

Förslag på innehåll i arbetsplatsintroduktionen: 

• För internationella medarbetare finns en omfattande Welcome guide (länk till guiden publiceras inom kort).
• En karta över Lund och Lunds universitet, gäller särskilt internationella medarbetare.
• Informera om vad sektionen Forskning, samverkan och innovation (FSI) är och hur de kan bistå forskare som behöver forskningsfinansiering.  
• Informera om vad overhead är och hur detta beräknas vid just er institution. 
• Informera om bisysslor och skyldigheten att anmäla dessa som statligt anställd. 
• Informera om villkoren för er nyanställda medarbetares anställning. Är något specifikt för just denna anställning eller just er institution? 

Utbildningspaket

I Kompetensportalen finns en särskild meny för dig som är chef där du kan få en överblick av vilka utbildningar dina medarbetare genomfört. Mer information och stödmaterial finns i Kompetensportalen. Läs under rubriken ”Nyheter” i högerspalten. 

Logga in i Kompetensportalen 

Utbildningar för våra nationella medarbetare

• Vad det innebär att vara statsanställd Innehållet i utbildningen handlar om rollen som statsanställd, på en övergripande nivå.
• Grundläggande brandskyddsutbildning för anställda (online). Som en del av det systematiska brandskyddsarbetet ska samtliga anställda ha en grundläggande kunskap avseende brand- och utrymningssäkerhet. Alla anställda ska ha genomfört utbildningen enligt rektorsbeslut. Repeteras inom en femårsperiod. Att anställda genomför utbildningen är chefens ansvar.
• LUISA 2020 – LUs informationssäkerhetsutbildning för användare (online) Universitetets information i alla dess former, talad, digital och skriven ska hanteras och skyddas på ett korrekt och anpassat sätt. Anställda vid universitetet måste vara medvetna om det så kallade skyddsvärde som den information som de skapar och hanterar har.
• Systematiskt arbetsmiljöarbete vid LU
• Att arbeta utifrån offentlighetsprincipen (online)
• Ekonomi/beslutsvägar. 

Utbildningar för våra internationella medarbetare

• What are the implications of being a public employee? Innehållet i utbildningen handlar om rollen som statsanställd, på en övergripande nivå.
• Basic fire safety training for employees (online). Som en del av det systematiska brandskyddsarbetet ska samtliga anställda ha en grundläggande kunskap avseende brand- och utrymningssäkerhet. Alla anställda ska ha genomfört utbildningen enligt rektorsbeslut. Repeteras inom en femårsperiod. Att anställda genomför utbildningen är chefens ansvar.
• LUISA 2020 – LU’s Information Security Training for Users (online) Universitetets information i alla dess former, talad, digital och skriven ska hanteras och skyddas på ett korrekt och anpassat sätt. Anställda vid universitetet måste vara medvetna om det så kallade skyddsvärde som den information som de skapar och hanterar har.
• Systematic work environment management at LU
• Working according to the principle of public access to official records (online)
• Ekonomi/beslutsvägar. 
• Svenska för universitetsanställda/Swedish for international staff SFU – Lunds universitet erbjuder svenskkurser för våra anställda. Språk- och litteraturcentrum (Nordiska språk) har under flera år anordnat dessa kurser, som beställs och betalas av institutionen där medarbetaren är anställd. Kostnad: 4 100 SEK för nivå 1–4 och 4 300 SEK för nivå 5.

Välkomstdag för nya medarbetare vid Lunds universitet

Välkomstdagen riktar sig alla nya medarbetare, såväl teknisk-administrativ personal som forskare och lärare.

Under välkomstdagen får universitetets nya medarbetare en inblick i universitetets vision, organisation och forskning - allt för att få uppleva den bredd som Lunds universitet står för. Välkomstdagen är en inspirationsdag där universitetet vill visa upp den spännande arbetsplats som Lunds universitet är.

Rektor och representanter ur högsta ledningen hälsar de nya medarbetarna välkommen och berättar om universitetets visioner inför framtiden. Under dagen ges även några väl valda smakprov på den enorma bredd av aktiviteter som universitetet omfattar utifrån dess tre huvuduppgifter - utbildning, forskning och innovation.

I Kompetensportalen finns datum för nästa välkomstdag och det är också där man anmäler sig. 

Logga in i Kompetensportalen

Uppföljningssamtal

3-6 månader efter anställningens början ska du som chef boka in ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare, detta för att säkerställa att introduktion gått som förväntat och för att identifiera eventuella behov som uppstått den första anställningstiden.

Att ha ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare är oerhört viktigt, det ger er båda en möjlighet att samtala strukturerat om den första anställningstiden och gör att medarbetaren känner sig sedd.

• Ladda ner mall för uppföljningssamtal med ny medarbetare (Word 94 kB, ny flik)
• Ladda ner mall för uppföljningssamtal med ny medarbetare, på engelska (Word 94 kB, ny flik)