Lunds universitets logotyp, länk till Lunds universitet
Lyssna

Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Introduktion av nya medarbetare

För dig som arbetar med introduktion av nya medarbetare vid Lunds universitet finns här checklistor, förslag på välkomstmejl och en processbeskrivning av den introduktion som alla nya medarbetare vid Lunds universitet bör genomgå.

Innehåll på sidan:

Rekryteringsprocessen skapar nyfikenhet och engagemang hos den du anställt, tappa inte det! En strukturerad introduktion innebär goda förutsättningar för produktivitet, god arbetsmiljö, förståelse för mål och ansvarsområden, lojalitet till verksamheten och medarbetarengagemang. 

Några saker som är viktiga att fokusera på i introduktionen är:

  • Att bygga relationerna.
  • Planera introduktionen och ha agendan klar.
  • Genomföra introduktion på plats, om möjligt.

Som ny medarbetare räknas de som är nyanställda vid universitetet men även de som bytt funktion eller arbetsuppgifter inom universitetet. 

Som en del i introduktionen har två välkomstpaket med LU-profilprodukter tagits fram. Ett fint sätt att bidra till att er nya medarbetare känner sig extra välkommen och bli en stolt ambassadör för Lunds universitet!

  • Förslag 1 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, vattenflaska (cirka 229 kr).
  • Förslag 2 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, ryggsäck (cirka 543 kr).

Produkterna hittar du i Universitetsbutiken.

Gå till Universitetsbutiken  

Fakultetens/motsvarandes ansvar

Fakulteten ska regelbundet introducera nya medarbetare, en till två gånger per år. Varje fakultet utformar introduktionen efter sina behov och förutsättningar.

Syftet med introduktionen på fakultetsnivå är:

  • Att hälsa den nya medarbetaren välkommen till fakulteten.
  • Att visa på den breda verksamhet som finns inom fakulteten.
  • Att ge information om exempelvis anställningsförhållande, lönehantering och annat som påverkar medarbetaren och hanteras av fakulteten.
  • Att stärka känslan av att tillhöra en gemenskap.

Grundnivån för introduktion vid fakultet bör innehålla:

  • Dekan/motsvarande hälsar välkommen.
  • Fakultetens organisation presenteras av kanslichef, personalchef etc.
  • Kommunikationsavdelningen presenterar sig (hemsida, presskontakter, grafisk profil, mallar, nyhetsbrev etc).
  • Information om biblioteksverksamheten vid fakulteten.
  • Hur lönehanteringen fungerar. Tänk på att informera den nyanställda om universitetets byte av bank för löneutbetalningar i maj 2023. Se information i högerspalten.
  • Information om företagshälsovårdens verksamhet.
  • Offentlighet och sekretess.
  • Bisysslor.
  • Mutor/jäv.

Hjälp och stöd till introduktionsarbetet på arbetsplatsen/institutionen

Fakulteten ansvarar för att det finns ett väl fungerande stöd för det introduktionsarbete som bedrivs på institutioner och arbetsplatser inom den egna fakulteten.

Introduktionsprocessen

Introduktionsprocessen är uppbyggd i fem delar:

  • en inledande introduktion,
  • en introduktion på institution/motsvarande dvs en arbetsplatsintroduktion,
  • ett utbildningspaket,
  • Välkomstdag för nya medarbetare vid Lunds universitet och
  • uppföljningssamtal.

Checklista

För att förenkla arbetet med introduktion av nya medarbetare finns en checklista som beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Checklistan kan ni skriva ut och bocka av allteftersom aktiviteterna är genomförda. En beskrivning av stegen i introduktionsprocessen finner ni nedan. Använd med fördel checklistan som ett komplement till introduktionsprocessen.

Ladda ner checklista för introduktion av nya medarbetare (pdf 153 kB, ny flik)

Våra internationella medarbetare behöver i viss mån lite mer information, detta gäller framförallt vid arbetsplatsintroduktionen men även delar av utbildningspaketet riktar sig särskilt till våra internationella medarbetare.

Inledande introduktion

Börja med att gå igenom checklistan och läs igenom alla stegen i introduktionsprocessen. Fundera över vilka moment du som chef ska genomföra och vilka moment du kan delegera till en eventuell introduktionsansvarig eller administratör.

Innan första arbetsdagen

Du som chef skickar ett välkomstmejl till den nyanställde. Förslag på välkomstmejl finns här:

Första arbetsdagen

Under första arbetsdagen ska mycket hända och under denna dag är det särskilt viktigt med ett professionellt mottagande.

Förslag på informationsmejl som chef/prefekt/motsvarande skickar till den nyanställde vid första arbetsdagen, som en introduktion till Lunds universitet finns här:

Arbetsplatsintroduktion

Arbetsplatsintroduktionen syftar till att introducera er nya medarbetare till dennes nya arbetsplats, arbetsuppgifter, rutiner och ansvarsfördelning och mycket mer.  

Ta hjälp av er fakultet och lokala administratör för att utforma en arbetsplatsintroduktionen som passar er nyanställda medarbetare. Använd med fördel checklistan som nämns i stycket Introduktionsprocessen ovan och upplägget för introduktionssamtalet som finns beskrivet där.

Förslag på innehåll i arbetsplatsintroduktionen: 

  • För internationella medarbetare finns en omfattande Welcome guide (pdf 12,2 MB, ny flik) .
  • En karta över Lund och Lunds universitet, gäller särskilt internationella medarbetare.
  • Informera om vad sektionen Forskning, samverkan och innovation (FSI) är och hur de kan bistå forskare som behöver forskningsfinansiering.  
  • Informera om vad overhead är och hur detta beräknas vid just er institution. 
  • Informera om bisysslor och skyldigheten att anmäla dessa som statligt anställd. 
  • Informera om villkoren för er nyanställda medarbetares anställning. Är något specifikt för just denna anställning eller just er institution? 

Utbildningspaket

I Kompetensportalen finns en särskild meny för dig som är chef där du kan få en överblick av vilka utbildningar dina medarbetare genomfört. Mer information och stödmaterial finns i Kompetensportalen. Läs under rubriken ”Nyheter” i högerspalten. 

Logga in i Kompetensportalen 

Utbildningar för våra nationella medarbetare

Utbildningar för våra internationella medarbetare

Välkomstdag för nya medarbetare vid Lunds universitet

Välkomstdagen riktar sig alla nya medarbetare, såväl teknisk-administrativ personal som forskare och lärare.

Under välkomstdagen får universitetets nya medarbetare en inblick i universitetets vision, organisation och forskning - allt för att få uppleva den bredd som Lunds universitet står för. Välkomstdagen är en inspirationsdag där universitetet vill visa upp den spännande arbetsplats som Lunds universitet är.

Rektor och representanter ur högsta ledningen hälsar de nya medarbetarna välkommen och berättar om universitetets visioner inför framtiden. Under dagen ges även några väl valda smakprov på den enorma bredd av aktiviteter som universitetet omfattar utifrån dess tre huvuduppgifter - utbildning, forskning och innovation.

I Kompetensportalen finns datum för nästa välkomstdag och det är också där man anmäler sig. 

Logga in i Kompetensportalen

Uppföljningssamtal

3-6 månader efter anställningens början ska du som chef boka in ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare, detta för att säkerställa att introduktion gått som förväntat och för att identifiera eventuella behov som uppstått den första anställningstiden.

Att ha ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare är oerhört viktigt, det ger er båda en möjlighet att samtala strukturerat om den första anställningstiden och gör att medarbetaren känner sig sedd.

Med anledning av att LU byter bank för löneutbetalningar

Den som är nyanställd och ska få en lön eller ett utlägg utbetalat i april 2023 behöver anmäla sitt konto till universitetets nuvarande bank Nordea. På Medarbetarwebben finns information om hur man anmäler sitt önskade konto till Nordea.     

Anställda som ska fortsätta få löneutbetalningar utbetalda i maj 2023 och framåt behöver även registrera sitt konto hos universitetets nya bank Swedbank, via dess kontoregister. På Medarbetarwebben finns information om hur det går till.

Kontakt

Kontakta din närmaste HR-/personalfunktion eller på fakultetsnivå/motsvarande.

Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden. 

Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.

Relaterad information

Introduktion av internationell personal

Kompetensportalen

I Kompetensportalen kan medarbetare söka efter och anmäla sig till ett stort urval av internutbildningar.

Här finns även en särskild meny där chefer kan få överblick över vilka utbildningar deras medarbetare tagit del av. Mer information och stödmaterial finns i portalen - läs under rubriken ”Nyheter” i högerspalten.
Sidansvarig: webbansvarig [at] hr [dot] lu [dot] se | 2023-03-20