Steg 3: Urval

Innehåll på sidan:

• Urvalsprocess
• Internationell rekrytering
• Intervjuer
• Diarieföring
• Tester och arbetsprover
• Referenstagning
• Sammanställa

Urvalsprocess

Utlysningen ska ligga till grund när urvalet görs. Detta för att tydligt se vilka kandidater som lever upp till de uppställda kraven, men även för att göra ett objektivt, jämställt och icke-diskriminerande  urval.

I första hand väljs de kandidater som uppfyller kraven i utlysningen. Fokus ska ligga på förtjänst och skicklighet enligt 4 § AF. Förtjänst betyder oftast den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning. Skicklighet är hur lämplig den sökande är för anställningen. En helhetsbedömning ska göras av utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos kandidaten.

Det är bra om hela rekryteringsgruppen (rekryterande chef, HR-funktion samt eventuellt specialist) läser och bedömer ansökningarna. I rekryteringssystemet finns flera olika sätt att sortera och poängsätta kandidaterna, annars kan urvalsmatrisen vara till hjälp.

Ladda ner urvalsmatris på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Internationell rekrytering

Vid anställning av internationell personal kan personen behöva ett uppehållstillstånd för att få arbeta i Sverige. Extra tid för ansökan av uppehållstillstånd bör i så fall räknas in i processen, tänk på att det kan ta upp till 6 månader för att få ett uppehållstillstånd. Det är av vikt att underlaget som skickas in till Migrationsverket är korrekt för att få ner handläggningstiden.

Uppdaterad information, mallar och checklistor om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal finns här.

Det finns även möjlighet att använda vårt upphandlade relocationföretag för dessa typer av tjänster.

Läs mer om de relocationtjänster som erbjuds. 

Tänk på att det är olagligt att anställa en person från tredje land innan de har giltigt uppehållstillstånd.

Intervjuer

HR-funktionen är ett stöd när det gäller upplägg och genomförande av intervjuerna. Målet med anställningsintervjun är att utvärdera kandidatens utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetenser (förmåga, färdigheter och förhållningssätt) i relation till det som beskrivits i utlysningen. Ett lika viktigt syfte är att kandidaten ska få information om arbetsplatsen och anställningens förutsättningar och förväntningar. Tänk på att ge en positiv, men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten.

Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och att alla kandidater får samma frågor. På det sättet kan vi behandla alla kandidater lika och undvika diskriminering. Vid Lunds universitet använder vi kompetensbaserad intervjuteknik och stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet.

Intervjua i den ordning som känns bekvämt och med de frågor som är mest relevanta. Det viktigaste är att alla kandidater får samma frågor så att det senare går att jämföra och bedöma svaren. Undvik att ställa frågor som kan uppfattas som hypotetiska, ledande, dubbla, tvetydiga, kritiska eller diskriminerande.

Frågorna ska vara korta, raka och enkla. Ställ öppna frågor och låt kandidaten beskriva en konkret situation för att få en så bra bild som möjlighet inom ett specifikt kompetensområde.

Tänk på ett en intervjusituation kan innebära stress för kandidaten. Därför bör det inte vara fler än tre personer vid en intervju. Träffas gärna en stund innan intervjun för att planera vem av er som ställer de olika frågorna, vem som håller koll på tiden och vem som antecknar. Försök skapa en positiv stämning och håll gärna intervjun i en ostörd miljö.

Ladda ner intervjumall från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Diarieföring

Intervjuunderlag och andra handlingar som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i Varbi. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Tester och arbetsprover

Arbetspsykologiska tester

Idag är det vanligt att använda arbetspsykologiska tester vid rekrytering och det är ett bra verktyg att använda som ett komplement i rekryteringsprocessen. Syftet är att utvärdera kandidatens intellektuella förutsättningar och färdigheter.

Det är viktigt att vara medveten om att tester är en del av urvalsarbetet och ska användas som ett komplement till en strukturerad intervju och referenstagning. Tänk på att alltid ge kandidaten återkoppling på resultatet.

Vid Lunds universitet finns flera testverktyg upphandlade. 

Läs mer om upphandlade rekryteringstjänster

Arbetsprover

Arbetsprover och simuleringsövningar kan användas för att utvärdera kvalifikationer som är svåra att undersöka i en intervju, såsom analytisk förmåga eller praktiska kunskaper.

Det kan vara exempel på arbeten kandidaten utfört vid tidigare tillfällen eller syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former.

Det är viktigt att på förhand komma överens om bedömningskriterier för hur arbetsprovets resultat ska värderas. Tänk på att standardisera arbetsprovet så att alla får samma förutsättningar genom t ex skrivna instruktioner, givna tidsramar och liknande. Informera kandidaterna på förhand, genomför arbetsprovet i positiv anda, ta hänsyn till eventuell konfidentialitet och ge återkoppling på resultatet efter utvärderingen.

Diarieföring av tester och arbetsprover

Resultat av tester och arbetsprover som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive testad kandidat i rekryteringssystemet. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Referenstagning

Referenstagningen ska alltid göras och är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om kandidaten, bekräfta information som uppkommit vid intervjun samt räta ut eventuella frågetecken. Även här bör fokus vara på att utvärdera krav och kompetenser som är uppställda i kravprofilen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen och ska alltid vara förankrade med kandidaten.

Referenspersonens omdöme ska inte vara avgörande, men är en självklar del av bedömningen. Det är en fördel om referenterna har olika arbetsanknytningar till kandidaten ex, chef, kollega, samarbetspartner osv. Minst en av referenterna bör vara nuvarande eller tidigare chef. Boka helst in en tid med referenspersonen i förväg så att personen har möjlighet att vara bättre förberedd.

Diarieföring av referenstagning

Referensunderlag som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i rekryteringssystemet. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid eventuell förfrågan om utlämnande av handlingen.

Ladda ner referenstagningsmall från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Sammanställa

Var noga med att göra en samlad och strukturerad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning. Beakta i vilken utsträckning kandidaterna lever upp till kravspecifikationen genom att fylla i bedömningsmatrisen.

Ladda ner bedömningsmatris från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Gå direkt till steg 4 i processen: Steg 4: Anställa | HR-webben