Detta stöd är tänkt att användas av dig som chef som en förberedelse inför ett anpassnings- och rehabiliteringsmöte.

Om du som chef och den anställde konstaterar att det finns behov av anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder behöver ibland flera aktörer träffas för planering. Aktörerna kan förutom chef och anställd exempelvis vara:

• HR-partner
• Företagshälsovården
• Behandlande läkare
• Försäkringskassan
• Företrädare för arbetstagarorganisation (facklig organisation), doktorandombudsman eller någon annan stödperson

Att tänka på inför anpassnings- och rehabiliteringsmötet

• Skicka länk till information om anpassnings- och rehabiliteringsprocessen på Medarbetarwebben, till den anställda.
• Summera vad som kommit fram tidigare, till exempel vid omtankesamtal med den anställda.
• Läs igenom mallen för Anpassnings- och eller rehabiliteringsplan och tänk igenom
  • vad ingår i den anställdas ordinarie arbetsuppgifter och vilka av dessa kan den anställda utföra idag?
  • kan den anställda återgå till ordinarie arbetsuppgifter, med eller utan anpassning, på hel- eller deltid?
  • behöver något i studieplanen justeras (gäller doktorander)?
  • vad är målsättningen med anpassnings- eller rehabiliteringsåtgärderna? Behövs delmål?
  • vilken typ av anpassnings- eller rehabiliteringsåtgärder kan tänkas bli aktuella?
  • vad är en rimlig tidplan? 
  • ansvar, vem gör vad i processen?
• Har du som chef anmält sjukdom som uppstått i arbetet? Läs mer i avsnittet Arbetssjukdom.
• Vilket mandat har du att fatta beslut om åtgärder? Vad är möjligt ekonomiskt? 
• Vilken effekt kan de åtgärder som övervägs få på kollegornas arbetsmiljö?
• Vid sjukskrivning, fundera på hur ni ska hålla kontakten
  • hur kan du uppmuntra till besök på arbetsplatsen?
  • kan den anställda delta vid möten eller sociala aktiviteter i arbetsgruppen?
• Hur ska uppföljning och justering av handlingsplanen gå till, när ska ni träffas igen?
• Var ska ni träffas? På arbetsplatsen, hos Företagshälsovården eller på annan neutral plats?
• Hur mycket tid ska ni sätta av? Minst en timme är att rekommendera. Möten som hålls på Företagshälsovården tar normalt 45 minuter. 
• Läs igenom Chefsstöd mötesstruktur anpassnings- och rehabiliteringsmöte
• Vad behöver du för stöd? Till exempel från din chef eller HR-partner?
• Om du som chef börjat uttömma alla möjligheter gällande ordinarie arbetsuppgifter ska du ta kontakt med din HR-partner för råd och stöd gällande till exempel:
  • att tillfälligt testa andra arbetsuppgifter på arbetsplatsen,
  • att tillfälligt testa andra arbetsuppgifter inom Lunds universitet,
  • att beställa en mer omfattande utredning av arbetsförmågan via företagshälsovården eller extern upphandlad aktör,
  • avsluta anpassnings- och rehabiliteringsarbetet inför omplaceringsutredning. 

Nedan beskrivs mötesstrukturen för ett anpassnings- och rehabiliteringsmöte där olika aktörer kan medverka:

• Chef
• Anställd
• Företrädare för arbetstagarorganisation (facklig organisation), doktorandombudsman eller annan stödperson
• HR-partner 
• Företagshälsovården
• Behandlande läkare
• Försäkringskassan

Mötesstruktur anpassnings- och rehabiliteringsmöte

1. Du som chef håller i mötet, hälsar välkommen, beskriver syftet med mötet, informerar om mötes varaktighet samt presenterar varje deltagares roll i arbetet med anpassning och rehabilitering.
2. Du som chef påtalar att sekretess råder och att det som sägs i rummet stannar där.
3. Den anställda beskriver med egna ord den aktuella situationen/nuläget.
4. Du som chef eller HR-partner beskriver Lunds universitets anpassnings- och rehabiliteringsprocess kortfattat och var i processen det aktuella ärendet befinner sig. Läs mer om processen.
5. Om Försäkringskassan deltar beskriver handläggaren reglerna för sjukförsäkringen och var den anställda befinner sig i rehabiliteringskedjan.
6. En handlingsplan diskuteras. När handlingsplanen är klar dokumenteras den i mallen för anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan. Planen bör innehålla följande punkter:
   1. arbetsuppgifter i ordinarie arbete, 
   2. mål, ibland kan delmål behövas, 
   3. anpassnings- och/eller rehabiliteringsåtgärder,
   4. tidplan,
   5. ansvar, vem som gör vad,
   6. uppföljningstillfällen.
7. Du som chef summerar hur planen ser ut och vem som ska göra vad.
8. Stäm av hur planeringen känns för den anställda och kom överens om vilken information som eventuellt ska lämnas ut på arbetsplatsen.
9. Tid för uppföljning bokas vid sittande bord och förs in i planen.
10. Du som chef informerar om när planen förväntas vara färdigställd och signerad av dig som chef och den anställda, samt när den anställda får en kopia.
11. Du som chef avslutar mötet.