Mottagande av internationell personal
I samband med att en ny internationell medarbetare ska komma till Sverige, är det mycket att hålla reda på. Det är viktigt att rekryterande chef tillsammans med utsedda medarbetare, tar ansvar för hela mottagandeprocessen för nya internationella medarbetare, då det är många steg som ska gås igenom och dessutom i rätt ordning. På denna sida förtydligas processerna kring bland annat bostad, personnummer, skatt och bankkonto.
Innehåll på sidan:
- Mottagandeprocessen
- Viseringsärende för tredjelandsmedborgare
- Lunds universitets upphandlade relocationfirma
- Innan ankomst till Sverige
- Vid ankomst till Sverige
Mottagandeprocessen
Det finns mycket som behöver ordnas i samband med att en anställd kommer till Sverige. Vissa saker är viktiga att ta tag i så fort som möjligt efter att man kommit överens om anställningen medan andra är viktiga i anknytning till att personen väl kommer hit.
Ärende om uppehållstillstånd för tredjelandsmedborgare
När rekryteringsprocessen för en ny internationell medarbetare är i skedet att medarbetaren ska anställas, det vill säga när yttrandet är klart, ska ett ärende om uppehållstillstånd påbörjas i det fall den nya medarbetaren är en tredjelandsmedborgare.
Läs mer om medborgare från tredje land och migrationsfrågor.
Lunds universitets upphandlade relocationfirma
Alfa Quality Moving AB (Alfa) är Lunds universitets upphandlade relocationfirma och via dem kan olika relocationtjänster beställas, både paket och enstaka tjänster. Att använda Alfa kan spara tid och undvika att misstag görs eftersom de är vana att hantera frågor i den här typen av processer. De har även ett så kallat "fast track" gentemot Migrationsverket, vilket innebär en certifiering med snabbare handläggningstid av ärenden gällande arbetstillstånd.
Frågor som ofta dyker upp i internationella rekryteringar kan vara:
- Vem bokar flyget till den internationella medarbetaren?
- Vem betalar?
- Vet den ankommande medarbetaren hur hen tar sig till Lund (via gränskontroller)?
- Hur hittar medarbetaren bostad?
Ambitionsnivån inom Lunds universitet är hög när det gäller att tillmötesgå den inkommande medarbetaren, men allt handlar om hur mycket tid och resurser den rekryterande institutionen/arbetsplatsen har att lägga på just denna del av mottagandet. Men ett personligt mottagande och lotsande till Lund betyder verkligen mycket och i är även betydelsefullt för LU:s varumärke.
Handläggningstiderna för de olika momenten varierar men räkna med att processerna tar lång tid. För att myndigheter som exempelvis Skatteverket ska kunna hålla handläggningstiderna är det avgörande att alla dokument är rätt ifyllda. Se därför till att ha god framförhållning, planera för att genomföra alla moment och förbereda korrekta underlag.
Läs mer om vad relocation innebär och vilken hjälp som finns att få.
Innan ankomst till Sverige
När rekryteringsprocessen och yttrandet är klart ska migrationsprocessen – i de fall uppehållstillstånd behövs – påbörjas.
Ta fram dokumentation samt skicka ansökan till Migrationsverket
Vid anlitande av universitetets upphandlade relocationfirma Alfa, ansvarar administratör för att ta fram korrekt dokumentation och skicka denna till Alfa. I annat fall ansvarar administratör för att ta fram korrekt dokumentation och skicka denna till den internationella medarbetaren. Den internationella medarbetaren ansvarar i sin tur för att ansöka om uppehållstillstånd hos Migrationsverket. Ansökningar om arbetstillstånd (T/A-personal och personal som forskar mindre än 50%) initieras däremot av arbetsgivaren eller Alfa.
För att universitetet ska kunna få en kopia av beslutet från Migrationsverket, måste en fullmakt skickas med ansökan till Migrationsverket av den sökande.
Läs mer om fullmakt och se mall
Läraranställningar och forskare
När det gäller uppehållstillstånd för forskning förbereder administratören relevanta dokument och skickar dessa till läraren/forskaren som bifogar dokumenten med sin ansökan hos Migrationsverket.
Tänk på att det ska framgå i utlysningen att den huvudsakliga sysselsättningen ska vara forskning om minst 50%.
Alfa relocation kan anlitas för denna process.
Läs mer om uppehållstillstånd för forskare
Doktorander
När det gäller uppehållstillstånd för studier förbereder administratören relevanta dokument och skickar dessa till doktoranden som bifogar dokumenten med sin ansökan hos Migrationsverket.
Alfa relocation kan anlitas för denna process.
Läs mer om uppehållstillstånd för doktorander
T/A-personal och andra anställningar
När det gäller T/A-personal och annat arbete inklusive anställningar som innebär mindre än 50% forskning, ska arbetstillstånd sökas.
LU påbörjar ärendet med att söka arbetstillstånd hos Migrationsverket och administratören ska även i dessa fall förbereda de dokument som behövs.
Alfa relocation kan anlitas för denna process.
Bostadssituationen är mycket svår i Lund och det är viktigt att den nya medarbetaren informeras om detta samt att det är deras eget ansvar att ordna med bostad.
Alfa relocation
Alfa erbjuder även tjänster för att hitta bostäder.
Läs mer om universitetets relocationtjänster
LU Accomodation
Universitetet har begränsade möjligheter att ordna bostäder. Kontakta LU Accomodation med en förfrågan.
Observera att det är verksamheten som ska ta kontakt med LU Accomodation, inte den enskilde medarbetaren.
I annat fall får den nya medarbetaren vända sig till övriga bostadsmarknaden. Informationen är dock ofta på svenska, så institutionen kan behöva hjälpa vederbörande. Följande sidor kan vara behjälpliga:
På engelska
Information på engelska om att hitta bostad i Sverige finns på denna webbplats:
En medarbetare som ska vistas i Sverige kortare tid än ett år ska inte folkbokföras i Sverige. Däremot kan personen tilldelas ett samordningsnummer av Skatteverket.
Syftet med ett samordningsnummer är att myndigheter och andra aktörer ska ha en gemensam identitetsbeteckning även för personer som inte är folkbokförda.
Läs mer om samordningsnummer (Skatteverket.se)
Ansökan
Administratör ansöker om samordningsnummer via blankett SKV7824 och denna process kan påbörjas innan uppehållstillstånd är på plats för tredjelandsmedborgare. När det gäller EU-medborgare kan samordningsnummer sökas när yttrandet är klart.
Ladda ner blankett SKV7824 på Skatteverkets webbplats
Fyll även i Intyg till Skatteverket och bifoga som bilaga vid rekvisition av samordningsnummer till Skatteverket.
Intyg till Skatteverket finns att ladda ner på sidan för HR-blanketter och mallar.
Ansökan om samordningsnummer innebär inte att personen automatiskt blir skatteregistrerad utan endast tilldelad ett personnummer.
Svårt att verka i samhället utan personnummer
Observera att personer som har en anställning mindre än ett år inte blir folkbokförda i Sverige och tilldelas därmed inte något personnummer.
Utan personnummer blir det ofta svårt att leva och verka i det svenska samhället då personnummer ofta behövs för att exempelvis
- öppna bankkonto
- hyra bostad
- handla på nätet
- skaffa bibliotekskort
- kunna teckna olika former av medlemskap.
Reflektera gärna över anställningstiden och, om möjligt, anställ personer i över ett år.
När samordningsnummer utfärdats
När samordningsnummer utfärdats kan anställningsbeslutet genereras enligt rutin och den nya medarbetaren kan då bli registrerad i Primula och få lön utbetald.
Förbereda inför folkbokföring
Den som ska flytta till Sverige från ett annat land och som planerar att bo här i minst ett år ska i de flesta fall vara folkbokförd här.
Den sökande behöver anmäla att den har flyttat till Sverige. Det gör den vid ett besök på ett av Skatteverkets servicekontor. Vilka handlingar man ska ha med beror till exempel på vilket medborgarskap den sökande har och hur dennes familjeförhållande ser ut.
Meddela kandidaten att de ska fylla i online det som står på Skatteverkets webbsida:
Moving to Sweden (rutan "Use our service" en bit ner på webbsidan)
Bankkonto i hemlandet
Medarbetaren måste ha ett samordningsnummer eller personnummer för att kunna få lön utbetald, oavsett om personen har utländskt bankkonto eller svenskt bankkonto.
Vid registrering av bankkonto för löneutbetalning, måste medarbetaren kunna legitimera sig antingen via Bank-ID eller fysiskt på ett Swedbankkontor. Om utländskt bankkonto ska registreras behövs LU:s SUS avtalsnummer.
Läs mer om löneutbetalning till ny internationell medarbetare och mer nedan om att öppna bankkonto i Sverige under "Vid ankomst"
En person kan inte omfattas av två länders socialförsäkringslagstiftning samtidigt. Detta gäller även om en person exempelvis har två olika anställningar i två olika länder.
Vilken ersättning den anställda kan få och vilka sociala avgifter Lunds universitet ska betala varierar. Det är därför viktigt att snarast möjligt ta reda på vad vilket lands socialförsäkring som en anställd tillhör samt vad som gäller enligt det landets lagstiftning. Mer information om hur man kan ta reda på det finns på Försäkringskassans hemsida:
A1-intyg
Ett A1-intyg styrker vilket lands socialförsäkring en person tillhör.
Om en anställd vid Lunds universitet är socialförsäkrad i annat land än Sverige innebär det att svenska arbetsgivaravgifter (inklusive allmän pensionsavgift) inte ska betalas. Istället ska arbetsgivaravgifter och allmän pensionsavgift betalas till myndighet(er) i det land där den anställda är socialförsäkrad.
Hur rapportering och betalning sker kan variera beroende på vilket land det gäller och beroende på respektive lands nivåer på arbetsgivaravgifter och allmänna pensionsavgifter. Det kan totalt medföra högre eller lägre avgifter för arbetsgivaren, vilka får direkt påverkan på kostnaderna för den berörda institutionen/fakulteten.
Berörd verksamhet ansvarar
Det är berörd verksamhet (lokal HR- och/eller ekonomifunktion) som ansvarar för att säkerställa att rapportering och betalning av utländska arbetsgivaravgifter och allmän pension sker enligt respektive lands gällande regler.
Det är därför viktigt att lokal HR- och/eller ekonomifunktion snarast möjligt börjar undersöka hur rapportering och betalning ska ske i det aktuella landet (för att till exempel undvika förseningsavgifter från utländska myndigheter) samt säkerställer att, vid annat socialförsäkringsland än Sverige, en kopia på A1-intyg skickas till SSC snarast möjligt.
Lathund som stöd i hanteringen
Sektionen HR har tagit fram en lathund som stöd för er hantering av medarbetare som är socialförsäkrade i annat land än Sverige.
Lathunden kan efterfrågas via din LUHR-representant (lathunden finns sparad i LUHR:s Teamsgrupp) eller via sektionen HR:s ärendehanteringssystem.
Medarbetaren rekommenderas att teckna en hemförsäkring i hemlandet innan avresa för att skydda personliga tillhörigheter där.
Väl i Sverige finns olika försäkringar beroende på hur lång tid medarbetaren kommer att vara här, vilken anställning hen har etc.
Samlad information om försäkringar finns på Staff pages och Medarbetarwebben:
Sjukförsäkring och socialförsäkring
Medarbetaren ska innan flytt kontakta sitt lands motsvarighet till Försäkringskassan och se vilka försäkringar som gäller vid flytt utomlands.
Alfa Relocation erbjuder en hel del olika tjänster för medföljande, bland annat kring migration, hitta skola och jobbsökande.
International Citizen Hub som ligger central i Lund, erbjuder bland annat Kick Start programme och sociala aktiviteter för medföljande.
Uppehållstillstånd och id-handling
Om den nya medarbetaren har medföljande familj (make/maka/sambo eller barn) är det av vikt att de ansöker om rätt uppehållstillstånd. Beroende på vilket land den anställda och medföljande är medborgare i samt hur länge de ska stanna krävs olika former av uppehållstillstånd. Var dock alltid noga med att informera om att de behöver söka uppehållstillstånd i god tid innan ankomst.
Om Alfa anlitas kan familjemedlemmar läggas till på beställningen.
Oavsett vilken form av uppehållstillstånd som krävs behöver de medföljande alltid någon form av id-handling. Pass är bäst då det vid medborgarskap i ett icke EU-land är den enda giltiga id-handlingen.
Läs mer om vilka arbets- och uppehållstillstånd som ska sökas på sidan om migrationsfrågor
Sjukförsäkring och socialförsäkring
På vilket sätt medföljande omfattas av Socialförsäkringslagen beror på deras medborgarskap, om de har anställning, studerar eller enbart bor i Sverige.
När det gäller rätt till sjukvård regleras denna rätt inte i reglerna om socialförsäkring utan av hälso- och sjukvårdslagen, och är kopplad till folkbokföringen.
Olika regler gäller även beroende på vilket land personen är medborgare i. Sjukförsäkring för utländska besökare omfattar även familj (make/maka/sambo och barn), men endast för akutvård och inte planerad vård.
Jobbsökande
Lunds universitet kan inte hjälpa medföljande med att hitta jobb i Sverige. De får istället vända sig till den vanliga arbetsmarknaden såsom Arbetsförmedlingen, universitetets utlysta anställningar eller Euraxess för lediga forskaranställningar.
Informera gärna om lediga tjänster på Lunds universitet:
I Welcome guide finns mer information om vilket stöd som finns utanför Lunds universitet:
Skolor
Om den anställde kommer att ta med sig barn bör skolor och förskolor kontaktas så tidigt som möjligt för att vara säker på att få en plats till barnet/barnen. Skolorna kan ha olika kösystem och ansökningsperioder, varför det är bäst att kontakta dem direkt för att få relevant information och hinna söka i rätt tid.
Mer information finns på Lunds kommuns hemsida
- Läs mer om Bilingual Montessori Pre-school (förskola till högstadiet, undervisar även på franska).
- Läs mer om Lund International School (förskola till mellanstadium).
- Läs mer om The International School of Lund (utbildning på gymnasienivå).
Det finns även internationella skolor i Malmö och Helsingborg.
Det är av stor vikt att den nya medarbetaren får en bra och tydlig introduktion.
Du hittar checklista, förslag på välkomstmejl och en processbeskrivning av den introduktion som alla nya medarbetare vid Lunds universitet bör genomgå på sidan för introduktion av nya medarbetare.
Introduktion av nya medarbetare
Welcome days
Vid Lunds universitet hålls ”Welcome days” en gång per termin.
Information finns på For new employees (Staff pages) och anmälan görs i Kompetensportalen.
Att vara anställd på Lunds universitet
Samlad information på engelska om att vara anställd vid Lunds universitet, arbetsmiljö, löner, förmåner med mera finns på universitetets interna webbplats Staff pages:
Medarbetaren bör så fort som möjligt folkbokföra sig hos Skatteverket. Detta måste göras genom ett personligt besök på ett skatte- eller servicekontor. Medarbetaren kan efter detta bli tilldelad ett personnummer.
Mer information om handlingar som ska tas med till Skatteverket vid folkbokföring.
Ungefärligt handläggningstid för personnummer är för närvarande 2 till 22 veckor.
När personnummer utfärdats
När den nya medarbetaren fått sitt personnummer begär administratören att få en kopia på beslutet och informerar därefter om att medarbetaren ska ansöka om svenskt id-kort hos Skatteverket.
Läs mer om att ansöka om id-kort på Skatteverkets webbplats
Bankkonto i Sverige
Det svenska EURAXESS-nätverket har tagit fram nedanstående manual som underlättar för nya medarbetare att öppna bankkonto. Svenska Bankföreningen har en process som innehåller viktig information inför processen med att besöka banken och öppna ett bankkonto. Dela gärna med dig av dessa länkar till nya internationella medarbetare.
Tänk på att i samband med byte av samordningsnummer/personnummer i Primula måste även bankontoregistrering uppdateras hos Swedbank i god tid före nästa lönekörning. På nedanstående sidor hittar du LU:s interna information om att öppna bankkonto för internationella medarbetare.
Personer som bor och arbetar i Sverige är skatteskyldiga, men vilken skatt man betalar beror på olika faktorer.
SINK-skatt, preliminärskatt eller forskarskatt? Kontakta alltid HR-/lönehandläggare om du är osäker.
Obegränsat eller begränsat skattskyldig
Obegränsat skattskyldig gäller bosatt, person med stadigvarande vistelse eller väsentlig anknytning till Sverige. Begränsat skattskyldiga är övriga.
Som regel gäller följande när man anlitar utländsk personal:
Kortare tid än 6 månader:
- Begränsad skattskyldighet
- SINK-lagens regler
- Inkomstskattelagen – möjlighet att välja
Längre tid än 6 månader:
- Obegränsat skattskyldig i Sverige
- Inkomstskattelagens regler
- Skatteavtal
Skatteavtal finns med nästan 90 länder. Kontrollera om Sverige har skatteavtal med aktuellt land. Skatteavtalet är till för att undvika beskattning i två länder. Det kan bara begränsa ett lands rätt att beskatta, inte utöka.
De flesta skatteavtalen finns på Skatteverkets hemsida (se A-Ö och klicka på Skatteavtal).
Preliminärskatt
Preliminärskatt om personen anställs för 6 månader eller mer.
Läs mer på Skatteverkets sida om preliminärskatt
Medarbetare som är anställda kortare tid än sex månader
Anställda som vistas i Sverige kortare tid än sex månader under en 12-månadersperiod kan betala skatt enligt särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK). SINK kan även vara tillämplig för personer som vistas i Sverige oregelbundet. De som beviljas SINK-skatt kommer automatiskt att tilldelas ett samordningsnummer i samband med skattebeslutet.
Läs mer om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) på Skatteverkets webbplats
Medarbetare som är anställda längre tid än sex månader
Personer som har en anställning på mer än sex månader är obegränsat skatteskyldiga i Sverige och omfattas därmed av inkomstskattelagens regler.
Endast personer som är folkbokförda, det vill säga har personnummer, kan beställa A-skattsedel.
Läs mer om A-skattsedel på Skatteverkets webbplats
Medarbetare som ska stanna mellan 6 och 12 månader och endast ha samordningsnummer ska istället anmäla sig för preliminär A-skatt. En passkopia eller en kopia på medarbetarens nationella ID-handling ska skickas med ansökan.
Läs mer om anmälan om preliminär A-skatt på Skatteverkets webbplats
A-skattsedeln skickas till folkbokföringsadressen eller laddas ner som en PDF med hjälp av Bank-id. A-skattsedeln ska sedan skickas in till SSC via portalen vilket är medarbetarens eget ansvar men administratören kan behöva hjälpa till.
Forskarskatt/expertskatt
Utländska medborgare med särskilt kvalificerade arbetsuppgifter, exempelvis forskare, eller månadslön över en viss nivå kan få skattelättnad på sina svenska tjänsteinkomster. Observera att för att bli beviljad forskarskatt, ska det vara fråga om självständig forskning på viss nivå. Det betyder normalt att forskaren måste ha utvecklat sin forskningskompetens ytterligare under 1–2 år efter doktorsexamen. En doktorand eller en nybliven doktor på sin första anställning som postdoktor är exempel på personer som inte beviljas skattelättnad.
Skattelättnaden innebär att endast 75 procent av inkomsterna beskattas. Forskarskattenämnden prövar ansökningar om skattelättnader för utländska medborgare som arbetar i Sverige under en begränsad tid.
Syftet med reglerna kring forskarskatt är att underlätta rekrytering av kvalificerad arbetskraft till Sverige. Grundförutsättningen är att det handlar om experter, forskare eller nyckelpersoner.
Skattelättnaderna innebär också att vissa kostnadsersättningar från arbetsgivaren som är relaterade till vistelsen i Sverige är fria från beskattning. De ingår inte heller i underlaget för socialavgifter. Det gäller kostnadsersättning för
- flyttning till och från Sverige
- barns skolgång i grundskola och gymnasieskola eller liknande
- två hemresor per år till tidigare hemland för arbetstagaren och övriga familjemedlemmar
Läs mer på Forskarskattenämndens webbplats
TIN-nummer
TIN-nummer står för Tax Identification Number/Skatteregistreringsnummer. Skatteregistreringsnumren (TIN) ser olika ut i olika länder. I Sverige till exempel används personnummer som skatteregistreringsnummer för privatpersoner. TIN-nummer är uppbyggt i olika för olika länder. Du kan komma att stöta på begreppet bland annat vid ansökan om SINK-skatt.
Läs mer om respektive lands TIN-nummer:
Arbetsgivare som anställer en medborgare från tredje land ska meddela detta till Skatteverket. Regeln gäller så fort Lunds universitet betalar ersättning till en person som utför arbete vid universitetet.
Du meddelar Skatteverket om att du anställt en tredjelandsmedborgare på nedanstående blankett senast den 12:e i månaden efter anställningen påbörjades.
Ladda ner blanketten Underrättelse Anställning av utlänning på Skatteverkets webbplats
Om du har gjort en anmälan om anställning av tredjelandsmedborgare till Skatteverket och denna anställning förlängs, behöver du dock inte anmäla förlängningen till Skatteverket.
En tredjelandsmedborgare som samtidigt är medborgare i ett EU-land, EES-stat eller Schweiz berörs inte av dessa regler.
Läs mer om försäkringar på Medarbetarwebben och Staff pages:
- Försäkringar för utländska anställda (Medarbetarwebben)
- Insurance for international staff (Staff pages)
Det är viktigt att medarbetaren tecknar hemförsäkring för vistelsetiden här i Sverige samt privat reseförsäkring i de fall medarbetaren reser privat. Tyvärr finns det inte mycket information på engelska på de stora försäkringsbolagens hemsidor, men att ringa till kundtjänst går bra – de flesta talar engelska och kan guida.
Sjukförsäkring och socialförsäkring
Den som är medborgare i EU/EES-länder och Schweiz, och anställd kortare tid än ett år i Sverige, kan söka och få ett intyg som ger tillgång till svensk sjuk- och hälsovård. Informera medarbetaren om att registrera sig hos Försäkringskassan snarast efter att denne fått samordningsnummer.
Det blå EU-kortet, European Health Insurance Card (EHIC) från ett annat EU/EES-land ska alltså inte användas om personen arbetar och betalar sociala avgifter i Sverige. Personen ska, för att få intyget som ger rätt till vård, fylla i följande två blanketter:
- Försäkringskassans blankett 5456, för medarbetaren att fylla i (PDF forsakringskassan.se, ny flik)
- Application 5435 for a certificate of entitlement to medical care (PDFforsakringskassan.se, ny flik)
För personer som ska vara kortare tid än ett år i Sverige, eller av andra skäl inte får personnummer utan samordningsnummer, ska styrka sin identitet vid hanteringen av deras dokument hos Försäkringskassan. Arbetsgivaren kan då ta en kopia av personen pass där samtliga personuppgifter framgår.
Därefter kan arbetsgivaren på kopian vidimera att det är personen som arbetar hos dem och under vilket samordningsnummer. Denna vidimerade kopian skickas då in tillsammans med blanketten (5456)
Försäkringskassans blankett 5456, för medarbetaren att fylla i (PDF forsakringskassan.se, ny flik)
Information om pension för anställda vid Lunds universitet finns på Medarbetarwebben och på Staff Pages:
Boka möte med Pensionsmyndigheten (SPV)
Det kan vara värdefullt för den nya medarbetaren att boka ett möte med Pensionsmyndigheten (SPV) för att få information om hur systemet här i Sverige fungerar.
Kontakt:
- Telefonnummer 020-51 50 40
- E-post pension [dot] lu [at] spv [dot] se
Find your pension
Ytterligare information om pensioner, på engelska, finns på webbplatsen Find your pension
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion på fakultetsnivå/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden.
Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.
Här finns användbar information för internationella medarbetare