Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Resultat, åtgärder och förebyggande arbete

Oavsett resultatet av en utredning behöver du sätta in åtgärder för att förhindra liknande situationer i framtiden. Åtgärderna kan sättas in på olika nivåer beroende på den specifika situationen. På den här sidan hittar du information om arbetet efter en utredning och om hur du kan arbeta förebyggande tillsammans med olika stöd.

Innehåll på sidan:


Utredningen visar på någon form av kränkning enligt lag

Du som chef med arbetsgivarroll eller verksamhetsansvar för utbildning måste sätta in åtgärder om en utredning har visat att en händelse faller inom ramen för kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier. Oavsett vilken kränkning det rör sig om är du ansvarig för att arbeta förebyggande inom det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och det systematiska förebyggande arbetet mot diskriminering (SFAD).

För att stänga ett kränkningsärende måste du konstatera om det inträffade är kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier enligt utredningens resultat och din egen bedömning. Det gör du i ett beslut där du också skriver att du, om så behövs, går vidare med åtgärder och på vilken nivå. 

Om utredningen konstaterar att en student har trakasserat eller sexuellt trakasserat en annan student eller anställd ska du anmäla ärendet till rektor för hantering i disciplinnämnden.

Handlingsplan för anställd som betett sig illa

Om du kommer fram till att en anställd som betett sig illa behöver förändra sitt beteende ska ett individärende startas i diariet. Ta fram en handlingsplan för de åtgärder som ska sättas in tillsammans med din närmaste personalsamordnare eller annan stödfunktion och den anställda. Följ upp handlingsplanen löpande. Om beteendet inte upphör ska du följa hanteringen för misskötsamhet.

Läs mer om att hantera misskötsamhet

Den som utsatts för kränkningen behöver få information om att du sätter in åtgärder, men inga detaljer om hur du hanterar den som betett sig illa.

Om det är fler anställda på arbetsplatsen eller studenter på utbildningen som är berörda av händelsen ska de också få information om att åtgärder sätts in. Det gäller särskilt om åtgärderna är på grupp- eller organisationsnivå. Däremot ska åtgärder som sätts in på individnivå inte diskuteras med andra än individen, hens fackliga ombud och din personalsamordnare eller motsvarande för studenten.

Utredningen visar inte på kränkning enligt lag

En utredning kan visa att det som hänt inte är kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier. Det är viktigt att förklara för de berörda vad som har lett fram till slutsatsen eftersom händelsen ändå kan ha påverkat arbetsmiljön. Det kan till exempel vara så att utredaren inte kan fastställa vad som hänt ens på sannolik nivå eller att det som hänt inte uppfyller kraven i lagstiftningen för att klassas som kränkning.

Du som chef har ändå ett ansvar att säkerställa god hälsa och god arbets- och studiemiljö. Du måste se över vilka faktorer som påverkat händelsen och arbeta förebyggande för att samma sak inte ska ske igen. Gör upp en handlingsplan över de åtgärder som behövs tillsammans med ditt stöd. Följ upp att åtgärderna har fungerat och justera handlingsplanen vid behov. Säkerställ att de berörda inte far mer illa efter utredningen.

Du som chef med arbetsgivarroll kan också stämma av mot Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) för att utröna var problemet ligger om det inte skulle framgå av utredningen. Som komplement kan du beställa en arbetsmiljöutredning. Prata i första hand med din närmaste personalsamordnare.

Avsluta kränkningsärendet med ett beslut där du skriver vad utredningen kommit fram till och din bedömning av det. Skriv också en saklig anteckning om vilka åtgärder du sätter in för att händelsen inte ska uppstå igen. Beslutet ska diarieföras i kränkningsärendet och stänger ärendet.

Utredningen visar inte på några problem med arbetsmiljön

En utredning kan förutom att konstatera att en händelse inte är kränkning enligt lag dessutom konstatera att det inte heller finns några andra uppenbara tecken på problem i arbetsmiljön. Du som chef behöver då se vad du kan göra för att personen som upplever sig kränkt ska må bättre och trivas på arbetsplatsen. Det kan finnas flera anledningar till att någon upplever sig kränkt utan att det klassificeras som en kränkning enligt lag och personen är berättigad sina känslor.

Du måste även ta hand om den som pekats ut. Oavsett resultat kan det vara påfrestande att vara med i en utredning. Prata med din närmaste personalsamordnare eller motsvarande för utbildningsanordnare för att få mer information om vilket stöd du och personen kan få.

Åtgärder

Syftet med de åtgärder som genomförs på kort och lång sikt är att kränkningarna ska upphöra och inte återuppstå. Vilka åtgärder som behövs beror på vad som ligger bakom händelsen. Det kan vara åtgärder på individnivå, gruppnivå eller organisationsnivå.

Åtgärder på individnivå

Bakomliggande orsaker till att en person kränker någon annan kan befinna sig på individuell nivå. Det kan till exempel handla om ett högt stresstillstånd på grund av hög arbetsbelastning eller missnöje och frustration av någon annan anledning. Du som chef behöver ta reda på varför personen har kränkt och vad du kan göra för att förhindra det i framtiden.

Tänkbara åtgärder på individnivå:

  • Medvetandegör personen eller personerna som kränker att beteendet är otillåtet och genast måste upphöra. Anställda ska även medvetandegöras om att en upprepning av beteendet kan medföra risk för anställningen.
  • Följ återkommande upp händelsen med de berörda, såväl som andra som har koppling till det inträffade. Om kränkningarna upphört kan du följa upp personernas mående.
  • Ha ökad uppsikt, särskilt på platser och vid tidpunkter som visat sig vara riskfyllda.
  • Genomför insatser med hjälp av kurator eller psykolog från Företagshälsovården, om det gäller anställda.
  • Anmäl ärendet till rektor för hantering i disciplinnämnden om händelsen gäller en student som inte upphör med sitt beteende. Kom ihåg att dokumentera löpande!
  • Följ misskötsamhetsprocessen om händelsen gäller en anställd som inte upphör med sitt beteende. Kom ihåg att dokumentera löpande!

Läs mer om disciplinärenden vid universitetet (Medarbetarwebben)

Åtgärder på grupp- eller organisationsnivå

Bakomliggande orsaker till att en person kränker någon annan kan också befinna sig på grupp- eller organisationsnivå. Det kan till exempel handla om att arbetsbelastningen är ojämnt fördelad på grund av otydliga roller och mandat, eller att de rutiner som finns är otydliga eller okända för de anställda. Det kan också handla om att kulturen på arbetsplatsen är för tillåtande och att det blir svårt att säga ifrån. 

Tänkbara åtgärder på grupp- och organisationsnivå:

  • Se över gruppens rollfördelning. Är det tydligt vem som ska göra vad samt när och hur det ska göras? Delar alla samma bild?
  • Fundera över om alla har kunskap om vad kränkningar är enligt lag och vetskapen om att de är förbjudna.
  • Samtala tillsammans med gruppen om frågor kring bemötande, jargong och olikheter. Syftet är att komma fram till en arbetsmiljö där alla mår bra. Det finns universitetsgemensamt stödmaterial för chefer med handledning, filmer och diskussionsfrågor för denna typ av samtal. Prata med din personalsamordnare på fakultetsnivå för att få tillgång till materialet.
  • Se över rutiner och riktlinjer för arbetet. Är de tydliga och begripliga? Följs de av alla?
  • Se över organiseringen av arbetet. Finns det snedfördelningar i arbetet som behöver korrigeras?
  • Ta hjälp av personalsamordnare, SFAD-samordnare och arbetsmiljösamordnare för att hitta rätt åtgärder. Här kan även skyddsombudet bidra med konstruktiva förslag. Det finns stöd att få från Företagshälsovården och upphandlade leverantörer.

Följ upp att åtgärderna har avsedd effekt

Du som chef ska följa upp och utvärdera åtgärderna som du har satt in för att förvissa dig om att kränkningarna inte upprepas. Om åtgärderna har varit otillräckliga behöver du överväga vilka ytterligare åtgärder som kan sättas in för att förhindra beteendet. Ta hjälp av din närmaste personalsamordnare.

Du är skyldig att få stopp på det kränkande beteendet och förhindra att det händer igen. Lyft frågan till din egen chef om problemet är större än din institution eller avdelning.

Dokumentera löpande

Löpande dokumentation är ett viktigt underlag för att kunna följa upp effekterna av åtgärderna. Om ärendet är aktuell för personalansvarsnämnden (PAN) måste allt ha utretts, hanterats och dokumenterats noggrant och överskådligt. Genom att dokumentera noggrant kan du även upptäcka om kränkningarna är en del av ett större problem som kräver mer omfattande generella insatser.

Läs mer om PAN

Att dokumentera kan innebära att du och andra som arbetar med åtgärderna löpande noterar när något händer, avviker från planen eller liknande. Vissa delar ska dokumenteras i PM eller i beslut medan annat kan göras i form av dagboksanteckningar, exempelvis tjänsteanteckning. Upprättade handlingar blir som huvudregel allmänna handlingar, tänk därför på att skriva sakligt. Det viktiga är att det är lätt att plocka fram all dokumentation vid en uppföljning och att det är begripligt nog för en utomstående om det skulle behövas som underlag vid till exempel en domstolsförhandling eller tillsyn från Diskrimineringsombudsmannen.

Förebyggande arbete mot kränkningar en del av SAM, OSA och SFAD

Det förebyggande arbetet mot kränkningar är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), särskilt för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) samt det systematiska förebyggande arbetet mot diskriminering (SFAD).

I det förebyggande arbetet behöver du som chef stöd från både din närmaste arbetsmiljösamordnare och SFAD-samordnare. Ibland är det även en personalsamordnare som stöttar i arbetet, särskilt om det hänger ihop med risk för ohälsa för anställda.

Det är bra att ha med ert skyddsombud i planeringen av det förebyggande arbetet. Hen har ofta ett annat perspektiv på vad som fungerar och inte fungerar än vad du har. Skyddsombudet kan också bidra med goda idéer på förebyggande åtgärder.

Engagera gärna hela arbetsgruppen i det förebyggande arbetet. Vi är varandras arbetsmiljö!

Filmpaket för diskussion i grupp 

Universitetet har tagit fram ett paket med tre filmer som visar scener som kan var olika former av kränkningar. Till filmerna finns handledningsmaterial för chefer som vill lyfta och diskutera frågorna i sina arbetsgrupper.

Materialet och filmerna finns på svenska och engelska i Kompetensportalen. Har du frågor om materialet kan du höra av dig till SFAD-teamet [at] hr [dot] lu [dot] se (SFAD-teamet[at]hr[dot]lu[dot]se) 

Kontakt

Kontakta din närmaste personalfunktion, SFAD-samordnare eller närmaste stöd för utbildningsanordnaren på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av SFAD-teamet.