Steg 4: Anställa

Innehåll på sidan:

• Yttrande
• Lönesättning
• Kontroll av identitet och rätt att arbeta i Sverige 
• Beslut om anställning
• Återkoppling
• Överklagande
• Introduktion

Yttrande

I enlighet med Lunds universitets Arbetsordning ska verksamheten inkomma med ett yttrande när de kommit fram till vilken kandidat som de vill anställa. 

Ladda ner Arbetsordning för Lunds universitet från Regelverket (Medarbetarwebben)

Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås för anställningen samt namnen på övriga kandidater som beaktats. Yttrandet är ett viktigt underlag vid en eventuell överklagan eller anmälan om diskriminering.

HR-funktionen ska granska yttrandet innan det sparas i rekryteringssystemet.

Ladda ner mall för yttrande på sidan Blanketter och mallar (avsnittet Rekrytering)

Lönesättning

Institutionens löneförslag ska lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på din fakultet/motsvarande, via HR-funktionen. Löner får inte utlovas till kandidater innan de är godkända av chef/motsvarande och fakultet/motsvarande.

För postdoktorer finns det på vissa fakulteter fastställda lönespann. HR-funktionen ska se till att universitetets och fakultetens särskilda lönekriterier tillämpas vid lönesättningen vid en nyanställning. Skulle löneförslaget avvika från det normala lönespannet ska förslaget förankras hos på fakultetsnivå.

Läs mer om lönesättning

Kontroll av identitet och rätt att arbeta i Sverige 

För att kunna färdigställa en anställning behöver vi som myndighet verifiera presumtiva medarbetares identitet samt rätt att vara och arbeta i Sverige. Vi behöver därför inhämta en handling som styrker identitet och medborgarskap för den som ska anställas. Detta gäller oavsett om personen som ska anställas innehar svenskt eller utländskt medborgarskap. 

För medborgare inom Sverige/EU/EES räcker det med en kopia av pass eller av ett internationellt id-kort där medborgarskap framgår. För medborgare ifrån tredje land (utan för EU/EEA) ska alltid ett giltigt uppehålls-/arbetstillstånd upprättas innan beslut om anställning fattas.

Läs mer om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal

Enklaste sättet att hantera ID-kontroll är via rekryteringssystemet. HR-funktionen (i samråd med rekryterande chef) skickar då kompletteringsfrågan ”Välkommen till LU/ID-kontroll” till den som anställas. Kandidaten kan då bifoga en kopia på ID-handlingar/uppehållstillstånd direkt in i sin ansökan. Handlingarna kan även kontrolleras vid intervjutillfälle, men då ska tas och diarieföras i rekryteringssystemet.

Beslut om anställning

Det är viktigt att informera rekryterande chef om att muntligt avtal gäller. Därför ska rekryterande chef och prefekt alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-funktionen) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten.

När verksamheten inkommer med information om anställning, lön och startdatum/slutdatum samt yttrande ska HR-funktionen utforma ett anställningsbeslut i Primula.

Beslutet ska signeras enligt delegation, skickas via rekryteringssystemet till facken (enligt RALS-avtalet) och sedan arkiveras som tillsättningsbeslut i rekryteringssystemet.

Ett anslag ska skapas i rekryteringssystemet och skickas via rekryteringssystemet till vaktmästeriet för att anslås på universitetets anslagstavla i tre veckor i enlighet med Förvaltningslagen. 

Förvaltningslag (Sveriges Riksdag)

Det är viktigt att mallen för anslag används då det vanliga anställningsbeslutet (som innehåller personuppgifter) inte kommer att anslås vilket medför att anställningen inte vinner laga kraft.

Originalet av anställningsbeslutet ska skickas till den anställde tillsammans med information om att vara nyanställd vid Lunds universitet.

Bilaga till anställningsbeslut, med information om anställningsvillkor, finns att ladda ner på Medarbetarwebben

Återkoppling

Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling varför de inte har fått anställningen. 

De kandidater som inte varit på intervju meddelas av dig som HR-funktion via rekryteringssystemet.

Överklagande

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet. Det är endast de kandidater som sökt, men inte erbjudits en anställning som kan överklaga beslutet. Det är därför viktigt att rekryteringsprocessen följs med tydlig kravprofil och dokumenterad urvals- och intervjuhantering.

Introduktion

De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. En god introduktion på den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet. Det gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt.

Det är viktigt att HR-funktion stödjer cheferna i introduktionsarbetet genom att se till att en introduktionsansvarig utses. I kompetensportalen finns även möjlighet att anmäla den anställda till välkomstdagarna som hålls minst en gång om året på både svenska och engelska.

Det är viktigt att rekryterande chef eller HR-funktionen går igenom anställningsvillkoren, skyldigheter och rättigheter med den nyanställde. Det finns mer information om introduktion på HR-webben och de flesta verksamheter har tagit fram eget introduktionsmaterial.

Vissa fakulteter har även särskilda introduktionsdagar och introduktionsmaterial för postdoktorer.

Gå till sidan om introduktion, på HR-webben

Det finns även särskild information till internationell personal på Staff Pages:

For new employees (Staff pages)

Gå tillbaka till steg 1 i processen: Steg 1: Uppstart och ansvarsfördelning | HR-webben