Enkel utredning

Innehåll på sidan:

• Innan utredningen startar
• Enkel utredning
• Om ärendet är mer komplext och svårbedömt än vad det verkade

En enkel utredning kan vara fortsättningen på de utredande samtal som du som chef har haft med den som känner sig utsatt och den som pekas ut. Du kan göra en enkel utredning av en upplevd kränkning när det är något som hänt enstaka gånger och som inte är komplext, grovt eller där du eller någon du står nära pekas ut. Prata med din HR-partner för stöd i bedömningen av om ni behöver gå vidare med en enkel utredning. 

Syftet med en enkel utredning är att ta reda på vad som behöver göras för att stoppa det som hänt – och för att det inte ska hända igen.

Kom ihåg att du inte ska göra en brottsutredning – det är polisens uppgift. Försök att vara öppen och inte döma någon i förväg. 

Det kan vara svårt att utreda något som hände för länge sedan. Personer som var med kanske inte minns allt, och det kan vara svårt att hitta annan information. Men du ska ändå försöka samla in det som går. 

Om något hände för flera år sedan är det oftast inte rimligt att göra en djup utredning. Men informationen om att det hänt något långt tillbaka i tiden kan hjälpa dig att förstå varför något händer nu.

Fokusera på det som har hänt nyligen och vad du kan göra åt det. Målet med utredningen är att förstå vad som hänt, varför det hände, och vad du som chef behöver göra för att det inte ska hända igen.

Innan utredningen startar

Innan du startar en enkel utredning ska du försäkra dig om att du inte har några personliga band (släkt/kärleksrelation/motsvarande/nära vänskap/ovänskap) till någon av de berörda och att du är opartisk. Är du inte det ska du be din chef att hantera ärendet.

Du ska informera de anställda som är berörda om att de

• gärna får ha med sig en facklig företrädare eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen.
• självklart får stöd via Företagshälsovården eller upphandlade leverantörer.

Du ska informera eventuella studenter som är berörda om att de

• gärna får ha med sig en kårrepresentant eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen.
• självklart kan vända sig till Studenthälsan för stöd.

Du ska också informera om att det de säger i samtalen kommer att skrivas ner och att de inte är anonyma i utredningen. Det de säger kan komma att delas med andra som deltar i utredningen. Rapporten kommer att diarieföras och är en allmän handling som kan begäras ut av allmänheten. 

Läs mer om att hantera anonym berättelse.

Enkel utredning

1. Prata med den som känner sig utsatt och försök få fram konkret vad det är som hänt. Vad är det som gör att hen känner sig kränkt? När hände det? Vad minns hen att den andre sa eller gjorde? Anteckna huvuddragen i det som sagts och låt hen läsa de renskrivna anteckningarna och eventuellt komplettera om något missuppfattats.
2. Prata med den som pekas ut och berätta vad du har fått veta om händelsen och fråga hur hen uppfattar händelsen, vad hen minns att hen sa eller gjorde. Fråga den utpekade om det finns något hen vill lägga till eller korrigera. Anteckna huvuddragen i det som sagts och låt hen läsa de renskrivna anteckningarna och eventuellt komplettera om något missuppfattats.
3. Finns det mejl eller skärmdumpar som stödjer det de berättar, be om att få det.
4. Finns det vittnen som kan tillföra något till utredningen behöver du prata med dem. Utgå från samma förutsättningar som vid samtalen med de berörda.
5. Nu kan du ha ett underlag som räcker för att du ska kunna avgöra vad grundproblemet är. Stäm av med din HR-partner för att få stöd i att avgöra om det behövs en fullständig strukturerad utredning eller om ni har tillräcklig information för bedömningen av om det som hänt kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier.
6. Skriv en sammanfattande rapport om vilka du pratat med, vilket underlag du har tagit del av och vad du har kommit fram till. Diarieför rapporten i w3d3.
7. Återkoppla vad du kommit fram till för den som känner sig utsatt och den som pekats ut. Rapporten ska kunna hjälpa de berörda att förstå ditt utifrånperspektiv och grunden för dina slutsatser.
8. Tillsammans med relevant stöd kan du nu analysera bakomliggande orsaker och arbeta fram åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.
9. Sätt in åtgärder för att komma tillrätta med problemet. Handlar det om en konflikt kan det vara lämpligt med ett trepartssamtal. Prata med din HR-partner om lämpligt stöd, till exempel genom upphandlade leverantörer.
10. Kom ihåg att notera i IA-systemet vad du som chef har kommit fram till och vad du sätter in för åtgärder. Gäller det individåtgärder skriver du bara ”individåtgärder”, eftersom de inte är arbetsmiljöåtgärder utan hör till misskötsamhetsprocessen. Skriv vilka arbetsmiljöåtgärder du har satt in efter riskbedömning.
11. Kommer du fram till att det som hänt är trakasserier som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna eller att det är sexuella trakasserier, måste du slå fast det som chef. Skriv en notering i IA-systemet. 

Om ärendet är mer komplext och svårbedömt än vad det verkade

Om du under en enkel utredning upptäcker att ärendet är mer komplext och svårbedömt än vad det verkade behöver du ta en paus i utredandet och prata med din HR-partner. Det är fullt möjligt att byta till en strukturerad utredning med en annan utredare eller till en extern utredare om det visar sig att det behövs. Kontakta gärna SFAD-samordnaren på fakulteten/motsvarande för stöd i sådant fall. Behövs mer stöd får ni gärna kontakta SFAD-samordnaren på fakulteten/motsvarande för stöd i sådant fall. Behövs mer stöd får ni gärna kontakta sektionen HR eller SFAD-teamet tillsammans,

• Läs mer om en strukturerad utredning
• Läs mer om centrala begrepp och definitioner
• Läs mer om resultat, åtgärder och förebyggande arbete