För att en person ska kunna ansöka om arbetstillstånd måste befattningen, i enlighet med Migrationsverkets regelverk, annonseras ut i Sverige och i EU under minst 10 dagar på Arbetsförmedlingens platsbank. Då syns annonsen även i den europeiska platsbanken EURES. Det är möjligt att annonsera även på annat sätt men då måste man bevisa att annonseringen nått ut i hela EU.

När du ska anställa någon från ett land utanför EU (Migrationsverket)

Kravet på annonsering gäller enbart vid nyrekrytering.

Annonsering vid platsbanken sker via utlysning i rekryteringssystemet Varbi Vid frågor kring utannonseringen, kontakta HR vid institutionen eller fakulteten.

Spara platsbankens annonsnummer

Det är viktigt att man sparar platsbankens annonsnummer, detta används nämligen vid arbetstillståndsansökan. 

Det är inte möjligt att ansöka om arbetstillstånd om befattningen inte har annonserats på platsbanken. 

När verksamheten vet vem man vill anställa behöver Migrationsverket få information om uppgifter om företaget/universitetet, anställningen samt den person som ska anställas.

Den som lämnar informationen behöver namn, födelsedatum, medborgarskap, utbildning och mejladress för den som ska anställas samt SSYK-kod (enligt SSYK2012) för det aktuella yrket.

Informationen lämnas via Migrationsverkets e-tjänst som nås via webbsidan nedan.

När du ska anställa någon från ett land utanför EU (Migrationsverket)

När du påbörjat e-tjänsten kan du när som helst logga ut för att vid ett senare tillfälle logga in och fortsätta.

Viktig information i sammanhanget kan vara:

• SNI-kod: 85420 för Lunds universitet  
• Antal anställda: 8000 (2020) 
• Organisationsnummer: 202100-3211 
• Start för företagets faktiska verksamhet: 1668-01-28
• Yrkesklassificeringskoden (SSYK); se Statistiska centralbyråns yrkesregister. Observera att koden inte alltid passar helt, välj i så fall det alternativ som passar bäst. 
• Annonseringsdatum samt Platsbankens ID-nummer för annonsen (kontakta personalsamordnare på institutionen/fakulteten om du behöver hjälp med dessa uppgifter!) 

Uppgifter om anställningsvillkoren:

• Fackförbund kollektivavtalet är tecknat med: ange något av fackförbunden Saco, SEKO eller OFR. 
• Gäller från och med 1 juni 2013. 

Försäkringar:

• Sjukförsäkring: Villkorsavtal 
• Trygghetsförsäkring: AFA 
• Livförsäkring: TGL-S 
• Tjänstepensionsförsäkring: PA-03 alt PA-16. 

Som arbetsgivare ska man ge berörd facklig organisation tillfälle att yttra sig över de anställningsvillkor som erbjuds. Observera att detta är nödvändigt för att arbetstillstånd ska beviljas. 

Arbetsgång

1. Institutionen skickar dokumentation som klargör villkoren (i regel ett anställningserbjudande) för den tilltänkta anställningen per (intern) post HS29 till berörda fackliga organisationer. Skriv tydlig avsändare inklusive HS.
2. Det fackliga yttrandet skickas sedan tillbaka till institutionen med fackets underskrift. 
3. Institutionen ska därefter skanna in det fackliga yttrandet och skicka vidare till Migrationsverket, via webben. Bifoga även eventuell annan dokumentation som efterfrågas.
4. Arbetstagaren får därefter ett mail med instruktioner för att fylla i sin del av ansökan. 

Arbetsgivaren har därmed slutfört sin del av processen gentemot Migrationsverket (men observera, behöver likväl förse arbetstagaren med mer dokumentation).

Resterande delar sköts av sökanden/ arbetstagaren. Instruktioner kommer via mejl från Migrationsverket, direkt till personen.

Fullständiga instruktioner finns också på Migrationsverkets webbplats:

Så ansöker du om arbetstillstånd (Migrationsverket)

När facket har yttrat sig och alla andra förutsättningar finns för att gå vidare med anställningen skapas ett anställningsavtal som klargör villkoren för anställningen.

Avtalet ska vara undertecknat av både arbetsgivaren och arbetstagaren. Migrationsverket godkänner skannade handskrivna underskrifter.

Ladda ner svensk och engelsk mall för anställningsavtal vid ansökan om arbetstillstånd, på sidan HR-blanketter och mallar

Arbetstagaren bifogar anställningsavtalet i ansökan om arbetstillstånd, betalar eventuella avgifter och avslutar ansökan. 

Både arbetstagaren och arbetsgivaren får ett mejl med en bekräftelse på att ansökan är inskickad. Migrationsverket kommer att kontakta er om det behövs mer information.

Information om beslut i arbetstillståndsärendet skickas per e-post till den sökande när detta är fattat. Själva beslutet skickas till den ambassad personen har uppgivit i sin ansökan. 

Observera att tillståndet måste vara beslutat innan avresa från hemlandet!

Institutionen får ett meddelande om beslutet per post.

Spara dokument i Varbi

Arbetsgivaren måste spara de dokument som visar att en arbetstagare har rätt att vara och arbeta i Sverige.

Dokumenten ska sparas under hela anställningstiden och minst 12 månader därefter. Beslutet och övriga dokument som rör tillståndsärendet skall därför laddas upp i anställningsärendet i rekryteringssystemet Varbi.

Arbetstillståndets giltighetstid

I de flesta fall gäller tillståndet för den tid anställningen gäller men aldrig längre tid än passet är giltigt. Ett arbetstillstånd kan beviljas för högst två år i taget. Därefter måste det förnyas.   

Anställningsbeslut – inte samma som anställningsavtal

När positivt beslut om arbetstillstånd finns ska verksamheten fatta ett anställningsbeslut för tredjelandsmedborgaren. Notera att detta är en skild handling från tidigare nämnda anställningsavtal.

Underrätta Skatteverket

När institutionen går vidare med anställningen behöver man även underrätta Skatteverket när man anställer en medborgare från ett land utanför EU. Detta görs genom att fylla i en blankett hos Skatteverket:

Anställning av tredjelandsmedborgare (Skatteverket)

Uppehållstillståndskort är bevis på att man har tillstånd att vistas under en längre tid i Sverige.

Kortet har ett datachip som innehåller biometriska uppgifter. Observera att kortet inte uttryckligen visar vilket slags tillstånd (studier, anknytning och så vidare) en person har, men ger uppgift om tillståndets längd. 

Observera vidare att visum och uppehållstillstånd är två olika processer för olika ändamål. Man ska ansöka om visum för kortare vistelser (upp till 90 dagar under en 180-dagarsperiod) medan man ska ansöka om uppehållstillstånd för vistelser som är längre än 90 dagar. Ett visum klistras in i sökandens pass medan ett uppehållstillståndskort utfärdas för utlänningar med uppehållstillstånd. Frågan om en sökande behöver visum till Sverige eller inte har dock bäring på var och när sökanden kan få sitt uppehållstillståndskort. 

Medborgare som behöver visum för att resa in i Sverige

De medborgare som behöver visum för att resa in i Sverige ska så snart som möjligt besöka närmsta svenska ambassad för att bli fotograferade samt lämna fingeravtryck så att Migrationsverket kan tillverka uppehållskortet och se till att detta levereras korrekt. Detta går bra att göra redan innan beslut om uppehållstillstånd har fattats för att snabba på processen. Uppehållstillståndskortet ska visas upp tillsammans med pass vid inresa till Sverige.

Observera att det tar cirka fyra veckor att tillverka och leverera uppehållstillståndskortet. Kortet skickas till den sökande i hemlandet eller hämtas via ambassaden. 

Läs mer om länder vars medborgare behöver visum för inresa i Sverige, på regeringens webbplats

Medborgare som inte behöver visum för att resa in i Sverige

De medborgare som inte behöver visum för att resa in i Sverige kan ordna uppehållstillståndskort när de är på plats i Sverige. Ansökan, fotografering och biometri görs hos Migrationsverket så snart som möjligt efter ankomst. Det går bra att boka tid för detta på deras hemsida. 

Medföljande familjemedlemmar kan få uppehållstillstånd för samma tidsperiod som arbetstagaren om de uppfyller villkoren för detta. Som familjemedlem räknas make/maka, sambo, egna eller partnerns ogifta barn under 18 år. 

Ansökan

Om hela familjen vill komma till Sverige samtidigt så är det arbetstagaren som ansöker för familjen i sin egen webbansökan.

Om han eller hon redan är i Sverige kan familjemedlemmar göra sin egen webbansökan. 

Arbetstagaren ska ansöka om förnyat arbetstillstånd innan det nuvarande tillståndet slutar gälla.

Migrationsverket påminner inte

Migrationsverket skickar dock inte ut någon påminnelse så det gäller, både för individen och för HR/chef, att hålla kolla på datumen för tillståndet själv. 

Observera att om förlängning inte söks i tid så har vederbörande inte rätt att ha kvar sin anställning till dess att nytt tillstånd finns på plats. 

Medföljande familj i samma ansökan

Om personen har medföljande familj som också vill förlänga sitt tillstånd, ska personen söka för dem i samma ansökan.

Ansökan om förlängning ska inte lämnas in tidigare än fyra månader innan arbetstillståndet slutar gälla, om ansökan avser samma arbetsgivare och yrke som innan. 

Rätten att arbeta

Om personen har haft arbetstillstånd i sex månader eller längre och ansöker om nytt tillstånd innan det gamla går ut har personen rätt att fortsätta arbeta hos samma arbetsgivare i väntan på beslut. 

Kan bli problematiskt att resa

Däremot kan det bli problem att åka utanför Sverige innan det förlängda tillståndet har blivit beviljat. Vissa länder tar inte emot personer som inte har arbetstillstånd beviljat i det land de vistas i. Det kan också bli problem att resa tillbaka till Sverige utan ett nytt tillstånd om det gamla har gått ut. 

Viseringsfria personer kan dock nyttja 90 dagar av fri rörlighet för att korsa gränserna ovanpå det gamla tillståndet. Vid en sådan resa ska individen ha med sig all dokumentation om det tidigare uppehållstillståndet och den nya ansökan.

Nytt anställningserbjudande samt nytt fackligt yttrande  

Observera att du som arbetsgivaren måste påbörja ansökan om förlängning genom att registrera ett nytt anställningserbjudande samt nytt fackligt yttrande. Ansökan görs sedan av medarbetaren, på Migrationsverkets hemsida: 

Extending a work permit (Migrationsverket)

Nytt uppehållstillståndskort

Om arbetstagaren beviljas arbetstillstånd för mer än tre månader får personen ett nytt uppehållstillståndskort.

Arbetstagaren, och eventuellt medföljande familj, ska så snart som möjligt besöka Migrationsverket för att bli fotograferad och lämna fingeravtryck. Foto och fingeravtryck alltid måste lämnas oavsett om det är en förstagångsansökan eller förlängningsansökan. Dessa uppgifter sparas inte av Migrationsverket.  

Beslut och kort till arbetstagarens svenska hemadress

Beslut om arbetstillstånd och uppehållstillståndskortet skickas till arbetstagarens hemadress i Sverige.

En person som har haft arbetstillstånd som arbetstagare och arbetat i sammanlagt fyra år under de senaste sju åren kan få permanent uppehållstillstånd.

Personen ska ha arbetat för den arbetsgivare och med det yrke som man har haft arbetstillstånd för. 

Tillståndets giltighetstid

Tidigare var en arbetstillståndshavare skyldig att vistas och arbetat i Sverige i minst 42 av de 48 månader som de har haft tillstånd för att få permanent uppehållstillstånd.

Migrationsverket har dock nu höjt den nedre gränsen till 44 månader, vilket innebär att arbetstillståndshavare bör se till så att de reser in i Sverige så nära startdatumet för sitt arbetstillstånd som möjligt.

Kom även ihåg att ett arbetstillstånd ska återkallas om en arbetstagare inte hinner resa in i Sverige och påbörja sitt arbete inom 4 månader.