Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Tidiga signaler om ohälsa

Du som chef ska uppmärksamma och reagera på tidiga signaler om ohälsa hos dina anställda. Här hittar du exempel på signaler och stöd i vad du ska göra.

Lunds universitets anpassnings- och rehabiliteringsprocess inleds redan när tidiga signaler om ohälsa uppkommer. Det är viktigt att du som chef agerar så tidigt som möjligt, det vill säga att du sätter in lämpliga stödåtgärder när du märker någon slags beteendeförändring. Allt för att undvika att dina anställda hamnar i långa anpassnings- och rehabiliteringsprocesser.

Ta del av nedanstående exempel på tidiga signaler om ohälsa. 

Exempel på tidiga signaler kan vara att en anställd

  • har svårigheter att passa tider,
  • drar sig undan, blir tyst och inåtvänd,
  • presterar sämre,
  • uppvisar irritation, aggressivitet, oro, rastlöshet,
  • arbetar överambitiöst, negligerar värk,
  • har ett förändrat mönster i korttidsfrånvaron, exempelvis ofta borta fredag-måndag, 
  • har upprepad korttidsfrånvaro,
  • tänjer på flextiden eller har ett högt flexsaldo.

Det finns en mängd olika känslomässiga symtom som kan utgöra tidiga varningssignaler:

  • Oro och ängslan.
  • Overklighetskänslor.
  • Koncentrationssvårigheter.
  • Glömska.
  • Osäkerhet.

Det finns fysiska inslag som kan vara tecken på ohälsa:

  • Hjärtklappning.
  • Yrsel.
  • Spända muskler.
  • Matsmältningsproblem.
  • Trötthet.
  • Hög infektionskänslighet.

Det här ska du som chef göra

Du som närmaste chef har ansvar för att vara uppmärksam på arbetsmiljön, vilket bland annat innebär att du ska ha en fortlöpande kontakt och dialog med dina anställda. Tecken på att en anställd inte mår bra kan upptäckas om du som chef tar dig tid att lyssna och aktivt söka information. Var lyhörd och observant på beteenden och dokumentera vad du upptäcker för att se förändringar över tid. Du som chef ska inte ställa diagnos, men ska reagera på sådant som inte fungerar i arbetssituationen.

Även dina anställda har ett ansvar att signalera till dig som chef om något inte står rätt till. Uppmuntra dina anställda att ta kontakt med dig om de känner sig stressade eller fysiskt belastade.

Omtankesamtal

Lunds universitets anpassnings- och rehabiliteringsprocess har rutiner vid tidiga signaler om ohälsa. Rutinerna innebär att du som chef har ett omtankesamtal med den anställda när något av nedanstående inträffar:

  • Så snart som möjligt efter att du har fått veta att den anställda är sjuk.
  • När den anställda informerar dig om behov av arbetsanpassning.
  • När den anställda visar tecken på ohälsa trots närvaro på arbetsplatsen.
  • När den anställda har varit frånvarande på grund av sjukdom vid 3 tillfällen under de senaste 6 månaderna.
  • Dag 15 i en sjukskrivning.

Syftet med omtankesamtalet är att 

  • upptäcka ohälsa eller risk för ohälsa på ett tidigt stadium,
  • ta reda på om den anställde behöver arbetsanpassning,
  • förkorta eventuell sjukskrivning genom arbetsanpassning tidigt i sjukskrivningen.

Ett omtankesamtal är ett informellt samtal mellan chef med personalansvar och anställd. Fokus för samtalet är enkelhet och omtanke.

Att tänka på inför samtalet

  • Hur har eventuell frånvaro sett ut ett år tillbaka i tiden? Uppgifter finns i Adato och Primula.
  • Hur ser flextidssaldot ut? Gäller för teknisk/administrativ personal.
  • Vilken är huvudorsaken till eventuell frånvaro?
  • Vilka eventuella tecken på ohälsa har du sett hos den anställda? Se "Chefsstöd tidiga signaler om ohälsa" ovan.
  • Vilka tänkbara idéer till anpassning av arbetet eller stöd finns? Läs om arbetsanpassning.

Dokumentation

De anpassningar och åtgärder som ni kommer fram till i omtankesamtalet ska dokumenteras i Adato, antingen som en prehabanteckning i den anställdas personakt eller i en anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan i den anställdas ”rehabärende”.

Stöd

Kontakta din HR-partner om du vill ha råd och stöd inför samtalet.

Omtankesamtal används i olika situationer

Nedan följer exempel på frågor som kan ställas och vilken information som kan ges. Vissa frågor har ni kanske redan pratat om och vissa frågor behöver ställas på nytt. Du som chef avgör vad som känns relevant utifrån aktuell situation.

  • Hur mår du? Vad har hänt?
  • När tror du att du kommer att vara åter i arbete?
  • Finns det arbetsuppgifter som behöver tas omhand under din frånvaro?
  • Finns det någon del av arbetet som du skulle kunna utföra?
  • Behöver du hjälp med att prioritera kring arbetsuppgifter när du är åter i arbete?
  • Kan vi anpassa arbetet i övrigt för att underlätta återgång i arbete?
  • Vilken information kan jag lämna till kollegorna?
  • När ska vi höras igen?

  • Hur går det? Hur har du det?
  • Vad fungerar bra i arbetet och vad är mer utmanande för dig?
  • Finns det något samband mellan ditt mående och arbetsplatsen?
  • Hur ser din återhämtning ut, under en arbetsdag och efter arbetet?
  • Finns det faktorer utanför jobbet som påverkar ditt arbete?
  • Kan vi anpassa eller förändra något i din nuvarande arbetssituation?
  • Finns behov av medicinsk bedömning eller behandling inom hälso- och sjukvården?
  • Kan kontakt med hälso- och sjukvården gällande förebyggande sjukpenning vara ett alternativ?
  • Finns behov av kontakt med företagshälsovården för råd gällande arbetslivsinriktade åtgärder?
  • Information om anonyma tester kring hälsovanor samt råd och stöd via Företagshälsovårdens sida på Medarbetarwebben.
  • Information om att en anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan ska tas fram i det fall den anställde uppnår 6 sjukfrånvarotillfällen på 12 månader.

  • Vad kan du som chef göra för att underlätta återgång till arbete?
  • Vad kan den anställda själv göra för att underlätta återgång till arbete?
  • Kan andra tillfälliga arbetsuppgifter erbjudas under en tydligt avgränsad period?
  • Kan kontakt med vården för förebyggande sjukpenning vara ett alternativ?
  • Vilken information kan lämnas till kollegorna?
  • Vilken information kan den anställda behöva om vad som händer på arbetsplatsen under eventuell frånvaron?
  • Information till den anställda om att en anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan ska tas fram senast dag 30 i en längre sjukskrivning.
  • Tid för uppföljande möte eller tid för anpassnings- och rehabiliteringsmöte om sjukfrånvaron väntas bli längre än 30 dagar.
  • Information om att arbetstagarorganisationen (den fackliga organisationen) kan fungera som ett stöd i anpassnings- och rehabiliteringsprocessen, om den anställda önskar det.
  • Information om ansvar och roller i arbetet med anpassning och rehabilitering – både för dig som chef och den anställda. Se foldern om anpassnings- och rehabiliteringsprocessen på Medarbetarwebben (uppdateras inom kort).

Inrapporterad frånvaro

All inrapporterad frånvaro finns i Primula. Ta stöd av din HR-partner för att ta del av frånvaron för en enskild anställd. I de fall där frånvarorapportering saknas är kommunikationen mellan dig som chef och den anställda ännu viktigare.

Logga in i Primula

Avstämning flextidsrapporter för teknisk/administrativ personal

Flextidsavtalet ger anställda möjlighet att inom givna tidsramar själv bestämma arbetstidens förläggning. Vid varje kalendermånads slut gör du som chef en avstämning av de anställdas rapporterade arbetstid. Denna genomgång kan ge dig tidiga signaler på ohälsa.

Fysisk aktivitet på recept

Ett konkret verktyg för att förebygga ohälsa kan vara Fysisk aktivitet på recept (FaR). Metoden innebär att den anställda får ett recept förskrivet på fysisk aktivitet för gruppaktivitet alternativt individuell aktivitet.

Det är medicinsk personal vid Företagshälsovården/hälso- och sjukvården som bedömer behov av FaR och utfärdar recept.

Lunds universitets riktlinjer och rutiner för Fysisk aktivitet på recept (FaR) (pdf 168 kB, ny flik)

Kontakt

Kontakta din närmaste HR-funktion på fakultetsnivå/motsvarande.


Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden. 

Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.

Företagshälsovården

Ta i första hand hjälp av din HR-partner. Företagshälsovården finns dock också tillgänglig för råd och stöd.

Företagshälsovården
+46 46 222 32 80
Företagshälsovården