4 Besluta om att anställa

Innehåll på sidan:

• Processkarta
• LFN skriver yttrande i protokoll
• Samtal om anställningsvillkor, startdatum med mera
• Beslut om anställning och anslagsbeslut
• Återkoppling till de som inte fått anställning
• Möjlighet att överklaga anställningsbeslut
• Avbryta en rekrytering – går inte att överklaga

Processkarta

Ladda ner processkartan (JPG 413 kB, ny flik).

LFN skriver yttrande till protokoll

I enlighet med arbetsordningen ska LFN formulera ett yttrande när slutkandidaten ska föreslås för anställning. Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla en samlad bedömning av vad som lett till att slutkandidaten föreslås. Viktningen mellan de olika kraven och meriterna ska vara tydlig.

Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås för anställningen samt namnen på övriga kandidater som beaktats. Yttrandet är ett viktigt underlag vid ett eventuellt överklagande eller anmälan om diskriminering. Nämnden beslutar att avge yttrandet, som en del i nämndens protokoll.

Yttrandet ska sparas i ärendet i rekryteringssystemet.

Samtal om anställningsvillkor, startdatum med mera

I de flesta fall är det den rekryterande chefen som tar kontakt med slutkandidaten och erbjuder anställning. Inför det samtalet ska chefen ha klart för sig vilka villkor som ska gälla för anställning, till exempel önskat startdatum, hur hög lönen får vara, hur ett eventuellt startpaket kan se ut och hur mottagande kan gå till.

Chefen bör också säkerställa att slutkandidaten är införstådd med att Lunds universitet är en myndighet och att det för med sig vissa rättigheter och skyldigheter. Det är också viktigt att chefen informerar om att beslutet om anställning kan överklagas av de andra sökande.

En framgångsfaktor är att bjuda in kandidaten att besöka verksamheten under en eller ett par dagar. Får kandidaten träffa några av de hen ska arbeta med, se lokaler och kanske få en guidad tur genom universitetsområdena och Lund, kan det uppfattas som mycket positivt och välkomnande. Det ger också bättre förutsättningar för en god start på anställningen.

Besluta om att anställa slutkandidaten

Det är viktigt att informera rekryterande chef om att muntligt avtal gäller. Därför ska rekryterande chef/prefekt alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-funktionen) innan slutligt erbjudande om anställning och lönenivå ges till kandidaten.

När verksamheten meddelar överenskommen lön och startdatum/slutdatum samt kontroll av medborgarskap och behov av uppehållstillstånd ska HR LFN förbereda för ett anställningsbeslut i Primula. Ibland skriver verksamhetens HR-/personalfunktion anställningsbeslutet i Primula, men ska beslutet skrivas under av rektor för universitetet är det alltid HR LFN som hanterar beslutet.

På grund av rätten för de övriga sökande att överklaga anställningsbeslutet ska anställningens startdatum vara satt efter överklagandetidens utgång. Överklagandetiden går ut tre veckor efter det att beslut om anställning (aven kallat anslagsbeslut) satts upp på Byrålogens anslagstavla. Anställningsbeslutet ska skrivas under av den som har rätt att fatta beslut om anställningen.

För anställningar som biträdande universitetslektor och universitetslektor är det fakultetens dekan som har rätt att fatta beslut. Vid anställning av professor ska beslutet fattas av universitetets rektor. Fattat beslut ska skickas via rekryteringssystemet till facken (enligt RALS-avtalet) och sedan arkiveras i rekryteringssystemet. Originalet skickas till den anställde tillsammans med information om att vara nyanställd vid Lunds universitet.

Meddela beslut om anställning

Ett särskilt beslut (anslagsbeslut) skapas i rekryteringssystemet och skickas via rekryteringssystemet till vaktmästeriet på Byrålogen för att anslås på universitetets anslagstavla på Byrålogen i tre veckor. Anställningsbeslutet vinner laga kraft när anslagsbeslutet suttit på anslagstavlan i tre veckor.

Om anställningsbeslutet, som innehåller personuppgifter, skickas till vaktmästeriet istället för anslagsbeslutet, kommer detta inte att anslås och därmed kommer anställningen inte vinna laga kraft.

Alla sökande ska få information om att anslagsbeslutet sitter på Byrålogen och hur länge det sitter uppe.

Besöksadress till Byrålogen är Sandgatan 5 i Lund. 

Återkoppling till de som inte fått anställning

Det är viktigt att de kandidater som inte får en anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling om varför de inte har gått vidare i processen.

De kandidater som inte varit på intervju meddelas av HR LFN via rekryteringssystemet att anställningen är beslutad. De ska också få information om var de kan hitta beslutet om anställning (Byrålogens anslagstavla). 

Överklagande möjligt under tre veckor

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet enligt 21 § Anställningsförordningen (AF). Det är därför viktigt att följa rekryteringsprocessen med tydlig utlysning och dokumenterad urvalshantering och referenstagning. 

Den som vill överklaga måste lämna in sitt överklagande till universitetet senast tre veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla. Därför ska anställningens startdatum vara satt efter överklagandetidens utgång. Det är bara de kandidater som sökt men inte erbjuds en anställning som kan överklaga beslutet.

• Läs mer om förvaltningsrättsliga principer, på Medarbetarwebben
• Läs mer om rutin för överklagan, i Regelverket på Medarbetarwebben

Avbryta en rekrytering – går inte att överklaga

Det kan finnas olika anledningar till att det inte går att fullfölja en rekrytering, till exempel om det inte finns några kvalificerade sökande, eller om den enda kvalificerade kandidaten tackar nej.

För att kunna avbryta en rekrytering behöver ärendet först MBL-förhandlas. Beslutet ska vara sakligt motiverat. HR-LFN kan mer om MBL-processen. Efter MBL-förhandlingen kan dekan eller rektor för universitetet (vid professorsrekrytering) fatta beslut om att avbryta rekryteringen.

Ett sådant beslut kan inte överklagas.

Gå tillbaka till steg 1 i processen: 1 Förbereda, behovsanalys, jäv och kravprofil | HR-webben