En strukturerad utredning

Innehåll på sidan:

• Innan utredningen startar
• Arbetsgången i en strukturerad utredning
  • Processkarta
• Viktiga saker att tänka på i utredningsarbetet
• Att möta någon som utsatts för något som uppfattas som sexuella trakasserier
• Att utreda trakasserier som har samband med diskrimineringsgrunderna

Innan utredningen startar

Du som chef kan behöva tillsätta en strukturerad utredning vid en eventuell kränkning i de fall det utredande samtalet inte gett tillräcklig information. Fundera då noga över vem som är lämplig som utredare. Det ska vara någon som har kunskap om kränkningar enligt aktuell lag, är opartisk och kan hantera eventuella integritetskonflikter. Utredaren behöver vara analytisk och kunna möta båda parter och eventuella vittnen på ett vänligt men korrekt sätt. Inga personliga band, som släktskap eller nära vänskap/ovänskap får finnas mellan utredaren och de berörda. 

Fundera över om det behövs en eller två utredare. I mer komplexa ärenden är det en fördel att vara två, där den ena kan lyssna och ställa frågor medan den andra för anteckningar under samtalet. De har också hjälp av varandra när de ska analysera materialet och komma fram till en slutsats.

När du som chef utsett utredare är nästa steg att informera de berörda om att du har utsett en utredare, vem det är och vad det innebär. Du ska också lämna ut "Information till dig som är med i en utredning om kränkning till de berörda".

Ladda ner Information till dig som är med i en utredning om kränkning (Word 112 kB, ny flik)

• Du ska informera de anställda som är berörda om att de gärna får ha med sig en facklig företrädare eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen. Vi rekommenderar inte att skyddsombud är stöd till någondera part i ett sådant ärende.
• självklart får stöd via Företagshälsovården eller upphandlade leverantörer.
• Du ska informera eventuella studenter som är berörda om att de gärna får ha med sig en kårrepresentant eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen.
• självklart kan vända sig till Studenthälsan för stöd.

Du som chef ska också ge all relevant information som du har till utredaren.

Arbetsgången i en strukturerad utredning

Här följer en beskrivning av arbetsgången i en strukturerad utredning. Arbetsgången presenteras i kronologisk ordning.

Processkarta för utredningsarbetet

1. Starta ett utredningsärende i diariet om utredningen 

Det första utredaren/na ska göra är att starta ett utredningsärende i diariet. Det blir ofta mycket material som behöver bevaras i ett utredningsärende.

Alla renskrivna minnesanteckningar och inkomna dokument som bidrar till utredningen (mejl, skärmdumpar eller annat) ska diarieföras och hållas samman i utredningsärendet. Risken är stor att kränkningsärendet annars blir oöverskådligt.

Läs mer om diarieföring och sekretess

2. Samtala med de berörda

Utredaren/na ska hålla individuella samtal med de berörda, det vill säga den som känt sig utsatt och den som upplevs ha utsatt den andra. Se till att samtalen sker på en avskild, ostörd, säker och om möjligt neutral plats.

Samtalen syftar till att ta reda på vad som har hänt, utan förutfattad mening från utredaren. Båda parter ska få möjlighet att berätta sin version av det inträffade och kan komplettera med information om eventuella vittnen och underlag som stödjer deras version. Båda ska få möjlighet att svara på vad den andra påstår har hänt, för att kunna ge sin version och möjlighet att komma med andra uppgifter som stödjer deras version. Svaren/replikerna kan göras per mejl eller i kortare samtal digitalt om det fungerar för utredningen och de berörda.

3. Dokumentera och verifiera samtalen

Samtalen ska dokumenteras i minnesanteckningar. De berörda ska få möjlighet att läsa de renskrivna minnesanteckningarna från sina egna samtal och att skriftligen komplettera i separata dokument. Det är utredaren/na som äger sina minnesanteckningar och de berörda kan endast komplettera med sin bild av samtalet. Både minnesanteckningar och kompletteringar ska diarieföras i utredningsärendet.

4. Samtala med eventuella vittnen

Utredaren ska sedan samtala med eventuella vittnen. Även här rekommenderas en avskild, ostörd, säker och neutral plats. Prata med de som uppges vara vittnen och be dem beskriva det som hände. Dokumentera och diarieför på motsvarande sätt som samtalen med de berörda. Var öppen med att det de säger kommer att dokumenteras och att det ibland kan ställas följdfrågor till de berörda.

5. Samla in övriga fakta

Utredaren/na ska samla in övrig fakta som behövs för att kunna utreda ärendet. Det kan till exempel handla om riktlinjer, rutiner, mejl eller annan dokumentation som behövs. Ibland kan detta material leda till följdfrågor till de berörda eller eventuella vittnen.

6. Skapa en helhetsbild av händelsen

Utredaren ska sedan skaffa sig en helhetsbild av händelsen utifrån den information som finns. De berörda ska få möjlighet att bemöta eventuell ny information som utredaren har fått fram om dem eller händelsen. 

Helhetsbilden kan synliggöra frågor som inte är besvarade. Utredaren behöver i så fall utforska dessa vidare, om det är så att de har betydelse för händelsen och bedömningen av om den är en kränkning enligt lag. Även dessa efterforskningar ska diarieföras.

Helhetsbilden ska klargöra vad som hände: vem sa vad, vem gjorde vad, vem var där, när hände det och liknande.

7. Analysera och bedöm materialet

Utredaren måste nu avgöra om hen kan komma fram till vad som har inträffat och om det på något sätt går att skaffa mer information om händelsen. Det kan hända att det inte finns mer material att samla in och då får utredaren utgå från det som redan finns. Det är inte alltid som det går att avgöra vad som har hänt.

Går det att konstatera att ett visst händelseförlopp har skett bedömer utredaren/na sedan om det som hänt kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier. Finns det information i underlaget som pekar på faktorer i den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön som kan ha påverkat händelsen? Då ska det noteras och sedan inkluderas i den rapport som ska skrivas.

Om utredaren inte ens på ett sannolikt plan kan slå fast vad som har hänt kan hen inte heller göra en bedömning av vilken typ av kränkning det skulle kunna vara. Det ska i så fall framgå tydligt i rapporten.

Läs mer om definitionen av kränkningsbegreppen

8. Skriv en rapport

Utredaren ska skriva en rapport som på ett strukturerat sätt beskriver utredningen, utredarens resonemang samt utredningens resultat. Det ska vara enkelt att följa hur utredaren kommit fram till sina slutsatser. Stäm gärna av med något stöd, till exempel en HR-partner eller SFAD-samordnare. Utredningsrapporten ska diarieföras i utredningsärendet. Mottagande chef ansvarar för att utredningens diarienummer skrivs in i rutan Utredning i händelsen i IA-systemet. 

Rapporten ska inledas med en saklig beskrivning av

• vad som lett fram till utredningen,
• vem som beställt utredningen,
• vem/vilka som gjort utredningen och på vilka grunder den/de utsetts,
• vilka som bidragit med sina berättelser och när,
• avgränsningar – vad kommer inte utredas och varför,
• ett avsnitt per händelse, där varje händelse följs av de berördas syn på händelsen och sammanfattas i en kommentar från utredaren: vad har hänt (om det kan bevisas), vad kan ha orsakat det och om det är en kränkning i lagens mening.

Rapporten ska också ha ett avsnitt med definitionen av den specifika kränkningen som avses och vilka av universitetets riktlinjer som har betydelse för det som hänt, till exempel strategiska planen, arbetsmiljöpolicyn eller lika villkorsplanen.

Rapporten bör sedan avslutas med en sammanfattning av händelsen/erna som utretts och bedömningen av den/dem. Här kan utredaren även skriva om hen noterat något annat i arbetsmiljön som chefen behöver veta, till exempel att det är otydliga roller som lett till att det uppstått konflikter som i sin tur lett till eventuell kränkning.

Konkreta rekommendationer ska dock undvikas om utredaren inte är mycket kunnig i arbetsmiljöfrågor eller arbetsgivarrollen. Eventuella rekommendationer måste vara generellt hållna eftersom utredaren inte har full insyn i allt som pågår på arbetsplatsen och riskerar att skada den med felaktiga råd. Det är framförallt chefens ansvar att tillsammans med relevant stöd analysera bakomliggande orsaker och arbeta fram åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Om åtgärderna handlar om individer ska alltid HR-partner involveras. Handlar det om mer allmänna arbetsmiljöåtgärder ska skyddsombudet involveras i riskbedömningen och arbetet med att ta fram åtgärderna.

Ladda ner rapportmall på sidan Blanketter och mallar

9. Återkoppla till beställande chef och eventuellt de berörda

Utredaren/na ska slutligen återkoppla utredningen och slutsatserna till beställande chef samt överlämna rapporten. Ibland kan det vara bra att utredaren tillsammans med beställande chef återrapporterar till de berörda, det vill säga den som upplevt sig utsatt och den som pekats ut. Då får de möjlighet att ställa frågor till utredaren/na om det är något de undrar över i rapporten. Beställande chef ansvarar för att berätta om vad som händer framöver och vilka eventuella åtgärder som kommer att sättas in. Om de berörda har olika chefer ska deras närmaste chef vara med vid återkopplingen. I sådana fall är det bra om HR-partner är med vid alla återkopplingar för att hålla ihop ärendet.

De berörda kan ha synpunkter på utredningen, både på innehållet i rapporten, hur utredningen har gjorts och slutsatserna som dragits. Det måste utredaren vara beredd på. Hen behöver därför vara trygg i sitt arbete och kunna förtydliga oklarheter på ett respektfullt sätt. Utredarens chef behöver stämma av med hen regelbundet under utredningens gång och erbjuda samtalsstöd.

Viktiga saker att tänka på i utredningsarbetet

Utredaren måste tänka på hur hen bemöter de personer som hen träffar under utredningens gång. Det kan vara mycket känslosamt för både den som känt sig utsatt och den som blivit utpekad. Det kan hända att de delar med sig av information som inte har en direkt koppling till utredningen eller den aktuella händelsen och utredaren måste kunna förhålla sig till det.

Var noga med att stämma av att de berörda har fått dokumentet. Information till dig som är med i en utredning om kränkning, som finns att ladda ner ovan. Påminn om att det som sägs i samtalen under utredningen kommer att skrivas ner och diarieföras och att man inte kan ta tillbaka något man har sagt.

Att möta någon som utsatts för något som uppfattas som sexuella trakasserier

Sexualitet och sex är känsliga ämnen för väldigt många. Det kan vara förknippat med skam och skuld och handla om upplevda förväntningar från andra på hur man ska vara. Dessa förväntningar kan vara svåra för den enskilda att hantera. Det är därför viktigt att gå försiktigt fram. Därför är det extra viktigt att samtalet med de berörda får ta tid och att utredaren har förmågan att lyssna på båda parter utan att döma samt förmåga att vara neutral och saklig.

Beroende på vad som har hänt bör man också överväga att utredaren inte är av samma kön som den som pekas ut. Det kan vara oerhört svårt att berätta om en upplevelse av sexuella trakasserier om den som lyssnar påminner för mycket om den som utsatt en.

Det är viktigt att ha i åtanke att det inte är en brottsutredning som ska göras – utredning av brott gör polisen. Utredaren ska inte gå in på känsliga detaljer utan endast samla så pass mycket information som behövs för att skapa en trolig bild av

• vad som hänt,
• om det var ovälkommet,
• om det var av sexuell natur,
• om den utpekade förstått eller borde förstått att det som hänt var kränkande.

Att utreda trakasserier som har samband med diskrimineringsgrunderna

Det kan också vara känsligt att utreda trakasserier som har samband med de sju diskrimineringsgrunderna. Därför bör samma omtanke användas som vid en utredning av sexuella trakasserier.

Det är vanligt att den händelse som lett till att personen valt att berätta för chefen är en av många. En person som berörs av någon av diskrimineringsgrunderna kan ofta ha fått det påpekat av både människor i hens närhet och främlingar under större delen av eller hela sitt liv. Det behöver inte ha varit illa menat; det räcker med att ständigt pekas ut som den som skiljer sig från normen för att det ska bli tungt att bära i längden.

Ta hand om de berörda och se till att de får tillgång till det stöd de behöver.