Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

En strukturerad utredning

I mer allvarliga och komplexa fall av eventuell kränkning kan du behöva tillsätta en strukturerad utredning. Då är det viktigt att ha en kunnig och opartisk utredare. På den här sidan hittar du arbetsgången för en strukturerad utredning och annan information som kan vara bra att ha i åtanke när en eventuell kränkning utreds.

Innehåll på sidan:


Innan utredningen startar

Du kan behöva tillsätta en strukturerad utredning vid en eventuell kränkning i de fall det inte är tillräckligt att samtala med de berörda. Fundera då noga över vem som är lämplig som utredare. Det ska vara någon som har kunskap om kränkningar enligt aktuell lag, är opartisk och kan hantera eventuella integritetskonflikter. Utredaren behöver vara analytisk och kunna möta båda parter och eventuella vittnen på ett vänligt men korrekt sätt. Inga personliga band får finnas mellan utredaren och de berörda.

När du tillsatt en utredare är nästa steg att informera de berörda om att du har tillsatt en utredare, vem det är och vad det innebär. Du ska också lämna ut Information till dig som är med i en utredning om kränkning till de berörda.

Läs och ladda ner Information till dig som är med i en utredning om kränkning (Word 112 kB, ny flik)

Du ska informera anställda om att de

  • gärna får ha med sig en facklig företrädare eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen.
  • självklart får stöd via Företagshälsovården eller upphandlade leverantörer.

Du ska informera studenter om att de

  • gärna får ha med sig en kårrepresentant eller annan stödperson vid alla samtal som har med utredningen att göra. Stödpersonen får inte själv vara berörd av eller vittne i utredningen. 
  • självklart kan vända sig till Studenthälsan för stöd.

Du ska också ge all relevant information som du har till utredaren.

Arbetsgången i en strukturerad utredning

Nedanför processkartan följer en beskrivning av arbetsgången i en strukturerad utredning. Arbetsgången presenteras i kronologisk ordning.

Processkarta för utredningsarbetet

Bilden visar en processkarta för utredningsprocessen.
Bilden visar en processkarta över utredningsprocessen. Klicka på bilden för större bild. Bilden öppnas i en ny flik.

1. Starta ett utredningsärende i diariet om utredningen blir omfattande eller om någon annan är handläggare för kränkningsärendet

Det första utredaren ska göra är att starta ett utredningsärende i diariet. Det ska göras i de fall hen bedömer att utredningen kommer att bli omfattande med mycket material alternativt om någon annan än utredaren är handläggare för kränkningsärendet.

Alla renskrivna minnesanteckningar och inkomna bevisdokumnet i utredningen (mejl, skärmdumpar eller annat) ska diarieföras och hållas samman i utredningsärendet. Risken är stor att kränkningsärendet annars blir oöverskådligt.

Läs mer om diarieföring och sekretess

2. Samtala med de berörda

Utredaren ska hålla individuella samtal med de berörda, det vill säga den som känt sig utsatt och den som upplevs ha utsatt den andra. Se till att samtalen sker på en avskild, ostörd och om möjligt neutral plats. 

Samtalen syftar till att ta reda på vad som har hänt, utan förutfattad mening från utredaren. Båda parter ska få möjlighet att berätta sin version av det inträffade och kan komplettera med information om eventuella vittnen och underlag som stödjer deras version.

Samtalen ska dokumenteras i minnesanteckningar. De berörda ska få möjlighet att läsa de renskrivna minnesanteckningarna från sina egna samtal och att skriftligen komplettera i separata dokument. Det är dock utredaren som äger sina minnesanteckningar och de berörda kan endast komplettera med sin bild av samtalet. Både minnesanteckningar och kompletteringar ska diarieföras i utredningsärendet.

3. Samtala med eventuella vittnen

Utredaren ska sedan samtala med eventuella vittnen. Även här rekommenderas en avskild, ostörd och neutral plats. Prata med de som uppges vara vittnen och be dem beskriva hur de upplevde det som hände. Dokumentera och diarieför på motsvarande sätt som samtalen med de berörda.

4. Samla in övriga fakta

Utredaren ska samla in övrig fakta som behövs för att kunna utreda ärendet. Det kan till exempel handla om riktlinjer, rutiner, mejl eller annan dokumentation som behövs. Ibland kan detta material leda till följdfrågor till de berörda eller eventuella vittnen.

5. Skapa en helhetsbild av händelsen

Utredaren ska sedan skaffa sig en helhetsbild av händelsen utifrån den information som finns. De berörda ska få möjlighet att bemöta eventuell ny information som utredaren har fått fram om dem eller händelsen.

Helhetsbilden kan synliggöra frågor som inte är besvarade. Utredaren behöver i så fall utforska dessa vidare, om det är så att de har betydelse för händelsen och bedömningen av om den är en kränkning enligt lag. Även detta ska diarieföras.

6. Analysera och bedöm materialet

Utredaren måste nu avgöra om hen kan komma fram till vad som åtminstone sannolikt har inträffat och om det på något sätt går att skaffa mer information om händelsen. Det kan hända att det inte finns mer material att samla in och då får utredaren utgå från det som redan finns. Det är inte alltid som det sannolikt går att avgöra vad som har hänt.

Utifrån det sannolika händelseförloppet bedömer utredaren sedan om det som hänt kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier. Finns det information i underlaget som pekar på faktorer i den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön som kan ha påverkat händelsen? Då ska det noteras och sedan inkluderas i den rapport som nu ska skrivas.

Om utredaren inte ens på ett sannolikt plan kan slå fast vad som har hänt kan hen inte heller göra en bedömning av vilken typ av kränkning det skulle kunna vara. Det ska i så fall framgå tydligt i rapporten.

Läs mer om definitionen av kränkningsbegreppen

7. Skriv en rapport

Utredaren ska skriva en rapport som på ett strukturerat sätt beskriver utredningen, utredarens resonemang samt utredningens resultat. Det ska vara enkelt att följa hur utredaren kommit fram till sina slutsatser. Stäm gärna av med något stöd, till exempel en SFAD- eller personalsamordnare. Rapporten från utredningen ska diarieföras i både kränkningsärendet och utredningsärendet.

Rapporten ska inledas med en saklig beskrivning av

  • vad som lett fram till utredningen
  • vem som beställt utredningen
  • vilka som gjort utredningen
  • vilka som bidragit med sina berättelser och när.

Rapporten ska också ha ett avsnitt med definitionen av den specifika kränkningen som avses och vilka av universitetets riktlinjer som har betydelse för det som hänt, till exempel arbetsmiljöpolicyn.

Rapporten bör sedan avslutas med en sammanfattning av situationen som utretts och bedömningen av den. Här kan utredaren även berätta om hen noterat något annat i arbetsmiljön som chefen behöver veta, till exempel att det är otydliga roller som lett till att det uppstått konflikter som i sin tur lett till eventuell kränkning.

Konkreta rekommendationer ska dock undvikas om utredaren inte är mycket kunnig i arbetsmiljöfrågor eller arbetsgivarrollen. Eventuella rekommendationer måste vara generellt hållna eftersom utredaren inte har full insyn i allt som pågår på arbetsplatsen och riskerar att skada den med felaktiga råd. Det är ditt ansvar som chef att tillsammans med relevant stöd arbeta fram åtgärder för att förbättra arbetsmiljön.

Ladda ner ett exempel på rapportmall (Word 116 kB, ny flik)

8. Återkoppla till beställande chef och eventuellt de berörda

Utredaren ska slutligen återkoppla utredningen och slutsatserna till beställande chef samt överlämna rapporten. Ibland kan det vara bra att utredaren tillsammans med dig som chef återrapporterar till de berörda. Då får de möjlighet att ställa frågor till utredaren om det är något de undrar över i rapporten. Du som chef ansvarar för att berätta om vad som händer framöver och vilka eventuella åtgärder som kommer att sättas in.

De berörda kan ha synpunkter på utredningen, både på innehållet i rapporten, hur utredningen har gjorts och slutsatserna som dragits. Det måste utredaren vara beredd på. Hen behöver därför vara trygg i sitt arbete och kunna förtydliga oklarheter på ett respektfullt sätt.

Viktiga saker att tänka på i utredningsarbetet

Utredaren måste tänka på hur hen möter de personer som hen träffar under utredningens gång. Det kan vara mycket känslosamt för både den som känt sig utsatt och den som blivit utpekad. Det kan hända att de delar med sig av information som inte har en direkt koppling till utredningen eller den aktuella händelsen och utredaren måste kunna förhålla sig till det. Var noga med att stämma av att de berörda har fått dokumentet Information till dig som är med i en utredning om kränkning, som finns att ladda ner ovan. Påminn om att det som sägs i samtalen under utredningen kommer att noteras och diarieföras.

Om någon inte längre vill stå för det hen sagt i ett samtal ska det materialet bortses från helt. Utredaren kommer alltså inte kunna använda det som underlag i utredningen.

Att möta någon som utsatts för något som uppfattas som sexuella trakasserier

Sexualitet och sex är känsliga ämnen för väldigt många. Det kan vara förknippat med skam och skuld och handla om upplevda förväntningar från andra på hur man ska vara. Dessa förväntningar kan vara svåra för den enskilda att hantera. 

Oavsett vad som hänt ska chefen alltid erbjuda stöd under hela hanteringen av händelsen till både den som känner sig utsatt och den som pekas ut. För anställda finns det stöd att få från Företagshälsovården som också kan hänvisa personen vidare till behandlande funktioner om det behövs. Studenter får man vänligt uppmana att söka stöd hos Studenthälsan, då verksamheten inte kan boka tid åt studenten. Även Studenthälsan kan hänvisa vidare till annat stöd som finns att få. Självklart finns också den allmänna sjukvården, trossamfund och andra stödfunktioner utanför universitetet som de berörda kan vända sig till.

Generellt är sexuella trakasserier något som väcker starka känslor. För utredaren är det därför viktigt att gå försiktigt fram. Det kan även väcka starka känslor hos utredaren själv, till exempel om det väcker minnen från egna erfarenheter eller för att hen blir berörd av den som utsatts. Därför är det extra viktigt att samtalet med de berörda får ta tid och att utredaren har förmågan att lyssna utan att döma samt att vara neutral och saklig.

Beroende på vad som har hänt bör man också överväga att utredaren inte är av samma kön som den som pekas ut. Det kan vara oerhört svårt att berätta om en upplevelse av sexuella trakasserier om den som lyssnar påminner för mycket om den som utsatt en.

Det är viktigt att ha i åtanke att det inte är en brottsutredning som ska göras – det gör polisen. Utredaren ska inte gå in på känsliga detaljer utan endast samla så pass mycket information som behövs för att skapa en trolig bild av

  • vad som hänt
  • om det var ovälkommet
  • om det var av sexuell natur
  • om den utpekade förstått eller borde förstått att det som hänt var kränkande.

Att utreda trakasserier som har samband med diskrimineringsgrunderna

Det kan också vara känsligt att utreda trakasserier som har samband med diskrimineringsgrunderna. Därför bör samma omtanke användas som vid en utredning av sexuella trakasserier.

Det är vanligt att den händelse som lett till att personen valt att berätta för chefen är en av många. En person som berörs av någon av diskrimineringsgrunderna kan ofta ha fått det påpekat av både människor i hens närhet och främlingar under större delen av eller hela sitt liv. Det behöver inte ha varit illa menat; det räcker med att ständigt pekas ut som den som skiljer sig från normen för att det ska bli tungt att bära i längden.

Ta hand om de berörda och se till att de får tillgång till det stöd de behöver.

Kontakt

Kontakta din närmaste personalfunktion, SFAD-samordnare eller närmaste stöd för utbildningsanordnaren på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av SFAD-teamet.