Steg 4: Anställa

Innehåll på sidan:

• Yttrande
• Antagning
• Lönesättning
• Kontroll av identitet och rätt att arbeta i Sverige
• Beslut om anställning
• Återkoppling
• Introduktion
• Uppföljningssamtal
• Förnyad anställning 

Yttrande 

Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås för antagning och anställning samt namnen på övriga kandidater som beaktats. 

Ladda ner mall för yttrande, gällande doktorand, på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Antagning

När erinranstiden har gått ut ska doktoranden antas till forskarutbildningen. Antagningen ska ske i enlighet med universitetets antagningsordning för utbildning på forskarnivå samt de lokala antagningsprocesserna vid respektive fakultet/motsvarande. 

Ladda ner antagningsordning för utbildning på forskarnivå (Regelverket, Medarbetarwebben)

Antagning av doktorander ska alltid ske innan anställningsbeslut fattas.

Lönesättning

Lönesättning för doktorander ska ske i enlighet med fakultetens doktorandlönestege. Institutionens löneförslag ska lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på gällande fakultet/motsvarande, via HR-funktionen. 

Löner får inte utlovas till kandidater innan de är godkända av prefekt/motsvarande och fakultet/motsvarande.

Kontroll av identitet och rätt att arbeta i Sverige 

För att kunna färdigställa en anställning behöver vi som myndighet verifiera presumtiva medarbetares identitet samt rätt att vara och arbeta i Sverige. Vi behöver därför inhämta en handling som styrker identitet och medborgarskap för den som ska anställas. Detta gäller oavsett om personen som ska anställas innehar svenskt eller utländskt medborgarskap. 

För medborgare inom Sverige/EU/EES räcker det med en kopia av pass eller av ett internationellt id-kort där medborgarskap framgår. För medborgare ifrån tredje land (utan för EU/EEA) ska alltid ett giltigt uppehålls-/arbetstillstånd upprättas innan beslut om anställning fattas.

Läs mer om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal här.

Enklaste sättet att hantera ID-kontroll är via rekryteringssystemet. HR-funktionen (i samråd med rekryterande chef) skickar då kompletteringsfrågan ”Välkommen till LU/ID-kontroll” till den som anställas. Kandidaten kan då bifoga en kopia på ID-handlingar/uppehållstillstånd direkt in i sin ansökan. Handlingarna kan även kontrolleras vid intervjutillfälle, men då ska tas och diarieföras i rekryteringssystemet

Beslut om anställning

Det är viktigt att känna till att muntliga avtal gäller. Därför måste rekryterande chef och prefekt/motsvarande alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-funktionen) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten.

Anställningsbeslut utformas i primula av HR-funktionen i samråd med rekryterande chef.

Återkoppling

Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling om varför de inte har fått anställningen. 

De kandidater som inte varit på intervju meddelas av HR-funktionen via rekryteringssystemet.

Introduktion

De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. En god introduktion på den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet. Det gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt. Då det inte är ovanligt att anställningen som doktorand är en av de första anställningarna är detta av särskild vikt.

Vid varje nyanställning bör en introduktionsansvarig utses. Som stöd till den introduktionsansvarige finns mycket information samt mallar och checklistor på HR-webben. 

Ta del av stödet på sidan om introduktion av nya medarbetare.

Vissa fakulteter har även särskilda introduktionsdagar och introduktionsmaterial för doktorander.

Uppföljningssamtal

Eftersom varje anställning är en omfattande investering av tid, engagemang och medel, är det väsentligt att under en period av tre till sex månader följa upp att den nyanställde har fått en verklig möjlighet att komma in i organisationen och utföra ett produktivt arbete. Stäm av vilka utbildningsinsatser som kan behövas för att underlätta processen att komma in i arbetet. Det gäller att vara lyhörd för den anställdes behov.

Ladda ner mall för uppföljningssamtal från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Förnyad anställning 

Den första anställningen som doktorand får gälla i högst ett år och anställningen får därefter förnyas med högst två år i taget. Den förnyade anställningen behöver inte annonseras, men förnyelsen ska hanteras i rekryteringssystemet enligt särskilt förfarande. 

Ladda ner mall för förnyad anställning av doktorand från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Kontakta din HR-funktion för mer information om att förnya doktorandens anställning.

Gå tillbaka till steg 1 i processen: Steg 1: Uppstart och ansvarsfördelning | HR-webben