Riktlinjer för chefsbyten
På denna sida hittar du stöd när det gäller chefsbyten.
Kontrollera och uppdatera delegations- och attestordningen, gäller samtliga chefsnivåer.
Lucat
Organisationsadministratör:
- Ny dekan ska stå som ansvarig/chef på fakultetens toppnod (kostnadsställe i attestorganisationen).
Katalogadministratör:
- Ansök om borttag av samtliga behörigheter som inte längre är aktuella. Kom ihåg att ansöka om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående dekan.
- Ansök om behörigheter för ny dekan.
- Verksamhetsrollen dekan tas bort från avgående dekan och tilldelas ny dekan. I de fall dekan tituleras rektor + fakultet ändras även denna roll. Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se. För att Primulabehörigheten ”attestant prefekt eller motsvarande” ska kunna ansökas måste den tillträdande dekanen ha verksamhetsrollen dekan först.
Primula
Personalfunktion på fakultet:
- Behörigheter ska uppdateras i dokumentet ”Behörigheter Primula”, meddela ändringar via Personaladministration Lön. Via förfrågan i formuläret får man ta del av dokumentet ”Behörigheter Primula” om egen dokumentation saknas. Kontakt tas av fakultetsrepresentant för Primula.
- Registrera uppdragstillägg på tillträdande dekan och ta bort uppdragstillägget från avgående dekan.
- Uppdatera BESTA-koderna i Primula. Kontrollera repatriering och eftertillägg.
- För tillträdande och avgående dekan, uppdatera fältet ”Avtal” i formuläret Förändring/Förlängning. Uppdatera även fältet ”Typ av anställning.”
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet, i högerspalten på denna sida.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic om den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Lucat
Organisationsadministratör.
- Ny prefekt ska stå som ansvarig/chef på institutionens toppnod (kostnadsställe i attestorganisationen).
Primula
Personalfunktion.
- Om prefekt har sin placering på annat kostnadsställe i organisationen än på institutionens toppnod ska anställningen ändras i Primula så att prefekt har sin anställning på institutionens toppnod.
- Registrera uppdragstillägg på tillträdande prefekt och ta bort uppdragstillägget från avgående prefekt. Uppdatera BESTA-koderna i Primula. Kontrollera repatriering och eftertillägg.
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet, i högerspalten på denna sida.
Lucat
Katalogadministratör:
- Ta bort verksamhetsrollen prefekt från avgående prefekt och lägg till den på tillträdande. Detta är viktigt att göra innan ansökningen av behörigheten ”attestant prefekt el motsvarande” ansöks.Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se.
- Ansök om borttag av behörigheter som attestant och attestant prefekt och för övriga IT-tjänster som inte längre är aktuella enligt delegations- och attestordningen, för den avgående prefekten. Ansök om behörigheterna attestant prefekt och attestant enligt delegations- och attestordningen för den tillträdande prefekten.
- Kom ihåg att ansöka om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående prefekt.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic om den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Lucat
Organisationsadministratör:
- Ta bort avgående chef på aktuellt kostnadsställe i attestorganisationen och lägg till den tillträdande.
Katalogadministratör:
- Ansök om borttag av behörigheten attestant Primula samt övriga behörigheter som inte är aktuella enligt delegations- och attestordningen för den avgående chefen. Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se.
- Ansök om behörigheten attestant i Primula för tillträdande chef, samt de behörigheter i andra IT-tjänster som är aktuella för chef enligt attest- och delegationsordningen.
- Kom ihåg att ansöka om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående chef.
Primula
Personalfunktion:
- Uppdatera BESTA-kod
- ”För tillträdande och avgående rektor, prorektor och vicerektor, uppdatera fältet ”Avtal” i formuläret Förändring/Förlängning. Uppdatera även fältet ”Typ av anställning.”
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet, i högerspalten på denna sida.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic OM den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Allmänna påminnelser där de är applicerbara
- Om en jävssituation finns i verksamheten som gör att ärendeflöden i Primula behöver anpassas, be din fakultetsrepresentant för Primula lägga ett ärende i Personaladministration Lön.
- Se över behörigheterna i ansökningshanteringssystemet Prisma.
- Uppdatera e-postlistor om inte Epic används.
- Uppdatera webbsidor.
- Föreslå för ändamålet relevanta utbildningar i Kompetensportalen.