Riktlinjer för chefsbyten
På denna sida hittar du information när det gäller chefsbyten i olika administrativa HR-system.
- Kontrollera och uppdatera delegations- och attestordningen, gäller samtliga chefsnivåer.
- Följ den föreslagna ordningen för respektive roll.
- Ta del av regelverket i högerspalten.
Lucat
Organisationsadministratör:
- Ny dekan ska stå som ansvarig/chef på fakultetens toppnod (kostnadsställe i attestorganisationen).
Katalogadministratör:
- Ansök om borttag av samtliga behörigheter som inte längre är aktuella.
- Ansök om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående dekan.
- Ansök om behörigheter för ny dekan.
- Verksamhetsrollen dekan tas bort från avgående dekan och tilldelas ny dekan. I de fall dekan tituleras rektor + fakultet ändras även denna roll.
- Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se.
- För att Primulabehörigheten ”attestant prefekt eller motsvarande” ska kunna ansökas måste den tillträdande dekanen ha verksamhetsrollen dekan först.
Primula
HR-funktion på fakultet:
- Uppdatera behörigheter
- i dokumentet ”Behörigheter Primula”,
- meddela ändringar via ärendehanteringssystemet genom kategori PA Lön.
- Via förfrågan i ärendehanteringssystemet får du ta del av dokumentet ”Behörigheter Primula” om egen dokumentation saknas.
- Kontakt tas av fakultetsrepresentant för Primula.
- Registrera uppdragstillägg
- lägg till på på tillträdande dekan
- ta bort uppdragstillägget från avgående dekan.
- Kontrollera repatriering och eftertillägg för avgående dekan.
- Läs mer om riktlinjer för chefsuppdrag i högerspalten.
- Uppdatera fältet "Avtal" i formuläret "Förändring/Förlängning" för
- tillträdande
- avgående dekan.
- Uppdatera fältet "Typ av anställning" för
- tillträdande
- avgående dekan.
- Uppdatera BESTA-koden i Primula.
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet i högerspalten.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic om den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Lucat
Organisationsadministratör:
- Ny prefekt ska stå som ansvarig/chef på institutionens toppnod (kostnadsställe i attestorganisationen).
Primula
HR-funktion:
- Om prefekt har sin placering på annat kostnadsställe i organisationen än på institutionens toppnod ska anställningen ändras i Primula så att prefekt har sin anställning på institutionens toppnod.
- Registrera uppdragstillägg på tillträdande prefekt
- Ta bort uppdragstillägget från avgående prefekt.
- Kontrollera repatriering och eftertillägg
- Ta del av riktlinjer för chefsuppdrag i högerspalten.
- Uppdatera BESTA-koderna i Primula.
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet i högerspalten.
Lucat
Katalogadministratör:
- Ta bort verksamhetsrollen prefekt från avgående prefekt.
- Lägg till verksamhetsrollen den på tillträdande prefekt
- . Detta är viktigt att göra innan ansökningen av behörigheten ”attestant prefekt el motsvarande” ansöks.Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se.
- Ansök om borttag av behörigheter som attestant och attestant prefekt och för övriga IT-tjänster som inte längre är aktuella enligt delegations- och attestordningen, för den avgående prefekten.
- Ansök om behörigheterna attestant prefekt och attestant enligt delegations- och attestordningen för den tillträdande prefekten.
- Ansök om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående prefekt.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic om den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Lucat
Organisationsadministratör:
- Ta bort avgående chef på aktuellt kostnadsställe i attestorganisationen.
- Lägg till den tillträdande chef på aktuellt kostnadsställe i attestorganisationen.
Katalogadministratör:
- Ansök om borttag av behörigheten attestant Primula samt övriga behörigheter som inte är aktuella enligt delegations- och attestordningen för den avgående chefen.
- Lägg till text i fältet "Huvudsakliga arbetsuppgifter", så visas denna information under beskrivningen av personen på lu.se och lunduniversity.se.
- Ansök om behörigheten attestant i Primula för tillträdande chef,
- Ansök om de behörigheter i andra IT-tjänster som är aktuella för chef enligt attest- och delegationsordningen.
- Ansök om borttag av delegerade attester för de personer som haft delegation från avgående chef.
Primula
HR-funktion:
- Uppdatera BESTA-kod för tillträdande och avgående chef.
- Ta del av riktlinjer för BESTA-kodning på Lunds universitet i högerspalten.
- Uppdatera fältet "Avtal" i formuläret "Förändring/Förlängning" för tillträdande och avgående rektor, prorektor och vicerektor.
- Uppdatera fältet "Typ av anställning" för för tillträdande och avgående rektor, prorektor och vicerektor.
Adato
Uppdatera behörigheter för Adato enligt rutin.
Varbi
Uppdatera behörigheter för Varbi via kontakt med superuser på fakultet.
Epic
Uppdatera e-postlista i Epic om den inte är upplagd utifrån verksamhetsroll.
Tänk också på att
- Se vilka personer som ingår i lokal chefskrets i högerspalten.
- Ta del av riktlinjer för chefsuppdraget när det gäller repatrieringen i högerspalten.
- Om en jävssituation finns i verksamheten som gör att ärendeflöden i Primula behöver anpassas, be din fakultetsrepresentant för Primula lägga ett ärende till sektionen HR ärendehanteringssystemet, kategori PALön.
- Se över behörigheterna i ansökningshanteringssystemet Prisma (ansökningar om forskningsmedel).
- Uppdatera e-postlistor om inte Epic används.
- Uppdatera webbsidor och Lucat.
- Föreslå för ändamålet relevanta utbildningar i Kompetensportalen.
Riktlinjer för BESTA-kodning
Lokal chefskrets
Ta del av Avtal om lokal chefskrets
Riktlinjer för chefsuppdrag
Ta del av Riktlinjer för chefsuppdrag i Regelverket