Steg 1: Uppstart och ansvarsfördelning
Process för HR
På denna sida finns stöd och information för HR-funktioner, om steg 1 i rekryteringsprocessen för postdoktorer.
Innehåll på sidan:
Ansvarsfördelning
Vid en rekrytering är det prefekt/motsvarande som har det yttersta ansvaret. Genomförandet av rekryteringsprocessen kan dock hanteras av exempelvis avdelningschef, forskargruppschef eller motsvarande. HR-funktionen är med i rekryteringen som administrativt, arbetsrättsligt och professionellt rekryteringsstöd.
Vid vissa fakulteter är det Lärarförslagsnämnder (LFN)/antagningsnämnder som har huvudansvaret vid doktorandanställningar och kan då ha en egen hanteringsprocess för rekrytering av doktorander.
HR-funktionen
HR-funktionen är ett stöd och ett bollplank till verksamheten under rekryteringsprocessen och ser till att lagar, regler och Lunds universitets policys och riktlinjer gällande rekrytering följs. HR-funkionen ser till att följande moment genomförs professionellt:
- Kravprofil, ska tydligt beskriva de behörigheter, kunskaper och kompetenser som krävs för anställning och antagning i enlighet med HF kap 5 och LUs antagningsordning, samt vara utarbetad efter kompetensbaserad metod
- Annonsen, ska vara attraktiv för de sökande och visa upp Lunds universitet på ett bra sätt, på både svenska och engelska, och ska annonseras i minst tre veckor
- Urval, endast de som uppfyller kraven i annonsen ska gå vidare i processen. Urvalet ska göras enligt behörighetskrav samt förtjänst och skicklighet och vara icke diskriminerande.
- Intervju, ska genomföras enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod och berörda kandidater ska ges relevant återkoppling.
- Dokumentation, ska ske i rekryteringssystemet i enlighet med universitetets dokumenthanteringsplan. Var noga med att skilja på arbetsmaterial och dokumentation som ska diarieföras i rekryteringssystemet.
Vid Lunds universitet används kompetensbaserad metod vid rekrytering. Du kan ansöka om utbildningen via Kompetensportalen.
Beredningsgrupp
Vid en doktorandrekrytering ska en beredningsgrupp sammanställas i enlighet med Lunds universitets Antagningsordning för utbildning på forskarnivå, kapitel 4. Gruppen arbetar tillsammans med behovsanalys, kravprofil, intervjuer och urval. Tänk på att hantera eventuella jävsituationer som kan uppstå under rekryteringen.
HR-funktionen är ett aktivt stöd till beredningsgruppen och gruppen ska hålla sig till LUs rekryteringsprocess för doktorander, eller motsvarande process på fakultetsnivå, kompetensbaserad rekryteringsmetod samt använda de mallar och checklistor som finns.
Behovsanalys
Vid behovsanalysen bör HR-funktionen hjälpa verksamheten att se över sitt behov i ett större perspektiv. Kommer det att ske förändringar i personalgruppen inom den närmaste framtiden som kan påverka? Hur ser eventuellt forskningsprojekt ut och hur väl lämpar det sig för forskningsstudier? Hur ser finansieringen ut och finns det en plan för hur den ska hålla genom hela anställningstiden?
När en rekrytering innebär internationellt samarbete med andra universitet, finansiärer eller andra partners bör även regelverket kring Globalt ansvarfullt engagemang beaktas genom att fylla i checklistan för globalt engagemang.
Checklista för ansvarsfullt globalt engagemang (Medarbetarwebben)
Tidplan
Hur lång tid en rekrytering tar är svårt att säga då det beror på hur lätt/svårt det är att hitta lämpliga kandidater samt vilken tid som läggs på att förbereda rekryteringen. HR-funktionen stödjer beredningsgruppen i att lägga upp en tidplan över rekryteringsprocessen där det tydliggörs vem som gör vad och när.
Vid doktorandrekryteringar behöver man ta hänsyn till tid för antagning. Tänk på att det vid internationell rekrytering tar längre tid då man behöver räkna in tid för ansökan om uppehållstillstånd samt personnummer/samordningsnummer.
Ladda ner tidplansmall för doktorand från sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering
Gå direkt till steg 2 i processen: Steg 2: Kravprofil och annonsering | HR-webben
Kontakt
För att få stöd i rekryteringsprocessen kontaktar du i första hand din närmaste HR-partner på institution/avdelning eller fakultet/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR. Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på sidan nedan:
Hitta rätt HR-stöd och information
Ditt HR-stöd
HR-stödet ser olika ut vid olika delar av universitetet vilket innebär att HR-stödet kan sitta på avdelningsnivå, institutionsnivå eller kanslinivå.
Om du inte vet vem ditt närmaste HR-stöd är, kontakta HR-ansvarig vid ditt kansli/motsvarande.