Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Tillämpning av digital signering för HR-dokument

Här finns tillämpningsanvisningar om hur du ska använda dig av digital signering med eduSign för dokument inom HR-processerna.

Innehåll på sidan:


Inledning

Vid Lunds universitet används digital signering för olika dokument via eduSign. Sektionen HR har tagit fram tillämpningsanvisningar till de riktlinjer som har getts i syfte att underlätta och effektivisera HR-administrationen. Vissa rutiner kommer därför att behöva ändras och anvisningarna kommer att uppdateras vid behov.

Läs mer om riktlinjerna för E-underskrifter på Medarbetarwebben

Behandling av personuppgifter

Det är  viktigt att personuppgifter hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Enstaka personuppgifter går bra att skicka via e-post till den det berör. Gör en bedömning av hur känsliga uppgifterna kan vara för mottagaren. Ta hjälp av avdelning juridik om du är osäker.

Kontakta avdelningen Juridik 

Behöver ett ärende med känsliga personuppgifter expedieras i verksamheten ska detta göras genom att lösenordsskydda dokumentet om det sker via e-post. Förmedla lösenordet via annat forum än e-post, det vill säga separera dokumentet och lösenord så att de hanteras i olika system. 

Här får du läsa mer om hur du skyddar ett dokument i olika format:

Diarieföring

Ett e-signerat dokument är ett digitalt original. Det ska sparas digitalt utifrån anvisningar i Dokumenthanteringsplanen. Det är viktigt att omgående spara den e-signerade handlingen i diariet, eller det system som dokumenthanteringsplanen anger. Då stärks skyddet för innehållet och underskriften och dokumentet blir lätt att hitta. Läs nedan om vad som gäller för de olika dokumenten. 

Dokumenthantering | Medarbetarwebben (lu.se)

Viktigt att tänka på

  • Format
    • Dokument som ska e-signeras ska vara i formaten pdf eller xml.
  • Kombinera inte 
    • Du kan inte kombinera e-signatur och vanlig signatur, det är antingen eller.
    • Undvik att skriva ut ett e-signerat dokument för att spara det. Då försvinner möjligheten att validera underskrifterna. Det blir en kopia av handlingen, skriv i så fall på handlingen att det är en kopia. Gör det tydligt för en annan part vilket som är originalet.  
    • Blanda inte signeringar från olika underskriftstjänster eller e-underskrifter och underskrifter med penna på papper. Du måste välja ett för att det ska vara giltigt.  Vid Lunds universitet ska eduSign användas.
  • Diarieföring eller sparas i ordnade former
    • Det digitala originaldokumentet ska skyndsamt diarieföras, i vissa fall sparas i för handlingen avsett system eller sparas i ordnade former.
  • Studenter och andra externa parter inom LU
    • Studenter och andra externa parter måste skapa ett eduID-konto för att kunna signera dokument. 
    • Du skapar ett eduID på eduID
  • Inga funktionsadresser
    • Det går inte att använda sig av så kallade funktionsadresser för att signera ett dokument. Det måste gå direkt till en anställd som verifierar med sitt Lucat-ID.
  • Validering av redan signerade dokument
    • När du använder Adobe Acrobat Reader för att validera ett signerat dokument kan det stå att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd. 
    • Du får detta meddelande eftersom dokument undertecknade med eduSign inte går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för eduSign. 

HR-administrativa flöden där e-signering kan tillämpas

Bilden visar de flöden som kräver signering och flöden för de som blir involverade samt var dessa ska förvaras. Det är inte alla som är lämpliga att använda sig av digital signering, de ser du kursiverat. Läs även kommentarerna där vi rekommenderar viss hantering.

Klicka på den rosa bilden i högerspalten med mer information om flöden och om dokument lämpar sig att signeras. 

I följande dragspel kan du se hur de olika dokumenten kan hanteras och vilka som är lämpliga för e-signering .

Med avtal och kontrakt avses dokument mellan parter inom Lunds universitet eller ett annat universitet. Avtal och kontrakt med externa part (utanför universitetsvärlden) ska inte använda eduSign. Samtliga avtal ska diarieföras i W3D3. 

Kan signeras digitalt med eduSign:

  • Kollektivavtal som fattas mellan de fackliga organisationerna och sektionen HR.
  • Förhandlingsordning RALS.
  • URA-kontrakt 
  • Olika dokument kring arbetsmiljö och rehabilitering.
  • Olika överenskommelser om arbetstid
  • Olika överenskommelser om anställning

Ska inte signeras digitalt med eduSign:

Avtal, kontrakt eller överenskommelser som ska användas utanför Lunds universitet eller områden utanför Sunet ska inte signeras digitalt med eduSign. 

Med beslut avses de som kräver signering av en eller flera parter inom Lunds universitet. Diarieföringskrav framgår vid varje beslut. Blanketter som används till att beslut fattas kan ingå i denna kategori medan digitala formulär på HR-webben kräver annan hantering.  

Beslut med externa part (utanför universitetsvärlden) ska inte använda eduSign.  

Viktigt att tänka på

Om ett e-signerat beslut ska användas externt kan det behövas skriftlig vidimering av den digitala signaturen. Det kan till exempel gälla för beslut om kommande anställning för internationella anställda som ska öppna ett bankkonto eller ansöka om samordningsnummer. 

Kontakta då mottagande instans för att säkerställa om de godtar e-signerade dokument med eduSign.

Kan signeras digitalt med eduSign

  • Besked av olika slag, exempelvis avslut av anställning.
  • Information kan vid behov signeras digitalt men oftast behövs inte en signatur.

Bör inte signeras digitalt 

Intyg är dokument som kan signeras av en person som har befogenheten att intyga om personen är anställd vid Lunds universitet, oftast till en extern part och bör inte signeras digitalt. 

Tänk på att andra myndigheter kan ha egna sätt att signera sina dokument digitalt. Till exempel använder Kammarkollegiet BankID eller Freja+.

Handlingsplaner är överenskommelser mellan anställd och chef och kan vid behov signeras digitalt. Exempelvis är Flextidsblanketten idag utformad för signering men det finns inget krav att det ska signeras.

Protokoll finns i olika former och har särskilda rutiner för diarieföring. Beslutsprotokoll av formell art ska signeras digitalt och diarieföras i ordnade former. Det framgår av Dokumenthanteringsplanen vilka som ska hanteras i W3D3. Minnesanteckningar är arbetsmaterial och signeras inte.

Tänk på att studenter måste skapa ett EduID för att kunna signera dokument i eduSign.

 

Rekommendationer vid tillämpning av digital signering via eduSign

Dokumentet nedan visar vilka blanketter som kräver signering och var dessa blanketter ska förvaras. Det är inte alla blanketter som är lämpliga för digital signering (se det kursiverade). Läs även kommentarerna med rekommendationer om hantering. 

Tabell eduSign (Excel 34 kB, ny flik)