Handläggningsordning vid pension

Innehåll på sidan:

• Process delpension
• Process för uppsägning för pension
• Uppsägning - avslut av anställning på grund av ålder
• Avsluta

Denna handläggningsordning kompletteras av processkartor (se högerspalten) och mallar på HR-webben/hos lokal HR.

Process delpension

Processen utgår från att den anställde uppnått förutsättningarna för att ansöka om delpension, enligt Avtal för delpension för arbetstagare hos staten.

En ansökan om delpension ska ske 4-6 månader innan tänkt delpensionering. Detta för att möjliggöra handläggning internt och hos Statens tjänstepensionsverk (SPV).

Det ska ske en individuell bedömning hos närmaste chef och diskussion behöver föras om när i tid, omfattning (observera kravet att anställd ska kvarstå i tjänst minst 50 procent) och arbetstidens förläggning för att ansökan ska kunna beviljas.

Schema för arbetstidens förläggning vid koncentrerad deltid ska inrapporteras till Primula (anställd som flextidsrapporterar och arbetar koncentrerad deltid kan inte använda flextidsrapport avancerad. Lärares arbetstid regleras i personalplanen). Ange slutdatum för delpensionen. Närmaste chef bör följa upp årligen, men särskilt inför delpensionsavslut då den anställde fyller 65.

Delpension kan avbrytas undantagsvis. Närmaste chef gör tillsammans med delpensionären en bedömning i ärendet utifrån omständigheterna och verksamhetens behov. Om förutsättningar för ett avbrytande föreligger inkommer chefen med yttrande till HR-direktören som sedan fattar beslut om detta. Detta gäller även vid omreglering av delpensionens omfattning. Ju tidigare ansökan om att få avbryta inkommer desto större möjlighet finns för att ett avbrytande ska kunna beviljas. 4-6 månaders handläggningstid krävs.

Fakultet/institution bör identifiera vilka anställda som har beviljats delpension och som närmar sig 65 år då delpension inte längre kan utgå. Observera att det dock finns ett undantag. Se nedan.

Förlängning av beviljad delpension efter 65 år

Vid årsskiftet 2022/2023 ändrades bestämmelserna "Avtal om delpension" så att en arbetsgivare kan fatta ett tilläggsbeslut som innebär att den beviljade delpensionen förlängs till månaden före det att arbetstagaren fyller 66 år.

Ett tilläggsbeslut kan endast omfatta en redan delpensionsledig arbetstagare som under 2023 fyller 65 år och som kan visa för arbetsgivaren att den allmänna pensionen till del består av garantipension som inte kommer att betalas ut förrän arbetstagaren fyller 66 år. Garantipensionen är ett grundskydd i den allmänna pensionen som är till för dig som haft liten eller ingen arbetsinkomst under livet.

Det är den anställda som ansöker hos arbetsgivaren om förlängning av tidigare beviljad delpension. Beslutet kan inte sträcka sig längre än till dess att arbetstagaren fyller 66 år. Vid frågor om garantipension får den anställda kontaktar Pensionsmyndigheten. 

Process för uppsägning för pension

Den anställde lägger själv in om avslut av anställning senast den siste i den månad då den anställde fyller 69 år (om verksamheten inte identifierat synnerliga skäl för att låta anställningen fortgå).

Om den anställde inte avslutat sin anställning själv, se Lunds universitets föreskrifter om uppsägning enligt § 32 a och § 32 §§ Lagen om anställningsskydd (1982:80).

Identifiering/förberedelse

Fakultet/institution bör identifiera vilka anställda som fyller 69 år. Fakultet/institution bör även följa upp vilka som i undantagsfall har fortsatt anställning efter 69 år. 

Verksamheten tar fram information till cheferna om vilka anställda som uppnår 69 år (eller däröver) under året och som inte sagt upp sin anställning, det vill säga där inget slutdatum finns i Primula. Chefen ansvarar för att dialog sker med den anställde.

Lunds universitets föreskrifter och fakultetens eventuella förtydligande ska ligga till grund för bedömningen om fortsatt anställning med beaktande av huvudregeln. 

Föreligger det synnerliga skäl till fortsatt anställning ska chefen ha kartlagt förutsättningarna tillsammans med den anställde inför samråd med fakultetens dekan. 

Chefen informerar berörd i god tid i enlighet med villkorsavtalen om förutsättningarna för fortsatt anställning efter samrådet med dekan. Om dekans bedömning är att det föreligger synnerliga skäl för en fortsatt anställning ingås mellan prefekt och anställd en överenskommelse om tjänstledighet enligt villkorsavtalens 13 kap 3 a §.

Tjänstledigheten söks via Primula, mall gällande överenskommelsen finns hos lokala HR. Överenskommelsen sparas och ska hållas ordnad inför uppföljning.

Föreligger inte synnerliga skäl för att kvarstå i anställning som professor ska dialog med den anställde om möjligheten att få fortsatt verka som emeritus/a. Om intresse för detta finns ska en överenskommelse tecknas. Se föreskrifter om pensionerade professorers verksamhet, där även en mall för detta finns.

Chefen ansvarar för att eventuell överenskommelse om att verka som emeritus/a enligt Lunds universitets föreskrifter ingås, diarieförs och kommuniceras till berörd verksamhet. 

Uppsägning - avslut av anställning på grund av ålder

Chefen ansvarar för att besked och varsel skickas till berörd samt dennes arbetstagarorganisation i god tid före den anställde fyller 69 år. Vid begäran om överläggning representeras universitetet av närmaste chef. Minnesanteckningar ska föras vid överläggningen och tillsammans med begäran om överläggning diarieföras och arkiveras. 

Beslut om uppsägning fattas enligt respektive fakultetsstyrelses delegation (se Lunds universitets beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet). 

Chefen ansvarar för att uppsägningsbesked överlämnas tidigast den dag den anställde fyller 69 år och överläggningen har avslutats.

Avsluta

Chefen ansvarar för att uppsägningen registreras i Primula och därefter arkiveras. Semester och eventuellt öppna ärenden i Primula hanteras. Slutlön betalas ut från Statens servicecenter (SSC) månaden efter avslut.

Chefen bedömer om behov av avslutningssamtal föreligger och genomför därefter ett sådant samtal. Ofta innebär ett avslutningssamtal ett bra avslut för såväl anställd som chef.