Handläggningsordning vid pension

Innehåll på sidan:

• Inledning
• Riktlinjer för delpension
• Process för uppsägning för pension
• Uppsägning - avslut av anställning på grund av ålder
• Avsluta

Inledning

En tidig dialog säkerställer dels att anställda i god tid säger upp sin anställning inför pension vilket minskar risken för glapp mellan utbetalning av lön och tjänstepension och underlättar verksamhetsplaneringen, dels att ansökningar om tjänstledighet för delpension ska kunna planeras och beviljas. Det är lämpligt att under utvecklingssamtal årligen diskutera frågan om framtida pension.

Denna handläggningsordning kompletteras av processkartor (se högerspalten) och mallar på HR-webben/hos lokal HR.

Riktlinjer för delpension

Det statliga delpensionsavtalet från 2003 har inneburit en förmånlig möjlighet för statsanställda att ha ett särskilt flexibelt arbetsliv inför slutlig pension. I maj 2023 sades delpensionsavtalet upp och slutade att gälla 240101, men äger fortsatt giltighet för anställda födda 1965 eller tidigare.

Universitetet har fattat beslut om delpensionsregler i två steg: 

1. Den 1 januari 2024 innebar reglerna att 20 procents pension var grundregeln och att högre omfattning kunde beviljas om särskilda skäl fanns. För att bli beviljad delpension enligt dessa regler skulle ansökan ha inkommit senast 240630 och avse uttag av delpension med start senast 240901.
2. Den 29 maj 2024 fattade universitetet beslut om ytterligare ändrade regler för delpension: upp till 20 procent delpension är möjligt att söka från och med 63 års ålder. De nya reglerna börjar gälla from 1 september 2024 och alla ansökningar som inkommer från och med 240701 och avser uttag från och med 240901 kommer att hanteras enligt de nya riktlinjerna 

Ansökan och beslut om delpension

Varje ansökan ska prövas individuellt och vid beslut ska hänsyn tas till:

• verksamhetens behov,
• ekonomiska förutsättningar,
• kompetensförsörjning och kompetensväxling,
• den anställdes situation med särskilt fokus på hälsa och hållbarhet.

Samtliga delpensionsansökningar hanteras på sektionen HR och beslutas av HR-direktören. Detta för att säkerställa en enhetlig och rättssäker hantering.

Ansökan om delpension lämnas in av den anställde och ska innehålla

• kompletta personuppgifter, 
• start- och slutdatum för delpensionen, 
• omfattning av delpensionen,
• motiv för ansökan.

Ansökan ska lämnas till berörd prefekt/motsvarande för yttrande innan den skickas vidare till dekan/motsvarande. Dekan/motsvarande skickar därefter ansökan till HR-direktören för beslut.

Ansökan bör lämnas in i så god tid som möjligt, mellan 4-6 månader innan tänkt delpensionering.

Bedömning av ansökan

Det ska ske en individuell bedömning hos närmaste prefekt/motsvarande och diskussion kan behöva föras om när i tid, omfattning och arbetstidens förläggning för att ansökan ska kunna tillstyrkas.

Yttrandet från berörd prefekt/motsvarande ska innehålla en samlad bedömning av de konsekvenser en delpension skulle medföra för verksamheten, avseende bland annat ekonomi, arbetsorganisation, kompetens-/generationsväxling och rekryteringsbehov samt den anställdes arbetssituation och välbefinnande. Bedöms delpension kunna bidra till att lösa en befarad risk för övertalighet ska en verksamhets- och kompetensanalys redovisas.

Arbetstidens förläggning rapporteras i Primula

Schema för arbetstidens förläggning vid koncentrerad deltid ska rapporteras in till Primula, eftersom anställda som flextidsrapporterar och arbetar koncentrerad deltid inte kan använda den avancerade flextidsrapporten.

Avbrytande av delpension

Delpension kan avbrytas undantagsvis. Närmaste chef gör tillsammans med delpensionären en bedömning i ärendet utifrån omständigheterna och verksamhetens behov. Om förutsättningar för ett avbrytande föreligger inkommer chefen med yttrande till HR-direktören som sedan fattar beslut om detta. Detta gäller även vid omreglering av delpensionens omfattning. Ju tidigare ansökan om att få avbryta inkommer desto större möjlighet finns för att ett avbrytande ska kunna beviljas. 4-6 månaders handläggningstid krävs.

Fakultet/institution bör identifiera vilka anställda som har beviljats delpension och som närmar sig 65 år då delpension inte längre kan utgå. Observera att det dock finns ett undantag. Se nedan.

Förlängning av beviljad delpension efter 65 år

Vid årsskiftet 2022/2023 ändrades bestämmelserna "Avtal om delpension" så att en arbetsgivare kan fatta ett tilläggsbeslut som innebär att den beviljade delpensionen förlängs till månaden före det att arbetstagaren fyller 66 år.

Ett tilläggsbeslut kan endast omfatta en redan delpensionsledig arbetstagare som fyller 65 år och blivit beviljad delpension innan 230701 samt kan visa för arbetsgivaren att den allmänna pensionen till del består av garantipension som inte kommer att betalas ut förrän arbetstagaren fyller 66 år.

Garantipensionen är ett grundskydd i den allmänna pensionen som är till för dig som haft liten eller ingen arbetsinkomst under livet.

Det är den anställda som ansöker hos arbetsgivaren om förlängning av tidigare beviljad delpension. Beslutet kan inte sträcka sig längre än till dess att arbetstagaren fyller 66 år. Vid frågor om garantipension får den anställda kontaktar Pensionsmyndigheten. 

Process för uppsägning för pension

Den anställda lägger själv in om avslut av anställning senast två månader före den siste i den månad då den anställde fyller 69 år (om verksamheten inte identifierat synnerliga skäl för att låta anställningen fortgå).

Om den anställda inte avslutat sin anställning själv, se vidare Lunds universitets riktlinjer om uppsägning enligt § 32 a och § 32 §§ Lagen om anställningsskydd (1982:80). 

Riktlinjerna finns att ladda ner i Regelverket på Medarbetarwebben

Identifiering/förberedelse

Fakultet/institution bör identifiera vilka anställda som fyller 69 år. Fakultet/institution bör även följa upp vilka som i undantagsfall har fortsatt anställning efter 69 år. 

Verksamheten tar fram information till cheferna om vilka anställda som uppnår 69 år (eller däröver) under året och som inte sagt upp sin anställning, det vill säga där inget slutdatum finns i Primula. Chefen ansvarar för att dialog sker med den anställde.

Lunds universitets riktlinjer och fakultetens eventuella förtydligande ska ligga till grund för bedömningen om fortsatt anställning med beaktande av huvudregeln. 

Föreligger det synnerliga skäl till fortsatt anställning ska chefen ha kartlagt förutsättningarna tillsammans med den anställde inför samråd med fakultetens dekan. 

Chefen informerar berörd i god tid i enlighet med villkorsavtalen om förutsättningarna för fortsatt anställning efter samrådet med dekan. Om dekans bedömning är att det föreligger synnerliga skäl för en fortsatt anställning ingås mellan prefekt och anställd en överenskommelse om tjänstledighet enligt villkorsavtalens 13 kap 3 a §.

Tjänstledigheten söks via Primula, mall gällande överenskommelsen finns hos lokala HR. Överenskommelsen sparas och ska hållas ordnad inför uppföljning.

Föreligger inte synnerliga skäl för att kvarstå i anställning som professor ska dialog med den anställde om möjligheten att få fortsatt verka som emeritus/a. Om intresse för detta finns ska en överenskommelse tecknas. Se föreskrifter om pensionerade professorers verksamhet, där även en mall för detta finns.

Chefen ansvarar för att eventuell överenskommelse om att verka som emeritus/a enligt Lunds universitets föreskrifter ingås, diarieförs och kommuniceras till berörd verksamhet. 

Uppsägning – avslut av anställning på grund av ålder

Chefen ansvarar för att besked och varsel skickas till berörd samt dennes arbetstagarorganisation i god tid före den anställde fyller 69 år. Vid begäran om överläggning representeras universitetet av närmaste chef. Minnesanteckningar ska föras vid överläggningen och tillsammans med begäran om överläggning diarieföras och arkiveras. 

Beslut om uppsägning fattas enligt respektive fakultetsstyrelses delegation (se Lunds universitets beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet). 

Chefen ansvarar för att uppsägningsbesked överlämnas tidigast den dag den anställda fyller 69 år och överläggningen har avslutats.

Avsluta

Chefen ansvarar för att uppsägningen registreras i Primula och därefter arkiveras. Semester och eventuellt öppna ärenden i Primula hanteras. Slutlön betalas ut från Statens servicecenter (SSC) månaden efter avslut.

Chefen bedömer om behov av avslutningssamtal föreligger och genomför därefter ett sådant samtal. Ofta innebär ett avslutningssamtal ett bra avslut för såväl anställd som chef.