Förberedelser inför utvecklingssamtal
Att organisera utvecklingssamtal är ett ledningsansvar som innebär att ett antal aktiviteter planeras inför genomförandet.
Innehåll på sidan:
På verksamhetsnivå
Utvecklingssamtal ska genomföras med samtliga anställda årligen. Detta innefattar även sjukskrivna, föräldralediga eller andra tjänstlediga. På verksamhetsnivå upprättas en gemensam och sammanhållen tidsplan för utvecklingssamtalen inför budgetarbetet. Utvecklingssamtalen ska hållas i anslutning till verksamhetsplaneringen då samtalet är ett led i verksamhetsstyrningen.
Den som ansvarar för att hålla i utvecklingssamtal ska vara lönesättande chef och det ska vara tydligt i verksamheten vem som håller utvecklingssamtal med vilka anställda. I de undantagsfall det inte är lönesättande chef som håller utvecklingssamtal ska detta vara diskuterat och plan för återrapportering till lönesättande chef finnas.
När en ny chef börjar sin anställning ska den överordnade chefen säkerställa den nya chefens kompetens och vid behov av kompetensutveckling avseende utvecklingssamtal. Vid behov av stöd i utvecklingssamtal kontaktas verksamhetens personalsamordnare. För de lönesättande chefer som senare ska hålla lönesättande samtal ska dessa ha gått eller vara anmälda till universitetets utbildning i lönesättande samtal.
Följande bör diskuteras på institutionen/avdelningen/enheten.
Verksamhetsspecifika frågor
Verksamhetsövergripande fokusområden, mål, prioriteringar, med mera, ska vara kommunicerade till cheferna så att dessa tas upp i utvecklingssamtalen.
Uppföljning
Planering för uppföljning av utvecklingssamtalet bör finnas för varje verksamhet. Exempelvis åtgärder för gemensamma planer i det systematiska arbetsmiljöarbetet och gemensamma kompetensutvecklingsaktiviteter.
På individnivå
Att förbereda utvecklingssamtalet är ett ansvar för både chef och anställd och har som syfte att uppnå hög kvalitet på samtalet.
Chefens ansvar
- I god tid informera om samtalen där tidplan och frågeområden beskrivs. Fokusera på frågor som du som chef eller ledningen anser vara prioriterade. Be de anställda ge förslag och informera chefen i förväg om andra frågor som de anställda anser vara av vikt vid samtalen.
- Boka tid och neutral plats för samtalen och avsätt tillräckligt med tid för varje samtal. Det är mindre lämpligt att hålla samtalet på chefens kontor. Avsätt mellan 45 och 90 minuter per samtal beroende på hur mycket som behöver diskuteras. Utvecklingssamtalet ska upplevas som positivt för både chef och anställd varför tillräcklig tid ska bokas.
- Följ upp tidigare års mål och kompetensplaner för att kunna ge återkoppling till respektive anställd om hur resultatet blivit av föregående års utvecklingssamtal.
- Fundera kring vilka mål som är viktiga för kommande år, både på individ- och verksamhetsnivå.
- Fundera på vilken typ av kompetensutveckling som kan vara lämplig för respektive anställd inför kommande år beroende på till exempel nya och förändrade arbetsuppgifter och utökat ansvar.
- Vid behov samla information från andra uppdragsgivare som exempelvis projektledare eller forskningshandledare, för att få en helhetsbild av personens uppdrag och arbetssituation.
Den anställdes ansvar
- Följ upp tidigare års samtal och gå igenom de mål och kompetensutvecklingsplaner som då sattes.
- Förbered en beskrivning av din arbetssituation.
- Förbered egna mål och uppdrag samt behov av konkreta aktiviteter och utveckling för att kunna utföra ditt uppdrag och nå målen.
- Det är viktigt att både chef och anställd kommer förberedda till utvecklingssamtalet så att samtalet upplevs som jämlikt. Utvecklingssamtalet handlar inte om att chef ska tala om för den anställde vad som kommer ske det kommande året. Tanken är att chef och anställd gemensamt genom dialog ska planera det kommande året utifrån de övergripande mål som finns.