MBL-förhandlingar

Här finns information om hur du som chef ska gå tillväga när du behöver förhandla med arbetstagarorganisationerna om viktigare förändringar inom din organisation.

Innehåll på sidan:

MBL-förhandlingar
När ska du som chef förhandla?
Särskild rutin för förhandling av resursfördelning och budget samt information om kvartalsrapport
Särskild process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)
När parterna inte är överens
- Central förhandling
Arbetsgivarens informationsskyldighet

I vänsterspalten:

Fackliga förtroendeuppdrag

MBL-förhandlingar

De grundläggande reglerna för den kollektiva arbetsrätten finns i Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Syftet med lagen är ökad delaktighet och ökat inflytande för de anställda. Detta säkerställs genom arbetsgivarens skyldighet att informera och förhandla med de fackliga organisationerna. Det är dock arbetsgivaren som fattar beslut.

Lunds universitet har kollektivavtal med Saco-S, OFR/S och Seko och det är dessa fackliga organisationer vi är skyldiga att fortlöpande informera och förhandla med. Förhandlingar enligt MBL kan föras i olika syften.

Inom Lunds universitet förhandlas olika frågor på olika sätt och delegationsordningen reglerar vem som får företräda myndigheten i olika typer av förhandlingar.

När ska du som chef förhandla?

Innan arbetsgivaren beslutar om viktigare förändring av sin verksamhet ska förhandling enligt 11 § MBL genomföras. Detta görs i enlighet med Lunds universitets arbetsordning för MBL.

Läs mer i arbetsordningen (inklusive praktisk rutin vid medbestämmandeförhandlingar i organisatoriska/verksamhetsfrågor) nedan:

Notera att särskild ordning gäller vid förhandling inför uppsägning på grund av arbetsbrist och vid förhandlingar kopplat till enskild individ.

Innehåll på sidan:

Att tänka på

Tänk på att en förhandling ska påbörjas i så pass god tid att lokala och - i förekommande fall - även centrala förhandlingar kan fullgöras utan att tidsnöd ska behöva uppstå.

Myndigheten är som grund skyldig att vänta med sitt beslut eller med att verkställa beslutet tills förhandlingar avslutats.

När hålls mötet?

Tisdagar kl. 09.00 - 12.00

Var hålls mötet?

Digitalt möte.

Vilka typer av förhandlingar eller information?

Förhandling enligt 11 § MBL (Arbetsgivarens primära förhandlingsskyldighet vid viktigare förändringar).
Förhandling enligt 12 § MBL (Arbetstagarorganisationerna påkallar förhandling i ett enskilt ärende).
Förhandling enligt 14 § MBL (Arbetstagarorganisationerna kan påkalla central förhandling efter avslutad lokal förhandling).
Information enligt 19 § MBL (Arbetsgivarens informationsskyldighet om hur verksamheten utvecklas och riktlinjerna för personalpolitiken).
Förhandling enligt 38 § MBL (Arbetsgivarens förhandlingsskyldighet innan besluts fattas att låta någon utföra visst arbete för hans räkning eller i hans verksamhet utan att denne därvid ska vara arbetstagare hos honom).

Anmäl ärendet till sektionen HR

Ärendet ska av utsedd fakultetsrepresentant eller motsvarande anmälas och vara inlagt med eventuella handlingar till sektionen HR via MBL-portalen senast sex hela arbetsdagar innan aktuell mötestid.

Normalt innebär detta att handlingarna ska vara inlagda i MBL-portalen senast fredagen kl 12:00. Observera att datumet tidigareläggs om helgdagar infaller.

Boka och ange:

Datum och tid för förhandling eller information (boka så lång tid som ärendet beräknas ta). Du behöver själv sätta av tid i din kalender på de tider du bokat. Sektionen HR kommer sedan att ringa upp dig i det digitala mötet när det är din tur (vid bokad tid).
Om det är förhandling (11 §) eller om det är information (19 §).
Vad som ska förhandlas/informeras om (rubrik på ärendet, inkl namn på fakultet samt institution eller motsvarande).
Vem som företräder myndigheten och föredrar ärendet.
Bifoga relevanta handlingar. Inför förhandling bifogas alltid beslut/förhandlingsunderlag (se mall som stöd) samt risk och konsekvensanalys. Alla handlingar kan med fördel sparas i samma dokument: Sammanfoga pdf:er | Adobe Acrobat (Sverige)

Förhandlingsunderlag

Besluts/förhandlingsunderlaget enligt ovan ska vara upprättat på svenska (10 § Språklag (2009:600) ska tydligt belysa innebörden av förslaget till beslut.

För mall och mer information kring risk- och konsekvensbedömning:

Risk- och konsekvensbedömning inför ändring i verksamhet

Kallelse

Gemensam kallelse för anmälda ärenden skickas av sektionen HR senast fem hela arbetsdagar före förhandlingstillfället tillsammans med underlagen till respektive ärende. Av kallelsen ska framgå vem som företräder myndigheten i de olika ärendena.

Expedition av kallelsen

Kallelsen skickas via e-post till Saco-S, OFR/S och Seko tillsammans med underlagen. Kallelsen skickas även till Lunds universitets studentkårer (LUS) för kännedom.

Förhandlingen

Förhandlingen/informationen leds av representant utsedd av HR- direktör.

Förhandlingen inleds med att säkerställa förhandlingsfrågan och avslutas med att sammanfatta resultatet av förhandlingssammanträdet.

Hantering kring förhandlingens avslutande tas upp och bestäms i samband med förhandlingstillfället.

Protokoll

Protokoll skrivs av sektionen HR och skickas till arbetstagarorganisationerna för justering. Efter justering ska kopia av varje protokoll sändas till respektive arbetstagarorganisation samt till föredragande av respektive ärende.

Protokoll ska sedan diarieföras av föredragande/verksamhet som ett digitalt dokument, tillsammans med förhandlingsunderlag och eventuellt andra tillhörande dokument.

För mer information kring diarieföring:

Diarieföring | Medarbetarwebben

Central förhandling

Uppnås inte enighet vid (lokal) förhandling ska myndigheten på begäran förhandla även med central arbetstagarorganisation. Begäran om central förhandling ska göras senast på femte arbetsdagen efter den dag den lokala förhandlingen avslutats.

Begäran ska diarieföras i W3D3 av registraturen/sektionen HR. Sektionen HR tar kontakt med den som föredrog ärendet och den/de centrala arbetstagarorganisationerna vars lokala arbetstagarorganisationer deltog vid den lokala förhandlingen för att kalla till (bestämma tid) för förhandling (Huvudavtal 3:2).

Samma regler för förhandlingens avslutande gäller.

Du som chef ska ha ett genomtänkt förslag innan de fackliga organisationerna kallas till en förhandling, men ska förhandla så tidigt i beslutsprocessen att de fackliga organisationerna har möjligheter att påverka arbetsgivarens ställningstagande.

Anmälan av ärende görs via utsedd kontaktperson för MBL vid respektive fakultet/motsvarande, där förhandlingsunderlag bifogas. Använd gärna mallen för förhandlingsunderlag som stöd.

Ladda ner mall för förhandlingsunderlag vid verksamhetsförändring från sidan Blanketter och mallar.

Viktigare förändringar i arbetsgivarens verksamhet

Skyldigheten för arbetsgivaren att förhandla gäller viktigare förändringar i arbetsgivarens verksamhet.

Exempel på viktigare förändring kan vara utvidgning, omläggning eller nedläggning. Det kan gälla större investeringsbeslut, långsiktiga beslut om arbetsorganisationen, personalpolitiska frågor, inrättande av arbetslokaler eller röra sociala frågor som anses vara en viktigare förändring.

Även beslut som en facklig organisation typiskt sett vill förhandla ska omfattas av förhandlingsskyldigheten.

Led i förberedelserna inför beslutet

Förhandlingen ska vara ett naturligt och effektivt led i förberedelserna inför beslutet. De fackliga organisationerna ska ges tillfälle att framföra synpunkter innan arbetsgivaren binder sig för en viss lösning i frågan.

Riskbedömning

När ändringar planeras i en verksamhet, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och bifogas underlaget inför förhandlingen av organisationsförändringen.

Läs mer om risk- och konsekvensanalys ur arbetsmiljösynpunkt

Uppsägning på grund av arbetsbrist

Särskild ordning gäller för förhandling inför beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist. Kontakta din närmaste HR-funktion för råd och stöd.

Läs mer i arbetsordningen för medbestämmandeförhandlingar gällande arbetsbrist, turordningskrets, uppsägning nedan:

Innehåll på sidan:

Att tänka på

Tänk på att en förhandling ska påbörjas i så pass god tid att lokala och – i förekommande fall – även centrala förhandlingar kan fullgöras utan att tidsnöd ska behöva uppstå.

När hålls mötet?

Onsdagar kl 13:15-15:00

Var hålls mötet?

Digitalt möte.

Typ av förhandling

Förhandling och information enligt 11 och 19 §§ MBL (Arbetsgivarens primära förhandlingsskyldighet).

Anmälan av ärende

Ärendet ska anmälas till sektionen HR/Arbetsbristteamet senast sju hela arbetsdagar innan önskad förhandling tillsammans med förhandlingsunderlag. Anmälan sker i samlad pdf-fil till sektionen HR via supportcenter.lu.se.

Normalt innebär detta att handlingarna ska vara sektionen HR tillhanda senast kl 12:00 på fredagen veckan innan kallelsen skickas.

Ange:

Önskat datum för förhandling.
Om det är förhandling eller information gällande arbetsbrist eller turordning,
uppsägning med mera.
Vad som ska förhandlas/informeras om (rubrik på ärendet).
Hur lång tid förhandlingen beräknas ta.
Vem som företräder myndigheten och föredrar ärendet.

Förhandlingen leds alltid av HR-direktör eller ersättare från sektionen HR.

Underlag

Underlaget ska vara upprättat på svenska (10 § Språklag (2009:600)). Till underlaget ska alltid bifogas en risk- och konsekvensbedömning (Se vidare mallar och instruktioner på HR-webben).

Kallelse

Gemensam kallelse för anmälda ärenden skickas från HR senast fem hela arbetsdagar före förhandlingstillfället tillsammans med underlagen till respektive ärende.

Expediering av kallelse

Kallelsen skickas via e-post (pdf-format) till Saco-S, OFR/S, Seko samt till de som anmält ärendet, tillsammans med underlagen. Anmälaren vidarebefordrar kallelsen till de som företräder myndigheten.

Förhandling

Ansvaret för att utreda, ta fram förslag till beslut och förhandla detta ligger på personalansvarig chef där arbetsbristen uppstår, om inget annat är beslutat. Närmaste HR-funktion på fakultet/motsvarande är råd och stöd i det arbetet. Sektionen HR leder förhandlingen och bistår med förhandlingsstöd.

Protokoll

Protokoll upprättas av sektionen HR och sektionen HR tillser justeringen av desamma (se avsnittet Förhandlingens avslutande nedan). Efter justering expedieras protokoll av sektionen HR.

Central förhandling

Uppnås inte enighet vid (lokal) förhandling ska myndigheten på begäran förhandla även med central arbetstagarorganisation. Begäran om central förhandling ska göras senast på femte arbetsdagen efter den dag (den lokala) förhandlingen avslutades. Begäran ska diarieföras på sektionen HR.

Sektionen HR tar kontakt med den som föredrog ärendet och den/de centrala arbetstagarorganisationerna för att kalla till central förhandling (bestämma tid för förhandling). Samma regler för förhandlingens avslutande gäller.

Förhandlingens avslutande

Förhandlingen anses avslutad först när protokollet är justerat eller när part som fullgjort sin förhandlingsskyldighet givit motparten skriftligt besked om att han frånträder förhandlingen, om inte berörda parter enats om annat. För att förhindra dröjsmål kan frågan om justering tas upp under förhandlingstillfället.

Beslut

Myndigheten är skyldig att vänta med sitt beslut eller med att verkställa det tills förhandlingar avslutats.

Viktigare förändringar i arbets- eller anställningsförhållanden

Du som chef är även skyldig att förhandla inför viktigare förändringar i arbets- eller anställningsförhållanden för anställda som är fackligt anslutna. Du ska då kontakta berörd facklig organisation.

Snabbprotokoll

I enklare ärenden kan snabbprotokoll användas enligt partsgemensamt framtagen rutin och mallar. Ta del av rutinen nedan. Kontakta din närmaste HR-funktion för råd och stöd.

In English

Snabbprotokoll enligt tillgängliga mallar används i samråd med de fackliga organisationerna.

Mallarna finns att ladda ner på sidan Blanketter och mallar.

Snabbprotokoll används vid följande förhandlingar enligt 11 § MBL:

Ändrad organisatorisk placering (som ej påverkar organisationen).
Titelbyte (inom arbetsskyldigheten).
Avbrytande av anställningsförfarande/rekryteringsprocess (yttrande och utlysning ska bifogas).

Snabbprotokoll används även vid förhandling om företrädesrätt enligt 32 § LAS:

Vid anställning av annan arbetstagare än den som har företrädesrätt till återanställning eller om fråga uppkommer vem av flera företrädesberättigade som ska få återanställning (yttrande och utlysning ska bifogas).
Förhandling inför chefstillsättning.

Rutin

Snabbprotokoll används endast när parterna är överens.
Snabbprotokoll och underlag skickas via eduSign till utsedd kontaktperson för berörd arbetstagarorganisation. Förhandlingsunderlag och protokollsutkast på ärendet ska samtidigt skickas till berörd arbetstagarorganisations funktionsadress, så att ärendet kan omhändertas vid exempelvis frånvaro eller dylikt.
Typ av förhandling med lagrum och ärende anges i ärendemeningen.
Bifoga förhandlingsunderlag.

Särskild rutin för förhandling av resursfördelning och budget samt information om kvartalsrapport

För att främja insyn och dialog, i enlighet med vad MBL föreskriver, finns en särskild rutin för förhandling och information i ekonomiska frågor. Ta del av rutinen nedan:

In English

Årscykel för förhandling av resursfördelning och budget samt information om kvartalsrapport.

Ärenden:

Förslag till beslut om resursfördelning förhandlas av samtliga fakulteter/motsvarande.
- Enligt 11 § MBL
- Tidpunkt: november-december
Totalbudget LU förhandlas av sektionen Ekonomi
- Enligt 11 § MBL
- Tidpunkt: februari
Information om ekonomiskt resultat för föregående år samt information om flerårsprognosen övergripande nivå LU (information ges av sektionen Ekonomi).
- Enligt 19 § MBL
- Tidpunkt: februari

Samtliga av ovan information/förhandling genomförs enligt arbetsordningen för tisdags-MBL.

Särskild process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)

MBL-förhandling avseende en särskild visstidsanställning sker enligt denna process. Ta del av processen:

In English

MBL-förhandling avseende en särskild visstidsanställning sker enligt denna process.

Läs mer om den statliga visstidsanställningen (STAVA) och förutsättningarna för en sådan.

Process:

Verksamheten som vill använda sig av en STAVA fyller i underlaget och bifogar relevanta dokument i enlighet med mallen.
MBL-kontaktperson skapar ett ärende i ServiceNow och bifogar underlag samt relevanta dokument i ärende.
Sektionen HR/Arbetsgivarstöd tar emot ärende och bokar in en förhandlingstid (ej på tisdagar).
Vid förhandlingen deltar verksamheten genom ansvarig chef, HR lokalt, fackliga organisationer. Sektionen HR håller i förhandlingen som ordförande och protokollförare.

Uppföljning av hur processen fungerar och lärdomar från aktuella ärenden kommer ske när parterna har förhandlat några olika ärenden.

När parterna inte är överens

Både arbetsgivare och de fackliga representanterna är skyldiga att ange sin ståndpunkt i en förhandlingsfråga och skälen för den. Det finns också en skyldighet att sakligt behandla motpartens ståndpunkt och överväga den. Först när förhandlingen är avslutad kan arbetsgivaren verkställa beslutet. Om inte parterna enats om annat är förhandlingen avslutad när protokollet är justerat av parterna eller när en av parterna skriftligen har frånträtt förhandlingen.

Central förhandling

Kan parterna inte komma överens i förhandlingsfrågan kan den fackliga organisationen begära central förhandling. Central förhandling måste begäras senast på femte arbetsdagen efter den dag den lokala förhandlingen avslutades. Därmed är det mycket viktigt att båda parter är överens om när förhandlingen är avslutad.

Begärs central förhandling måste du som chef avvakta med beslutet tills att den centrala förhandlingen har avslutats.

Sektionen HR ska kontaktas omgående vid begäran om central förhandling och tvisteförhandling.

Arbetsgivarens informationsskyldighet

Arbetsgivaren har även en informationsskyldighet som regleras i 19 § MBL. Arbetsgivaren ska fortlöpande hålla de fackliga organisationerna underrättade om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt liksom riktlinjerna för personalpolitiken.

Arbetsgivaren har även skyldighet att informera om viktiga utredningar i samband med beslut i komplicerade frågor. Informationsskyldigheten kan också gälla utredningar utan anknytning till beslut om de har stor omfattning, är långvariga, kräver speciella resurser eller gäller särskilt viktiga frågor.

Arbetsgivaren bestämmer om informationen lämnas muntligen eller skriftligen, men för att de fackliga organisationerna ska kunna förbereda sig inför informationstillfället är skriftlig information att föredra.

MBL-förhandlingar

Arbetsordning inklusive praktisk rutin vid medbestämmandeförhandlingar i organisatoriska/verksamhetsfrågor

Boka och ange:

Led i förberedelserna inför beslutet

Riskbedömning

Arbetsordning medbestämmandeförhandlingar gällande arbetsbrist, turordningskrets, uppsägning med mera

Rutinbeskrivning: Snabbprotokoll vid förhandling enligt 11 § MBL och 32 § LAS

Rutin

Särskild rutin för förhandling och information i ekonomiska frågor

Process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)

Kontakt

Arbetstagarorganisationer

Relaterad information