När en forskare har blivit utvald att forska vid Lunds universitet ska ett mottagningsavtal upprättas mellan forskningshuvudmannen (Lunds universitet) och forskaren. 

Mottagningsavtal för gästforskare i Sverige (Migrationsverket)

Omfattning och upprättande

Mottagningsavtalet ska bifogas i ansökan om uppehållstillstånd och specificerar bland annat forskningsprojektet, vistelseperioden och vissa andra frågor.

Genom avtalet åtar sig Lunds universitet att ta emot forskaren och forskaren åtar sig att genomföra forskningsprojektet. 

Mottagningsavtalet upprättas av institutionen och undertecknas av prefekten och forskaren. Det kan vara bra att be forskningsledaren eller motsvarande att attestera mottagningsavtalet när alla uppgifter är ifyllda. 

Säkerställa korrekta uppgifter om forskaren

För att kunna fylla i korrekta uppgifter om forskarens namn och efternamn är det bra att be forskaren maila en kopia på passet.

Institutionen kan även behöva begära in annan information på engelska, till exempel forskarens CV, kopia på examensbevis, uppgifter om stipendievillkor etc. 

I mottagningsavtalet bekräftas vidare att forskaren under varje månad av sin vistelse har tillgång till medel för sitt uppehälle, att kostnaderna för återresa är täckta och att forskaren har en heltäckande sjukförsäkring om vistelsen är kortare än ett år.

Uppgifter om försäkringar på LU

Information om vilka försäkringar en forskare omfattas av vid LU, finns på Staff pages:  

Insurance for international staff (Staff Pages)

Observera att det är mycket viktigt att samtliga begärda uppgifter fylls i på mottagningsavtalet. Om Migrationsverket måste begära in kompletterande uppgifter kommer handläggningstiden att fördröjas avsevärt.

När det är dags att ansöka om uppehållstillstånd gör forskaren detta själv på Migrationsverkets hemsida. 

Uppehållstillstånd för forskare (Migrationsverket)

Det är av stor vikt att alla handlingar är korrekta och att ansökan är komplett. Vid eventuella felaktigheter och behov av kompletteringar kan det ta flera månader extra för att ansökan ska bli godkänd.

Det finns möjlighet att använda sig av Lunds universitets relocationtjänster för att underlätta ansökningsprocessen.

Läs mer om relocationtjänster

Ansökan om uppehållstillstånd ska bland annat innehålla följande dokument:

• Kopia av giltigt pass 
• Giltigt mottagningsavtal med en forskningshuvudman 
• Eventuella intyg om försörjning och försäkring 

Uppehållstillståndets giltighetstid

Uppehållstillståndet gäller för samma tid som mottagningsavtalet gäller men aldrig längre än passet är giltigt.

Informera därför forskaren (och eventuella medföljande) att se över sina passhandlingar så att giltighetstiden är tillräckligt lång.

Uppehållstillståndet ska vara klart innan resan till Sverige 

Om personen redan befinner sig i Sverige med uppehållstillstånd för studier kan denne dock ansöka medan hen befinner sig i landet.

Om personen har ett uppehållstillstånd för forskning i ett annat EU-land och ska bedriva en del av sin forskning i Sverige kan denne också lämna in sin ansökan medan hen befinner sig i Sverige.

Beslut om uppehållstillstånd skickas till institutionen samt till den ambassad som forskaren angav i sin ansökan. 

Arbetsgivaren ska spara dokument

Arbetsgivaren måste spara de dokument som visar att en arbetstagare har rätt att vara och arbeta i Sverige under hela anställningstiden och minst 12 månader därefter. Beslutet och övriga dokument som rör tillståndsärendet skall därför laddas upp i anställningsärendet i rekryteringssystemet Varbi.

Underrätta Skatteverket

När institutionen går vidare med anställningen behöver man även underrätta Skatteverket när man anställer en medborgare från ett land utanför EU. Detta görs genom att fylla i en blankett hos Skatteverket. 

• Läs mer om anställning av tredjelandsmedborgare på Skatteverkets webbplats
• Blankett: Underrättelse om anställning av utlänning (Skatteverket)

Uppehållstillståndskort är bevis på att man har tillstånd att vistas under en längre tid i Sverige. Kortet har ett datachip som innehåller biometriska uppgifter.

Observera att kortet inte uttryckligen visar vilket slags tillstånd (studier, anknytning och så vidare) en person har, men ger uppgift om tillståndets längd. 

Visum eller uppehållstånd – påverkar var och när sökanden kan få sitt uppehållstillståndskort

Visum och uppehållstillstånd är två olika processer för olika ändamål: 

• Man ska ansöka om visum för kortare vistelser (upp till 90 dagar under en 180-dagarsperiod)
• Ett visum klistras in i sökandens pass

• Man ska ansöka om uppehållstillstånd för vistelser som är längre än 90 dagar
• Ett uppehållstillståndskort utfärdas för utlänningar med uppehållstillstånd

Frågan om en sökande behöver visum till Sverige eller inte har dock bäring på var och när sökanden kan få sitt uppehållstillståndskort. 

Medborgare som behöver visum 

De medborgare som behöver visum för att resa in i Sverige ska så snart som möjligt besöka närmsta svenska ambassad för att bli fotograferade samt lämna fingeravtryck så att Migrationsverket kan tillverka uppehållskortet och se till att detta levereras korrekt.

Detta går bra att göra redan innan beslut om uppehållstillstånd har fattats för att snabba på processen. Uppehållstillståndskortet ska visas upp tillsammans med pass vid inresa till Sverige.

Observera att det tar cirka fyra veckor att tillverka och leverera uppehållstillståndskortet. Kortet skickas till den sökande i hemlandet eller hämtas via ambassaden. 

Läs mer om länder vars medborgare behöver visum för inresa i Sverige, på regeringens webbplats

Medborgare som inte behöver visum 

De medborgare som inte behöver visum för att resa in i Sverige kan ordna uppehållstillståndskort när de är på plats i Sverige. Ansökan, fotografering och biometri görs hos Migrationsverket så snart som möjligt efter ankomst. Det går bra att boka tid för detta på deras hemsida.  

Medföljande familjemedlemmar kan få uppehållstillstånd för samma tidsperiod som forskaren om de uppfyller villkoren för detta.

Som familjemedlem räknas make/maka, sambo, egna eller partnerns ogifta barn under 18 år. 

Ansökan

Om hela familjen vill komma till Sverige samtidigt så är det forskaren som ansöker för familjen i sin egen webbansökan. 

Om han eller hon redan är i Sverige kan familjemedlemmar göra sin egen webbansökan. 

Forskaren ska ansöka om förnyat tillstånd innan det nuvarande tillståndet slutar gälla.

Migrationsverket påminner inte

Migrationsverket skickar inte ut någon påminnelse så det gäller, både för individen och för HR/chef, att hålla koll på datumen för tillståndet själv. 

Observera att om förlängning inte söks i tid har vederbörande inte rätt att ha kvar sin anställning till dess att nytt tillstånd finns på plats. 

Rätten att arbeta och studera i väntan på beslut

Forskaren har rätt att bo kvar i Sverige och arbeta i väntan på beslut, förutsatt att hen har ansökt om förlängning korrekt.

Kan bli problematiskt att resa

Observera att det kan bli problem att åka iväg utanför Sverige innan det förlängda tillståndet har beviljats. Vissa länder tar inte emot personer som inte har giltigt svenskt uppehållstillstånd.

Det kan också bli problem att resa tillbaka till Sverige utan ett nytt tillstånd om det gamla har gått ut. 

Viseringsfria personer kan dock nyttja 90 dagar av fri rörlighet för att korsa gränserna ovanpå det gamla tillståndet. Vid en sådan resa ska individen ha med sig all dokumentation om det tidigare uppehållstillståndet och den nya ansökan.

Ansökan om förlängning

Det här ska du skicka med ansökan om förlängning:

• Kopia av pass (igen)
• Mottagningsavtal (igen)
• Lönespecifikationer från hela anställningstiden. Det ska även framgå om medarbetaren har haft någon frånvaro eller ej.

Ansöka för medföljande familj samtidigt

Om forskaren har medföljande familj som också vill förlänga sitt tillstånd, ska forskaren söka för dem i samma webbansökan. 

Behövs även nytt uppehållstillståndskort

Med det nya uppehållstillståndet måste forskaren, och eventuella medföljande, även få nya uppehållstillståndskort utfärdade. Biometriska uppgifter måste lämnas på nytt då dessa inte sparas i Migrationsverkets system. 

Forskare har, efter avslutad forskning, möjlighet att söka ett särskilt tillstånd som gör det möjligt att stanna i Sverige och söka arbete i landet.

Detta gäller om personen inte redan har permanent uppehållstillstånd. 

Uppehållstillstånd efter forskning (Migrationsverket)