Genomförande av utvecklingssamtal

Innehåll på sidan:

• Att tänka på vid samtalet
• Tillbakablick (återkoppling)
• Nuläge (avstämning)
• Framtid (planering)
• Dokumentation av utvecklingssamtalet

Att tänka på vid samtalet

• Telefoner ska vara avstängda.
• Ta upp överenskomna frågor.
• Parkera frågor som tar lång tid och inte har direkt samband med samtalets intentioner. 
• Lyssna aktivt. Säkerställ att ni förstår varandra. 
• Respektera varandras uppfattningar och upplevelser.
• Lova inget som inte kommer genomföras.
• Samtalet är i förtroende. Kom överens om vad som eventuellt ska föras vidare.
• Avsluta samtalet med att ni tillsammans utvärderar samtalet, vad som har varit bra och vad som kan förbättras till nästa gång.

Genomför utvecklingssamtalet utifrån tre tidsperspektiv:

1. Tillbakablick
2. Nuläge
3. Framtid

Tillbakablick (återkoppling)

Följ upp och återkoppla vad som hänt sedan förra utvecklingssamtalet genom att gemensamt gå igenom föregående års mål och kompetensutvecklingsplan: 

• Utvärdera de aktiviteter som skulle genomföras enligt förra utvecklingssamtalet.
• Följ upp tidigare satta mål samt vad som påverkat utfallet.
• Den anställdes syn på det gångna året.
• Konstruktiv återkoppling på genomförda arbetsprestationer.
• Utvärdera samverkan mellan chef och anställd.

Nuläge (avstämning)

Gör en gemensam avstämning av hur arbetssituationen ser ut i dagsläget, gällande:

• Arbetsuppgifter: huvudsakliga arbetsuppgifter, egna prestationer och resultat, önskemål om förändring – tas kompetensen tillvara på bästa sätt?
• Delaktighet på arbetsplatsen: interna möten, seminarier, arbetsplatsträffar, aktivt deltagande, förändringar.
• Arbetssituation: arbetsklimat, stress, oro, likabehandling.
• Fysisk arbetsmiljö: utrustning, lokaler, hjälpmedel.
• Samarbete med andra: arbetskamrater och studenter.
• Förutsättningar: resurser, befogenheter, tid, möjlighet att påverka.
• Eget ansvar: engagemang, initiativ, ansvarstagande, bemötande.

Framtid (planering)

Skapa en gemensam syn på hur den anställdes arbetsuppgifter och hur dessa ska prioriteras, mål och utvecklingsområden. 

Verksamhetens mål bryts ner och ger en grund till individens mål. Det är bra om verksamhetens mål tidigare har diskuterats i arbetsgruppen, och att de anställda är väl förtrogna med verksamhetsplaneringen. Målen ska vara konkreta, tydliga och möjliga att genomföra och följa upp.

I samband med att individuella mål fastställs och den anställdes arbetsuppgifter och uppdrag konkretiseras är det viktigt att samtala kring den anställdes kompetens och kompetensutvecklingsbehov. Detta dokumenteras i kompetensutvecklingsplanen.

Kort om kompetens:

• Består av kunskap, förmåga och vilja att handla.
• Formas i samspelet mellan olika individer och deras värderingar.
• Utvecklas vidare genom egna reflektioner, erfarenheter och lusten att lära.

I vid bemärkelse kan kompetens definieras som förmågan att klara de olika krav som ställs i en viss situation i en bestämd verksamhet. Kompetens utvecklas när en drivs av nyfikenhet, känsla av meningsfullhet i uppgiften och motivation att lära.

Kompetensutvecklingsmål kan åsyfta såväl den kompetens som behövs för att utföra de arbetsuppgifter den anställde har, liksom kompetensutveckling som möjliggör den anställdes möjlighet till en karriärutveckling.

Dokumentation av utvecklingssamtalet

Utifrån det genomförda samtalet ska de individuella målen fastställas och Kompetensutvecklingsplanen uppdateras (mallar finns att ladda ner i högerspalten). Dessa används som underlag vid uppföljningen under året och nästa års utvecklingssamtal.

Då dokumenten är underlag för vidare diskussioner parterna emellan samt tjänar som utgångspunkt för vilka prestationer och resultat som ska bedömas i samband med den följande lönerevisionen ska det framgå tydligt vad parterna kommit överens om. Skulle det ske ett chefsbyte under verksamhetsåret underlättar tydlig dokumentation för ny chef att ta vid efter den gamla.

Tänk på att dokumentationen från utvecklingssamtalet kan utgöra allmän handling och känsliga uppgifter inte bör dokumenteras här. Om det uppkommer behov av att dokumentera känsliga uppgifter bör dessa dokumenteras på andra sätt. Frågor av privat karaktär, rehabiliteringsfrågor, misskötsamhet med mera tas lämpligen upp i ett medarbetarsamtal och dokumentation förs då på för det ändamålet lämpligt sätt till exempel i överenskommelser om tester, skriftlig tillrättavisning med mera. Vid osäkerhet kontakta HR-funktionen vid din fakultet eller motsvarande.

Både chef och anställd signerar dokumentationen som bekräftelse på att innehållet återspeglar det som framkommit i samtalet.