Krav på utbildning, kontroller och rapportering

Innehåll på sidan:

• Kemiska produkter som kräver medicinska kontroller
• Allergiframkallande kemiska produkter
• Bokföring och lagerinventering för dig som köper ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit
• Kontroll och rapportering av utrustning som innehåller köldmedia

Kemiska produkter som kräver medicinska kontroller

Som chef med arbetsmiljöansvar har du skyldighet att informera medarbetare och studenter om att genomföra medicinsk kontroll innan ett arbete påbörjas där krav om medicinska kontroller föreligger enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Vissa kontroller är obligatoriska medan andra ska erbjudas till medarbetare och studenter. 

Läs mer om medicinska kontroller                                                                     

Allergiframkallande kemiska produkter

En del kemiska produkter kan orsaka allergiska reaktioner. Det är din uppgift som chef att säkerställa att de särskilda regler som föreligger vid arbete med allergiframkallande kemiska produkter uppfylls. Exempelvis kräver arbete med allergiframkallande ämnen att särskild information om handhavande, skyddsåtgärder och personlig skyddsutrustning ska framgå i riskbedömningen.

För medarbetare som leder ett arbete eller aktivt hanterar produkter som är märkta med H317 eller H334, samt innehåller allergiframkallande ämnen som

• diisocyanater
• epoxiplastkomponenter
• organiska syraanhydrider
• formaldehydhartser
• akrylater
• metakrylater,

krävs utbildning och medicinsk kontroll innan arbete påbörjas, om inte hanteringen bedöms försumbar. Hantering kan bedömas som försumbar när en väldigt liten mängd hudallergena produkter hanteras tillfälligt, som till exempel lim i tub.

För arbete som innebär en termisk nedbrytning som frisätter isocyanater eller processer som frisätter formaldehyd gäller också krav på utbildning och medicinsk kontroll innan arbete påbörjas.

För mer information om utbildning gällande allergiframkallande ämnen, vänligen kontakta Företagshälsovården.

Läs mer om medicinska kontroller   

Bokföring och lagerinventering för dig som köper ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit

För inköp, hantering och innehav av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit gäller särskilda regler. Om du köper fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit gäller inte nedanstående regler.

För att etanol eller teknisk sprit ska räknas som fullständigt denaturerad måste den innehålla följande komponenter (Kommissionens förordning (EEG) nr 3199/93):

Per 100 liter absolut etanol:

• 1,0 liter isopropylalkohol
• 2,0 liter metyletylketon
• 1,0 gram denatoniumbensoat.

Detta innebär att en stor del av den etanol eller teknisk sprit som köps in till Lunds universitet inte är fullständigt denaturerad och vi måste efterleva de regelverk som gäller för ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit.

Inköp

För information gällande inköp av ej fullständigt denaturerar etanol eller teknisk sprit, se nedanstående sida: Inköp av kemiska produkter

Bokföring och inventering

Vid inköp av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit (benämns fortsättningsvis ej denaturerad sprit) ska du fortlöpande dokumentera inköpt och förbrukad mängd (HSLF-FS 2022:63, 7 §). 

Använd blankett för att föra loggbok över mängden inköpt och förbrukad ej denaturerad sprit:

Ladda ner blanketten på sidan Blanketter och mallar.

Lagret ska inventeras fysiskt minst en gång per kalenderår (HSLF-FS 2022:63, 7 §). För dig som har en verksamhet där större mängder ej denaturerad sprit används rekommenderar vi att du gör en lagerinventering med tätare intervall, exempelvis månadsvis, för att underlätta ditt arbete. Inventeringen ska dokumenteras.

Använd blankett för att utföra din inventering av ej denaturerad sprit: 

Ladda ner blanketten på sidan Blanketter och mallar.

Orsaker till avvikelser mellan den bokförda och den inventerade mängden ej denaturerad sprit ska du identifiera, dokumentera och vidta nödvändiga åtgärder för att avvikelser ej ska uppkomma igen.

Dokumentationen (bokföring, lagerinventering och avvikelsehantering) ska sparas i minst två år (HSLF-FS 2022:63, 7 §) för att kunna uppvisas vid en förfrågan från Folkhälsomyndigheten. Spara din dokumentation i diariet och ange ärendemening: ”Bokföring och lagerinventering av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit”. Ange även i ärendemeningen vilken institution eller motsvarande som det gäller, avdelning eller enhet samt år. 

Exempel: Bokföring och lagerinventering av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit, LU byggnad, avdelningen för säkerhet och miljö, 2023.

Hur kan vi förhindra avvikelser, försvinnande och stölder?

• Ha skriftliga och tydliga rutiner för hantering och förvaring.
• Var noggrann med att tydliggöra att det är viktigt att anteckna uttagna volymer så noggrant som möjligt.
• Säkerställ att alla medarbetare, gamla som nya, har fått information om vad som gäller för hanteringen.
• Förvara den ej denaturerad spriten i exempelvis låsta skåp.
• Säkerställ att endast behöriga har tillgång till den ej denaturerad spriten. 
• Begränsa inköpta mängder.
• Var uppmärksam på misstänkta beteenden kring den ej denaturerad spriten. 

Rutiner för rapportering av avvikelser, försvinnande eller stölder 

• Informera forskningsgruppledaren/avdelningsföreståndaren om avvikelsen. 
• Om det handlar om en misstänkt stöld ska forskningsgruppledaren eller avdelningsföreståndare rapportera händelsen som stöld enligt universitetets rutiner. Incidenten anmäls i händelserapporteringssystemet KEYConcept (logga in med Lucat-ID) och händelsetyp: ”Stöld: Brott mot myndighet”, anges. Genom att rapportera händelsen i KEYConcept kan du få hjälp med att se till att alla nödvändiga anmälningar och kontakter görs. 
• Vidtag åtgärder för att hantera avvikelsen och förhindra att den upprepar sig igen.
• Dokumentera avvikelsen och hanteringen samt diarieför ärendet när det är avslutat.

Kontroll och rapportering av utrustning som innehåller köldmedia

Köldmedier används bland annat i kylar, frysar, luftkonditioneringsanläggningar och värmepumpar. Både fluorerade växthusgaser och ozonnedbrytande ämnen används som köldmedier.

Om din verksamhet äger och är så kallad operatör för utrustning som innehåller köldmedia med fluorerade växthusgaser, f-gaser, ska dessa årligen kontrolleras och rapporteras till kommunen. Detta gäller utrustning som innehåller köldmedia i en mängd motsvarande minst 5 ton koldioxidekvivalenter.

Reglerna i korthet:

• Verksamheter som vill installera eller konvertera, det vill säga, byta köldmedietyp i, en köldmedieutrustning som innehåller 14 ton koldioxidekvivalenter eller mer måste anmäla detta till kommunen i förväg.
• Verksamheten ska också se till att utrustningar som innehåller 5 ton koldioxidekvivalenter eller mer kontrolleras av ett ackrediterat företag. Kontroll ska ske minst årligen, beroende på mängden koldioxidekvivalenter.
• Verksamheter som har en köldmedieanläggning som innehåller 14 ton koldioxidekvivalenter eller mer ska årligen rapportera till kommunen, senast den 31 mars. En anläggning utgörs av flera utrustningar med samma operatör i samma fastighet. Endast aggregat med en köldmediemängd på minst 5 ton koldioxidekvivalenter eller mer ska inkluderas. Kylföretaget som utför kontrollen upprättar årsrapporten att skriva under. Eventuella skrotningsintyg ska skickas med.

Läs mer på respektive kommuns webbplats. 

• Lunds kommun
• Malmö stad
• Helsingborgs stad
• Söderåsens miljöförbund (Klippans kommun)

Årsrapport för verksamhet inom Lund

Miljöförvaltningen i Lund har efterfrågat en samlad årsrapport från universitetet.

Skriv under årsrapporten och skicka den till maria [dot] nilsson [at] bygg [dot] lu [dot] se (maria[dot]nilsson[at]bygg[dot]lu[dot]se) senast den 27 mars så sammanställer avdelning Säkerhet och miljö och skickar in.

Universitetet har ett antal kylmaskiner i Lund som enligt avtal kontrolleras och läcksöks av Akademiska hus. Dessa rapporteras också via avdelning Säkerhet och miljö.

Årsrapport för verksamhet utanför Lunds kommun

Skicka in undertecknad årsrapport senast den 31 mars enligt kommunens anvisningar.

Skicka även en kopia på årsrapporten till maria [dot] nilsson [at] bygg [dot] lu [dot] se (maria[dot]nilsson[at]bygg[dot]lu[dot]se), så att avdelning Säkerhet och miljö får kännedom om hur mycket utrustning med köldmedier innehållande f-gaser som universitetet har.