Process för det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering (SFAD)
På denna sida kan du ta del av processen för det systematiska förebyggande arbetet mot diskriminering (SFAD).
Innehåll på sidan:
- I fyra steg inom en tolvmånadersperiod
- Dokumentation av SFAD-arbetet
- Steg 1: Udersökningsmetoder och stödmaterial för det förebyggande arbetet mot diskriminering
- Steg 2: Analysera orsaker till identifierade risker och hinder
- Steg 3: Genomför åtgärder
- Skäliga åtgärder mot risk för diskriminering
- Steg 4: Uppföljning av SFAD-arbetet
- Årlig lönekartläggning
I fyra steg inom en tolvmånadersperiod
Arbetet med SFAD görs löpande i fyra steg, inom en tolvmånadersperiod. Det är ett förebyggande, främjande och kontinuerligt arbete som bedrivs med målsättningen att undanröja risker för diskriminering och möjliggöra lika rättigheter och möjligheter för våra anställda och våra studenter.
Dokumentation av SFAD-arbetet
Dokumentationen är tänkt att fungera som ett stöd i arbetet. Du ska kunna följa arbetet och se vad som är gjort och vad som är kvar att göra.
Dokumentationen ska ske löpande under året och arbetets gång och alla fyra steg ska dokumenteras. Glöm inte bort att dokumentera hur ni samverkat med arbetstagarorganisationer eller, i förekommande fall, anställda och studenter.
För att dokumentera det löpande arbetet finns mallar framtagna: Stöddokument SFAD, arbetsgivare och Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare. Länk till mallarna finns i högerspalten ”Stöddokument SFAD”. Denna dokumentation utgör även en del i uppföljningen av SFAD-arbetet. Läs mer under rubriken Steg 4: Uppföljning av SFAD-arbetet längre ned på sidan.
Steg 1: Undersökningsmetoder och stödmaterial för det förebyggande arbetet mot diskriminering
Det första steget i arbetet med SFAD är att undersöka risker för diskriminering, repressalier eller om det finns andra hinder för anställdas och studenters lika rättigheter och möjligheter. Det finns flera sätt att undersöka detta på. Här kan du som chef läsa mer om hur du kan undersöka risker för diskriminering.
Tänk på att ni kan behöva genomföra flera undersökningar för att identifiera risker och hinder i den utsträckning som krävs, det är till exempel inte tillräckligt att enbart undersöka om erfarenheter av diskriminering finns.
Samordna gärna arbetet med exempelvis rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).
Undersökning genom samtal i grupp
Ett sätt att undersöka risker och samtidigt analysera orsakerna till dem är att i grupp diskutera de fem områdena för arbetsgivar- och utbildningsanordnarperspektivet. Då kan man tillsammans komma fram till förslag på lämpliga åtgärder.
Använd gärna diskrimineringsspelet för att underlätta samtalen. Ni kan också undersöka vissa områden genom samtal i ledningsgrupper, på avdelningsmöten eller liknande personalmöten.
- Diskrimineringsspelet – ett sätt att undersöka i grupp kan vara att spela diskrimineringsspelet och använda den riskbedömningsmall som finns till spelet. Diskrimineringsspelet finns på din fakultet och kan beställas från MediaTryck (media-tryck [at] service [dot] lu [dot] se) till självkostnadspris. Spelet finns både på svenska och engelska.
- Undersökning av risker för diskriminering genom samtal i grupp. Vägledande stödmaterial finns i högerspalten. Detta material kommer att uppdateras i höst.
Undersökning genom samtal med enskilda
Frågor som rör risk för trakasserier och sexuella trakasserier kan ibland vara enklast att undersöka i enskilda samtal, till exempel omtankesamtal eller utvecklingssamtal med anställda. Det kan också vara bra att ha informella samtal i vardagen med enskilda anställda eller studenter, när man som chef eller lärare fångar upp signaler på att något inte är som det ska.
Kom ihåg, om du får reda på att någon upplever sig utsatt för trakasserier eller sexuella trakasserier är skyldig att utreda händelserna.
Läs mer om hur du gör på sidorna för kränkningar och trakasserier
Tips på hur man förebygger kränkningar och trakasserier finns i Arbetsmiljöverkets vägledning till föreskrifterna om social och organisatorisk arbetsmiljö (länk till denna finns i högerspalten).
Undersökning genom rapporterade händelser av diskriminering
Rapporterade händelser av diskriminering kan också utgöra en del av undersökningen av risker. Fundera över de händelser ni haft inom er verksamhet och hur ni kan minska risken för att något liknande händer igen.
När ni får en rapport om upplevd diskriminering, gå igenom de fyra stegen (undersöka, analysera, åtgärda och följ upp) med den rapporterade händelsen som utgångspunkt. Dokumentera arbetet så att ni kan redogöra för arbetet i den årliga uppföljningen.
Undersökning genom enkätverktyg
Man kan göra delar av undersökningssteget med en enkät. En enkätundersökning är oftast inte en tillräcklig undersökningsmetod för att identifiera risker för diskriminering och kom ihåg att du får svar som du ställer frågor. Det är svårare att ställa följdfrågor och du kanske inte kan få all information du behöver för att analysera orsakerna till den identifierade risken.
Kontakta gärna SFAD-teamet för rådgivning.
Läs mer om SFAD-teamet och om vad det finns för lokalt stöd i er verksamhet.
Undersöka risker för diskriminering vid en skyddsrond
Varje år genomförs skyddsronder i alla verksamheter och i samband med det kan du passa på att undersöka risken för bristande tillgänglighet i lokaler.
Exempel på frågor:
- Är lokalerna utformade så att personer med funktionsnedsättning kan sätta sig i säkerhet vid brand och i andra nödsituationer?
- Är lokalerna och miljön utformade så att de inte orsakar besvär för personer med allergi eller annan överkänslighet?
- Är trappor, dörrar, stora glasytor och andra viktiga funktioner som ringklockor och dörröppnare kontrastmarkerade?
- Är möjligheten att ta sig till och genom huvudentrén tillgänglig för personer med olika typer av funktionsnedsättning?
- Finns det tillgång till hörteknik i mötes- och konferensrum?
Universitetet har beslutat att en studiesocial skyddsrond (Dnr STYR 2023/1421) ska genomföras minst en gång om året i alla verksamheter som bedriver undervisning. Universitetet har tagit fram Vägledning för genomförande av studiesocial skyddsrond vid Lunds universitet som ska användas vid genomförande av studiesocial skyddsrond. I materialet finns flera frågor som rör de fem områdena för utbildningsanordnarperspektivet.
- Läs mer om studiesocial skyddsrond och ta del av vägledningen.
- Ladda ner Stöddokument SFAD, utbildningsamordnare på sidan Blanketter och mallar.
Vägledning i arbetet för en tillgänglig verksamhet finns hos Myndigheten för delaktighet (se länk i högerspalten).
Steg 2: Analysera orsaker till identifierade risker och hinder
Det andra steget i arbetet med SFAD är att analysera de risker och hinder för diskriminering ni identifierat genom era undersökningar. Fundera på varför det ser ut som det gör och försök dra några slutsatser kring vilka åtgärder som är mest effektiva och rimliga att vidta.
När ni analyserar risker och hinder är det viktigt att ha en öppen attityd och en god samverkan med representanterna som ska medverka. En analys som utgår från traditionella föreställningar om till exempel kön, ålder eller religion kan förstärka rådande normer och fördomar. Det kan i sin tur leda till att risker och hinder inte upptäcks.
En risk som upptäcks på ett område kan, när man analyserar orsaken, peka på andra situationer där en liknande risk kan uppstå. Till exempel om det finns risk för sexuella trakasserier på julfesten, kan samma risk även finnas vid andra tillfällen som exempelvis under personaldagar med övernattning och på tjänsteresor.
Exempel på frågor att ställa vid analysen:
- Varför ser det ut som det gör?
- Har vi tillräckligt med kunskap om risker och hinder eller behövs mer underlag?
- Behöver vi få mer kunskap för att förstå vad som ligger bakom de risker och hinder som vi upptäckt?
- Kan det finnas liknande risker i andra situationer?
- Finns det några mönster?
- Vad beror de upptäckta riskerna och hindren på?
- För att komma åt grundorsaken eller mekanismerna bakom risker och hinder behöver vi ha ett öppet förhållningssätt och undvika att dra för snabba slutsatser. Det kan vara bra att involvera flera personer som kan se det utifrån olika perspektiv.
- Har riskerna och hindren en koppling till en eller flera diskrimineringsgrunder?
- Har vi kunskap om alla sju diskrimineringsgrunder?
- Känner vi till vanliga risker och hinder som ofta leder till att människor diskrimineras?
- Behöver vi mer kunskap?
- Vad kan vi göra för att undanröja risker och hinder?
- Det är inte alltid lätt att veta vilka åtgärder som leder till att man kommer till rätta med risker och hinder. Har vi tillräckligt med kunskap för att veta vilka åtgärder som är effektiva?
Steg 3: Genomför åtgärder
Att vidta åtgärder för att undanröja risker för diskriminering är att arbeta förebyggande mot diskriminering och genom detta främjar Lunds universitet lika villkor för våra anställda och studenter. Vi arbetar dessutom för en god arbetsmiljö.
Utifrån de risker och hinder ni identifierat genom undersökningssteget och analyssteget ska åtgärder bestämmas. Vilka åtgärder ni bestämmer er för beror på riskerna och hindrens karaktär och omfattning såväl som behoven som finns på arbetsplatsen.
Universitet är som arbetsgivare och utbildningsanordnare skyldiga att vidta de åtgärder som skäligen kan krävas. Vad som är skäligt kan vara olika från fall till fall – det beror på vilka behov som finns. Bedömningen ska göras med hänsyn till förutsättningar, resurser och andra eventuella omständigheter i verksamheten. Läs mer om skäliga åtgärder längre ner på sidan. De åtgärder som identifieras och konstateras vara realistiska och skäliga ska planeras och genomföras så snart som möjligt.
Tänk på att de risker och hinder som identifieras ska åtgärdas och att de åtgärder som genomförs ska ha betydelse för verksamheten/berörd. Skulle ni å andra sidan inte identifiera några risker för diskriminering, repressalier eller andra hinder för lika rättigheter och möjligheter behöver ni inte vidta några åtgärder.
En del risker kan ta lång tid att åtgärda, vissa åtgärder kan behöva pågå i flera år. Eftersom arbetet med de fyra stegen inom SFAD ska göras inom en tolvmånadersperiod kan vissa åtgärder behöva delas upp. Åtgärder som kan antas behöver pågå under flera år behöver delas upp i delåtgärder som kan följas upp i den årliga uppföljningen. Läs mer om den årliga uppföljningen längre ned på sidan.
Exempel på frågor att ställa när ni planerar era åtgärder:
- Vilka åtgärder ska vidtas?
- Räcker det med en åtgärd för att komma till rätta med risken/hindret, eller behövs det flera?
- Vem ansvarar för att åtgärderna genomförs?
- Huvudansvaret ligger alltid hos arbetsgivaren/utbildningsanordnaren, det vill säga hos dig som chef. Men vem är utsedd som ansvarig för att rent praktiskt genomföra åtgärderna?
- När ska åtgärderna vara utförda?
- Åtgärderna ska planeras och genomföras så snart som möjligt.
- Är åtgärderna möjliga att följa upp?
- Går det att följa upp och utvärdera resultatet på sikt så att vi kan säkerställa att åtgärderna får önskad effekt?
Exempel på förebyggande åtgärder
Spela diskrimineringsspelet i grupp.
Det är ett verktyg som kan användas både för att undersöka om det finns risker och ett verktyg för att prata om frågorna på ett lite neutralare sätt i grupp.
Spelet finns på er fakultets kansli men kan även beställas (på svenska och/eller engelska) från Media-Tryck media-tryck [at] service [dot] lu [dot] se (media-tryck[at]service[dot]lu[dot]se), till självkostnadspris, om det inte finns tillräckligt många på fakultetens kansli.
Universitetet har tagit fram ett material som kan användas av chefer, HR och andra som jobbar med grupper.
Materialet kan användas för att öka medvetenheten om kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier.
Materialet ligger i Kompetensprotalen och nås via länkarna nedan:
Skäliga åtgärder mot diskriminering
Vad som är en skälig åtgärd kan variera beroende på vad risken handlar om. I grunden handlar skälighetsprincipen om att åtgärden ska vara rimlig i förhållande till verksamhetens storlek, budget med mera och riskens allvar. Eftersom Lunds universitet är en stor organisation, med en omfattande budget och många anställda och studenter, är skälighetsramen större än till exempel för en myndighet med 50 anställda och begränsad budget. Det finns gränser för vad som kan vara skäligt även för Lunds universitet, men det går inte att ge definitiva riktlinjer för var de gränserna går.
Skäligt kan innebära att universitetet förlägger undervisning i lokaler som har hög eller god tillgänglighet, snarare än att bygga helt nya hus eller göra omfattande ombyggnationer.
En skälig åtgärd kan vara att lärare och andra som föreläser eller talar till större grupper använder de mikrofoner som finns i lokalen. Det kan handla om att man på personalutflykter ser till att alla kan vara med, även de som har svårt att röra sig, hör eller ser dåligt. Det kan också vara att institutionen avstår från att bjuda på alkohol vid festligheter, eftersom alkohol är känt för att öka risken för kränkningar och trakasserier.
Behöver du stöd i diskussionen kring vad som är skäliga åtgärder, prata med fakultetens SFAD-samordnare.
Steg 4: Uppföljning av SFAD-arbetet
Genom att utvärdera och följa upp arbetet får syn på man åstadkommit det man ville och om upptäckta hinder och risker har undanröjts. Oavsett om en åtgärd har varit effektiv eller inte kan man dra lärdom av arbetet och därigenom se vad som behöver göras i nästa cykel.
Uppföljning av resultat av åtgärder
När en åtgärd är genomförd ska resultatet följas upp. Detta kallas ibland för ”lilla snurran”, vilket innebär att följa upp om åtgärderna har lett till önskat resultat eller om man behöver göra något mer.
Exempel på frågor:
- Har vi åstadkommit det vi ville genom de åtgärder som vi har genomfört?
- Har vi undanröjt de risker och hinder som vi identifierade i undersökningen och analysen?
- Har vi genomfört alla åtgärder som vi beslutade om?
- Fick åtgärderna önskad effekt?
- Var det några åtgärder som fungerade mindre bra?
- Behövs andra eller fler åtgärder?
Glöm inte bort att dokumentera uppföljningen av resultat av åtgärderna i Stöddokument SFAD, arbetsgivare och/eller Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare.
Årlig uppföljning av SFAD-arbetet på Lunds universitet
Den årliga uppföljningen av det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering, SFAD, görs universitetsgemensamt under hösten med deadline 31 januari varje år. Uppföljningen är en återblick av hur Lunds universitet under det gångna året har arbetat med att förebygga diskriminering och främja lika villkor. Uppföljningen syftar till att synliggöra hur SFAD-arbetet har fungerat samt om och på vilket sätt arbetet behöver förbättras eller utvecklas. Uppföljningen ska också säkerställa att Lunds universitet lever upp till kraven på bland annat systematik och dokumentation i 3 kap. diskrimineringslagen (2008:567) om aktiva åtgärder. SFAD-arbetet dokumenteras löpande i Stöddokument SFAD, arbetsgivare. Om utbildning bedrivs dokumenteras SFAD-arbetet löpande i Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare.
Länk till mallar finns i högerspalten. De fyra stegen är en cirkulär process som upprepas för att successivt och stegvis skapa förbättringar.
Uppföljningen på fakultetsnivå ska vara klar senast 31 januari och sammanfattas därefter på universitetsgemensam nivå i en lika villkorsrapport som publiceras i april-maj. SFAD-arbetet sker på alla nivåer i verksamheten och följs upp på institutionsnivå/motsvarande, fakultetsnivå/motsvarande och universitetsgemensam nivå.
Institutionens uppföljningsarbete
Varje år följer institutionen/motsvarande upp det senaste årets SFAD-arbete. Uppföljningen består av ifylld enkät och institutionens SFAD-dokumentation (Stöddokument SFAD, arbetsgivare och/eller Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare). Dokumentationen bifogas sist i enkäten. Fakulteterna planerar när institutionernas uppföljningar ska vara genomförda och skickar enkäten till institutionerna. Uppföljningen på fakultetsnivå ska vara klar senast den 31 januari, se avsnittet nedan. Uppföljningen ska göras i samverkan med arbetstagarorganisationerna och/eller studenter och anställda. Läs mer om samverkan på sidorna Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD) på Lunds universitet och Organisering av det förebyggande arbetet mot diskriminering, för lika villkor.
Har ni frågor om uppföljningen, kontakta fakultetens SFAD-samordnare.
I Stöddokument SFAD, arbetsgivare och i Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare finns möjlighet att synliggöra annat arbete inom lika villkor som ligger utanför SFAD-arbetet.
Fakultetens/motsvarandes uppföljningsarbete
Varje år följer fakulteten/motsvarande upp det senaste årets SFAD-arbete. Uppföljningen består av ifylld enkät och fakultetens SFAD-dokumentation (Stöddokument SFAD, arbetsgivare och/eller Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare) av det fakultetsövergripande SFAD-arbetet. Dokumentationen bifogas sist i enkäten. Bifoga även den rapport som sammanställer institutionernas enkätsvar. Uppföljningen ska göras i samverkan med arbetstagarorganisationerna och/eller studenter och anställda. Läs mer om samverkan på sidorna Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD) på Lunds universitet och Organisering av det förebyggande arbetet mot diskriminering, för lika villkor. Ta hjälp av fakultetens SFAD-samordnare i arbetet med uppföljningen.
Uppföljningen skickas till Rådet för jämställdhet och lika villkor senast 31 januari. Har ni frågor om uppföljningen, kontakta SFAD-teamet sfad-teamet [at] hr [dot] lu [dot] se (sfad-teamet[at]hr[dot]lu[dot]se).
I Stöddokument SFAD, arbetsgivare och i Stöddokument SFAD, utbildningsanordnare finns möjlighet att synliggöra annat arbete inom lika villkor som ligger utanför SFAD-arbetet.
Lika villkorsrapport och återrapportering från rådet för jämställdhet och lika villkor
När rådet för jämställdhet och lika villkor har tagit emot alla fakulteters/motsvarandes SFAD-uppföljning, görs en analys och sammanställning som presenteras i den årliga Lika villkorsrapporten. Rapporten ger rekommendationer för det fortsatta arbetet på universitetsgemensam nivå.
Rådet för jämställdhet och lika villkor återkopplar analysen av respektive fakultets SFAD-uppföljning till fakultetens SFAD-samordnare.
Årlig lönekartläggning
Enligt diskrimineringslagen ska universitetet årligen genomföra en lönekartläggning av anställdas löner för att hitta, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.
Det universitetsgemensamma kartläggnings- och analysarbetet görs av sektionen HR i samverkan med arbetstagarorganisationerna, i en partssammansatt kartläggningsgrupp.
Läs mer på HR-webbens sida om lönekartläggning.
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion eller SFAD-samordnare på fakultetsnivå/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden.
Relaterad information
Tips på hur man förebygger kränkningar och trakasserier:
Vägledning till föreskrifterna om social och organisatorisk arbetsmiljö (Arbetsmiljöverket)
Vägledning i arbetet med en tillgänglig verksamhet (Myndigheten för delaktighet)
Vägledande stödmaterial:
Undersökning av risker genom samtal i grupp (PDF, ny flik)
Stöddokument SFAD (länk till avsnittet SFAD på sidan Blanketter och mallar)