Arbetsgivarens checklista
STÖD FÖR CHEFER
Som chef har du ett ansvar och en skyldighet att agera när du får reda på något som skulle kunna vara någon form av kränkning. Här får du som är chef reda på hur du ska gå tillväga för att utreda händelser som skulle kunna vara någon form av kränkning, och vad som är viktigt att tänka på.
Innehåll på sidan:
- Agera så fort du får kännedom om en kränkning
- Checklista vid händelse av kränkning
- Händelser långt tillbaka i tiden
- Arbete efter utredningen
- Hantera förväntningar från de berörda
- Om en student upplevs kränka en anställd
- Om en chef upplevs kränka en anställd
- Repressalier är förbjudna
Agera så fort du får kännedom om en kränkning
När du som chef i rollen som arbetsgivare får reda på något som skulle unna vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier (förkortas hädanefter kränkningar) ska du så fort som möjligt ta reda på vad det är som har hänt för att kunna sätta stopp för det och förebygga att det händer igen. Du är inte ensam i processen, ta stöd av din närmaste HR-partner så tidigt som möjligt.
På den här webbsidan nämns huvudsakligen HR-partner som stödfunktion, men du kan även få stöd från SFAD-samordnaren, arbetsmiljösamordnaren eller andra liknande stödfunktioner på din institution eller fakultet/motsvarande. Det kan även finnas stöd att få från dina chefskollegor som gått igenom samma process.
Stöd till de berörda
Oavsett vad som hänt ska du som chef alltid erbjuda stöd under hela hanteringen av händelsen till både den som känner sig utsatt och den som pekas ut. För anställda finns det stöd att få till exempel upphandlat samtalsstöd eller stöd via Företagshälsovården. Företagshälsovården kan hänvisa personen vidare till behandlande funktioner om det behövs.
Studenter får du uppmana att söka stöd hos Studenthälsan, då verksamheten inte kan boka tid åt studenten. Studenthälsan kan hänvisa vidare till annat stöd som finns att få. Självklart finns också den allmänna sjukvården, trossamfund och andra stödfunktioner utanför universitetet som de berörda kan vända sig till.
Utrednings- och åtgärdsskyldighet
Din utrednings- och åtgärdsskyldighet som chef gäller för alla former av kränkningar som uppstår i eller i nära anknytning till arbetet. Det innebär att skyldigheten – beroende på situation – kan gälla även i de fall händelser uppstår utanför universitetet, till exempel på tjänsteresor, konferenser eller after work. Det gäller även händelser som inträffar på fritiden, till exempel på väg till eller från jobb eller på sociala medier, som påverkar arbetsmiljön negativt eller leder till att det förekommer kränkningar.
Olika typer av utredningar
När du får kännedom ska du börja med att ha ett utredande samtal med den som rapporterat en händelse. Genom samtalet får du information som hjälper dig att avgöra om och i så fall vilken typ av fortsatt utredning som behövs. Utredningen kan se olika ut beroende på vad som har hänt. Ibland kan händelsen enkelt redas ut genom att du samtalar med respektive person som är berörd och reder ut missförstånd, meningsskiljaktigheter eller liknande. En så kallad enkel utredning. Du ska alltid dokumentera att du haft samtalen, vad händelsen har handlat om samt notera vilka åtgärder du satt in, men du behöver inte göra en mer omfattande utredning. Har händelsen rapporterats i IA-systemet gör du en notering om vad du kommit fram till och vilka eventuella arbetsmiljöåtgärder du sätter in.
Ibland är det som hänt av allvarligare eller mer komplex karaktär och då behöver det tillsättas en strukturerad utredning. I vissa komplexa, känsliga situationer eller där en hög chef är en av de berörda, rekommenderas starkt att ta hjälp av universitetets upphandlade externa utredare. Kontakta i så fall SFAD-teamet.
Utredande samtal
Innehåll:
- Förutsättningar för utredande samtal
- Möjliga vidare steg
- Kalla den som känner sig utsatt
- Kalla den som pekas ut
- Om berättelserna stämmer överens
- Om berättelserna inte stämmer överens
- Berätta hur du går vidare och notera i IA-systemet
Förutsättningar för utredande samtal
- Ha mötet på en avskild plats och var öppen för vad den du pratar med har att säga.
- Berätta för den du pratar med att syftet med samtalet är att ta reda på vad som har hänt, för att du ska veta hur du ska gå vidare med att återställa en god arbetsmiljö.
Möjliga vidare steg
Möjliga vidare steg är antingen att sätta in åtgärder efter samtalen om du får tillräcklig information eller att det behövs mer utredning för att få tillräcklig information. Tala om att du kommer att skriva ned huvuddragen av det de berättar och att båda får ta del av det de berättar för dig.
Fråga vad hen förväntar sig att detta ska leda till och klargör att det inte handlar om att utse en syndabock, döma någon eller liknande utan att det handlar om att få tillbaka en god arbetsmiljö. Det kan innebära att de berörda förväntas fortsätta arbeta tillsammans med en professionell hållning. Det beror såklart på vad som hänt och hur allvarligt det visar sig vara.
Kalla den som känner sig utsatt
Kalla först den som känner sig utsatt till utredande samtal. Be personen berätta om händelsen/händelserna och ställ följdfrågor om när det hände, vilka som var med, om så exakta formuleringar som möjligt av det som sagts, vem som gjorde vad och liknande. Skriv ner det personen berättar och be hen läsa igenom det du renskrivit för att försäkra dig om att du
förstått det hela rätt.
Kalla den som pekas ut
Kalla den som pekas ut till ett utredande samtal, berätta förutsättningarna för samtalet. Tala om vad den som känt sig utsatt har sagt om händelsen/händelserna. Den utpekade får berätta hur hen upplevt händelserna och vad hen minns att hen sagt eller gjort, vilka som var där och så vidare. Låt personen läsa igenom dina renskrivna anteckningar och komplettera om det är något som missuppfattats.
Om berättelserna stämmer överens
Om berättelserna stämmer överens och du känner dig trygg med att du har den information du behöver för att veta vad du behöver göra för att komma tillrätta med situationen, kan du avsluta utredningen. Stäm av med din HR-partner och/eller SFAD-samordnare så att du inte har missat något och fortsätt sedan med att arbeta fram lämpliga åtgärder.
Om berättelserna inte stämmer överens
Om berättelserna inte stämmer överens och det inte finns några vittnen eller skriftliga belägg (till exempel mejl eller skärmdumpar) är det svårt att avgöra vad som faktiskt hänt. Prata med din HR-partner om hur ni ska gå vidare för att lösa situationen.
Om berättelserna inte stämmer överens och det finns vittnen, måste utredningen fortsätta. Beroende på hur komplex situationen är kan det röra sig om att fortsätta med en enkel eller strukturerad utredning. Prata med din HR-partner för att få stöd i hur du bör gå vidare.
Berätta hur du går vidare och notera i IA-systemet
Berätta för de du haft utredande samtal med hur du går vidare och notera i IA-systemet vad de utredande samtalen resulterat i. Skriv sakligt och om ihåg att inte skriva något som kan bryta mot GDPR.
- Läs mer om strukturerade utredningar
- Logga in i IA-systemet
- Läs mer om enkel utredning
Innehåll:
- Bestäm vem som ansvarar för vad
- Sätt in stöd till de berörda
- Utredande samtal
- Fortsatt utredning
- Dokumentera arbetsgången i ärendet
- När utredningen är klar
- Vidta åtgärder skyndsamt och efter utredning
- Förebygg liknande händelser
- Får inte förekomma på Lunds universitet
1. Bestäm vem som ansvarar för vad
Normalt sett är det den chef med arbetsgivarroll som är närmast de berörda som ska ansvara för processen. Men om du är nära vän eller har ett släktskap med någon av de berörda, ska du lyfta ärendet till din chef. Har du en uttalad ovänskap med någon av de berörda ska du också lyfta ärendet till din chef.
Är det anställda som hör till olika delar av organisationen behöver du och den andra chefen samarbeta och göra upp ansvarsfördelningen mellan er. Ni är fortfarande ansvariga för era respektive anställda och att de får det stöd de behöver genom hela processen samt för de åtgärder som gäller era respektive anställda och grupper.
2. Sätt in stöd till de berörda
Du som chef ska se till att både den som känner sig utsatt och den som är utpekad får samtalsstöd/motsvarande genom hela processen. Det kan vara genom företagshälsovården, upphandlat samtalsstöd eller liknande. Du behöver upprepa erbjudandet vid flera tillfällen under processens gång och även efter att utredningen är klar, eftersom det ofta blir jobbigare för de berörda efter hand som tiden går. Kom ihåg att du som chef också kan behöva samtalsstöd eller liknande genom processen och i det arbete som behöver göras efter att utredningen är klar.
3. Utredande samtal
Prata med den som känner sig utsatt och den som pekas ut. Ta reda på vad det är som känts kränkande, när det hände och vem eller vilka som berördes. Ta hjälp av din HR-partner och SFAD-samordnare för att avgöra om händelsen behöver utredas vidare eller om ni har tillräcklig information för att sätta in nödvändiga åtgärder.
4. Fortsatt utredning
Om slutsatsen av det utredande samtalet är att en utredning ska göras för att du ska få fakta att utgå från när du ska sätta in åtgärder och säkerställa att något liknande inte händer igen. En fortsatt utredning kan se olika ut beroende på vad som hänt. Det kan vara en enkel utredning, en strukturerad utredning eller en utredning som görs av extern upphandlad utredare.
a. Enkel utredning
I de flesta fall räcker det med att du som chef har utredande samtal med den som känner sig utsatt och den som pekas ut. Om du efter de samtalen ser att det behövs mer information bör du initiera en enkel utredning. Utredaren bör väljas med samma omsorg som vid en strukturerad utredning, men det är inte aktuellt med en upphandlad utredare.
b. Strukturerad utredning
Ibland är det som hänt mer komplext och känsligt. Då är det viktigt att göra en strukturerad utredning för att båda parter ska komma till tals och känna att de blir lyssnade på. Lyssna på den som känner sig utsatt för att få grepp om vad det handlar om. Kontakta din HR-partner och SFAD-samordnaren, som stöttar dig genom processen.
i.Välj utredare till en strukturerad utredning
Den som utreder ska ha tillräcklig kompetens om utredningsmetodiken, kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier, vara opartisk och ha de berördas förtroende. Utredaren får inte ha förutfattade meningar om de som ingår i utredningen och det ska inte heller finnas beroendeförhållande mellan utredaren och de som utreds.
Det är krävande att utreda kränkningar och personen som ska göra det måste kunna fortsätta arbeta i samma miljö efter att utredningen är gjord. Därför är det viktigt att bedöma risker och möjliga konsekvenser innan ni ber någon göra en utredning. Utredaren startar ett utredningsärende i diariesystemet, där allt underlag till utredningen sparas tillsammans med den slutliga rapporten.
c. Externt upphandlad utredare
Om en händelse, där en anställd är utpekad, är väldigt komplex och känslig eller om någon av de berörda är en högt uppsatt chef, rekommenderas att utredningen görs av externa upphandlade utredare. Observera att det bara gäller händelser där en anställd pekas ut som den som har kränkt någon. Ta kontakt med sektionen HR tillsammans med din SFAD-samordnare eller HR- partner. Sektionen HR informerar dig om processen och kontaktar de valda externa utredarna.
Kom ihåg att externa utredare är förenade med en kostnad som du får stå för. Samtidigt kan en olöst komplex/känslig situation leda till mycket högre kostnader både i pengar, mänskligt lidande, förlorad forskning och missade studiemål. Du kan bara avropa externa utredare efter samtal med sektionen HR.
d. Diarieföring och rapportering i IA-systemet
Oavsett hur du får veta att något hänt som kan vara en kränkning så är du skyldig att genast genomföra ett utredande samtal med den som rapporterat. Det finns inget formkrav på någon typ av rapportering för att du ska starta utredningen med ett utredande samtal. Får du veta något, ska du ta reda på mer.
• Om någon berättar om en händelse för dig i samtal, mejl eller liknande ska du genast påbörja arbetet med att ta reda på vad som hänt genom ett utredande samtal. Du eller ditt stöd ska rapportera händelsen i IA-systemet, så att händelsen även hanteras ur ett bredare arbetsmiljöperspektiv. Om ni väljer att rapportera som Tillbud eller Riskobservation, ska ni på nästa sida, längst ner till höger, välja Skadeorsak Kränkningar/Diskriminering. Ange inga namn på de som berörs av ärendet och skriv en saklig sammanfattning av händelsen. Kom ihåg att ta hänsyn till GDPR.
• Har du fått reda på händelsen genom att någon har rapporterat en händelse i IA-systemet, följer du gången där, precis som för andra arbetsmiljörapporteringar. Leder det utredande samtalet till att en enkel eller en strukturerad utredning ska göras, ska utredaren diarieföra utredningsunderlaget och rapporten i w3d3 som ett eget utredningsärende (se mer under enkel utredning eller strukturerad utredning). Om en extern utredare gör utredningen, ska rapporten
sparas i w3d3. Oavsett hur utredning görs ska ni skriva en hänvisning i IA- systemet till ärendenumret i w3d3, i rutan för utredning.
5. Dokumentera arbetsgången i ärendet
Du som chef behöver anteckna det som händer för ditt minnes skull och spara på ett ordnat sätt. Vad har hänt? När har det hänt? När fick du veta? Vilka var inblandade? Vilka insatser har du gjort, när och med vem? Tänk på att skriva sakligt. Spara minnesanteckningar från samtal och annan dokumentation som du får till dig under ärendets gång.
6. När utredningen är klar
När utredningen är klar ska du som chef ta ställning till vad som har hänt. Utredaren, om det är någon annan än du, har kommit till vissa slutsatser och du behöver ta ställning till dem, särskilt om det handlar om trakasserier eller sexuella trakasserier (enligt diskrimineringslagen).
Läs mer om centrala begrepp, definitioner och information.
Prata med din SFAD-samordnare och din HR-partner för stöd. Rapportera vilka slutsatser du har dragit av utredningen i ärendet i IA-systemet och vilka arbetsmiljöåtgärder du sätter in. Finns det en rapport ska du skriva in rapportens diarienummer i IA-ärendet innan du avslutar det.
7. Vidta åtgärder skyndsamt och efter utredning
Se till att det eventuellt kränkande beteendet upphör så fort som möjligt. Du kan inte vänta med att hantera situationen tills utredningen blir klar. Prata med din närmaste HR- partner för råd och stöd med akuta åtgärder.
När utredningen är klar har du mer underlag för riskbedömning och långsiktiga åtgärder, till exempel medvetandegörande samtal, förtydligande av roller och rutiner eller andra arbetsmiljöinsatser. Det kan även finnas underlag för arbetsrättsliga individåtgärder inom misskötsamhetsprocessen, som din HR-partner kan stötta i.
Följ upp händelsen
Försäkra dig om att beteendet har upphört genom att prata med alla berörda en tid efter att åtgärder har satts in. Om åtgärderna har varit otillräckliga måste du göra en ny analys och riskbedömning samt vidta ytterligare åtgärder för att beteendet ska upphöra. Prata med din HR- partner om vilka åtgärder som är aktuella i ert fall.
9. Förebygg liknande händelser
Som chef ansvarar du för att det finns ett aktivt förebyggande arbete mot kränkningar på arbetsplatsen. Du har flera stödfunktioner till din hjälp. Viktiga sådana är fakultetens/motsvarandes SFAD-samordnare, arbetsmiljösamordnare och din närmaste HR-partner. Du ansvarar för att det finns lokala rutiner för att hantera kränkningar. Rutinerna ska bland annat klargöra till vem en person kan vända sig om hen känner sig kränkt och vad som händer när man rapporterat en kränkning.
Får inte förekomma på Lunds universitet
Det får inte förekomma någon form av kränkningar på Lunds universitet. Det finns förtydligat i både Lika villkorsplan för Lunds universitet 2022–2027 och i arbetsmiljöpolicyn. Du som chef ansvarar för att alla anställda känner till och förstår det.
I extrema fall med hot och våld kan en händelse vara så allvarlig att du behöver kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö för att få stöd med att hantera situationen. I sådana fall kan ärendet ibland gå direkt till Personalansvarsnämnden (PAN) eller Statens ansvarsnämnd (SAN) efter noggrann och strukturerad dokumentation.
- Läs mer om Avdelningen för säkerhet och miljö (Medarbetarwebben)
- Läs mer om Personalansvarsnämnden (Medarbetarwebben)
- Läs mer om hur du hanterar misskötsamhet
Händelser långt tillbaka i tiden
Det kan vara svårt att utreda händelser som du får kännedom om långt i efterhand. De berörda och eventuella vittnen kommer oftast inte ihåg exakt vad som hänt och det är även svårt att samla information på andra sätt. Du måste ändå göra vad du kan för att samla den information som finns.
Om något har hänt flera år tillbaka i tiden är det inte rimligt att utreda, men informationen kan ge en bild av orsaken till pågående händelser. Du behöver fokusera på det som hänt och händer i närtid och vad du kan göra åt det. Syftet med utredningen är att få information om vad som hänt, vad orsakerna är och vad du behöver göra för at det ska upphöra och inte hända igen.
Arbete efter utredningen
När kränkningsärendet är utrett och de berörda har fått återkoppling om vad utredningen kom fram till är den processen avslutad. Nu har du istället ett par andra processer du kan behöva arbeta med. Det kan till exempel handla om misskötsamhetsprocessen, anpassnings- och rehabiliteringsprocessen eller arbetsmiljöprocessen.
Som arbetsmiljöansvarig chef med arbetsgivarroll har du ansvar för att risker som framkommit i utredningen bedöms och att rätt åtgärder genomförs. Det kan bli aktuellt med såväl individåtgärder som åtgärder på organisatorisk nivå. Det är viktigt att åtgärder för individer hanteras med integritet, eftersom de berör enskilda individer. Det innebär att du kan behöva arbeta med olika processer parallellt, men separat.
Individåtgärder
Om det visar sig att en av de inblandade har utsatt någon för kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier ska du medvetandegöra personen om att sådant beteende ses som misskötsamhet, att det inte tolereras på Lunds universitet och inte får upprepas. Det kan även vara andra saker som syns i en utredning som gör att du behöver sätta in individuella åtgärder inom misskötsamhetsprocessen.
Om någon av de berörda visar signaler om ohälsa ska du inleda ett arbete med anpassning- och rehabilitering.
I båda processerna kan du få stöd av din HR-partner. Den anställda kan få stöd av en facklig företrädare, om hen vill det.
Åtgärder på organisatorisk nivå
Beroende på vad som har lett fram till utredningen och vad den efterföljande riskbedömningen visar kan du få syn på behov av att förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen eller att man upptäckt risker för diskriminering. Det kan exempelvis handla om förtydligande av roller, rutiner eller organisation. Du kan få stöd av arbetsmiljösamordnare, SFAD-samordnare och HR-partner. Skyddsombudet på arbetsplatsen ska vara med i denna process.
- Läs mer om misskötsamhetsprocessen
- Läs mer om anpassnings- och rehabiliteringsprocessen
- Läs mer om resultat, åtgärder och förebyggande arbete
Hantera förväntningar från de berörda
En utredning om kränkningar handlar om att få underlag för att kunna få stopp på kränkningen och förhindra att den inträffar igen. Förväntningarna hos den som känner sig utsatt kan ibland vara starkt känslomässiga, där personen gärna vill ha snabba och drastiska åtgärder mot den som hen upplever sig kränkt av. Du behöver vara tydlig med att det oftast handlar om att den som pekas ut – om utredningen ger underlag för det – får ett medvetandegörande samtal och sedan möjlighet att visa att hen kan bättra sig.
Den som pekas ut kan bli starkt berörd och stressad av att bli utpekad och av att utredas. Även då måste du berätta vilka åtgärder som är vanligast. Det är sällan en händelse är så allvarlig att andra åtgärder än ett tillrättavisande samtal behövs.
Se till att båda parter får möjlighet till stöd genom hela processen. Kom ihåg att erbjuda stöd vid flera tillfällen. Även om man tackar nej i början så kan man ändra sig efterhand.
Om en student upplevs kränka en anställd
När det är en student som misstänks har trakasserat eller sexuellt trakasserat en anställd, är det utbildningsanordnaren som ansvarar för hanteringen av ärendet enligt en särskild rutin.
Arbetsgivaren och utbildningsanordnaren behöver samarbeta i de delar av ärendet som handlar om arbetsmiljö. Du som arbetsgivare och chef måste se till att din anställde får stöd under tiden.
Läs mer i Utbildningsanordnarens checklista
Om en chef upplevs kränka någon
Det händer att en chef kan upplevas ha kränkt en anställd eller chefskollega. Då är det alltid chefen ovanför i linjen som ska hantera ärendet. Om det till exempel är en avdelningschef som upplevs ha kränkt en anställd är det prefekt, sektionschef eller motsvarande som ska starta en utredning.
Detsamma gäller om det är en chef som upplever sig kränkt av en anställd; chefens chef är den som ska starta utredningsprocessen. Bilden nedan illustrerar vem som hanterar vad om kränkningsärendet berör en chef.
Repressalier är förbjudna
Det är förbjudet att utsätta en anställd eller student för repressalier på grund av att hen varit del i en utredning, blivit kränkt eller påtalat kränkningar. Repressalier innebär att någon blir bestraffad eller dåligt behandlad som en reaktion på att hen påtalat eller rapporterat en händelse som kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier.
Repressalier kan vara handlingar eller uttalanden som ger skada eller obehag för den som rapporterat eller påtalat händelsen. Det kan också vara handlingar som försämrar individens villkor eller förhållanden på arbetsplatsen.
Det ligger i ditt ansvar som chef att alla på arbetsplatsen vet om att repressalier är förbjudna. Om en anställd bryter mot förbudet kan det klassas som misskötsamhet och innebära ett brott mot anställningsavtalet.
Kontakt
Kontakta närmaste HR-funktion eller SFAD-samordnare på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av SFAD-teamet.