Arbetsgivarens checklista

Innehåll på sidan: 

• Agera så fort du får kännedom om en kränkning
• Checklista vid händelse av kränkning
• Starta en utredning
• Hantera förväntningar från de berörda
• Skillnader mellan hanteringen av anställda och studenter
• Om en chef upplevs kränka någon
• Repressalier är förbjudna

Agera så fort du får kännedom om en kränkning

När du som chef i rollen som arbetsgivare får reda på något som skulle kunna vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier (förkortas hädanefter kränkningar) ska du så fort som möjligt ta reda på vad det är som har hänt genom ett utredande samtal. Du är inte ensam i processen, utan rekommenderas att ta stöd av din närmaste HR-partner så tidigt som möjligt. 

På den här webbsidan nämns huvudsakligen HR-partner som stödfunktion, men du kan även få stöd från arbetsmiljösamordnaren, SFAD-samordnaren eller andra liknande stödfunktioner på din institution eller fakultet.

Utredningen kan se olika ut beroende på vad som har hänt. Ibland kan händelsen enkelt redas ut genom att du samtalar med respektive person som är berörd och reder ut missförstånd eller liknande. Du ska alltid dokumentera att du haft samtalen, vad händelsen har handlat om samt notera vilka åtgärder du satt in, men du behöver inte göra en mer omfattande utredning. Detta behöver inte diarieföras eller skrivas ner i en rapport, men det är viktigt att du håller reda på dina anteckningar om händelsen skulle inträffa igen.

Ibland är det som hänt av allvarligare eller mer komplex karaktär och då behöver det tillsättas en strukturerad utredning. 

Läs mer om strukturerade utredningar

Checklista vid händelse av kränkning

1. Utred händelsen: Ta reda på vad som har hänt så fort du får reda på något som skulle kunna vara någon form av kränkning. Håll ett utredande samtal med den som berättat, tillsätt vid behov en opartisk och kunnig utredare. Längre ner finns en illustration över möjliga utredare beroende på händelsen.
2. Dokumentera arbetsgången: Skriv ner det som händer och spara i ärendet. Vad har hänt? När har det hänt? Vilka var inblandade? Vilka insatser har du gjort, när och med vem? Tänk på att skriva sakligt. Spara minnesanteckningar från samtal och annan dokumentation som inkommer under ärendets gång. Om du tillsätter en strukturerad utredning ska all dokumentation som är relevant för utredningen diarieföras i ett utredningsärende.
3. Diarieföring och IA-incidentrapport: Oavsett hur du får veta att något hänt som kan vara en kränkning så är du skyldig att genast genomföra ett utredande samtal med den som rapporterat. Det finns inget formkrav på någon typ av ”anmälan” för att du ska starta utredningen med ett utredande samtal. Får du veta något, ska du ta reda på mer. 
   • Om någon berättar för dig i samtal, mejl eller liknande ska du genast påbörja arbetet med att ta reda på vad som hänt. Du eller ditt stöd ska rapportera händelsen i IA-systemet, så att händelsen även hanteras ur ett bredare arbetsmiljöperspektiv. Om ni väljer att rapportera som Tillbud eller Riskobservation, ska ni på nästa sida, längst ner till höger, välja Skadeorsak Kränkningar/Diskriminering. Ange inga namn på de som berörs av ärendet och skriv en saklig sammanfattning av händelsen.
   • Har du fått reda på händelsen genom att någon har rapporterat en händelse i IA-systemet, följer du gången där, precis som för andra arbetsmiljörapporteringar. 

Leder det utredande samtalet till att en strukturerad utredning ska göras, ska utredaren diarieföra utredningsunderlaget och rapporten i w3d3 som ett eget utredningsärende (se mer under strukturerad utredning). Om en extern utredare gör utredningen, ska rapporten sparas i w3d3. Oavsett hur utredning görs ska ni skriva en hänvisning i IA-systemet till ärendenumret i w3d3, i rutan för utredning.

4. Välja utredare till en fortsatt utredning: Den som utreder ska ha tillräcklig kompetens om utredningsmetodiken, kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier, vara opartisk och ha de berördas förtroende. Utredaren får inte ha förutfattade meningar om de som ingår i utredningen och det ska inte heller finnas beroendeförhållande mellan utredaren och de som utreds. 
   Det är krävande att utreda kränkningar och personen som ska göra det måste kunna fortsätta arbeta i samma miljö efter att utredningen är gjord. Därför är det viktigt att göra en risk- och konsekvensanalys innan ni ber någon göra en utredning.
5. Vidta åtgärder: Se till att det eventuellt kränkande beteendet upphör. Det kan handla om ett korrigerande samtal, tydligare rutiner och roller eller en fördjupad arbetsmiljöanalys. Du kan inte vänta med att hantera situationen tills utredningen blir klar. Prata med din närmaste HR-partner för råd och stöd med akuta åtgärder.  
6. Följ upp händelsen: Försäkra dig om att beteendet har upphört genom att prata med alla berörda. Om åtgärderna har varit otillräckliga måste du vidta ytterligare åtgärder för att förhindra beteendet.
7. Förebygg liknande händelser: Som chef ansvarar du för att det finns ett aktivt förebyggande arbete mot kränkningar på arbetsplatsen. Du har flera stödfunktioner till din hjälp. Viktiga sådana är institutionens eller fakultetens SFAD-samordnare, arbetsmiljösamordnare och din närmaste HR-partner. Du ansvarar för att det finns lokala rutiner för att hantera kränkningar. Rutinerna ska bland annat klargöra var en person kan vända sig om hen känner sig kränkt.

Det får inte förekomma någon form av kränkningar på Lunds universitet. Det finns förtydligat i både Lika villkorsplan för Lunds universitet 2022–2027 och i arbetsmiljöpolicyn. Du som chef ansvarar för att alla anställda känner till och förstår det.

I extrema fall kan en händelse vara så allvarlig att du behöver kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö för att hantera situationen. I sådana fall kan ärendet ibland gå direkt till Personalansvarsnämnden (PAN) eller Statens ansvarsnämnd (SAN) efter noggrann och strukturerad dokumentation.

• Kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö (Medarbetarwebben)
• Läs mer om Personalansvarsnämnden
• Läs mer om hur du hanterar misskötsamhet

Vid kränkningar bland anställda kan olika personer tillsättas som utredare beroende på händelsen.

Starta en utredning

Din utrednings- och åtgärdsskyldighet som chef gäller för alla former av kränkningar som uppstår i eller i nära anknytning till arbetet. Du ska så snart som möjligt ha ett utredande samtal med den som valt att berätta om händelsen och om det behövs, även ha utredande samtal med den som pekas ut. Syftet är att du ska få tillräcklig information för att avgöra om det behöver utredas mer. Du och din HR-partner får tillsammans försöka bedöma i vilken grad det inträffade påverkar arbetsmiljön och om det är något som behöver utredas ytterligare. Tänk på att det inte är någon brottsutredning du ska göra; det är polisen som utreder brott. Du ska inte heller döma eller skuldbelägga någon, utan du ska stoppa det som sker och förhindra att det händer igen.

Det kan vara svårt att utreda händelser som du får kännedom om långt i efterhand. De berörda och eventuella vittnen kommer oftast inte ihåg exakt vad som hänt och det är även svårt att samla information på andra sätt. Du måste ändå göra vad du kan för att samla den information som finns. Då kan du avgöra om det inträffade är något som du kan förebygga i framtiden. Om något har hänt flera år tillbaka i tiden är det inte rimligt att utreda. Du behöver fokusera på det som hänt och händer i närtid och vad du kan göra åt det.

Du behöver skriva en kommentar under Åtgärder och uppföljningar i IA-ärendet om utredningen kom fram till någon form av kränkning. Det är viktigt att du där skriver om det är kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier eller om ni kommit fram till att det inte är det. 

Om du behöver sätta in individuella åtgärder för anställda, till exempel en handlingsplan eller till och med lyfta händelsen till Personalansvarsnämnden, skriver du under åtgärder att ni sätter in individuella åtgärder, tillsammans med de allmänna arbetsmiljöåtgärder som också sätts in. För de individuella åtgärderna öppnar ni ett eget individärende i diariet (w3d3). Prata med din närmaste HR-partner för att få stöd i detta.

Läs mer om resultat, åtgärder och förebyggande arbete

Hantera förväntningar från de berörda

En utredning om kränkningar handlar om att få underlag för att kunna få stopp på kränkningen och förhindra att den inträffar igen. Förväntningarna hos den som känner sig utsatt kan ibland vara starkt känslomässiga, där personen gärna vill ha snabba och drastiska åtgärder mot den som hen upplever sig kränkt av. Du behöver vara tydlig med att det oftast handlar om att den som pekas ut – om utredningen ger underlag för det – får ett tillrättavisande samtal och sedan möjlighet att visa att hen kan bättra sig.

Den som pekas ut kan bli starkt berörd och stressad av att bli utpekad och av att utredas. Även då måste du berätta vilka åtgärder som är vanligast. Det är sällan en händelse är så allvarlig att andra åtgärder än ett tillrättavisande samtal behövs.

Ta stöd av din närmaste HR-partner eller annan stödfunktion som kan mer om att hantera misskötsamhet och vilka åtgärder som finns för att förbättra arbetsmiljön.

Skillnader mellan hanteringen av anställda och studenter

Hur en kränkning hanteras kan bero på om det är en anställd eller student som upplevts ha kränkt någon annan. Det beror framför allt på att relationen mellan arbetsgivare och anställd ofta är både närmare och mer långvarig än den mellan utbildningsanordnare och student.

Som arbetsgivare har universitetet möjlighet att sätta in betydligt fler och mer kraftfulla åtgärder för att komma tillrätta med en dålig arbetsmiljö än vad universitetet har möjlighet till för att hantera studenter som påverkar studiemiljön negativt. Nedan ser du ett schema över vem som hanterar vad vid en upplevd kränkning.

Om det är en anställd som upplevs ha utsatt en annan anställd eller en student ska du följa instruktionerna på den här sidan. Om det är en student som upplevs ha utsatt en annan student, en lärare eller annan anställd ska du följa instruktionerna för utbildningsanordnaren.

Läs mer om utbildningsanordnarens checklista

Om en chef upplevs kränka någon

Det händer också att en chef kan upplevas ha kränkt en anställd eller chefskollega. Då är det alltid chefen ovanför i linjen som ska hantera ärendet. Om det till exempel är en avdelningschef som upplevs ha kränkt en anställd är det prefekt, sektionschef eller motsvarande som ska starta en utredning. 

Detsamma gäller om det är en chef som upplever sig kränkt av en anställd; chefens chef är den som ska starta utredningsprocessen. Bilden nedan illustrerar vem som hanterar vad om kränkningsärendet berör en chef.

Repressalier är förbjudna

Det är förbjudet att utsätta en anställd eller student för repressalier på grund av att hen varit del i en utredning, blivit kränkt eller påtalat kränkningar. Repressalier innebär att någon blir bestraffad eller dåligt behandlad som en reaktion på att hen påtalat eller rapporterat en händelse som kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier.

Repressalier kan vara handlingar eller uttalanden som ger skada eller obehag för den som rapporterat eller påtalat händelsen. Det kan också vara handlingar som försämrar individens villkor eller förhållanden på arbetsplatsen.

Det ligger i ditt ansvar som chef att alla på arbetsplatsen vet om att repressalier är förbjudna. Om en anställd bryter mot förbudet kan det klassas som misskötsamhet och innebära ett brott mot anställningsavtalet.