Arbetsgivarens checklista

Innehåll på sidan: 

• Agera så fort du får kännedom om en kränkning
• Checklista vid händelse av kränkning
• Starta en utredning
• Hantera förväntningar från de berörda
• Skillnader mellan hanteringen av anställda och studenter
• Repressalier är förbjudna

---

Agera så fort du får kännedom om en kränkning

När du som chef i rollen som arbetsgivare får reda på något som skulle kunna vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier (förkortas hädanefter kränkningar) ska du så fort som möjligt ta reda på vad det är som har hänt. Du är inte ensam i processen, utan rekommenderas att ta stöd av din närmaste personalsamordnare så tidigt som möjligt. 

På den här webbsidan nämns huvudsakligen personalsamordnare som stödfunktion, men du kan även få stöd från arbetsmiljösamordnaren, SFAD-samordnaren eller andra liknande stödfunktioner på din institution eller fakultet.

Utredningen kan se olika ut beroende på vad som har hänt. Ibland kan händelsen enkelt redas ut genom att du samtalar med respektive person som är berörd och reder ut missförstånd eller liknande. Du ska alltid dokumentera att du haft samtalen, vad händelsen har handlat om samt notera vilka åtgärder du satt in, men du behöver inte göra en mer omfattande utredning. Detta behöver inte diarieföras eller skrivas ner i en rapport, men det är viktigt att du håller reda på dina anteckningar om händelsen skulle inträffa igen.

Ibland är det som hänt av allvarligare eller mer komplex karaktär och då behöver det tillsättas en strukturerad utredning. 

Läs mer om strukturerade utredningar

Checklista vid händelse av kränkning

1. Utred händelsen: Ta reda på vad som har hänt så fort du får reda på något som skulle kunna vara någon form av kränkning. Prata med de berörda, tillsätt vid behov en opartisk och kunnig utredare och starta ett kränkningsärende i diariet. Längre ner finns en illustration över möjliga utredare beroende på händelsen.
2. Dokumentera arbetsgången: Skriv ner det som händer och spara i ärendet. Vad har hänt? När har det hänt? Vilka var inblandade? Vilka insatser har du gjort, när och med vem? Tänk på att skriva sakligt. Spara minnesanteckningar från samtal och annan dokumentation som inkommer under ärendets gång. Om du tillsätter en strukturerad utredning ska all dokumentation som är relevant för utredningen diarieföras i ett utredningsärende.
3. Vidta åtgärder: Se till att det eventuellt kränkande beteendet upphör. Det kan handla om ett korrigerande samtal, tydligare rutiner och roller eller en fördjupad arbetsmiljöanalys. Du kan inte vänta med att hantera situationen tills utredningen blir klar. Prata med din närmaste personalsamordnare för råd och stöd med akuta åtgärder. 
4. Följ upp händelsen: Försäkra dig om att beteendet har upphört genom att prata med alla berörda. Om åtgärderna har varit otillräckliga måste du vidta ytterligare åtgärder för att förhindra beteendet.
5. Förebygg liknande händelser: Som chef ansvarar du för att det finns ett aktivt förebyggande arbete mot kränkningar på arbetsplatsen. Du har flera stödfunktioner till din hjälp. Viktiga sådana är institutionens eller fakultetens SFAD-samordnare, arbetsmiljösamordnare och din närmaste personalsamordnare. Du ansvarar för att det finns lokala rutiner för att hantera kränkningar. Rutinerna ska bland annat klargöra var en person kan vända sig om hen känner sig kränkt.

Det får inte förekomma någon form av kränkningar på Lunds universitet. Det finns förtydligat i både Lika villkorsplan för Lunds universitet 2022–2027 och i arbetsmiljöpolicyn. Du som chef ansvarar för att alla anställda känner till och förstår det.

I extrema fall kan en händelse vara så allvarlig att du behöver kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö för att hantera situationen. I sådana fall kan ärendet ibland gå direkt till Personalansvarsnämnden (PAN) eller Statens ansvarsnämnd (SAN) efter noggrann och strukturerad dokumentation.

Kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö (Medarbetarwebben)

Läs mer om Personalansvarsnämnden

Läs mer om hur du hanterar misskötsamhet

Starta en utredning

Din utrednings- och åtgärdsskyldighet som chef gäller för alla former av kränkningar som uppstår i eller i nära anknytning till arbetet. Det innebär att skyldigheten – beroende på situation – kan gälla även i de fall händelser uppstår utanför universitetet, till exempel på tjänsteresor eller after work. Det gäller även händelser som inträffar på fritiden, till exempel på väg till eller från jobb eller på sociala medier, som påverkar arbetsmiljön negativt eller leder till att det förekommer kränkningar.

Du och ditt stöd får tillsammans försöka bedöma i vilken grad det inträffade påverkar arbetsmiljön och om det är något som behöver utredas. Tänk på att det inte är någon brottsutredning du ska göra; det är polisen som utreder brott. Du ska inte heller döma eller skuldbelägga någon, utan du ska stoppa det som sker och förhindra att det händer igen.

Det kan vara svårt att utreda händelser som du får kännedom om långt i efterhand. De berörda och eventuella vittnen kommer oftast inte ihåg exakt vad som hänt och det är även svårt att samla information på andra sätt. Du måste ändå göra vad du kan för att samla den information som finns. Då kan du avgöra om det inträffade är något som du kan förebygga i framtiden. Om något har hänt flera år tillbaka i tiden är det inte rimligt att utreda. Du behöver fokusera på det som hänt och händer i närtid och vad du kan göra åt det.

Det sista du ska göra i ärendet är att skriva ett beslut där du sammanfattar din bedömning av om det inträffade är kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller inget av det. Du måste också tydliggöra att du oavsett din bedömning kommer att vidta åtgärder för att arbetsmiljön för de berörda ska bli god. Beslutet stänger kränkningsärendet. Nedan ser du en illustration av hela utredningsprocessen.

Om du behöver sätta in individuella åtgärder för anställda, till exempel en handlingsplan eller till och med lyfta händelsen till Personalansvarsnämnden, öppnar du ett individärende för den hanteringen. Prata med din närmaste personalsamordnare för att få stöd i detta.

Läs mer om resultat, åtgärder och förebyggande arbete

Hantera förväntningar från de berörda

En utredning om kränkningar handlar om att få underlag för att kunna få stopp på kränkningen och förhindra att den inträffar igen. Förväntningarna hos den som känner sig utsatt kan ibland vara starkt känslomässiga, där personen gärna vill ha snabba och drastiska åtgärder mot den som hen upplever sig kränkt av. Du behöver vara tydlig med att det oftast handlar om att den som pekas ut – om utredningen ger underlag för det – får ett tillrättavisande samtal och sedan möjlighet att visa att hen kan bättra sig.

Den som pekas ut kan bli starkt berörd och stressad av att bli utpekad och av att utredas. Även då måste du berätta vilka åtgärder som är vanligast. Det är sällan en händelse är så allvarlig att andra åtgärder än ett tillrättavisande samtal behövs.

Ta stöd av din närmaste personalsamordnare eller annan stödfunktion som kan mer om att hantera misskötsamhet och vilka åtgärder som finns för att förbättra arbetsmiljön.

Skillnader mellan hanteringen av anställda och studenter

Hur en kränkning hanteras kan bero på om det är en anställd eller student som upplevts ha kränkt någon annan. Det beror framför allt på att relationen mellan arbetsgivare och anställd ofta är både närmare och mer långvarig än den mellan utbildningsanordnare och student.

Som arbetsgivare har universitetet möjlighet att sätta in betydligt fler och mer kraftfulla åtgärder för att komma tillrätta med en dålig arbetsmiljö än vad universitetet har möjlighet till för att hantera studenter som påverkar studiemiljön negativt. Nedan ser du ett schema över vem som hanterar vad vid en upplevd kränkning.

Om det är en anställd som upplevs ha utsatt en annan anställd eller en student ska du följa instruktionerna på den här sidan. Om det är en student som upplevs ha utsatt en annan student, en lärare eller annan anställd ska du följa instruktionerna för utbildningsanordnaren.

Läs mer om utbildningsanordnarens checklista

Om en chef upplevs kränka någon

Det händer också att en chef kan upplevas ha kränkt en anställd eller chefskollega. Då är det alltid chefen ovanför i linjen som ska hantera ärendet. Om det till exempel är en avdelningschef som upplevs ha kränkt en anställd är det prefekt, sektionschef eller motsvarande som ska starta en utredning. 

Detsamma gäller om det är en chef som upplever sig kränkt av en anställd; chefens chef är den som ska starta utredningsprocessen. Bilden nedan illustrerar vem som hanterar vad om kränkningsärendet berör en chef.

Repressalier är förbjudna

Det är förbjudet att utsätta en anställd eller student för repressalier på grund av att hen varit del i en utredning, blivit kränkt eller påtalat kränkningar. Repressalier innebär att någon blir bestraffad eller dåligt behandlad som en reaktion på att hen påtalat eller rapporterat en händelse som kan vara kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier.

Repressalier kan vara handlingar eller uttalanden som ger skada eller obehag för den som rapporterat eller påtalat händelsen. Det kan också vara handlingar som försämrar individens villkor eller förhållanden på arbetsplatsen.

Det ligger i ditt ansvar som chef att alla på arbetsplatsen vet om att repressalier är förbjudna. Om en anställd bryter mot förbudet kan det klassas som misskötsamhet och innebära ett brott mot anställningsavtalet.