Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Instruktion för löneutbetalning till nya medarbetare

Genvägar:


Målgrupp för informationen på denna sida: Rekryterande personal, HR-funktion samt personalansvariga.

Dialog ska i första hand ske mellan berörd medarbetare och dennes chef samt lokal HR-funktion eller motsvarande.

Ny medarbetare med svenskt personnummer

  • När person accepterar erbjuden tjänst (har fått sitt beslut om anställning) ska medarbetaren informeras om att snarast registrera bankkonto hos Nordea.
    Anmäl konto (nordea.se)
  • Informera även ny medarbetare om LUs arbetsgivarnummer (krävs för att kunna slutföra bankkontoregistreringen).
  • Institutionen eller motsvarande säkerställer och får bekräftat att ny medarbetare har slutfört registrering av bankkonto hos Nordea minst 3 arbetsdagar innan löneutbetalningsdag.
  • Om bankid saknas ska medarbetaren registrera svenska bankuppgifter med Nordeas blankett minst 30 arbetsdagar innan löneutbetalningsdag.
    Anmäl konto (nordea.se)
  • Kontrollera att rätt adress (fullständig adress krävs, inklusive eventuellt lägenhetsnummer) och rätt personnummer finns registrerat i Primula (om bankkonto inte har registrerats korrekt skickas utbetalningsavi till den adress som är registrerad i Primula).
  • Institutionen eller motsvarande bör behålla kontaktuppgifter till medarbetaren tills första lönen har betalats ut till rätt konto.
  • En svensk utbetalningsavi går att lösa in på Nordeas bankkontor eller ombud för kassagirot, mot en avgift. Gällande Nordeakontor måste medarbetaren ha svenskt bankkonto samt kunna legitimera sig med svenskt id eller eventuellt pass (kontant utbetalning sker ej). Gällande ombud krävs svenskt id, beloppsgränser kan förekomma och vissa erbjuder kontoinsättning.
  • En svensk utbetalningsavi går inte att spärra och har en giltighetstid på 60 dagar, därefter förfaller den.

Om problem uppstår

  • Om problem uppstår och en svensk utbetalningsavi inte går att lösa in kontaktar medarbetaren lokal HR-funktion.
  • Ny utbetalning kan ej ske förrän pengarna har returnerats till LU (vilket sker först när giltighetstiden har löpt ut), ny utbetalning kan därefter endast göras av sektionen Ekonomi (dubbelregistrering får ej ske i Primula).

Ny internationell medarbetare

  • För att kunna betala ut lön krävs samordningsnummer eller svenskt personnummer. Vänligen observera att manuella löneutbetalningar via Raindance inte längre är möjliga att genomföra utifrån gällande skattelagstiftning.
    För ansökan om samordningsnummer rekommenderas att Skatteverkets blankett SKV 7824 används. Om ansökan görs innan personen anlänt till Sverige ska intyg från LU bifogas ansökan, se Rekvisition av samordningsnummer från Skatteverket på sidan HR-blanketter och mallar | HR-webben (lu.se).
  • När person accepterar erbjuden tjänst (har fått sitt beslut om anställning) ska medarbetaren informeras om att Nordeas blankett för utländska medarbetare snarast måste fyllas i och undertecknas - Anmäl konto (nordea.se)
  • Informera även om att medarbetaren själv måste stå som kontohavare av anmält bankkonto (inte maka/make).
  • Institutionen eller motsvarande säkerställer tillsammans med medarbetaren att blanketten är korrekt ifylld och signerad.
  • Institutionen eller motsvarande säkerställer att bekräftelsebrev bifogas tillsammans med blanketten och skickas in till Nordea. Kontaktperson vid institutionen eller motsvarande ska framgå tydligt inklusive, telefonnummer och e-postadress.
  • Institutionen eller motsvarande bör behålla en kopia av Nordeas blankett och bekräftelsebrev tillsammans med kontaktuppgifter till medarbetaren tills första lönen har betalats ut till rätt konto.
  • Observera att Nordea behöver blanketten och bekräftelsebrevet minst 30 dagar innan löneutbetalningsdag.
  • Kontrollera att rätt adress och rätt personnummer/samordningsnummer finns registrerat i Primula. Om bankkonto inte har registrerats korrekt skickas utbetalningsavi till den adress som är registrerad i Primula – observera att utländsk adress (som följer med från Varbi till Primula) går före svensk adress.
  • Om Nordea inte får in uppgifterna i tid och det finns en utländsk adress registrerad i Primula sker utbetalning via en utländsk avi som skickas till den utländska adressen.
  • Lokal HR-funktion ska informera internationell medarbetare om att ny bankkontoregistrering (ny Nordeablankett och bekräftelsebrev) måste ske vid förändringar, exempelvis vid byte från samordningsnummer till personnummer. Lokal HR-funktion måste därför ha en löpande dialog med medarbetaren vid sådana förändringar så att alla erforderliga registreringar görs när medarbetaren erhållit beslut från Skatteverket om byte från samordningsnummer till personnummer.I samband med byte av samordningsnummer/personnummer i Primula måste även bankontoregistrering uppdateras hos Nordea i god tid före nästa lönekörning.
  • Möjlighet finns även att använda sig av upphandlade Relocationtjänster

Om problem uppstår

  • Om problem uppstår och utbetalningsavi inte går att lösa in kontaktar medarbetaren lokal HR- funktion.
  • Ny utbetalning kan ej ske förrän pengarna har returnerats till LU och ny utbetalning kan därefter endast göras av sektionen Ekonomi (dubbelregistrering får ej ske i Primula).