FAQ om IA-systemet
Svar på vanligt förekommande frågor om IA-systemet.
Frågor
Klicka på frågan för att komma till svaret.
Svaren på samtliga frågor är samlade längre ned på sidan.
- Hur loggar jag in i IA-systemet?
- Hur får jag behörighet till IA-systemet?
- Jag ska ansöka om stödroll med behörighet till flera kostnadsställen i IA. Måste jag ange alla kostnadsställen i min ansökan eller räcker det med att jag söker på vårt övergripande kostnadsställe och då får alla underliggande kostnadsställen?
- Finns IA-systemet på annat språk än svenska?
- Vilka fält är obligatoriska att fylla i?
- Vem får kännedom om ett ärende som rapporteras i IA-systemet?
- Hur ska anställda som har flera arbetsplatser internt inom LU rapportera i IA-systemet?
- Hur ska personer som är anställda hos annan arbetsgivare rapportera i IA-systemet?
- Hur ska kränkande särbehandling rapporteras?
- Var ska jag rapportera hot- och våldsituationer?
- Kan jag se mitt ärende/mina bilagor i mitt ärende?
- Kan jag lägga till saker i mitt ärende efterhand?
- Går det att rapportera anonymt?
- Kan jag rapportera åt någon annan anställd?
- Ska IA-systemet användas för att rapportera incidenter som drabbat stipendiat?
- Hur diarieför jag som chef en allvarlig händelse som skickats till Arbetsmiljöverket?
- Hur får jag som chef information om allvarliga händelser som rapporteras i min verksamhet?
- Hur rapporterar jag händelser som drabbar mig om jag är chef?
Svar
1 Alla med ett Lucat-ID kan logga in via SSO (single sign on). Du loggar in med ditt Lucat-ID.
2 Alla med ett Lucat-ID kan logga in via SSO (single sign on) och som rapportör behöver du inte någon särskild behörighet. Om du är chef, skyddsombud eller annan ärendehanterande person behöver du söka behörighet för detta i Lucat. Kontakta arbetsmiljösamordnaren eller katalogadministratören om hur detta går till.
3 Behörighet slår igenom på underliggande kostnadsställe, så det räcker att söka behörighet på det övergripande kostnadsstället.
4 IA-systemet finns på flera språk utöver svenska. Användaren kan själv ställa in vilket språk som ska användas. Dock behöver den information som rapporteras in i systemet skrivas på antingen svenska eller engelska så att chef och stödfunktioner kan ta del av rapporterad information.
5 I alla ärendetyper är ”Kontaktat skyddsombud” samt ”Skaderisk” (sjukfaktor för arbetssjukdom) obligatoriskt. Vid arbetsskada och arbetssjukdom är dessutom personnummer samt yrke obligatoriska fält, för färdolycka endast personnummer.
6 Den som är arbetsmiljöansavarig chef, skyddsombud, huvudskyddsombud samt arbetsmiljösamordnare får kännedom om ett ärende som rapporterats i IA. Även personer inom gemensam förvaltning, med behörigheten superuser, har möjlighet att se ärenden för att kunna stötta hanteringen vid behov.
7 En anställds Lucat-ID styr vilket kostnadsställe som händelsen ska rapporteras på. Om en anställd har flera kostnadsställen ska händelsen rapporteras på det kostnadsställe där händelsen inträffade. Välj rätt kostnadsställe i rubriken ”Var”.
8 Personer som är anställda hos annan arbetsgivare men som råkar ut för en händelse på LU kan inte själva rapportera i IA-systemet, eftersom de inte har någon Lucat-ID. Händelsen får istället rapporteras av chef eller skyddsombud på det skyddsområde på LU där händelsen inträffade. Detta görs för att LU ska ha en bild över vilka incidenter som sker i vår verksamhet. Den externa arbetsgivare som personen är anställd hos ansvarar för att exempelvis arbetsskaderapportering sker på hemarbetsplatsen.
9 Om du har blivit utsatt för kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier kan du läsa här om hur du ska gå tillväga: Kränkningar och trakasserier | Medarbetarwebben (lu.se).
Kränkande särbehandling kan också rapporteras i IA-systemet som ett tillbud. Välj ”kränkning” som ”skaderisk”. Tänk på att chef, skyddsombud med flera får kännedom om det som rapporteras i systemet. Vill du rapportera anonymt kan du prata med din chef, ditt skyddsombud eller någon annan du har förtroende för.
10 Uppstår en situation där någon utsätts för våld eller hot om våld ska polis larmas i det akuta läget på 112 alternativt 20700. Rapportering av en hot- eller våldssituation ska rapporteras och hanteras i IA systemet.
11 Som rapportör har du inte tillgång till ditt ärende när du väl har rapporterat det. Detta beror på att rapportering sker via ett för alla anställda gemensamt så kallat rapporteringskonto. Vill du komplettera ditt ärende så kan du kontakta din chef som har möjlighet att redigera i ditt ärende.
12 Som rapportör har du inte tillgång till ditt ärende när du väl har rapporterat det. Detta beror på att rapportering sker via ett för alla anställda gemensamt så kallat rapporteringskonto. Vill du komplettera ditt ärende så kan du kontakta din chef som har möjlighet att redigera i ditt ärende.
13 Utgångspunkten är att rapportering inte ska ske anonymt. En anonym rapportering gör det svårare för arbetsmiljöansvarig chef att utreda ärendet och de åtgärder som sätts in får kanske inte rätt effekt. Vill du som rapportör vara anonym kan du prata med din chef, ditt huvudskyddsombud eller skyddsombudet vid din enhet. Denne kan rapportera ärendet i IA i egenskap av chef respektive skyddsombud. Den som rapporterar åt någon annan behöver ändra ”anställningsenhet” så att incidenten hamnar på rätt ställe.
14 Utgångspunkten är att varje anställd själv rapporterar i IA. Chef, huvudskyddsombud eller skyddsombudet vid arbetsstället har om det skulle behövas möjlighet att rapportera åt någon annan. Den som rapporterar åt någon annan behöver ändra ”anställningsenhet” så att incidenten hamnar på rätt ställe.
15 Alla med ett Lucat-ID kan rapportera i IA-systemet. Om stipendiaten inte har Lucat-ID kan chef eller skyddsombud vid arbetsstället rapportera in det som inträffat i IA-systemet.
16 Allvarliga händelser som rapporteras i IA-systemet ska dessutom anmälas till Arbetsmiljöverket av dig som chef eller av annan som du utser. Anmälan till Arbetsmiljöverket görs på anmalarbetsskada.se. Det PDF-dokument som genereras på anmalarbetsskada.se laddas ner av den som anmält händelsen och det nedladdade dokumentet ska sedan läggas in som en bilaga i ärendet i IA-systemet. I samband med detta blir dokumentet diariefört i IA-systemet. Dessutom ska rutan ”anmäld” klickas i (se bild nedan). Då aviseras dekan och arbetsmiljösamordnare som på så sätt får kännedom om att ett allvarligt ärende har rapporterats till Arbetsmiljöverket.
17 Vill man som dekan eller prefekt få information om allvarliga incidenter som anmälts till Arbetsmiljöverket och som inträffat inom den egna verksamheten kan en personlig inställning göras i IA-systemet. Kontakta arbetsmiljösamordnare vid fakulteten för att få hjälp med denna inställning. När en allvarlig händelse har rapporterats i IA så genereras ett mail till dig med länk till ärendet.
18 Är du chef och rapporterar ett ärende i IA så är utgångspunkten att ärendet hamnar på ditt eget kostnadsställe och alltså ska hanteras av dig chef. Du behöver därför ändra ”händelseenhet” (var händelsen inträffade) för att ärendet ska skickas till och hanteras av din överordnade chef. Först byter du ”händelsesenhet” till överordnat kostnadsställe och därefter byter du ”händelseansvarig” till överordnad chef. Öppna rullgardinsmenyn genom att klicka på den lilla pilen (se bild nedan).
