Initiera rekrytering av doktorand
Process för HR
Innehåll på sidan:
Ansvarsfördelning
Vid en rekrytering är det prefekt/motsvarande som har det yttersta ansvaret. Genomförandet av rekryteringsprocessen kan dock hanteras av exempelvis avdelningschef, forskargruppschef eller motsvarande. HR-funktionen är med i rekryteringen som administrativt, arbetsrättsligt och professionellt rekryteringsstöd.
HR-funktionen
HR-funktionen är ett stöd och ett bollplank till verksamheten under rekryteringsprocessen och ser till att lagar, regler och Lunds universitets policys och riktlinjer gällande rekrytering följs. HR- funktionen ser till att följande moment genomförs professionellt:
- Kravprofil, ska tydligt beskriva de behörigheter, kunskaper och kompetenser som krävs för anställning och antagning i enlighet med HF kap 5 och LUs antagningsordning, samt vara utarbetad efter kompetensbaserad metod
- Annonsen, ska vara attraktiv för de sökande och visa upp Lunds universitet på ett bra sätt, på både svenska och engelska, och ska annonseras i minst tre veckor
- Urval, endast de som uppfyller kraven i annonsen ska gå vidare i processen. Urvalet ska göras enligt behörighetskrav samt förtjänst och skicklighet och vara icke diskriminerande.
- Intervju, ska genomföras enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod och berörda kandidater ska ges relevant återkoppling.
- Dokumentation, ska ske i rekryteringssystemet i enlighet med universitetets dokumenthanteringsplan. Var noga med att skilja på arbetsmaterial och dokumentation som ska diarieföras i rekryteringssystemet.
Vid Lunds universitet används kompetensbaserad metod vid rekrytering. Du kan ansöka om utbildningen via Kompetensportalen.
Beredningsgrupp
Vid en doktorandrekrytering ska en beredningsgrupp sammanställas i enlighet med Lunds universitets Antagningsordning för utbildning på forskarnivå, kapitel 4.
Behovsanalys
Vid behovsanalysen bör HR-funktionen hjälpa verksamheten att se över sitt behov i ett större perspektiv. Kommer det att ske förändringar i personalgruppen inom den närmaste framtiden som kan påverka? Hur ser eventuellt forskningsprojekt ut och hur väl lämpar det sig för forskningsstudier? Hur ser finansieringen ut och finns det en plan för hur den ska hålla genom hela anställningstiden?
Mall: Behovsanalys doktorand (Word 37 kB, ny flik)
Tidplan
Hur lång tid en rekrytering tar är svårt att säga då det beror på hur lätt/svårt det är att hitta lämpliga kandidater samt vilken tid som läggs på att förbereda rekryteringen. HR-funktionen stödjer beredningsgruppen i att lägga upp en tidplan över rekryteringsprocessen där det tydliggörs vem som gör vad och när.
Mall: Tidplan för rekrytering av doktorand (Word 38 kB, ny flik)
Kravprofil
Kravprofilen ligger till grund för annonsen och är styrande genom hela rekryteringsprocessen. Det är utifrån formuleringen i kravprofilen och annonsen som valet av kandidat ska motiveras.
Vid framtagning av kravprofilen är HR-funktionen ett viktigt stöd till verksamheten. Utgå ifrån behovsanalysen samt de bestämmelser som finns i HF 5 kap och 7 kap samt i Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Lunds universitet.
Överväg om det finns parter utöver beredningsgruppen som kan vara viktiga att ha med här. Det kan vara specialister, kollegor eller chefer som kan tillföra viktig information.
Det är viktigt att definiera vad som är krav och vad som är meriterande. Kraven är de kunskaper och kompetenser som är nödvändiga för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Meriterande är sådant som är fördelaktigt om kandidaten har med sig, men som inte är ett krav. Behörighetskraven för antagning ska även vara tydligt definierade. För att undvika diskriminering är det även viktigt att tänka igenom om kraven är motiverade utifrån arbetsuppgifterna.
Kravprofilen ska innehålla en tydlig beskrivning av:
- verksamheten som den anställde ska befinna sig i
- Information om utbildning på forskarnivå enligt Antagningsordningen 2 kap
- ansvarsområden som den anställde ska ha
- kvalifikationskrav och meriter avseende utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos den anställde.
- Anställningsvillkor enligt HF 5kap
- Behörighetskrav enligt HF 7 kap 35§, 39§ och 40§
- Forskarutbildningsämne samt särskilda behörighetskrav för forskarutbildningsämnet (i enlighet med fakultetens fastställda bedömningsgrunder)
- Om institutionstjänstgöring/likvärdigt ingår (max 20 procent av anställningen) skall detta tydligt framgå i kravprofilen
Kunskap kan definieras som inlärda teoretiska förmågor eller fakta inom ett ämnesområde. Kompetens kan definieras som förmåga att utföra en uppgift genom att tillämpa färdigheter och förhållningssätt.
Använd metoden för kompetensbaserad rekrytering för att stödja verksamheten i arbetet med att formulera kompetenser och färdigheter. Stödmaterial för detta finns under ”Dokument” i rekryteringssystemet.
Mall: Kravprofil doktorand (Word 51 kB, ny flik)
BESTA- och SNI-koder
Vid framtagning av kravprofil är det HR-funktionen som ansvarar för att anställningen har korrekt kodning vad gäller BESTA- och SNI-koder. BESTA är ett system för att gruppera statliga befattningar efter innehåll och svårighetsgrad.
Bakom BESTA står avtalsparterna inom Arbetsgivarverkets område. SNI-koderna används för statistik och beskriver den verksamhet som bedrivs.