Mottagande
Det finns mycket som behöver ordnas i samband med att en anställd kommer till Sverige. Vissa saker är viktiga att ta tag i så fort som möjligt efter att man kommit överens om anställningen medan andra är viktiga i anknytning till att personen väl kommer hit. Det är viktigt att rekryterande chef tar ansvar för hela mottagandeprocessen för nya internationella medarbetare, då det är många steg som ska gås igenom och dessutom i rätt ordning. På denna sida förtydligas processerna kring bland annat bostad, personnummer, skatt och bankkonto.
Innehåll på sidan:
När rekryteringsprocessen för en ny internationell medarbetare är i skedet att medarbetaren ska anställas, det vill säga när yttrandet är klart, ska ett viseringsärende påbörjas i det fall den nya medarbetaren är en tredjelandsmedborgare.
Läs mer om medborgare från tredje land och migrationsfrågor.
Alfa Quality Moving and Relocation (Alfa) är Lunds universitets upphandlade relocationfirma och via dem kan olika relocationtjänster beställas, både paket och enstaka tjänster. Att använda Alfa kan spara tid och undvika att misstag görs eftersom de är vana att hantera frågor i den här typen av processer. De har även ett så kallat "fast track" gentemot Migrationsverket, vilket kan förkorta handläggningstiden avsevärt i vissa ärenden.
Ambitionsnivåerna när det gäller frågor som
- Vem bokar flyget?
- Vem betalar?
- Vet den ankommande medarbetaren hur hen tar sig till Lund (via gränskontroller)?
- Hur hittar medarbetaren bostad/motsvarande?
är höga inom Lunds universitet och allt har att göra med hur mycket tid och resurser organisationen har att lägga på just denna del av mottagandet. Men ett personligt mottagande och lotsande till Lund betyder verkligen mycket.
Handläggningstiderna för de olika momenten varierar men räkna med att processerna tar lång tid. För att myndigheter som exempelvis Skatteverket ska kunna hålla handläggningstiderna är det avgörande att alla dokument är rätt ifyllda. Se därför till att ha god framförhållning, planera för att genomföra alla moment och förbereda korrekta underlag.
Läs mer om vad relocation innebär och vilken hjälp som finns att få.
Innan ankomst till Sverige
Migrationsfrågor
När rekryteringsprocessen och yttrandet är klart ska migrationsprocessen – i de fall uppehållstillstånd behövs – påbörjas.
Vid anlitande av universitetets upphandlade relocationfirma Alfa ansvarar administratör för att ta fram korrekt dokumentation och skicka denna till Alfa. Om man däremot inte anlitar Alfa ansvarar administratör för att ta fram korrekt dokumentation och skicka denna till den internationella medarbetaren. Den internationella medarbetaren ansvarar i sin tur för att ansöka om uppehållstillstånd hos Migrationsverket.
Den internationella medarbetaren är ansvarig för ansökan till Migrationsverket i de fall som Alfa inte anlitas. När det gäller anställning av T/A-personal påbörjar däremot arbetsgivaren processen.
För att universitetet ska kunna få en kopia av beslutet från Migrationsverket måste en fullmakt skickas med ansökan till Migrationsverket av den sökande.
Läs mer om fullmakt och se mall
Läraranställningar och forskare
När det gäller uppehållstillstånd för forskning förbereder administratören relevanta dokument och skickar dessa till läraren/forskaren som bifogar dokumenten med sin ansökan hos Migrationsverket. Tänk på att det ska framgå i utlysningen att den huvudsakliga sysselsättningen ska vara forskning om minst 50 %.
Läs mer om uppehållstillstånd för forskare
Doktorander
När det gäller uppehållstillstånd för studier förbereder administratören relevanta dokument och skickar dessa till doktoranden som bifogar dokumenten med sin ansökan hos Migrationsverket.
Läs mer om uppehållstillstånd för doktorander
T/A-personal och andra anställningar
När det gäller T/A-personal och annat arbete inklusive anställningar som innebär mindre än 50 % forskning ska arbetstillstånd sökas. Om Alfa anlitas kan handläggningen hos Migrationsverket gå något fortare då de är certifierade för att handlägga ärenden om arbetstillstånd. Om Alfa inte anlitas är det arbetsgivaren som påbörjar ärendet med att söka arbetstillstånd hos Migrationsverket och administratören bör även i dessa fall förbereda de dokument som behövs.
Bostad
Bostadssituationen är mycket svår i Lund och det är viktigt att den nya medarbetaren informeras om detta samt att det är deras eget ansvar att ordna med bostad. Alfa erbjuder även tjänster för att hitta bostäder.
Läs mer om universitetets relocationtjänster
Universitetet har begränsade möjligheter att ordna bostad till gästforskare. För gästforskare som ska vara här kortare tid än ett år har LU Accomodation en del att erbjuda.
Observera att det är institutionen som ska ta kontakt med LU Accomodation, inte den enskilde forskaren.
I annat fall får den nya medarbetaren vända sig till övriga bostadsmarknaden. Informationen är dock ofta på svenska, så institutionen kan behöva hjälpa vederbörande. Följande sidor kan vara behjälpliga:
Information på engelska om att hitta bostad i Sverige finns på denna webbplats:
Finding a place to live (Informationsverige.se)
Samordningsnummer (medarbetare som är anställda kortare tid än ett år)
Samordningsnummer
En medarbetare som ska vistas i Sverige kortare tid än ett år ska inte folkbokföras i Sverige. Däremot kan personen tilldelas ett samordningsnummer av Skatteverket. Syftet med ett samordningsnummer är att myndigheter och andra aktörer ska ha en gemensam identitetsbeteckning även för personer som inte är folkbokförda. Den enskilda medarbetaren har inte rätt att själv begära ett samordningsnummer utan detta måste arbetsgivaren göra.
Observera att Alfa inte kan ansöka om samordningsnummer.
Läs mer om samordningsnummer (Skatteverket.se)
Administratör ansöker om samordningsnummer via blankett SKV7824 och denna process kan påbörjas innan uppehållstillstånd är på plats för tredjelandsmedborgare. När det gäller EU-medborgare kan samordningsnummer sökas när yttrandet är klart.
Ladda ner blankett SKV7824 på Skatteverkets webbplats
Fyll även i Intyg till Skatteverket och bifoga som bilaga vid rekvisition av samordningsnummer till Skatteverket.
Intyg till Skatteverket finns att ladda ner på sidan för HR-blanketter och mallar.
Ansökan om samordningsnummer innebär inte att personen automatiskt blir skatteregistrerad utan endast tilldelad ett personnummer.
Observera att personer som har en anställning mindre än ett år inte blir folkbokförda i Sverige och tilldelas därmed inte något personnummer. Utan personnummer blir det ofta svårt att leva och verka i det svenska samhället då personnummer ofta behövs för att exempelvis
- öppna bankkonto
- hyra bostad
- handla på nätet
- skaffa bibliotektkort
- kunna teckna olika former av medlemskap.
Reflektera gärna över anställningstiden och, om möjligt, anställ personer i över ett år.
När samordningsnummer utfärdats
När samordningsnummer utfärdats kan anställningsbeslutet genereras enligt rutin och den nya medarbetaren kan då bli registrerad i Primula och få lön utbetald.
Bankkonto i hemlandet
Om personen stannar kortare tid än ett år är det möjligt att behålla bankkontot i hemlandet och betala ut lönen till det kontot. Observera att medarbetaren måste ha ett samordningsnummer eller personnummer för att kunna få lön utbetald.
Läs mer om löneutbetalning till ny internationell medarbetare
Den nya medarbetaren kan besöka valfri bank och öppna ett så kallat basic account med sitt samordningsnummer. Med ett basic account kan man få ett betalkort och lön utbetalt på kontot men man kan inte få ett kreditkort eller Bank-id. Banken ska vara behjälplig med att koppla bankkontot med Lunds universitet via det så kallade arbetsgivarnumret så att löneutbetalning kan ske. Administratören bistår den nya medarbetaren med Nordeas arbetsgivarnummer för Lunds universitet. Kopplingen görs automatiskt om medarbetaren har sitt bankkonto hos Nordea och är registrerad med samordningsnumret i Primula.
Skatt
Personer som bor och arbetar i Sverige är skatteskyldiga, men vilket skatt man betalar beror på olika faktorer.
Medarbetare som är anställda kortare tid än sex månader
Anställda som vistas i Sverige kortare tid än sex månader under en 12-månadersperiod kan betala skatt enligt särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK). SINK kan även vara tillämplig för personer som vistas i Sverige oregelbundet. De som beviljas SINK-skatt kommer automatiskt att tilldelas ett samordningsnummer i samband med skattebeslutet.
Läs mer om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) på Skatteverkets webbplats
Medarbetare som är anställda längre tid än sex månader
Personer som har en anställning på mer än sex månader är obegränsat skatteskyldiga i Sverige och omfattas därmed av inkomstskattelagens regler.
Endast personer som är folkbokförda, det vill säga har personnummer, kan beställa A-skattsedel.
Läs mer om A-skattsedel på Skatteverkets webbplats
Medarbetare som ska stanna mellan 6 och 12 månader och endast ha samordningsnummer ska istället anmäla sig för preliminär A-skatt. En passkopia eller en kopia på medarbetarens nationella ID-handling ska skickas med ansökan.
Läs mer om anmälan om preliminär A-skatt på Skatteverkets webbplats
A-skattsedeln skickas till folkbokföringsadressen eller laddas ner som en PDF med hjälp av Bank-id. A-skattsedeln ska sedan skickas in till SSC via portalen vilket är medarbetarens eget ansvar men administratören kan behöva hjälpa till.
Försäkringar
Medarbetaren rekommenderas att teckna en hemförsäkring i hemlandet innan avresa för att skydda personliga tillhörigheter där. Väl i Sverige finns olika försäkringar beroende på hur lång tid medarbetaren kommer att vara här, vilken anställning hen har etc.
Samlad information om försäkringar finns på Staff pages och Medarbetarwebben.
Sjukförsäkring och socialförsäkring
Medarbetaren ska innan flytt kontakta sitt lands motsvarighet Försäkringskassan och se vilka försäkringar som gäller vid flytt utomlands.
Medföljande
Uppehållstillstånd och id-handling
Om den nya medarbetaren har medföljande familj (make/maka/sambo eller barn) är det av vikt att de ansöker om rätt uppehållstillstånd. Beroende på vilket land den anställda och medföljande är medborgare i samt hur länge de ska stanna krävs olika former av uppehållstillstånd. Var dock alltid noga med att informera om att de behöver söka uppehållstillstånd i god tid innan ankomst. Om Alfa anlitas kan familjemedlemmar läggas till på beställningen.
Oavsett vilken form av uppehållstillstånd som krävs behöver de medföljande alltid någon form av id-handling. Pass är bäst då det vid medborgarskap i ett icke EU-land är den enda giltiga id-handlingen.
Läs mer om vilka arbets- och uppehållstillstånd som ska sökas på sidan om migrationsfrågor
Sjukförsäkring och socialförsäkring
På vilket sätt medföljande omfattas av Socialförsäkringslagen beror på deras medborgarskap, om de har anställning, studerar eller enbart bor i Sverige. När det gäller rätt till sjukvård regleras denna rätt inte i reglerna om socialförsäkring, utan av hälso- och sjukvårdslagen och är kopplad till folkbokföringen. Olika regler gäller även beroende på vilket land personen är medborgare i. Sjukförsäkring för utländska besökare omfattar även familj (make/maka/sambo och barn), men endast för akutvård och inte planerad vård.
Jobbsökande
Lunds universitet kan inte hjälpa medföljande med att hitta jobb i Sverige. De får istället vända sig till den vanliga arbetsmarknaden såsom Arbetsförmedlingen, universitetets utlysta anställningar eller Euraxess för lediga forskaranställningar.
Informera gärna om lediga tjänster på Lunds universitet på Vacancies at Lund University
I Welcome guide finns mer information om vilket stöd som finns utanför Lunds universitet. Länk kommer när guiden är på plats.
Skolor
Om den anställde kommer att ta med sig barn bör skolor och förskolor kontaktas så tidigt som möjligt för att vara säker på att få en plats till barnet/barnen. Skolorna kan ha olika kösystem och ansökningsperioder, varför det är bäst att kontakta dem direkt för att få relevant information och hinna söka i rätt tid.
Om Alfa anlitas informerar de om skolor inom ramen för köp av vissa av deras paket. I annat fall är det viktigt att administratören informerar den anställda om detta.
- Mer information finns på Lunds kommuns hemsida.
- Läs mer om Bilingual Montessori Pre-school (förskola till högstadiet, undervisar även på franska).
- Läs mer om Lund International School (förskola till mellanstadium).
- Läs mer om The International School of Lund (utbildning på gymnasienivå).
Det finns även internationella skolor i Malmö och Helsingborg.
Planera introduktion
Det är av stor vikt att den nya medarbetaren får en bra och tydlig introduktion. Du hittar checklista, förslag på välkomstmejl och en processbeskrivning av den introduktion som alla nya medarbetare vid Lunds universitet bör genomgå på sidan för introduktion av nya medarbetare.
Vid Lunds universitet hålls ”Welcome days” en gång per termin. Information finns på For new employees och anmälan gör i Kompetensportalen.
Samlad information på engelska om att vara anställd vid Lunds universitet, arbetsmiljö, löner, förmåner med mera finns på Staff pages.
Vid ankomst till Sverige
Personnummer (medarbetare som är anställda längre tid än ett år)
Personnummer
Medarbetaren bör så fort som möjligt folkbokföra sig hos Skatteverket. Detta måste göras genom ett personligt besök på ett skatte- eller servicekontor. Medarbetaren kan efter detta bli tilldelad ett personnummer.
Mer information om handlingar som ska tas med till Skatteverket vid folkbokföring.
Ungefärligt handläggningstid för personnummer är för närvarande 2 till 22 veckor.
När personnummer utfärdats
När den nya medarbetaren fått sitt personnummer begär administratören att få en kopia på beslutet och informerar därefter om att medarbetaren ska ansöka om svenskt id-kort hos Skatteverket.
Läs mer om att ansöka om id-kort på Skatteverkets webbplats
Bankkonto i Sverige
Det svenska EURAXESS-nätverket har tagit fram nedanstående manual som underlättar för nya medarbetare att öppna bankkonto..
Guidance to opening a Swedish bank account (Staff pages)
Ovan länk från Euraxess samt nedanstående länk till Svenska Bankföreningen innehåller viktig information inför processen med att besöka banken och öppna ett bankkonto. Dela gärna med dig av dessa till nya internationella medarbetare.
Becoming a bank customer (swedishbankers.se)
En person med svenskt personnummer och svenskt id-kort kan öppna ett så kallat ordinary account hos valfri bank. Med ett ordinary account kan man ansöka om Bank-id och kreditkort med mera. Man kan även koppla sitt bankkonto till Lunds universitet så att utbetalning kan ske. Detta genom att logga in med hjälp av Bank-id. Administratören bistår den nya medarbetaren med Nordeas arbetsgivarnummer för Lunds universitet. Kopplingen görs automatiskt om medarbetaren har sitt bankkonto hos Nordea och är registrerad med personnumret i Primula.
Administratörens uppgifter efter att personnummer utfärdats
När alla dokument och handlingar för den nya medarbetaren är på plats, det vill säga
- personnummer
- id-kort
- bankkonto
- Bank-id
- koppling mellan bankkonto och Nordea för utbetalning från Lunds universitet,
skickar administratören meddelande till SSC via portalen att personen har svenskt personnummer. Detta görs genom att administratören lägger ett ärende i SSC-portalen och bifogar beslut om personnummer från Skatteverket. Primula uppdateras då från samordningsnummer till svenskt personnummer. Det är viktigt att detta görs så snart som möjligt; det finns annars en risk att kopplingen mellan bankkontot och Primula försvinner och att lönen då betalas ut med en check till den adress som är registrerad i Primula.
Meddela Skatteverket
Arbetsgivare som anställer en medborgare från tredje land ska meddela detta till Skatteverket. Regeln gäller så fort Lunds universitet betalar ersättning till en person som utför arbete vid universitetet, alltså även om det inte finns anställningsavtal.
Du meddelar Skatteverket om att du anställt en tredjelandsmedborgare på nedanstående blankett senast den 12:e i månaden efter anställningen påbörjades.
Ladda ner blanketten Underrättelse Anställning av utlänning på Skatteverkets webbplats
Om du har gjort en anmälan om anställning av tredjelandsmedborgare till Skatteverket och denna anställning förlängs, behöver du dock inte anmäla förlängningen till Skatteverket.
En tredjelandsmedborgare som samtidigt är medborgare i ett EU-land, EES-stat eller Schweiz berörs inte av dessa regler.
Försäkringar
Det är viktigt att medarbetaren tecknar hemförsäkring för vistelsetiden här i Sverige samt privat reseförsäkring i de fall medarbetaren reser privat. Tyvärr finns det inte mycket information på engelska på de stora försäkringsbolagens hemsidor, men att ringa till kundtjänst går bra – de flesta talar engelska och kan guida.
Sjukförsäkring och socialförsäkring – medarbetare som är anställda kortare tid än ett år
Den som är medborgare i EU/EES-länder och Schweiz och anställd kortare tid än ett år ska vid besök hos vårdinrättning kunna visa upp sitt EU-kort, European Health Insurance Card (EHIC). Med EHIC-kortet får den anställda ta del av subventionerad hälsovård och behöver alltså endast betala patientavgiften.
För medarbetare som saknar ett giltigt EHIC-kort eller inte kommer från ett EU/EES-land eller Schweiz gäller Försäkring för utländska besökare för akutsjukvård för medarbetaren med familj.
Läs mer om försäkring för utländska besökare på Medarbetarwebben
Sjukförsäkring och socialförsäkring – medarbetare som är anställda längre tid än ett år
När en anställd blivit folkbokförd i Sverige upphör Försäkring för utländska besökare att gälla. Då får en anställd fullt subventionerad hälsovård och kommer bara att behöva betala patientavgifter. Observera att Försäkring för utländska besökare upphör att gälla även för familjemedlemmar.
Informera medarbetaren om att registrera sig hos Försäkringskassan så snart som möjligt efter ankomst till Sverige. Observera att handläggningstiden för att bli registrerad hos Försäkringskassan kan vara lång, upp till 12 månader, och att man måste ha ett ärende såsom exempelvis ansökan om EHIC-kort för att bli registrerad.
Läs mer om att vara försäkrad i Sverige på Försäkringskassans webbplats
Informera medarbetaren om att fylla i och skicka blanketten nedan till Försäkringskassan för att bli registrerad. Ange "Yes, I would like to apply for an EU card (EHIC)" under 6. Other information. På så vis har medarbetaren ett ärende och Försäkringskassan påbörjar registreringen.
Pension
Information om pension för anställda vid Lunds universitet finns på Medarbetarwebben och på Staff Pages.
Det kan vara värdefullt för den nya medarbetaren att boka ett möte med Pensionsmyndigheten (SPV) för att få information om hur systemet här i Sverige fungerar. Detta gör man genom att kontakta SPV på telefonnummer 060-18 76 00 eller via e-post pension [dot] lu [at] spv [dot] se.
Ytterligare information om pensioner, på engelska, finns på webbplatsen Find your pension
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-/personalfunktion eller på fakultetsnivå/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden.
Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.
Relaterad information
Användbar information för internationella medarbetare:
Getting Settled - step by step (Staff pages)
Universitetets engelska interna webbplats: