Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Mottagande

Det finns mycket som behöver ordnas innan en anställd kommer till Sverige. Vissa saker är viktiga att ta tag i så fort som möjligt efter att man kommit överens om anställningen medan andra är viktiga i anknytning till att personen väl kommer hit. 

Innehåll på sidan:


Inför ankomst till Sverige 

Bostad

Bostadssituationen är mycket svår i Lund och universitetet har begränsade möjligheter att ordna bostad till gästforskare. För gästforskare som ska vara här under ett år har LU Accomodation en del att erbjuda.

Läs mer om LU Accomodation

Observera att det är institutionen som ska ta kontakt med LU Accomodation, inte den enskilde forskaren.

I annat fall får den anställde vända sig till övriga bostadsmarknaden. Informationen är dock ofta på svenska, så institutionen kan behöva hjälpa dem. Följande sidor kan vara behjälpliga:

Man kan även köpa tjänster för att hitta bostäder av Lunds universitets relocationtjänster.

Läs mer om universitetets relocationtjänster

Information på engelska om att hitta bostad i Sverige finns på denna webbplats: 

Finding a place to live (Informationsverige.se)

Skatt

Personer som bor och arbetar i Sverige är skatteskyldiga, men vilket skatt man betalar beror på olika faktorer.

Personer som är anställda kortare tid än sex månader

Anställda som vistas i Sverige kortare tid än sex månader under en 12-månadersperiod kan betala skatt enligt särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK), det kan även vara tillämplig för personer som vistas i Sverige oregelbundet. De som beviljas SINK-skatt kommer automatiskt att tilldelas ett samordningsnummer i samband med skattebeslutet.

Läs mer om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) på Skatteverkets webbplats

Personer som är anställda längre tid än sex månader

Personer som har en anställning på mer än sex månader är obegränsat skatteskyldiga i Sverige och omfattas därmed av inkomstskattelagens regler.

Anställd ska fylla i ansökan om preliminär skatt (A-skattsedel) hos Skatteverket. En kopia av ID-handling ska skickas med ansökan.

Läs mer om A-skattsedel på Skatteverkets webbplats

Skatteavtal

Skatteavtal finns med nästan 90 länder och är till för att undvika beskattning i två länder. Kontrollera om Sverige har skatteavtal med aktuellt land. Det kan bara begränsa ett lands rätt att beskatta, inte utöka.

De flesta skatteavtalen finns på Skatteverkets webbplats.

Läs mer om skatteavtalen på Skatteverkets webbplats

Sjukförsäkring och socialförsäkring

Den som anställs bör innan avresa kontakta sin försäkringskassa i hemlandet för att tala om att de ska bo/arbeta i Sverige. De kan då få svar på vad som gäller och var de ska vara försäkrade.

Medarbetare som är här kortare tid än ett år

Personer från Norden, EU/EES och Schweiz

Anställda vid Lunds universitet från dessa länder och som är i Sverige för kortare tid än ett år (alltså inte folkbokförda) erhåller vård på samma villkor som personer bosatta i Sverige, det vill säga de betalar endast patientavgift.

För vårdgivaren ska denna grupp kunna visa upp pass eller nationellt ID-kort samt anställningsintyg som visar att personen är anställd vid Lunds universitet och ett intyg från Skatteverket om att personen inte är folkbokförd här.

Personer från tredje land

Medarbetare som kommer från tredje land och som är verksamma vid Lunds universitet för kortare tid än ett år (är inte folkbokförda), måste anmäla till Försäkringskassan.

Läs mer på Försäkringskassans webbplats

Medarbetarna är dock automatiskt försäkrade via statens Försäkring för utländska besökare. Försäkringen ersätter bland annat nödvändiga och skäliga kostnader för akut sjuk- eller tandvård när den försäkrade under försäkringstiden drabbas av sjukdom eller olycksfall. Försäkringen gäller dock inte för planerad vård.

Medarbetare som stannar mer än ett år

Internationella medarbetare som har en anställning för mer än ett år vid Lunds universitet ska registrera sig som bosatta i Sverige (bli folkbokförd hos Skatteverket).

Om personen har personnummer och är anställd vid Lunds universitet (det vill säga betalar skatt i Sverige) ingår i det svenska sjukvårdssystemet och behöver till exempel  bara betala patientavgift inom vården.

Om medarbetaren däremot går på stipendium som utbetalas av annan part och inte betalar skatt i Sverige, kan det vara svårare att få subventionerad vård även om personen har personnummer. Försäkring för utländska besökare gäller då, men inga förmåner via Försäkringskassan medges (vanligtvis).

Läs mer på Försäkringskassans sida Försäkrad i Sverige

Försäkringar

Medarbetaren rekommenderas att teckna en hemförsäkring i hemlandet innan avresa för att skydda personliga tillhörigheter där. Väl i Sverige finns olika försäkringar beroende på hur lång tid medarbetaren kommer att vara här, vilken anställning medarbetaren har etc.

Samlad information om försäkringar finns på Staff pages och Medarbetarwebben.  

Tänk på att det är viktigt för medarbetaren att teckna hemförsäkring för vistelsetiden här i Sverige samt privat reseförsäkring i de fall medarbetaren reser privat. Tyvärr finns det inte mycket information på engelska på de stora försäkringsbolagens hemsidor, men att ringa till kundtjänst går bra – de flesta talar engelska och kan guida. Lunds universitet är en myndighet och får inte rekommendera några specifika bolag, men om man ger exempel på flera, så underlättar det för medarbetare.

Medföljande

Har den som ska anställas medföljande familj med sig (make/maka/sambo och barn) är det viktigt att stämma av

  • vilken medborgarskap de medföljande har
  • att de ansöker om rätt uppehållstillstånd
  • vad de ska sysselsätta sig med när de kommer hit
  • hur länge de ska stanna.

Uppehållstillstånd och ID-handling

Behöver medföljande uppehållstillstånd och i så fall vilket? Beroende på vilket land de är medborgare i samt hur länge de ska sta krävs olika former av uppehållstillstånd. Var dock alltid noga med att de behöver söka i god tid innan ankomst.

Läs mer om vilka arbets- och uppehållstillstånd som ska sökas på sidan om migrationsfrågor

Oavsett vilken form av uppehållstillstånd som krävs behöver de medföljande alltid någon form av ID-handling. Pass är bäst då det vid medborgarskap i ett icke EU-land är den enda giltiga id-handlingen.

Observera att pass/ID-kontroller numera sker vid gränsen mellan Danmark och Sverige. Detta gäller även barn.

Sjukförsäkring och socialförsäkring

På vilket sätt medföljande omfattas av Socialförsäkringslagen beror på deras medborgarskap, om de har anställning, studerar eller enbart bor i Sverige.

När det gäller rätten till sjukvård regleras denna rätt inte i reglerna om socialförsäkring utan av hälso- och sjukvårdslagen, och är kopplad till folkbokföringen. Olika regler gäller även beroende på vilket land personen är medborgare i.

Se även informationen om sjukförsäkring i ovanstående avsnitt om Försäkringar

Försäkringar

Försäkring för utländska besökare omfattar även familj (make/maka/sambo och barn), men endast nödvändig vård och inte planerad. För övriga försäkringar, se info ovan.

Medföljande – jobbsökande

Lunds universitet kan inte hjälpa medföljande med att hitta jobb i Sverige. De får vända sig till den vanliga arbetsmarknaden såsom Arbetsförmedlingen, universitetets utlysta anställningar eller Euraxess för lediga forskaranställningar.

Före flytt till Lund kan den arbetssökande gärna kontakta EURES, ett nätverk av offentliga arbetsförmedlingar inom EU/EES, och höra sig för om arbetsmarknaden, se lediga jobb i Sverige/Skåne och ta del av allmän information om att arbeta i Sverige.

Gå till EURES webbplats

När medföljande väl är i Sverige kan även International Citizen Hub in Lund vara till viss hjälp.

Gå till webbplatsen för International Citizen Hub in Lund

Skolor

Om den anställde kommer att ta med sig barn bör skolor och förskolor kontaktas så tidigt som möjligt för att vara säker på att få en plats till barnet/barnen. Skolorna kan ha olika kösystem och ansökningsperioder, varför det är bäst att kontakta dem direkt för att få relevant information och hinna söka i rätt tid.

Det finns även internationella skolor i Malmö och Helsingborg.


Vid ankomst till Sverige 

För den blivande medarbetaren kan det finnas många olika frågor och funderingar om att flytta till Sverige. På Lunds universitets Staff pages finns relevant information som kan vara till hjälp.

Hänvisa gärna nya internationella medarbetar till webbsidan Welcome to Lund university, på Staff pages

Resa, flytt och mottagande

Vem bokar flyget? Vem betalar? Vet den ankommande medarbetaren hur hen tar sig till Lund (via gränskontroller)? Hur hen hittar till bostad/motsvarande?

Ambitionsnivåerna vad gäller detta moment är olika höga inom Lunds universitets och allt har att göra med hur mycket tid och resurser organisationen har att lägga på just denna del av mottagandet. Men ett personligt mottagande och ”lotsande” till Lund betyder verkligen mycket.

Ska medarbetaren flytta hela eller stora delar av sitt bohag finns det möjlighet att använda Lunds universitets relocationföretag för att få hjälp med detta.

Läs mer om relocationtjänster

Planera arbetsplatsintroduktion

Det är viktigt att den nya medarbetaren får en bra och tydlig introduktion. Som hjälpmedel för detta finns en checklista för dig som ska introducera i Kompetensportalen.

Logga in på Kompetensportalen med ditt LUCAT-id. Sök på  "Att introducera ny personal”.

Vissa fakultet har egna introduktioner för de som anställs vid fakulteten, medan andra inte har det. Kolla upp vad som gäller vid er arbetsplats, men se alltid till att de får en tydlig introduktion till sina arbetsuppgifter, arbetskollegor, avdelning och institution.

Vid Lunds universitet hålls ”Welcome days” en gång per termin. Information finns på For new employees och anmälan gör i Kompetensportalen.

Samlad information om att vara anställd vid Lunds universitet, arbetsmiljö, löner, förmåner med mera finns på Staff pages och särskilt på sidan For international staff.

Personnummer och samordningsnummer

Personnummer

Medarbetaren bör så fort som möjligt folkbokföra sig hos Skatteverket. Detta gäller personer planerar att bo här (och har uppehållstillstånd för) ett år eller mer.

Personen måste anmäla det till Skatteverket genom ett personligt besök på ett skatte- eller servicekontor. Personen får då ett personnummer. Handläggningstiden är cirka 2–22 veckor.

Mer information om handlingar som ska tas med till Skatteverket vid folkbokföring.

Observera att personer som har en anställning under ett år och inte får något personnummer ofta får svårt att leva och verka i det svenska samhället, eftersom svenskt personnummer oftast krävs för sådant som att öppna bankkonto, hyra bostad, handla på nätet, skaffa bibliotekskort, olika former av medlemskap med mera.

Reflektera gärna över anställningstiden och om möjligt anställ personer i över ett år.

Samordningsnummer

En medarbetare som ska vistas i Sverige kortare tid än ett år ska inte folkbokföras i Sverige. Däremot kan personen tilldelas ett samordningsnummer av Skatteverket.

Syftet med samordningsnummer är att myndigheter och andra verksamhetsområden ska ha en gemensam identitetsbeteckning även för personer som inte är folkbokförda.

Den enskilde personen har inte själv rätt att begära ett samordningsnummer utan detta måste arbetsgivaren göra via blanketten SKV 7824 på Skatteverkets webbplats.

Ladda ner blankett SKV 7824 för begäran om samordningsnummer, på Skatteverkets webbplats

Observera att ansökan om samordningsnummer inte innebär att personen automatiskt blir skatteregistrerad utan endast tilldelad ett samordningsnummer.

Fyll även i Intyg till Skatteverket och bifoga som bilaga vid rekvisition av samordningsnummer till Skatteverket. Skatteregistrering görs separat.

Intyg till Skatteverket finns att ladda ner på sidan för HR-blanketter och mallar.

Personer som beviljas särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK-skatt) kommer automatiskt att tilldelas ett samordningsnummer i samband med skattebeslutet.

Läs mer om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) på Skatteverkets webbplats

Meddela Skatteverket

Arbetsgivare som anställer en medborgare från tredje land ska meddela detta till Skatteverket. Regeln gäller så fort Lunds universitet betalar ersättning till en person som utför arbete vid universitetet, det vill säga även om det inte finns anställningsavtal.

Du meddelar Skatteverket om att du anställt en tredjelandsmedborgare på nedanstående blankett senast den 12:e i månaden efter anställningen påbörjades.

Ladda ner blanketten Underrättelse Anställning av utlänning, på Skatteverkets webbplats

Om du har gjort en anmälan om anställning av tredjelandsmedborgare till Skatteverket och denna anställning förlängs, behöver du dock inte anmäla förlängningen till Skatteverket.

En tredjelandsmedborgare som samtidigt är medborgare i ett EU-land, EES-stat eller Schweiz berörs inte av dessa regler.

Bankkonto

För att kunna öppna ett bankkonto måste personen stanna i Sverige i minst 6 månader. Om personen stannar kortare tid är det lättare att behålla bankkontot i hemlandet och betala ut lönen till det kontot.

För att kunna öppna ett bankkonto ska personen ta med sig följande:

  • Giltigt pass (om personen stannar i Sverige kortare tid än 1 år) 
  • Svenskt ID-kort (obligatoriskt om personen stannar över 1 år)
  • Antagningsbesked till doktorandstudier eller anställningsbeslut
  • Uppgifter om adressen i Sverige
  • Utdrag ur folkbokföringsregistret (antingen samordningsnummer eller personnummer)

Pension

Information om pension för anställda vid Lunds universitet finns på Medarbetarwebben och på Staff Pages.

Det kan vara värdefullt för den nya medarbetaren att boka ett möte med Pensionsmyndigheten (SVP) för att få information om hur systemet här i Sverige fungerar. Detta gör man genom att kontakta SPV på telefonnummer 060-18 76 00 eller via e-post pension [dot] lu [at] spv [dot] se.

Ytterligare information om pensioner, på engelska, finns på webbplatsen Find your pension

Språkkurser

Många som börjar arbeta vid Lunds universitet vill lära sig svenska, gärna så fort som möjligt.

Universitetet erbjuder svenskkurser för anställda, Swedish for University staff (SFU). Kurserna finns i fem olika steg, beroende på förkunskaper, och hålls av skandinaviska språk. Kurserna kostar strax över 4100 kr beroende på vilket steg det gäller, och betalas av institutionen.

Läs mer om Swedish for University staff, på Staff pages

International Citizen Hub in Lund

Lunds kommun har en verksamhet, International Citizen Hub in Lund, i Ekska Huset nära stadsbiblioteket, som riktar sig mot internationella medborgare, det vill säga våra anställda och deras medföljande. Verksamheten kan vara en viktig länk för de som kommer ensamma, men även för medföljande.

International Citizen Hub in Lund anordnar bland annat

  • kick-start program för medföljande som vill få jobb
  • jobbmässor
  • informationsträffar med olika myndigheter (Försäkringskassan, Skatteverket, sjukvård, Pensionsmyndigheten och så vidare)
  • språkkaféer
  • sociala evenemang.

De har dropp-in varje torsdag förmiddag då man kan gå dit och ställa olika frågor och eventuellt få hjälp.

Rekommendera gärna era internationella medarbetare att prenumerera på verksamhetens nyhetsbrev och följa International Citizen Hub in Lund, och att följa dem på Facebook för att få information om nya events. 

Läs mer om International Citizen Hub in Lund

Kontakt

Chefer och HR-funktioner kan ställa frågor till sektionen HR via sektionens ärendehanteringssystem.

På sidan Hitta rätt HR-information och stöd finns även länkar till efterfrågad universitetsövergripande HR-information.

Kontakta din verksamhets HR/personalfunktion om du har frågor om din verksamhets lokala rutiner i HR/personalfrågor.

Relaterad information