Checklista för arrangemang på Lunds universitet

Innehåll på sidan:

• Risk- och konsekvensbedömning
• Checklista för att inventera arrangemangets risker, inför en riskbedömning
• Stöd till arrangören
• In English: Checklist for events at Lund University

I högerspalten finns länkar till relaterade checklistor och mallar.

Risk- och konsekvensbedömning

För att verka för en god och säker arbetsmiljö vid arrangemanget, för såväl medarbetare som studenter, ska arbetsmiljöansvarig chef göra en risk- och konsekvensbedömning med fokus på arbetsmiljö och säkerhet. Riskbedömningen ska genomföras i samverkan med skyddsombud.

En risk- och konsekvensbedömning som denna syftar till att minimera risker och negativa konsekvenser och identifiera trygghetsbevarande åtgärder, men notera att det aldrig går att skydda sig mot allt.

Checklista för att inventera arrangemangets risker inför en riskbedömning  

• Är arrangemanget ett högriskevenemang (politiskt kontroversiellt eller är deltagare utsatta för påtryckningar/hot eller är de av särskilt intresse)? 
• Hur ser hotbilden ut mot de individer som ska aktivt deltaga (till exempel föreläsa) vid arrangemanget? 
• Hur ser hotbilden ut mot det ämne/ämnen som ska avhandlas?
• Hur har arrangemanget annonserats (öppet arrangemang eller personliga inbjudningar)?
• Avseende deltagare: 
  • Hur många deltagare? Finns deltagarlista? Tillämpas föranmälningar?
  • Vilken publik förväntas delta?
  • Är lokalen lämplig/tillräcklig? 
  • Hur släpps deltagarna in i lokalen (till exempel avstämning mot lista)?
• Vilka resurser finns för att genomföra arrangemanget (finns det tillräckligt med personal för att lösa uppkomna behov)?
• Hur ska talare, paneldeltagare eller andra komma till och från evenemanget på ett sätt som gör att de känner sig trygga? 
• Hur ska arrangemanget avbrytas eller fortsätta om det uppstår störningar eller demonstrationer i eller utanför lokalen?
• Är alla medarbetare som är med vid arrangemanget samt inbjudna talare/paneldeltagare införstådda med vilka åtgärder som vidtas om det uppstår störningar?
• Är alla inbjudna/talare/utställare medvetna om syftet med arrangemanget och vad som förväntas av var och en? Hur hanterar man om arrangemangets syfte utmanas?

Stöd till arbetsmiljöansvarig chef 

• Vid behov av bedömning av vilka säkerhetsåtgärder som kan behöva vidtas, kontakta säkerhetsfunktionen vid sektionen LU Byggnad.
• Stöd i frågor som rör en trygg och säker arbetsmiljö för anställda och studenter, kontakta berörd arbetsmiljösamordnare inom din fakultet/motsvarande.
• Stöd i frågor som rör risk för diskriminering och trakasserier, kontakta berörd SFAD-samordnare inom din fakultet/motsvarande.

Checklist for events at Lund University

When holding open events (public events, lectures, seminars, etc.), the manager responsible for work environment is responsible for ensuring that the event is carried out in an orderly and safe manner for everyone involved. The checklist below provides a risk assessment for this purpose.

As a manager for the organiser of an event for staff or students, you are responsible for carrying out a risk and impact assessment to ensure a good and safe work environment. 

The aim of this type of risk and impact assessment is to minimise risks and negative impacts and identify safeguards. It is important to note, however, that it is never possible to protect against all risks.

Checklist, before conducting a risk assessment:  

• Is the event high risk (politically controversial topic or might participants be subject to pressure/threats or be of special interest)? 
• Are there any threats related to the individuals who will be actively participating (e.g. lecturing)? 
• Are there any threats related to the topic(s) to be covered?
• How has the event been advertised (open event or personalised invitations)?
• Regarding participants: 
  • How many people are participating? Is there a list of participants? Is there a system of preregistration?
  • Who is the expected audience?
  • Are the premises suitable/adequate? 
  • How will participants be let into the venue (e.g. checking against a list)?
• What resources will be available for running the event (are there enough staff to deal with emerging needs)?
• How will speakers, panellists or others get to and from the event in a way that makes them feel safe? 
• How will the event be stopped or continue if there are disturbances or demonstrations inside or outside the venue?
• Are all staff involved in the event and invited speakers/panellists aware of the measures to be taken in case of disruption?
• Are all those invited/speakers/exhibitors aware of the purpose of the event and what is expected of them? What will be the approach if the purpose of the event is challenged?

Support for managers 

• If you need help in assessing which security measures need to be taken, contact Security and Environment, LU Estates.
• For support on issues related to ensuring a safe and secure working environment for staff and students, please contact the relevant health and safety coordinator at your faculty/equivalent.
• For support on issues related to the risk of discrimination and harassment, please contact the relevant SFAD coordinator at your faculty/equivalent.