240213

Nytt avtal om beredskap började gälla 2024-02-01 och inför avtalsstart skulle formulären i Primula uppdateras med de nya ersättningsbeloppen. Detta nya formulär är dessvärre försenade på grund av driftstoppet. 

Även formuläret övertid/mertid skulle ha uppdaterats till 2024-02-01, samt en ny ledighetsorsak för kompledighet skulle läggas till i Primula för Lunds universitet. Dessa är också försenade med anledning av driftstoppet.

Formulären beräknas vara synliga till lönekörningen i mars

Nytt möte med SSC är inbokat i vecka 9 och den nya planeringen innebär att formulären planeras vara synliga för medarbetare till lönekörningen i mars. 

Så snart formulären är tillgängliga kan medarbetare registrera beredskap enligt det nya avtalet samt använda det uppdaterade formuläret för övertid/mertid. Information om när formulären är tillgängliga skickas till fakultetsrepresentanterna för Primula. 

240208

Sista ansökningsdag för 2023 års friskvårdsersättning blir den 29 februari (istället för den 31 januari). 

Information om detta finns på sidorna om friskvårdsersättning på Medarbetarwebben och Staff pages, och kommer även att förmedlas i nyhetsbrevet LU-nytt/LU News den 14 februari.

Information har även förmedlats till verksamheternas HR-chefer. 

240206 

• Arbetet med systemintegrationerna är nu i full gång och berörda system kommer att startas upp successivt. 
• Nyanställningar som legat på kö i Varbi sedan driftsstoppet har nu lästs över till Primula. Notera dock att samtliga ärenden ska handläggas i ordinarie flöden (källrapportör, granskare och attestant). För att hinna med detta arbete på ett korrekt och kontrollerat sätt har LU och SSC kommit överens om att sista datum för attest är måndagen den 12 februari. Vi ber er dock att göra allt ni kan för att säkerställa att samtliga ärenden är hanterade senast fredagen den 9 februari, då det ger SSC tid att handlägga alla ärenden och återkomma med eventuella frågor/korrigeringar under måndagen. 
• Lönespecifikationer för januari 2024 kommer inom några dagar att skickas ut till digitala brevlådor såsom Kivra, Min myndighetspost eller liknande.

240206

När det gäller integrationen mellan Varbi och Primula får vi positiva signaler om att arbete pågår, och dialog är etablerad mellan universitetet och SSC.

Prioritera ärenden som lästes in innan driftstoppet

När det gäller anställningsärenden som blev överlästa från Varbi till Primula innan driftsstoppet 19/1 så finns det fortfarande en hel del ärenden som ännu inte är omhändertagna fullt ut i flödet Källrapportör – Granskare – Attestant. 

Vi rekommenderar fullt fokus på att få igenom dessa i flödet så att ni sen kan fokusera på de nya ärendena som kommer så snart överläsningen från Varbi kan ske. 

Ärenden efter driftstoppet

Vi håller fast vid planen att det som ligger i Varbi efter driftsstoppet ska kunna gå över till Primula inom kort. Då ärendena, efter överläsning från Varbi, ska igenom ett godkännandeflöde i Primula kommer det att krävas att Källrapportörer, Granskare och Attestanter agerar snabbt så snart överläsningen är gjord. 

Vi återkommer med information så snart vi har en tidplan från SSC gällande överläsningen från Varbi så att ni kan informera era respektive verksamheter. 

Notera att vår utgångspunkt är fortfarande att ha allt attesterat och klart den 8 februari.

Uppdatering 5 februari kl 16:55

Statens servicecenter (SSC) har meddelat att det kommer att ske en uppgradering av Primula ikväll (5 februari) med start kl 20.00. Uppgraderingen beräknas vara klar klockan 22.00. Systemet kommer periodvis inte vara tillgängligt inom de angivna tidsramarna.

LU har nu fått tillgång till Primula och kommer under fredagseftermiddagen att öppna upp möjligheten för registrering av nya lönehändelser (det vill säga händelser/ärenden som inte registrerats sedan driftstoppet inträffade den 19 januari).

Att tänka på i detta skede:  

• Ordinarie tidplan och rutiner inför februari månads löneutbetalning gäller. Sista attestdag är således den 8 februari. Tänk på att informera medarbetare om när de senast behöver registrera sina ärenden. 
• Det är viktigt att alla chefer är redo att attestera senast den 8 februari. Vi kan i dagsläget dock inte garantera att chefer får meddelande/notifiering om att de har något att attestera via Primula.
• Registrera endast lönehändelser i Primula som har påverkan på februarilönen. Detta gäller även ärenden i SSC Portalen.    
• Det är viktigt att registrera, granska och attestera löpande fram till dag för sista attest, så att det inte byggs upp en bulk av ärenden. 
• Spara alla manuella underlag/mallar, som back up och säkerhetsåtgärd.  

Nyanställningar

Vi är medvetna om att det finns många frågetecken gällande nyanställningar och detta är en prioriterad fråga för oss. Tyvärr har vi ännu inte något besked från SSC gällande integrationen med Varbi men vi utgår från att integrationen kommer i gång inom kort. Om så inte blir fallet återkommer vi med mer information om hur vi i stället ska hantera registreringen av nya anställningar.

Kopplingar (integrationer) till andra system

När det gäller integrationer mellan Primula och andra system på LU så är dessa ännu inte i gång. Det innebär att information i Primula ännu inte syns i system som exempelvis Adato och Lucat. Arbete kring detta pågår dock och är ett prioriterat område hos SSC. Tidigare förmedlad information gäller, som finns att tillgå på stödsidan på HR-webben: Driftstopp i Primula  | HR-webben (lu.se)

Inga tecken på personuppgiftsläckage

TietoEvry, som levererar Primula, har meddelat att de ännu inte sett några tecken på personuppgiftsläckage.

Publicerat 240201

Arbetet med att återställa Primula går framåt. SSC har idag fått tillgång till systemet och kommer nu att utföra nödvändiga tester för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Tester på LU innan användning

Om allt går enligt plan hos SSC så kommer LU att få tillgång till Primula under de närmaste dagarna, och kommer då att kunna genomföra egna tester. Först när LU genomfört sina egna tester kommer arbetet med att registrera lönehändelser/ärenden i Primula att kunna påbörjas. 

LUHR kommer att hållas fortsatt informerade på daglig basis, och kommer att få besked om när arbetet med att registrera lönehändelser/ärenden i Primula kan påbörjas. 

Nytt möte med SSC 2 februari

Ytterligare möte mellan SSC och berörda lärosäten, gällande återstart av Primula, planeras att ske fredag 2/2. 

Inga tecken på personuppgiftsläckage

TietoEvry har meddelat att de ännu inte sett några tecken på personuppgiftsläckage.

Med anledning av rådande driftstörning i Primula har SSC inte kunnat skicka in uppgifter till Försäkringskassan för medarbetare som varit sjuk i mer än 14 dagar.

För medarbetare som hade uppnått sin 15:e sjukdag innan den 20 januari (genom sin sjukregistrering i Primula) har SSC redan anmält uppgiften till Försäkringskassan.

För medarbetare som når sin 15:e sjukdag, fr o m 20 januari till att Primula åter är i drift, måste detta meddelas separat till SSC via ett ärende i SSC Portalen.

Det går bra att skicka in uppgifterna för flera medarbetare i ett och samma ärende.

Ärendet i SSC Portalen ska ha nedan information:
Rubrik: Sjukanmälan dag 15 
Uppgifter: Namn, personnummer samt första sjukdag.

Observera: För ännu icke registrerade sjukanmälningar i Primula behöver anställd, källrapportör eller chef även registrera frånvaron i Primula när systemet åter är i drift.

Denna information har även publicerats på Medarbetarwebben/Staff pages.

TietoEvry, som levererar Primula till universitetet via Statens Servicecenter (SSC), har meddelat att Primula nu beräknas vara så pass återställt att februarilönen kommer att kunna betalas ut. 

I förebyggande syfte förbereder SSC sig samtidigt för att aktivera reservlönerutinen, om det mot förmodan skulle behövas. 

Denna information har även publicerats på Medarbetarwebben/Staff pages.

Då Primula inte går att nå är det viktigt att varje verksamhet hanterar och dokumenterar inkommande personalärenden (till exempel sjuk- och friskanmälningar) manuellt. Uppgifterna registreras sedan i Primula när systemet åter är tillgängligt.

Då vi i dagsläget inte vet hur långvarigt driftstoppet i Primula bör verksamheterna hålla i ordinarie rutiner i så stor utsträckning som möjligt. Utgångspunkten är ordinarie flöde kommer att följas när när ärenden åter kan registreras igen i Primula, och att de som normalt registrerar ärende också är de som gör detta i efterhand.

Som stöd för dokumentationen har sektionen HR tagit fram tillfälliga mallar för några av de vanligaste ärendena som brukar hanteras i Primula.

Nätverket LUHR (verksamheternas HR-chefer/motsvarande) har tillgång till mallarna och ansvarar för att förmedla dessa till HR-funktioner och chefer.

Driftstoppet har konsekvenser för system och tjänster som skickar information till Primula, eller som använder informationen i Primula. 

Lucat

Information om konsekvenser och hantering för Lucat har kommunicerats till katalogadministratörer och övriga berörda, via Lucat kontaktpersoner. 

Adato

Adatoanvändare inom HR, på fakulteter/motsvarande har fått informationen nedan (Info till Adatoanvändare inom HR på fakulteter/motsvarande) gällande vad som gäller under driftstoppet. 

Varbi

I Varbi påverkas hanteringen av anställningsbeslut. LUHR har därför fått tillfälliga mallar med tillhörande instruktioner för manuell dokumentation av anställningsbeslut.

Denna information har även publicerats på Medarbetarwebben/Staff pages.

LU har inte fått några uppgifter om att personuppgifter som behandlats i Primula, i samband med IT-attacken, har kommit obehöriga till handa. Men då IT-attacken har påverkat universitetets tillgång till Primula, och därmed tillgång till personuppgifter, har universitetet gjort en initial anmälan om personuppgiftsincident till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). 

Denna information har även mejlats till sjukstatistikrepresentanter på fakulteter/motsvarande 210129. Medicinska fakultetens RoK från förra året bifogas som inspiration.

Driftstoppet i Primula påverkar processen för sjukfrånvarouppföljning. Frågor har kommit in om hur verksamheten ska göra i samband med möten med de lokala skyddskommittéerna i februari.

Rekommendationen är att risk- och konsekvensbedömningar genomförs för att uppnå intentionen enligt LU:s arbetsmiljömål, det vill säga att ”kartlägga risker och formulera potentiella åtgärder eller preventiva insatser”. ”Dessa åtgärder och insatser ska leda till en arbetsmiljö som är utvecklande, stimulerande, säker och trygg. Det är av yttersta vikt att universitetets medarbetare mår bra”.

Sjukfrånvarosiffrorna är bara en av flera undersökningsmetoder. Gör förslagsvis så här:

• Låt punkten stå kvar på dagordningen i Lokal skyddskommitté, deadline för att spara analys och RoK i Box är den 14 mars.
• Utgå från den sjukfrånvaroanalys ni gjorde för januari - juni 2023, där ser ni trender och prognoser.
• Komplettera med uppgifter från Adato, t ex fördelning arbetsrelaterad/ej arbetsrelaterad ohälsa, diagnoser, sjukfrånvaroanmälan per veckodag, antal medarbetare med 3 sjukfrånvarotillfällen på 6 månader, antal medarbetare med 6 sjukfrånvarotillfällen på 12 månader, antal medarbetare med längre sjukskrivning och antal ohanterade ärenden på rehabbevakningen.
• Komplettera med övergripande lärdomar från arbetet med anpassnings- och rehabiliteringsärenden.
• Komplettera med resultat från andra undersökningar, såsom OSA-spel, workshops m m.

Denna information har förmedlats till Adatoanvändare inom HR på fakulteter/motsvarande 240129, och kommer även att spridas till berörda målgrupper via LUHR och sektionen HR:s nyhetsbrev.

Under pågående driftstopp i Primula gäller följande för chefer och HR som arbetar i Adato:

• Dokumentera som vanligt i Adato.
• Bortse från eventuella felaktiga uppgifter om sjukfrånvaro. Felen kommer kvarstå så länge ny sjukfrånvaro inte läses in och så länge ändringar i pågående sjukfrånvaro inte uppdateras.
• Bortse från eventuella felaktiga bevakningar om sjukfrånvaro från Adato.
• Nya behörigheter kommer inte läggas upp i Adato under den tid driftstoppet i Primula pågår och integrationen från Lucat är stängd.

Vid frågor

Om det skulle uppstå frågor som ni inte kan besvara, vänligen samordna frågor till sektionen HR:s ärendehanteringssystem Service Now.

• Välj underkategori ”Arbetsmiljö och rehabilitering” för frågor om funktioner och arbetssätt i Adato.
• Välj underkategori ”Systemfrågor” för frågor om integrering, behörigheter och inloggning.