Instruktion för skyddsombud vid Lunds universitet

Innehåll på sidan:

• Allmänt
• Instruktion för skyddsombud (SO)
• Instruktion för huvudskyddsombud (HSO)
• Ersättare för skyddsombud och huvudskyddsombud
• Instruktion för LU-gemensamma skyddsombud (ÖSO)
• Sekretess
• Jäv

Allmänt

Skyddsområdesindelning och utseende av skyddsombud inom universitetet regleras i lokalt kollektivavtal om arbetsmiljö och ska ske enligt fastställda processer. De fackliga organisationerna beslutar efter samråd med arbetsgivaren om skyddsområden och utser skyddsombud, huvudskyddsombud samt deras ersättare 
efter val vid arbetsplatserna.

Skyddsombud och huvudskyddsombud utför sitt uppdrag inom ramen för sin anställning. Skyddsombud har för fullgörande av sina uppgifter rätt att i erforderlig omfattning befrias från sina ordinarie arbetsuppgifter (AML 6 kap 5 §). Skyddsombud har inte något ansvar för arbetsmiljön och kan därför inte ställas till svars för brister i arbetsmiljön eller för att åtgärder inte vidtas. 

Föreliggande instruktioner för skyddsombud kompletterar arbetsmiljöavtalet och är framtagna i samverkan mellan arbetsgivaren och personalorganisationerna.

Instruktion för skyddsombud (SO)

Skyddsombud företräder de anställda i arbetsmiljöfrågor inom sitt skyddsområde. Skyddsombud ska verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen. Skyddsombud ska också verka för de anställdas medverkan i detta arbete samt vara en resurs och samtalspartner till den arbetsmiljöansvariga chefen.

Till skyddsombuds uppgifter hör att

• delta vid undersökning, risk- och konsekvensbedömning, upprättande av handlingsplaner och uppföljning av planer inom det systematiska arbetsmiljöarbetet
• ta initiativ till att brister i arbetsmiljön så snart som möjligt uppmärksammas och åtgärdas och därigenom bidra till att arbetsgivaren arbetar systematiskt med arbetsmiljöarbetet
• delta i planeringen, och överväga konsekvenser för arbetsmiljön, av sättet att organisera arbetet, arbetsmiljöutbildning, införande av ny teknik och arbetsmetoder
• ta initiativ till att åtgärder vidtas vid signaler på arbetsrelaterad ohälsa, eller annan bristande anpassning av arbetet till anställdas förutsättningar och behov
• delta i planering, och överväga konsekvenser för arbetsmiljön, av användning av ämnen, t ex biologiska eller kemiska ämnen, som kan medföra ohälsa eller olycksfall
• yttra sig över konsekvenser för arbetsmiljön vid ny- och ombyggnads-, inrednings- och utrustningsärenden
• delta i skyddsronder och andra undersökningar av arbetsmiljön inom sitt skyddsområde
• delta i tillsynsmyndighets inspektion eller undersökning
• medverka vid introduktion av nyanställda
• delta vid utredning av tillbud och arbetsskada
• som utsedd ledamot delta i det arbete som bedrivs i lokal skyddskommitté
  respektive HMS-kommitté
• hänskjuta fråga till överordnad chef eller överordnat samverkansorgan om 
  oenighet kring bedömning av risk eller åtgärd för att undanröja risk uppstår 
  mellan skyddsombud och arbetsmiljöansvarig chef
• hänvisa frågor till huvudskyddsombud när skyddsombudet inte kan fullgöra 
  sina uppgifter på grund av jäv eller andra hindrande omständigheter.

För att kunna fullgöra sina uppgifter ska skyddsombudet

• skaffa sig kännedom om arbetsmiljöförhållanden inom sitt skyddsområde ur organisatorisk, social och fysisk synvinkel t ex genom att delta i informationsmöten inom skyddsområdet, genom att föra en kontinuerlig dialog med de anställda och genom att hålla möten med de anställda på i förväg och med AG planerade tidpunkter
• delta i de utbildningar som arbetsgivaren erbjuder inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet 
• ha kännedom om innehållet i de avtal, överenskommelser m. m. som har betydelse för arbetsmiljöarbetet
• ha kännedom om annan lagstiftning och information i den utsträckning denna har betydelse för den verksamhet som bedrivs.

Skyddsombud har rätt att

• begära samråd med chef med ansvar för arbetsmiljöfrågor om såväl organisatoriska och sociala som fysiska arbetsmiljöfrågor vid arbetsplatsen
• påkalla arbetsgivarens eller lokala skyddskommitténs behandling av arbetsmiljöfråga
• få skriftlig bekräftelse från arbetsgivaren eller lokala skyddskommittén på framställan som inlämnats
• i samverkan med arbetsgivaren företa regelbunden tillsyn inom skyddsområdet
• delta vid brandsyn
• fortlöpande och i god tid bli involverad vid planering av förändringar av betydelse för arbetsmiljön inom sitt skyddsområde med beaktande av sekretesslagstiftningen ta del av de handlingar och erhålla de upplysningar i övrigt som är av betydelse ur arbetsmiljösynpunkt
• med närvaro- och yttranderätt delta i sammanträden vid institutionen/arbetsplatsen där arbetsmiljöfrågor behandlas, samt få sin mening antecknad i protokollet
• söka råd i arbetsmiljöfrågor utanför skyddsområdet
• påkalla ingripande av tillsynsorgan t ex Arbetsmiljöverket
• om det finns en omedelbar och allvarlig fara för anställds liv eller hälsa avbryta arbetet i avvaktan på ställningstagande av Arbetsmiljöverket.

Instruktion för huvudskyddsombud (HSO)

Huvudskyddsombud utses genom val bland skyddsombuden inom ett huvudskyddsområde och efter gemensamt godkännande av de fackliga organisationerna.

Till huvudskyddsombuds uppgifter hör att

• ge stöd till skyddsombud och samordna deras verksamhet
• ansvara för introduktion av nya skyddsombud inom huvudskyddsområdet
• delta i skyddsronder i gemensamma lokaler utifrån information från skyddsombuden och de anställda medverka till att brister i arbetsmiljön upptäcks i tid och påtalas till arbetsledning och/eller lokal skyddskommitté, samt om möjligt lämna förslag till åtgärder för att undanröja rapporterad brist
• tillsammans med skyddsombud yttra sig över konsekvenser för arbetsmiljön vid ny- och ombyggnads-, inrednings- och utrustningsärenden som spänner över flera skyddsområden
• tillsammans med skyddsombud delta i planeringen, och överväga konsekvenser för arbetsmiljön, av sättet att organisera arbetet, arbetsmiljöutbildning, införande av ny teknik och arbetsmetoder och som 
• spänner över flera skyddsområden
• tillsammans med skyddsombud delta i planering, och överväga konsekvenser för arbetsmiljön, av användning av ämnen, t ex biologiska eller kemiska ämnen, som kan medföra ohälsa eller olycksfall och som spänner över flera skyddsområden
• delta i tillsynsmyndighets inspektion eller undersökning
• som utsedd ledamot delta i det arbete som bedrivs i den centrala skyddskommittén, lokal skyddskommitté eller HMS-kommitté
• hänvisa frågor till överskyddsombud när huvudskyddsombudet inte kan fullgöra sina uppgifter på grund av jäv eller andra hindrande omständigheter 
• hänskjuta frågan till överordnad chef eller överordnat samverkansorgan om oenighet kring bedömning av risk eller åtgärd för att undanröja risk uppstår mellan skyddsombud/huvudskyddsombud och arbetsmiljöansvarig chef.

För att kunna fullgöra sina uppgifter ska huvudskyddsombud

• skaffa sig kännedom om arbetsmiljöförhållanden inom sitt huvudskyddsområde ur organisatorisk, social och fysisk synvinkel t ex genom terminsvisa möten med skyddsombud inom huvudskyddsområdet 
• delta i de utbildningar, som arbetsgivaren erbjuder inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet
• ha kännedom om innehållet i de avtal, överenskommelser m. m. som har betydelse för arbetsmiljöarbetet
• ha kännedom om annan lagstiftning och information i den utsträckning denna har betydelse för den verksamhet som bedrivs.

Huvudskyddsombud har rätt att

• företräda skyddsombud i fråga som rör flera skyddsområden
• begära att undersökning eller kontroll av arbetsmiljöförhållandena inom huvudskyddsområdet genomförs
• göra framställning om arbetsmiljöförbättrande åtgärder till arbetsgivaren, lokal skyddskommitté eller centrala skyddskommittén
• få skriftlig bekräftelse från arbetsgivaren, lokala skyddskommittén eller centrala skyddskommittén på framställan som inlämnats
• med beaktande av sekretesslagstiftningen ta del av de handlingar och erhålla de upplysningar i övrigt som är av betydelse ur arbetsmiljösynpunkt
• med närvaro- och yttranderätt delta i sammanträden inom fakulteten där arbetsmiljöfrågor behandlas, samt få sin mening antecknad i protokollet
• påkalla ingripande av tillsynsorgan t ex Arbetsmiljöverket
• om det finns en omedelbar och allvarlig fara för anställdas liv eller hälsa avbryta arbetet i avvaktan på ställningstagande av Arbetsmiljöverket.

Ersättare för huvudskyddsombud respektive ersättare för skyddsombud

Finns ersättare för huvudskyddsombud respektive skyddsombud kan denne träda in vid längre frånvaro för ordinarie skyddsombud. Arbetsgivaren ska i förväg underrättas om för vilken tidsperiod som ersättare träder in.

Ersättare ska beredas möjlighet att delta i de utbildningar, som arbetsgivaren erbjuder inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet.

Ordinarie skyddsombud och/eller huvudskyddsombud ska bidra till att ersättare får den information som behövs, och med hänsyn till sekretesslagstiftningen, för att vid behov kunna gå in i rollen som skydds- respektive huvudskyddsombud.

Instruktion för LU-gemensamma skyddsombud (ÖSO)

Universitetet har 2012 beslutat att inrätta tre gemensamma skyddsombud och att de fackliga organisationerna Saco-S, OFR och Seko ska vardera utse ett. Dessa skyddsombud benämns vanligen överskyddsombud (ÖSO).

Till de LU-gemensamma skyddsombudens (överskyddsombud) uppgifter hör att

• ge stöd till huvudskyddsombud och samordna deras verksamhet
• ge stöd i övergripande frågor till enskilda skyddsombud inom ett huvudskyddsområde, om huvudskyddsombud saknas eller när huvudskyddsombudet inte kan fullgöra sina uppgifter på grund av jäv eller andra hindrande omständigheter
• ansvara för introduktion av nya skyddsombud och huvudskyddsombud
• ansvara för att arbetsgivaren har en aktuell förteckning över skyddsområden och skyddsombud
• utifrån information från huvudskyddsombuden och anställda medverka till att brister i arbetsmiljön upptäcks i tid och påtalas till arbetsmiljöansvarig chef eller den centrala skyddskommittén, samt om möjligt lämna förslag till åtgärder för att undanröja rapporterad brist 
• ansvara för att, i samråd med rektor för Lunds universitet, vart tredje år initiera valprocess för utseende av skyddsombud
• som utsedd ledamot delta i det arbete som bedrivs i den centrala skyddskommittén.

För att kunna fullgöra sina uppgifter ska LU-gemensamma skyddsombud

• skaffa sig kännedom om arbetsmiljöförhållanden inom universitetet ur organisatorisk, social och fysisk synvinkel t ex genom möten, synkroniserade med den centrala skyddskommitténs årshjul, med huvudskyddsombud inom universitetet
• ha god kännedom om innehållet i arbetsmiljölagstiftningen och de föreskrifter och allmänna råd från Arbetsmiljöverket som är tillämplig inom verksamhetsområdet
• ha god kännedom om innehållet i de avtal, överenskommelser m.m. som har betydelse ur arbetsmiljösynpunkt
• ha kännedom om annan lagstiftning och information i den utsträckning denna har betydelse för den verksamhet som bedrivs
• delta i de utbildningar, som av arbetsgivaren erbjuds inom universitetet, rörande arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och lokala regler för arbetsmiljöarbetet.

LU-gemensamma skyddsombud har rätt att

• företräda huvudskyddsombud i frågor som är aktuella inom ett eller flera huvudskyddsområden
• begära att undersökning eller kontroll av arbetsmiljöförhållandena som rör flera huvudskyddsområden genomförs
• göra framställning om arbetsmiljöförbättrande åtgärder till lokal skyddskommitté eller centrala skyddskommittén
• få skriftlig bekräftelse från arbetsgivaren, lokala skyddskommittén eller centrala skyddskommittén på framställan som inlämnats
• påkalla ingripande av tillsynsorgan t ex Arbetsmiljöverket.

Sekretess

Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté har rätt att ta del av alla de handlingar som behövs för att han eller hon ska kunna sköta sina uppgifter. Skyddsombud eller ledamot i skyddskommitté får inte obehörigen röja eller utnyttja sådan information om exempelvis enskilds personliga förhållande om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Jäv

Se universitetets arbetsordning kapitel 6.