Utredning av händelser som kan vara en form av kränkning

 Den chef som är närmast de berörda ansvarar normalt för processen.

• Om du är nära vän, släkt eller har uttalad konflikt med någon av de berörda – lämna över ärendet till din chef.
• Om personer från olika delar av organisationen är inblandade: samarbeta med den andra chefen och fördela ansvar. Du ansvarar alltid för dina egna medarbetare och deras stöd.

Både den som känner sig utsatt och den som pekas ut ska erbjudas samtalsstöd (till exempel Företagshälsovården eller upphandlat stöd).

• Upprepa erbjudandet flera gånger under processen och även efter utredningen – behovet ökar ofta med tiden.
• Du som chef kan också behöva stöd. Ta hjälp vid behov. 

• Tala med den som känner sig utsatt och den som pekas ut.
• Ta reda på: Vad har hänt? När? Vem är berörd?
• Ta hjälp av HR-partner och SFAD-samordnare för att bedöma om vidare utredning behövs

Om samtalen visar att en utredning behövs: 

a. Utredning 

• Räcker oftast vid mindre allvarliga händelser.
• Du som chef gör samtalen och dokumenterar.
• Om mer information behövs – initiera en enkel utredning. Välj utredare med omsorg. 

b. Fördjupad utredning 

• Vid komplexa eller känsliga ärenden.
• Kontakta HR-partner och SFAD-samordnare för stöd.
• Utredaren ska vara kompetent, opartisk och ha förtroende hos parterna.
• Utredaren diarieför ärendet i w3d3. 

c. Extern utredare 

• Rekommenderas vid mycket komplexa ärenden eller om en högt uppsatt chef är inblandad.
• Kontakta sektionen HR via HR-partner/SFAD-samordnare.
• Kostnaden står din verksamhet för.

Läs mer om hur det går till att göra en utredning eller en fördjupad utredning

 Starta alltid med ett utredande samtal – oavsett hur du får informationen.

• Rapportera händelsen i IA-systemet (som Tillbud eller Riskobservation, välj Skadeorsak: Kränkningar/Diskriminering). Ange inga namn.
• Om utredning görs: diarieför underlag och rapport i w3d3 och hänvisa till diarienumret i IA-systemet. 

 Anteckna sakligt: Vad har hänt? När fick du veta? Vilka var inblandade? Vilka åtgärder har du gjort?

• Spara minnesanteckningar och dokumentation ordnat och säkert i w3d3. 

 Ta ställning till slutsatserna, särskilt om det gäller trakasserier enligt diskrimineringslagen.

• Rapportera i IA-systemet vilka åtgärder du vidtar och ange diarienummer.
• Ta stöd av HR-partner och SFAD-samordnare.

 Stoppa beteendet omedelbart – vänta inte på slutrapporten.

• Efter utredningen: gör riskbedömning och sätt in långsiktiga åtgärder (t.ex. samtal, tydligare rutiner, arbetsmiljöinsatser).
• Vid behov: arbetsrättsliga åtgärder med stöd av HR.

 Kontrollera att beteendet har upphört.

• Om åtgärderna inte räcker – gör ny analys och vidta fler insatser.

Om en situation är extrem, till exempel med hot eller våld, ska du: 

• Omedelbart kontakta Avdelningen för säkerhet och miljö för stöd.
• Dokumentera händelsen noggrant och strukturerat. 

För kontakt med Avdelningen för säkerhet och miljö, se sidan nedan:

Hat, hot och våld | Medarbetarwebben

I vissa fall kan ärendet behöva gå vidare till: 

• Personalansvarsnämnden (PAN) eller
• Statens ansvarsnämnd (SAN). 

Läs mer om Personalansvarsnämnden och Statens ansvarsnämnd:

Personalansvarsnämnden | Medarbetarwebben

En utredning kan bli aktuell efter de samtal du haft med den som upplever sig utsatt och den som pekats ut. Utredningen används när: 

• Händelsen är enstaka, inte grov och inte komplex.
• Du själv eller någon närstående inte är inblandad. 

Syftet med en utredning är att ta reda på vad som har hänt och vad som behöver göras för att stoppa det och förhindra att det händer igen. 

Råd: Ta alltid stöd av din HR-partner för att bedöma om en utredning är rätt väg.

Tänk på: 

• Du ska inte ska göra en brottsutredning – det är Polisens ansvar.
• Var öppen och undvik att döma någon i förväg.
• Tänk på tidsperspektivet:
  • Det är svårt att utreda något som hände för länge sedan, men samla in det som går.
  • Händelser långt tillbaka kräver sällan en djup utredning, men informationen kan ge förståelse för dagens situation.
  • Fokusera på det som hänt nyligen och vad du kan göra nu.

1 Säkerställ opartiskhet 
Du får inte ha personliga band (släkt, relation, nära vänskap eller ovänskap) till någon som berörs. Är du inte opartisk – lämna över ärendet till din chef.

2 Informera berörda om:

• Anställda har rätt att ta med facklig företrädare eller stödperson (som inte är inblandad).
• Anställda har tillgång till Företagshälsovården eller upphandlade leverantörer.
• Studenter kan ta med kårrepresentant eller studentombudet.
• Studenter kan få stöd av Studenthälsan. 

3 Transparens:

• Det som sägs dokumenteras och är inte anonymt.
• Rapporten diarieförs och är en allmän handling.

1 Samtala med den som känner sig utsatt

• Vad har hänt? När? Vad sades eller gjordes?
• Anteckna, låt personen läsa och komplettera.

2 Samtala med den som pekats ut

• Berätta vad du fått veta, fråga hur hen uppfattar händelsen.
• Anteckna, låt personen läsa och komplettera.

3 Samla underlag

• Be om mejl/skärmdumpar som styrker uppgifter.
• Prata med eventuella vittnen.

4 Bedömning

• Stäm av med HR-partner om ni har tillräckligt underlag eller om en fullständig utredning behövs.

5 Rapportera

• Skriv en sammanfattning: vilka du pratat med, vilket underlag du haft, och dina slutsatser.
• Diarieför i w3d3.

6 Återkoppla

• Berätta för båda parter vad du kommit fram till.

7 Åtgärder

• Analysera orsaker och sätt in åtgärder för arbetsmiljön.
• Vid konflikt: överväg trepartssamtal med stöd från HR eller upphandlade leverantörer.

8 Dokumentera i IA-systemet

• Ange arbetsmiljöåtgärder. Vid individåtgärder skriv endast ”individåtgärder”.

9 Om det är trakasserier eller sexuella trakasserier

• Du måste som chef slå fast detta och notera i IA-systemet. 

Om ärendet blir mer komplext 

Om ärendet blir mer komplext, avbryt utredningen och kontakta din HR-partner alternativt SFAD-samordnaren på fakulteten. Ni kan också gemensamt vända er till sektionen HR för mer stöd.  

Om en utredning inte ger tillräcklig information om en misstänkt kränkning kan du behöva tillsätta en fördjupad utredning. 

• Utse utredare
• Informera berörda
• Studenter
• Din roll som chef

Utse utredare

Då är det viktigt att noga överväga vem som ska utses som utredare. Personen måste ha kunskap om kränkningar och relevant lagstiftning, vara helt opartisk och kunna hantera frågor som rör integritet. 

Utredaren ska också ha förmåga att analysera information och möta både parter och eventuella vittnen på ett respektfullt och korrekt sätt. Det får inte finnas några personliga band mellan utredaren och de berörda, som släktskap, nära vänskap eller ovänskap. 

I mer komplexa ärenden kan det vara en fördel att ha två utredare. Då kan den ena leda samtalet och ställa frågor medan den andra antecknar. Det ger också bättre stöd i analysen av materialet och vid slutsatsdragning. 

Informera berörda

När du har utsett utredaren är nästa steg att informera de berörda om vem som ska genomföra utredningen och vad det innebär. 

Du ska också lämna dokumentet Information till dig som är med i en utredning om kränkning till alla berörda. 

Berörda anställda ska informeras om att de gärna får ta med en facklig företrädare eller annan stödperson vid samtal som rör utredningen. Stödpersonen får inte själv vara inblandad eller vittne i ärendet, och vi rekommenderar inte att skyddsombud fungerar som stödperson. 

De anställda har självklart också rätt till stöd via Företagshälsovården eller upphandlade leverantörer. 

Studenter

Om studenter är berörda ska de få samma möjlighet att ta med en kårrepresentant eller annan stödperson som inte är inblandad, och de kan vända sig till Studenthälsan för stöd.

Din roll som chef 

Som chef ska du ge utredaren all relevant information du har om ärendet, så att utredningen kan genomföras på ett korrekt och fullständigt sätt. 

Oavsett resultatet av en utredning behöver du sätta in åtgärder för att förhindra liknande situationer i framtiden. Åtgärderna kan sättas in på olika nivåer beroende på den specifika situationen. 

• När utredningen visar kränkning enligt lag
• Handlingsplan vid misskötsamhet
• När utredningen inte visar kränkning enligt lag
• Om inga arbetsmiljöproblem konstateras
• Dokumentation i IA-systemet
• Exempel på åtgärder
• Följ upp att åtgärderna fungerar
• Förebyggande arbete – en del av SAM, OSA och SFAD
• Läs mer

När utredningen visar kränkning enligt lag 

Om en utredning visar att en händelse omfattas av kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier, eller att det finns brister i den sociala eller organisatoriska arbetsmiljön som bidragit till händelsen, har du som chef ett tydligt ansvar att agera. 

Du behöver omedelbart sätta in åtgärder och samtidigt arbeta förebyggande inom det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och det systematiska förebyggande arbetet mot diskriminering (SFAD). 

Om en student har trakasserat eller sexuellt trakasserat en anställd ska du, eller den som ansvarar för utbildningen, anmäla ärendet till rektor för hantering i disciplinnämnden. 

Handlingsplan vid misskötsamhet 

Om du bedömer att en anställd har betett sig illa mot en kollega eller student och behöver förändra sitt beteende, ska du starta ett individärende i diariet. 

Börja med ett medvetandegörande samtal med den anställde och ta fram en handlingsplan tillsammans med HR-partner och den anställde. Följ upp planen löpande. Om beteendet inte upphör fortsätter du hanteringen enligt processen för misskötsamhet. 

Den som utsatts för kränkning ska få veta att åtgärder sätts in, men inte detaljer om hur du hanterar den som betett sig illa. 

Om fler på arbetsplatsen eller utbildningen berörs av händelsen ska de informeras om åtgärder på grupp- eller organisationsnivå, men individuella åtgärder får endast diskuteras med den berörda individen, fackligt ombud och HR-partner. 

När utredningen inte visar kränkning enligt lag 

En utredning kan visa att det som hänt inte uppfyller lagens krav för kränkning. Förklara för båda parter vad som lett till slutsatsen – händelsen kan ändå ha påverkat arbetsmiljön. 

Du har fortfarande ansvar att förebygga att liknande situationer uppstår. Gör en handlingsplan med relevanta åtgärder, följ upp och justera vid behov. Säkerställ att ingen far illa efter utredningen. 

Använd gärna Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:2) om organisatorisk och social arbetsmiljö för att identifiera bakomliggande orsaker. 

Vid behov kan du beställa en särskild arbetsmiljöutredning – kontakta din HR-partner för stöd. 

Om inga arbetsmiljöproblem konstateras 

Om utredningen visar att det varken rör sig om kränkning eller arbetsmiljöproblem, behöver du ändå se till att den som upplevt sig kränkt får stöd. Känslan är berättigad även om händelsen inte klassas som kränkning. Stötta också den som pekats ut – en utredning kan vara påfrestande. 

Ta hjälp av HR-partner för att hitta rätt stödinsatser. 

Dokumentation i IA-systemet 

Alla åtgärder ska dokumenteras i IA-systemet: 

• Individnivå: Skriv ”Individuella åtgärder, misskötsamhet”.
• Grupp/organisation: Ange vilka åtgärder som satts in. Notera även när du erbjudit stödsamtal eller liknande. 

Exempel på åtgärder 

Åtgärder ska förhindra att kränkningar uppstår igen. De kan vara på individ-, grupp- eller organisationsnivå. 

På individnivå 

• Medvetandegör att beteendet är otillåtet och måste upphöra.
• Följ upp regelbundet och ha ökad uppsikt vid riskfyllda situationer.
• Erbjud samtalsstöd via Företagshälsovården.
• Följ misskötsamhetsprocessen om beteendet fortsätter.
• För studenter: anmäl till rektor om beteendet inte upphör. 

På grupp-/organisationsnivå 

• Se över rollfördelning och rutiner – är de tydliga och kända?
• Säkerställ kunskap om lagstiftning och förbud mot kränkningar.
• Håll samtal om bemötande och jargong – använd universitetsgemensamt stödmaterial.
• Justera arbetsbelastning och organisering.
• Ta hjälp av HR, SFAD-samordnare, arbetsmiljösamordnare och skyddsombud. 

Följ upp att åtgärderna fungerar 

Som chef ansvarar du för att följa upp och utvärdera de åtgärder du har satt in. Syftet är att säkerställa att kränkningarna inte upprepas. 

Om åtgärderna visar sig otillräckliga behöver du överväga ytterligare insatser för att stoppa beteendet. Ta hjälp av din HR-partner vid behov. 

Du är skyldig att få stopp på det kränkande beteendet och förhindra att det händer igen. Om problemet är större än din institution eller avdelning, lyft frågan till din egen chef. 

Dokumentera löpande 

Noggrann dokumentation är avgörande. Den ger underlag för uppföljning och visar att ärendet har hanterats korrekt. Om ärendet blir aktuellt för personalansvarsnämnden (PAN) måste allt vara utrett, hanterat och dokumenterat på ett tydligt och överskådligt sätt. 

Dokumentationen hjälper dig också att upptäcka om kränkningarna är en del av ett större problem som kräver bredare insatser. 

Att dokumentera innebär att du och andra som arbetar med åtgärderna löpande noterar: 

• När något händer eller avviker från planen
• Beslut och PM
• Tjänsteanteckningar eller dagboksanteckningar 

Kom ihåg att upprättade handlingar som huvudregel är allmänna handlingar. Skriv därför alltid sakligt och tydligt. 

Dokumentationen ska vara lätt att ta fram vid uppföljning och begriplig för en utomstående, exempelvis vid en domstolsförhandling eller tillsyn från Diskrimineringsombudsmannen. 

Förebyggande arbete – en del av SAM, OSA och SFAD

Det förebyggande arbetet mot kränkningar är en del av: 

• Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
• Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
• Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD) 

I det arbetet behöver du stöd från arbetsmiljösamordnare och SFAD-samordnare. HR-partner stöttar särskilt om det finns risk för ohälsa hos anställda. Ta gärna med skyddsombudet i planeringen – hen kan bidra med värdefulla perspektiv och idéer.

 Engagera även arbetsgruppen, eftersom vi är varandras arbetsmiljö. 

Läs mer 

• Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
• Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
• Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD)
• Personalansvarsnämnden (PAN)