Innehåll på sidan:

• Fastställa och motivera ny lön
• Utvecklingssamtalet en förutsättning för ett rättvisande lönesättande samtal
• Värdera kompetens och prestation – och motivera din bedömning
• Förberedelser inför det lönesättande samtalet
• Genomförande av samtalet
• Ny rutin 2023: Skicka löneöverenskommelse om ny lön genom Primula
• Förstärkt samtal

---

Fastställa och motivera ny lön 

För de av dina anställda som är medlemmar i Saco-S eller är oorganiserade (det vill säga inte tillhör något av de avtalsbärande organisationerna Saco-S, OFR/S eller Seko) fastställs ny lön genom så kallade lönesättande samtal.

I samtalet för du som chef för en dialog med den anställda om dennes prestationer, resultat och lön. Du ska motivera den nya lönen i förhållande till arbetsinnehåll och arbetsprestation, i förhållande till verksamhetens mål.

Beroende på hur dialogen förs kan det lönesättande samtalet bestå av ett eller flera samtal. Du kan till exempel dela upp samtalet i ett samtal om arbetsinnehåll, prestation och resultat och ett samtal i vilket du presenterar och motiverar den anställdes nya lön.

Utvecklingssamtalet en förutsättning för ett rättvisande lönesättande samtal

I utvecklingssamtalet beslutas de mål som den anställda ska uppnå under verksamhetsåret och som ska utvärderas i det lönesättande samtalet. Därför är det viktigt att det som beslutats i utvecklingssamtalet finns dokumenterat. 

Dokumentationen underlättar din motivering till ny lön för den anställda, då du har möjlighet att koppla prestation och resultat till uppsatta mål och minskar risken för missförstånd mellan dig och den anställda.

Läs mer om utvecklingssamtal

Värdera kompetens och prestation – och motivera din bedömning

Som chef ska du värdera den anställdas kompetens och prestation, och motivera din bedömning. Det är viktigt att göra välgrundade och sakliga värderingar av den anställdes arbetsinsatser och förmåga att åstadkomma resultat.

Systematisk bedömning utifrån de lönepåverkande faktorerna

I varje bedömning finns subjektiva inslag men desto mer systematiskt du gör din bedömning utifrån de gemensamma lönepåverkande faktorerna, desto större är sannolikheten att den anställde förstår hur du resonerat och bedömt dennes prestationer. 

Läs mer om lönepåverkande faktorer

Förberedelser inför lönesättande samtal

Följ upp vad du och din anställda kommit överens om

Det gäller såväl vid utvecklingssamtal som i andra återkommande dialoger. Ta fram konkreta fakta om den anställdes insatser samt dokumentation från föregående möten med den anställda. Har du varit tydlig med vad den anställde skulle göra för att höja sin lön? Gå tillbaka till dokumentationen från utvecklingssamtalet. 

• Vilka var målen föregående period?
• Vilka överenskommelser gjordes? Har mål och överenskommelser uppnåtts? Om inte – varför?
• Vad har fungerat bra? Vad har fungerat mindre bra?
• Hur påverkar universitetets övergripande mål den anställde?
• Vilka individuella mål måste nås för den kommande planeringsperioden?

Ge gärna den anställda en lista med aktuella frågeställningar före mötet.

Lönepolitiskt program, lönepåverkande faktorer och dokumentation från utvecklingssamtal

• Stäm av före samtalet att du och den anställde har tillgång till det lönepolitiska programmet, lönepåverkande faktorer samt den dokumentation från utvecklingssamtalet som beskriver den anställdes individuella mål.
• Om det finns oklarheter är det bra att ni diskuterar igenom dessa före samtalet.

Uppgifter om lön, lönespann och krav på befattningen

• Ta fram uppgifter om lön, lönespann och vilka krav som ställs på själva befattningen. 

Information om statistik finns bland annat i Kuben. Din verksamhets HR-funktion kan bistå med ytterligare statistik (såväl intern som extern) och jämförelser. 

Lönestruktur och lönelägen

• Stäm av med din HR-funktion så att du vet om universitetet till exempel önskar göra någon förändring av lönestrukturen, i den aktuella lönerevisionen.
• Anmäl till din HR-funktion om du ser att någon av dina anställda eller grupper av anställda har ett löneläge som inte stämmer i förhållande till arbetsinnehåll. 

Genomförande av det lönesättande samtalet

Det lönesättande samtalet är inte en löneförhandling. Det är ett möte som förs i dialogform där syftet är att diskutera och utvärdera din anställdes arbetsinnehåll och arbetsinsats, och som blir en utvärdering av utvecklingssamtalet.

Tänk på att ni inte ska prata om höjning i kronor eller procent utan att det är lönen i förhållande till arbetsuppgifter, prestationer och löneläge som är intressant. Om den anställda gör ett bra arbete och redan har en bra lön är det inte självklart att det ska medföra en hög löneökning.

Det lönesättande samtalet genomförs som huvudregel fysiskt, men kan vid behov genomföras på distans. 

Den anställdas möjlighet att påverka lönen

Den anställdas möjlighet att påverka lönen är utifrån sin arbetsprestation i det dagliga arbetet, och det är i den löpande dialogen med dig som chef som hen har möjlighet att visa sin prestation – det vill säga hur hen har utfört de arbetsuppgifter som ni i utvecklingssamtalet kommit överens om skulle skulle utföras.

Som chef ska du ha som målsättning att den anställda ska vara nöjd med det lönesättande samtalet även om hen inte är nöjd med sin nya lön eller löneläget som sådant.

Lönenivå för den nya lönen

Lönenivån ska utgå från det lönepolitiska programmet, lönepolitiska faktorerna och önskat löneläge för Lunds universitet. Ingen anställd är garanterad en viss höjning.

För att kopplingen mellan arbetsresultat och löneutveckling ska få genomslagskraft är det viktigt att kunna motivera vilka motiv som ligger bakom lönenivån. Såväl en god som en mindre god löneutveckling måste kunna förklaras. Det är du som chef som värderar arbetsinnehåll och prestation.

Läs mer om lönesättning

Ny rutin 2023: Löneöverenskommelse om ny lön i Primula

Efter avslutat lönesättande samtal skickar du som chef löneöverenskommelse om den nya lönen till den anställda genom Primula lönesättningsmodul. Löneöverenskommelsen i Primula ersätter den blankett som chef och anställd undertecknade under förra årets lönerevision.

Den anställda ser sin löneöverenskommelse i Primula under ”Min sida” och rubriken Löneöverenskommelse. Löneöverenskommelsen innehåller information om den nya heltidslönen och när den gäller ifrån.

Anställda som är medlemmar i Saco-S ska besvara sina löneöverenskommelser, genom att klicka ”Godkänn” eller ”Ej överens”. Om den anställda inte är överens om lönesättningen måste en kommentar/förklaring ges för att överenskommelsen ska kunna skickas iväg. Om den anställda av någon anledning inte kan besvara sin löneöverenskommelse genom Primula, kan chef eller administratör svara åt den anställda efter överenskommelse. Det loggas i systemet vem som har svarat åt den anställda.

Anställda som är oorganiserade har inte möjlighet att besvara sina löneöverenskommelser, eftersom de är en information om chefens lönesättning. 

Förstärkt samtal

Förstärkt samtal innebär att chef och anställd träffas igen tillsammans med representant för Saco-S och HR.

Syftet är att uppnå en samsyn kring processen och vid behov hjälpa parterna, chef och anställd, till en bättre dialog. Syftet är inte att förändra den lön som lönesättande chef meddelat. Därför styrs ett förstärkt samtal av parternas önskan om en bättre dialog, och ska inte användas som ett försök att påverka lönesättningen.

Förstärkt samtal kan enbart erbjudas medlemmar i Saco-S, inte oorganiserade medarbetare.