Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Rekrytera

Utlysning – informera om ledig anställning

Utlysningen ska baseras på kravprofilen och ska utformas på ett tydligt och mätbart sätt. HR-funktionen är ansvarig för utformningen av utlysningen i samråd med verksamheten. En välskriven och tydlig utlysning ökar chansen att få in ”rätt” kandidater samt ett hanterbart sökfält. Använd kompetensbaserad arbetsmetod när du utformar utlysningen, stödmaterial finns i rekryteringssystemet.

Utlysningen skapas i rekryteringssystemet av ansvarig HR-funktion. I rekryteringssystemet finns möjlighet att använda urvalsfrågor vilket kan underlätta arbetet med urval i senare skede. Urvalsfrågor hjälper till i urvalsarbetet och kan effektivisera en rekrytering med många sökande. De kan också ge en överblick över hur många av kandidaterna som uppfyller kvalifikationerna. I rekryteringssystemet finns flera olika former av urvalsfrågor. Läs mer om vilka frågor som kan vara lämpliga för din rekrytering i rekryteringssystemet.

Utlysningen ska alltid:

  • utlysas på universitetets och arbetsförmedlingens hemsida, enligt förordning (1984:819)
  • utlysas minst två veckor enligt förvaltningslagen.
  • utlysas på svenska, enligt Språklagen 10 §
  • ha kontaktuppgifter till chef eller HR, det ska alltid finnas någon de sökande kan kontakta under ansökningsperioden. Det kan därför vara olämpligt att utlysa under semestertider

Utlysningen bör:

  • Ha en engelsk översättning
  • Vid anställningar som innehåller forskning utlysas via Euraxess

Informationskanaler

HR-funktion bör vara ett stöd till verksamheten när det kommer till vilka ytterligare informationskanaler som kan vara lämpliga vid en rekrytering. Fundera över hur och var målgruppen ska nås. Är målgruppen aktivt sökande eller måste vi söka upp den, vad attraherar målgruppen och vilken budget finns för övrig utlysning? Flera utlysningskanaler kan nås via rekryteringssystemet. Vill ni utlysa utöver dessa kontaktar ni avtalad annonsförmedlare Nowa Kommunikation avropa [at] nowakommunikation [dot] se

Euraxess: Ett europeiskt nätverk under EU-kommissionen som inriktar sig på att underlätta forskarmobilitet, främja karriärutveckling för forskare, upplysa forskare om deras rättigheter samt synliggöra lediga forskartjänster inom Europa

Bra för alla lärare och forskaranställningar, kostar inget, utlysning på engelska

Research gate: Ett socialt nätverk för forskare där de kan dela publikationer och forskningsresultat, hitta medarbetare, ställa frågor mm. Har över 15 miljoner användare.

Bra för lärare och forskare, utlysning på engelska, kostar

LinkedIn: En webbtjänst för att driva professionella nätverk. Tjänsten är inriktad på att skapa en mötesplats mellan arbetssökande och företag

Funkar för alla anställningar, på svenska eller engelska, kostar

Vetenskapliga tidningar: Det finns flera vetenskapliga tidningar som kan vara lämpliga att utlysa i. Stäm av med verksamheten vilka som skulle vara aktuella för respektive rekrytering

Bra för forskare och lärare, utlysning på svenska eller engelska, kostar

Dagstidningar: Det blir mer och mer ovanligt att utlysa i dagspress då det sällan är där dagens potentiella sökande letar efter arbete. Det kan dock vara lämpligt i vissa fall eller som marknadsföring

Funkar för alla anställningar, men är vanligast på chefsnivå, utlyses på svenska eller engelska, kostar

Urvalsförfarande

Utlysningen ska ligga till grund när urvalet görs. Detta för att tydligt se vilka kandidater som lever upp till de uppställda kraven, men även för att göra ett objektivt, jämställt och icke-diskriminerande  urval.
I första hand väljs de kandidater som uppfyller kraven i utlysningen. Fokus ska ligga på förtjänst och skicklighet enligt 4 § AF. Förtjänst betyder oftast den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning. Skicklighet är hur lämplig den sökande är för anställningen. En helhetsbedömning ska göras av: utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos kandidaten.
Det är bra om hela rekryteringsgruppen (rekryterande chef, HR-funktion samt ev. specialist) läser och bedömer ansökningarna. I rekryteringssystemet finns flera olika sätt att sortera och poängsätta kandidaterna, annars kan urvalsmatrisen vara till hjälp.

Mall urvalsmatris (Word 14 kB, nytt fönster)

Internationell personal

Vid anställning av internationell personal kan personen behöva ett uppehållstillstånd för att få arbeta i Sverige. Extra tid för ansökan av uppehållstillstånd bör i så fall räknas in i processen, tänk på att det kan ta upp till 6 månader för att få ett uppehållstillstånd. Det är av vikt att underlaget som skickas in till Migrationsverket är korrekt för att få ner handläggningstiden. Uppdaterad information, mallar och checklistor om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal finns här. Det finns även möjlighet att använda vårt upphandlade relocationföretag för dessa typer av tjänster.

Tänk på att det är olagligt att anställa en person från tredje land innan de har giltigt uppehållstillstånd.

Intervjuer

HR-funktionen är ett stöd när det gäller upplägg och genomförande av intervjuerna. Målet med anställningsintervjun är att utvärdera kandidatens utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetenser (förmåga, färdigheter och förhållningssätt) i relation till det som beskrivits i utlysningen. Ett lika viktigt syfte är att kandidaten ska få information om arbetsplatsen och anställningens förutsättningar och förväntningar. Tänk på att ge en positiv, men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten.
Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och att alla kandidater får samma frågor. På det sättet kan vi behandla alla kandidater lika och undvika diskriminering. Vid Lunds universitet använder vi kompetensbaserad intervjuteknik och stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet.

Intervjua i den ordning som känns bekvämt och med de frågor som är mest relevanta. Det viktigaste är att alla kandidater får samma frågor så att det senare går att jämföra och bedöma svaren. Undvik att ställa frågor som kan uppfattas som hypotetiska, ledande, dubbla, tvetydiga, kritiska eller diskriminerande.

Frågorna ska vara korta, raka och enkla. Ställ öppna frågor och låt kandidaten beskriva en konkret situation för att få en så bra bild som möjlighet inom ett specifikt kompetensområde.
Tänk på ett en intervjusituation kan innebära stress för kandidaten. Därför bör det inte vara fler än tre personer vid en intervju. Träffas gärna en stund innan intervjun för att planera vem av er som ställer de olika frågorna, vem som håller koll på tiden och vem som antecknar. Försök skapa en positiv stämning och håll gärna intervjun i en ostörd miljö.

Mall intervjuguide (Word 126 kB, nytt fönster)

Diarieföring

Intervjuunderlag och andra handlingar som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i Varbi. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Tester och arbetsprover

Arbetspsykologiska tester

Idag är det vanligt att använda arbetspsykologiska tester vid rekrytering och det är ett bra verktyg att använda som ett komplement i rekryteringsprocessen. Syftet är att utvärdera kandidatens intellektuella förutsättningar och färdigheter. Det är viktigt att vara medveten om att tester är en del av urvalsarbetet och ska användas som ett komplement till en strukturerad intervju och referenstagning. Tänk på att alltid ge kandidaten återkoppling på resultatet. Vid Lunds universitet finns flera testverktyg upphandlade. Kontakta din chef om du är intresserad av att bli behörig att använda något av verktygen.

Arbetsprover

Arbetsprover och simuleringsövningar kan användas för att utvärdera kvalifikationer som är svåra att undersöka i en intervju, såsom analytisk förmåga eller praktiska kunskaper.
Det kan vara exempel på arbeten kandidaten utfört vid tidigare tillfällen eller syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former.

Det är viktigt att på förhand komma överens om bedömningskriterier för hur arbetsprovets resultat ska värderas. Tänk på att standardisera arbetsprovet så att alla får samma förutsättningar genom t ex skrivna instruktioner, givna tidsramar och liknande. Informera kandidaterna på förhand, genomför arbetsprovet i positiv anda, ta hänsyn till e v konfidentialitet och ge återkoppling på resultatet efter utvärderingen.

Diarieföring

Resultat av tester och arbetsprover som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive testad kandidat i rekryteringssystemet. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Referenstagning

Referenstagningen ska alltid göras och är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om kandidaten, bekräfta information som uppkommit vid intervjun samt räta ut eventuella frågetecken. Även här bör fokus vara på att utvärdera krav och kompetenser som är uppställda i kravprofilen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen och ska alltid vara förankrade med kandidaten.

Referenspersonens omdöme ska inte vara avgörande, men är en självklar del av bedömningen. Det är en fördel om referenterna har olika arbetsanknytningar till kandidaten ex, chef, kollega, samarbetspartner osv. Minst en av referenterna bör vara nuvarande eller tidigare chef. Boka helst in en tid med referenspersonen i förväg så att personen har möjlighet att vara bättre förberedd.

Diarieföring

Referensunderlag som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i rekryteringssystemet. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid eventuell förfrågan om utlämnande av handlingen.

Referenstagningsmall (Word 18 kB, nytt fönster)

Sammanställa

Var noga med att göra en samlad och strukturerad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning. Beakta i vilken utsträckning kandidaterna lever upp till kravspecifikationen genom att fylla i bedömningsmatrisen.

Mall bedömningsmatris (Word 58 kB, nytt fönster)

Sidansvarig:

Sektionen HR
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Hämtställe: 31
Telefon: +46 46 222 00 00 (växel)

webbansvarig [at] hr [dot] lu [dot] se