Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Anställa TA-personal och forskare

Process för HR

Innehåll på sidan:


Yttrande

I enlighet med arbetsordningen ska verksamheten inkomma med ett yttrande när de kommit fram till vilken kandidat som de vill anställa. Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås för anställningen samt namnen på övriga kandidater som beaktats. Yttrandet är ett viktigt underlag vid ett eventuellt överklagande eller anmälan om diskriminering.

Använd mallen nedan vid utformande av yttrande.

HR-funktionen ska granska yttrandet innan det sparas i rekryteringssystemet.

Mall yttrande (Word 82 kB, ny flik)

Lönesättning

Institutionens löneförslag ska lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på din fakultet/motsvarande, via HR-funktionen. Löner får INTE utlovas till kandidater innan de är godkända av chef/motsvarande och fakultet/motsvarande.

I lönesättningen ska hänsyn tas till:

  • befattningens svårighetsgrad och ansvar
  • den enskildes personliga skicklighet
  • den enskildes betydelse för verksamhetens resultat
  • lönenivån vid institutionen/området/LU
  • marknadskänsligheten (e v konkurrenskrafter/flyktrisk)

HR-funktionen ska se till att universitetets och fakultetens särskilda lönekriterier tillämpas vid lönesättningen vid en nyanställning. Skulle löneförslaget avvika från det normala lönespannet ska förslaget förankras hos fakultetsledningen. Information om lönesättning till arbetstagarorganisationerna hanteras av HR-funktionen i rekryteringssystemet.

Läs mer om lönesättning här

Kontroll av identitet och rätt att arbeta i Sverige 

För att kunna färdigställa en anställning behöver vi som myndighet verifiera presumtiva medarbetares identitet samt rätt att vara och arbeta i Sverige. Vi behöver därför inhämta en handling som styrker identitet och medborgarskap för den som ska anställas. Detta gäller oavsett om personen som ska anställas innehar svenskt eller utländskt medborgarskap. 

För medborgare inom Sverige/EU/EES räcker det med en kopia av pass eller av ett internationellt id-kort där medborgarskap framgår. 

För medborgare ifrån tredje land (utan för EU/EEA) ska alltid ett giltigt uppehålls-/arbetstillstånd upprättas innan beslut om anställning fattas.

Läs mer om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal här.

I rekryteringssystemet finns en mailmall med all relevant information angående verifiering av identitet som kan skickas till personen som ska anställas. Handlingen kan även kontrolleras vid intervjutillfälle och då ska kopia av handlingen diarieföras i rekryteringssystemet.

Beslut om anställning

Det är viktigt att informera rekryterande chef om att muntligt avtal gäller. Därför ska rekryterande chef och prefekt alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-funktionen) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten.

När verksamheten inkommer med information om anställning, lön och startdatum/slutdatum samt yttrande ska HR-funktionen utforma ett anställningsbeslut i primula. På grund av överklaganderätten ska anställningens startdatum vara satt efter överklagandetidens utgång 3 veckor. Beslutet ska signeras enligt delegation, skickas via rekryteringssystemet till facken (enligt RALS-avtalet) och sedan arkiveras i rekryteringssystemet.

Ett särskilt beslut skapas i rekryteringssystemet och skickas via rekryteringssystemet till vaktmästeriet för att anslås på universitetets anslagstavla i tre veckor. Om det vanliga beslutet som innehåller personuppgifter skickas till vaktmästeriet, kommer detta inte att anslås och därmed kommer anställningen inte vinna laga kraft. Originalet skickas till den anställde tillsammans med information om att vara nyanställd vid LU som finns i rekryteringssystemet under ”Dokument”.

Bilaga till anställningsbeslut, med information om anställningsvillkor, finns att ladda ner på svenska och engelska via sidan Blanketter och mallar.

Behöver den anställda en engelsk översättning av beslutet ska nedanstående mall användas (engelsk översättning av det svenska originalbeslutet som finns i Primula). Observera att detta endast är en kopia som ska bifogas med det svenska originalet.

Blanketten Employment decision Primula finns att ladda ner på sidan Blanketter och mallar.

Återkoppling

Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid lunds universitet få en muntlig återkoppling om varför de inte har fått anställningen. De kandidater som inte varit på intervju meddelas av dig som HR-funktion via rekryteringssystemet.

Överklagande

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet enligt 21 § AF. Det är därför viktigt att följa rekryteringsprocessen med tydlig utlysning och dokumenterad urvals- och intervjuhantering. 
Ett överklagande ska i sådant fall lämnas in senast tre veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla. Därför ska anställningens startdatum vara satt efter överklagandetidens utgång. Det är endast de kandidater som sökt, men inte erbjuds en tjänst som kan överklaga beslutet.

Läs mer om överklaganden här (PDF 1113 kB, ny flik)

Introduktion

De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. En god introduktion på den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet. Det gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt.

Det är av vikt att HR-funktion stödjer cheferna i introduktionsarbetet genom att b.la se till att en introduktionsansvarig utses. Tipsa om självstudiekursen ”Att arbeta med introduktion av nya medarbetare” som finns i kompetensportalen samt om välkomstdagarna som hålls minst en gång om året på både svenska och engelska.

Det är viktigt att rekryterande chef eller HR-funktionen går igenom anställningsvillkoren, skyldigheter och rättigheter med den nyanställde. Det finns mer information om introduktion på HR-webben och de flesta verksamheter har tagit fram eget introduktionsmaterial.

Gå till sidan om introduktion

Det finns också användbar information på webbplatsen Staff pages. 

For new employees (Staff Pages)

Din HR-funktion

HR-stödet ser olika ut vid olika delar av universitetet vilket innebär att HR-funktionerna kan sitta på avdelningsnivå, institutionsnivå eller kanslinivå.

Om du inte vet vem din närmaste HR-funktion är, kontakta HR-ansvarig vid ditt kansli.