Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

1 Förbereda, behovsanalys, jäv och kravprofil

Genvägar:


Processkarta

Processkarta över steg 1 i lärarförslagsnämndens rekryteringsprocess.
Process över steg 1 i lärarförslagsnämndens rekryteringsprocess.

Ladda ner processkartan (JPG 252 kB, ny flik)

Ansvarsfördelning mellan lärarförslagsnämnden (LFN) och rekryterande chef

Initiativet till att rekrytera en biträdande lektor, universitetslektor eller professor kommer oftast från verksamheten. Vanligen är det prefekten som kontaktar fakultetens lärarförslagsnämnd för att starta processen. Lärarförslagsnämnden ansvarar för processens korrekta genomförande. Lärarförslagsnämndens stöd, HR LFN, ansvarar för mycket av det administrativa arbetet i rekryteringsprocessen. 

Beslut om att en rekrytering ska genomföras kan fattas på olika sätt på fakulteterna, men är det en professor som ska rekryteras är det alltid universitets rektor som fattar beslutet. På fakulteterna finns olika arbetsgång och rutiner i processen och rekryterande chef eller prefekt är med i olika omfattning.

Lärarförslagsnämndens ansvar under rekryteringen

Lärarförslagsnämnden (LFN) och HR LFN ser till att rekryteringsprocessen för lärare följs. Rekryteringsprocessen styrs av lagar, Lunds universitets anställningsordning, policys och riktlinjer samt fakultetens egna rutiner och riktlinjer. LFN och HR LFN ser till att följande moment genomförs professionellt:

  • Kravprofilen: ska tydligt beskriva de kompetenser och kunskaper som krävs för att utföra aktuella arbetsuppgifter. Kravprofilen bör vara utarbetad efter kompetensbaserad metod (Läs mer under kursen Kompetensbaserad rekrytering i Kompetensportalen). 
  • Annonsen: ska vara attraktiv för de sökande och visa upp Lunds universitet på ett bra sätt. Skriv ut förkortningar, testa texten på olika grupper.
  • Kommunikation: det ska vara tydligt vem man kan ställa frågor till genom hela processen. 
    • Kommunikationen är avgörande för hur de sökande uppfattar processen och Lunds universitet. HR LFN ansvarar för att de sökande löpande får information om var i processen rekryteringen befinner sig, t ex att ”Vi har nu skickat x antal sökande till granskning hos sakkunniga. Tyvärr är du inte en av dem.” Eller ”Vi har efter yttrande från sakkunniga valt att gå vidare med x kandidater till fördjupad urvalsprocess, tyvärr är du inte en av dem.”
    • Kommunikationen med rekryterande chef är lika viktig för att ge en så bra början på anställningen som möjligt för slutkandidaten. Rekryterande chef behöver åtminstone få löpande information om var i processen ärendet ligger och ungefär hur lång tid som beräknas återstå till ett förslag till beslut. Chefen måste få tid att förbereda introduktion och mottagning. Chefen kan också behöva hantera omfördelning av arbetsuppgifter under rekryteringen, om det handlar om att ersätta någon som lämnat.
  • Urval: ska göras efter behörighetskrav, kvalifikationskrav och extra meriter och vara fri från diskriminering.
  • Intervjuer: ska vara professionellt genomförda, helst enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod.
  • Dokumentation: ska göras i rekryteringssystemet i enlighet med universitetets dokumenthanteringsplan. Dokumentera och registrera allt som har betydelse för beslutet om vem som till slut erbjuds anställningen.
  • Vid Lunds universitet används kompetensbaserad metod vid rekrytering. Har du som ledamot i nämnden inte gått utbildningen så ansöker du i Kompetensportalen.

Rekryteringskommitté 

Lärarförslagsnämnden kan besluta om att bilda en rekryteringskommitté vid olika tidpunkter i processen. Rekryteringskommittén ska minst bestå av en ledamot i lärarförslagsnämnden, en studeranderepresentant samt en institutionsföreträdare. Kommittén kan bereda delar av rekryteringen för att underlätta och påskynda processen. 

Rekryterande chef kan ingå i en rekryteringskommitté. Även andra representanter från institutionen, till exempel ämneskunnig, kan ingå.

Fördelen med att utse en rekryteringskommitté är att arbetsbördan kan fördelas mellan fler personer och att tiden i rekryteringsprocessen kan kortas. LFN bör överväga behovet av rekryteringskommittéer i uppstarten av varje rekrytering. Samtidigt ska risken för jäv övervägas noga i sammansättningen av kommittén.

Den som är jävig ska inte delta i beredningen av ärendet

Det är viktigt att hantera eventuella jävsituationer som kan uppstå under rekryteringen. Det ska till exempel inte finnas några aktuella personliga band mellan någon som ingår i beredningen av ärendet (ledamot i nämnd eller kommitté, HR LFN, institutionsrepresentant, rekryterande chef eller sakkunnig) och någon av de sökande. Att man har samarbetat med en sökande någon gång genom åren behöver inte innebära att man är jävig, men ett pågående samarbete är sannolikt jäv.

Det är bra att de som är med i ärendet pratar igenom sina eventuella relationer till de sökande i början av rekryteringen. Det är oftast lättare att reda ut tillsammans.

Läs mer om jäv vid rekrytering.

Behovsanalys – vilka arbetsuppgifter ska göras?

När verksamheten gör behovsanalysen bör man utgå från strategiska överväganden i fakultetens eller institutionens kompetensförsörjningsplan.

  • Kommer det att ske förändringar i personalgruppen inom den närmaste framtiden som bör beaktas redan nu?
  • Hur ser ekonomin ut?
  • Kan man lösa behovet utan att anställa (omplacering, strukturera om arbetsuppgifter, företrädesrätt med mera)?
  • Vilka arbetsuppgifter behöver göras?

När verksamheten ska rekrytera en professor, ska LFN påminna om rutinen för att öka jämställdheten vid rekrytering av professorer.  

Läs mer om rutinen: Rekrytera genom lärarförslagsnämnd 

Omplaceringsutredning och företrädesrätt ska beaktas under hela rekryteringen

Anställda i behov av omplacering och med företrädesrätt ska beaktas under hela rekryteringsförfarandet. LFN ska säkerställa att detta görs fram till anställningsbeslutet fattas. Normalt sett är det personalsamordnare på institution eller fakultet som utför detta.

Läs mer om omplacering och företrädesrätt på sidan om rekryteringsprocess för HR 

Tidplan är svårt att beräkna

Hur lång tid en rekrytering tar är svårt att säga då det helt beror på hur lätt/svårt det är att hitta lämpliga kandidater samt vilken tid som läggs på att förbereda rekryteringen.

Det kan vara klokt att ändå lägga upp en grov tidplan över rekryteringsprocessen där det tydliggörs vem som gör vad och när, vid varje ny rekrytering. Tidplan är bra för att skapa struktur och få en överblick, men de kan också justeras löpande. Det kan vara en bra kommunikation till rekryterande chef, de sökande och andra som är involverade i rekryteringen. 

Kravprofil är vägledande i rekryteringen

Kravprofilen ligger till grund för annonsen och är vägledande genom hela rekryteringen. Det som står i kravprofilen och annonsen bestämmer hur valet av kandidat kan motiveras.

När rekryterande chef tar fram kravprofilen är LFN och HR LFN ett viktigt stöd. Chefen ska utgå från sin behovsanalys och gärna inkludera andra kompetenser i arbetet. Det kan vara specialister, kollegor eller chefer som kan tillföra viktig information.

Vid framtagande av kravprofilen är det viktigt att definiera vad som är behörighet, krav och vad som är extra meriterande;  

  • Behörighet är de grundkrav som ställs i högskoleförordningen och i Lunds universitets anställningsordning. 
  • Krav är de kunskaper och kompetenser som är nödvändiga för att kunna utföra arbetsuppgifterna. 
  • Extra meriterande är sådant som är fördelaktigt om kandidaten har med sig, men som inte är ett måste för att utföra arbetsuppgifterna. Det lilla extra. 

För att undvika diskriminering är det även viktigt att tänka igenom om krav och det extra meriterande är sakliga och motiverat utifrån arbetsuppgifterna.

Kravprofilen ska innehålla en tydlig beskrivning av

  • verksamheten som den anställda ska befinna sig i,
  • arbetsuppgifter som den anställda ska utföra,
  • ansvarsområden som den anställda ska ha,
  • behörighetskrav, kvalifikationskrav och extra meriter, till exempel examen, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos den anställda.

Använd gärna metoden för kompetensbaserad rekrytering för att formulera kompetenser och färdigheter. Stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet. Läs mer under kursen Kompetensbaserad rekrytering i Kompetensportalen.

Logga in i Kompetensportalen.

Kontakt

Du som är ledamot i lärarförslagsnämnden kan kontakta nämndens HR-stöd om du har några frågor.


Du som är HR-stöd till lärarförslagsnämnden får snabbast och enklast kontakt med sektionen HR om rekryterings- och anställningsfrågor via sektionens ärendehanteringssystem.

Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.