Checklista för kontroller och uppföljning av löneärenden

Innehåll:

• Lönekostnadsspecifikation
• Semester
• SINK
• Nyanställningar

Checklistans innehåll har utformats utifrån där risken för felkällor bedöms störst, varför framtida revidering av innehållet kan vara nödvändig. 

Utifrån att de lokala verksamheterna är olika stora och olika organiserade ansvarar den lokala verksamheten själv för hur relevant arbetsfördelning mellan exempelvis lokal HR, lokal Ekonomi och chef bäst sker samt att checklistan i sin helhet täcks in utifrån vilka uppföljningar och kontroller som är tillämpliga för den lokala verksamheten och vilka moment som redan idag utförs i den lokala verksamheten.

Lönekostnadsspecifikation

Förslag på rutin

Månatligen, efter att lönekörningen är klar i Primula, göra genomgång av lönekostnadsspecifikation från Primula (på papper eller digitalt) för aktuella kostnadsställen. Därigenom kan eventuella felaktigheter upptäckas och korrigeras genom att exempelvis följa upp;

• Att uttagen semester är registrerad. 
• Att tjänstledighet samt eventuell förlängning eller annan förändring av tjänstledighet är registrerad.
• Att föräldraledighet samt eventuell förlängning eller annan förändring av föräldraledighet är registrerad.
• Påminna föräldralediga medarbetare om att löpande registrera ärende om föräldrapenningtillägg i Primula och där bifoga avier från Försäkringskassan avseende utbetald föräldrapenning för att till exempel generera korrekt semester. 
• Registrering av sjukfrånvaro samt registrering/friskanmälan då sjukfrånvaro upphör.
• Registrering av nya lönetillägg/uppdragstillägg/eftertillägg samt uppföljning av motsvarande tillägg som upphört. 
• Anställningar som upphört.
• Pensionsavgångar.
• Mer information om att rätta löner finns på Ekonomiwebben 

Semester

Huvudregeln är att semester ska tas ut som ledighet. Enligt de statliga kollektivavtalen ska arbetsgivaren förlägga hela årssemestern under året, om det inte finns särskilda skäl eller om en anställd framställt önskemål om att spara semester till ett senare år. Endast anställda som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar för ett kalenderår får spara en eller flera av de överskjutande dagarna. Maximalt kan en anställd ha sammanlagt 30 sparade semesterdagar.

Särskilda skäl för att inte lägga ut hela årssemestern kan vara att en anställd är helt sjukfrånvarande eller helt föräldraledig under större delen av året. Tänk på att semester ska ansökas och beviljas i Primula före uttag samt att semester för tidsbegränsat anställda och för anställda som närmar sig pension behöver planeras i god tid för att kunna tas ut som ledighet.

Förslag på rutin

Löpande ta ut rapporter från Primula, exempelvis rapporten Semesterstatus, för att följa upp och säkerställa korrekt semesterhantering avseende följande exempel;

• Följa upp att medarbetare registrerat inplanerad semester för innevarande år.
• Följa upp att medarbetare registrerat och tagit ut semester för innevarande år, exempelvis efter sommarsemestern.
• Följa upp att medarbetare tagit ut minst 20 semesterdagar under året.
• Inför årsskifte följa upp att medarbetare registrerat och tagit ut semester för innevarande år.
• Inför utbetalning av överskjutande sparade semesterdagar i april följa upp att samtliga uttagna semesterdagar har registrerats för att inte riskera att ersättning utbetalas för redan uttagna dagar.
• Följa upp att lärarsemester är korrekt utlagd och registrerad utifrån särskild rutin för hantering av lärarsemester i Primula. 
  Läs mer om hantering av lärares semester
• Säkerställa att lärares semester registreras i Primula av läraren själv eller källrapportör avseende de medarbetare då registrering inte sker av SSC, se särskild rutin för hantering av lärarsemester i Primula. 
  Läs mer om hantering av lärares semester 

SINK 

Förslag på rutin

Under slutet av året säkerställa att SINK-ansökan för utomlands bosatta vid behov skickas in för kommande år samt att ansökan omfattar minimum 1 månad, vilket rekommenderas även vid mycket kortvarigt arbete eller engångsutbetalning.

Nyanställningar

Förslag på rutin

Öka möjligheterna att rätt lön betalas ut i rätt tid och till rätt person genom att; 

• Anställning är attesterad och klar i Primula innan ny medarbetare påbörjar sin anställning. 
• Påminna nyanställda medarbetare om registrering av bankkonto hos Nordea. 
• Påminna medarbetare om att registrering av bankkonto även måste ske vid exempelvis byte från samordningsnummer till personnummer. 
• Påminna nyanställda medarbetare om inrapportering av skattsedel till SSC. 
• Påminna om erforderliga ansökningar avseende nya internationella medarbetare, exempelvis ansökan om SINK, samordningsnummer/personnummer, bankkonto, uppehållstillstånd, arbetstillstånd.