Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Checklista för kontroller och uppföljning av löneärenden

Checklistan nedan är tänkt att utgöra ett stöd för den lokala verksamheten att hitta väl fungerande och återkommande rutiner avseende kontroller och uppföljning av löneärenden, och därmed öka möjligheterna att fånga upp och korrigera lönerelaterade felaktigheter.

Innehåll på sidan:


Om checklistan

Checklistans innehåll har utformats utifrån där risken för felkällor bedöms störst, varför framtida revidering av innehållet kan vara nödvändig. 

Utifrån att de lokala verksamheterna är olika stora och olika organiserade ansvarar den lokala verksamheten själv för hur relevant arbetsfördelning mellan exempelvis lokal HR, lokal Ekonomi och chef bäst sker samt att checklistan i sin helhet täcks in utifrån vilka uppföljningar och kontroller som är tillämpliga för den lokala verksamheten och vilka moment som redan idag utförs i den lokala verksamheten.

Lönekostnadsspecifikation

Förslag på rutin

Månatligen, efter att lönekörningen är klar i Primula, göra genomgång av lönekostnadsspecifikation från Primula (på papper eller digitalt) för aktuella kostnadsställen. Därigenom kan eventuella felaktigheter upptäckas och korrigeras genom att exempelvis följa upp;

  • Att uttagen semester är registrerad. 
  • Att tjänstledighet samt eventuell förlängning eller annan förändring av tjänstledighet är registrerad.
  • Att föräldraledighet samt eventuell förlängning eller annan förändring av föräldraledighet är registrerad.
  • Påminna föräldralediga medarbetare om att löpande registrera ärende om föräldrapenningtillägg i Primula och där bifoga avier från Försäkringskassan avseende utbetald föräldrapenning för att till exempel generera korrekt semester. 
  • Registrering av sjukfrånvaro samt registrering/friskanmälan då sjukfrånvaro upphör.
  • Registrering av nya lönetillägg/uppdragstillägg/eftertillägg samt uppföljning av motsvarande tillägg som upphört. 
  • Anställningar som upphört.
  • Pensionsavgångar.
  • Mer information om att rätta löner finns på Ekonomiwebben 

Semester

Huvudregeln är att semester ska tas ut som ledighet. Enligt de statliga kollektivavtalen ska arbetsgivaren förlägga hela årssemestern under året, om det inte finns särskilda skäl eller om en anställd framställt önskemål om att spara semester till ett senare år.

Läs mer om rutiner, årscykel och checklista för uppföljning

SINK 

Förslag på rutin

Under slutet av året säkerställa att SINK-ansökan för utomlands bosatta vid behov skickas in för kommande år samt att ansökan omfattar minimum 1 månad, vilket rekommenderas även vid mycket kortvarigt arbete eller engångsutbetalning.

Nyanställningar

Förslag på rutin

Öka möjligheterna att rätt lön betalas ut i rätt tid och till rätt person genom att; 

  • Anställning är attesterad och klar i Primula innan ny medarbetare påbörjar sin anställning. 
  • Påminna nyanställda medarbetare om registrering av bankkonto hos Swedbank
  • Påminna medarbetare om att ny registrering av bankkonto även måste ske vid exempelvis byte från samordningsnummer till personnummer (observera att det måste vara samma samordningsnummer/personnummer i Primula som hos Swedbank – det fungerar inte att registrera bankkonto hos Swedbank på personnummer om samordningsnumret fortfarande är registrerat i Primula). 
  • Påminna nyanställda medarbetare om inrapportering av skattsedel till SSC
  • Påminna om erforderliga ansökningar avseende nya internationella medarbetare, exempelvis ansökan om SINK, samordningsnummer/personnummer, bankkonto, uppehållstillstånd, arbetstillstånd