När en person blivit antagen till doktorandstudier vid Lunds universitet ska institutionen/antagningen utfärda ett officiellt antagningsbeslut.  

Som komplement till antagningsbeslutet behöver Migrationsverket även se ett studieintyg, för att ge en bättre bild av doktorandens roll på lärosätet. 

Checklistor och anställningsintyg

• Checklistor och exempel för studieintyg gällande studier på forskarnivå (doktorandstudier) (Migrationsverket)
• Checklists and examples of attestation of third-cycle studies (doctoral studies) (Migrationsverket)

De doktorander som anställs vid Lunds universitet ska även bifoga ett anställningsintyg.

Mall för anställningsintyg för doktorander finns att ladda ner på sidan HR-blanketter och mallar

Det är av stor vikt att alla begärda uppgifter fylls i både i studieintyget samt anställningsintyget. Eventuella kompletteringar till Migrationsverket kan fördröja ärendet flera månader, och i värsta fall leda till avslag. 

Ska bifogas ansökan om uppehållstillstånd

Antagningsbeslut, studieintyg och anställningsintyg ska bifogas vid doktorandens ansökan om uppehållstillstånd. Det är i regel doktoranden själv som skickar in ansökan om uppehållstillstånd. 

När det är dags att ansöka om uppehållstillstånd gör doktoranden detta på Migrationsverkets hemsida. 

Det är av stor vikt att alla handlingar är korrekta och att ansökan är komplett. Vid eventuella felaktigheter och behov av kompletteringar kan det ta flera månader extra för att ansökan ska bli godkänd.

Det finns möjlighet att använda sig av Lunds universitets relocationtjänster för att underlätta ansökningsprocessen. 

Läs mer om relocationtjänster

Ansökan om uppehållstillstånd ska bland annat innehålla följande dokument:

• Kopia på pass 
• Formellt beslut om antagning som doktorand med information om tidpunkten för antagningen, utfärdat av lärosätet (antagningsbeslut)
• Kompletterande intyg gällande doktorandstudierna, utfärdat av lärosätet (studieintyg)
• Dokument som visar tryggad försörjning (anställningsintyg)

Tillräckligt lång giltighetstid på passet

Uppehållstillstånd kan utfärdas för upp till fyra år i taget under förutsättning att doktorandens pass är giltigt under hela tiden. Informera därför doktoranden (och eventuella medföljande) om att se över sina pass så att giltighetstiden är tillräckligt lång.

Beslut om uppehållstillstånd skickas till institutionen samt till den ambassad som doktoranden angav i sin ansökan. 

Observera att tillståndet måste vara beslutat innan avresa från hemlandet! Om en person åker in i Sverige innan Migrationsverket fattat beslut riskerar hen att få avslag på den grunden.

Arbetsgivaren måste spara dokument

Arbetsgivaren måste spara de dokument som visar att en arbetstagare har rätt att arbeta i Sverige. Beslutet och övriga dokument som rör tillståndsärendet skall därför laddas upp i anställningsärendet i rekryteringssystemet Varbi. 

Beslut om anställning kan skrivas när kvitto från Migrationsverket finns, i vilket det framgår att uppehållstillstånd beviljats. 

Underrätta Skatteverket

När institutionen går vidare med anställningen behöver man även underrätta Skatteverket när man anställer en medborgare från ett land utanför EU. Detta görs genom att fylla i en blankett hos Skatteverket. 

• Läs mer om anställning av tredjelandsmedborgare på Skatteverkets webbplats
• Skatteverkets blankett Underrättelse om anställning av utlänning finns på Skatteverkets webbplats 

Uppehållstillståndskort är bevis på att man har tillstånd att vistas under en längre tid i Sverige. Kortet har ett datachip som innehåller biometriska uppgifter.

Observera att kortet inte uttryckligen visar vilket slags tillstånd (studier, anknytning och så vidare) en person har, men ger uppgift om tillståndets längd. 

Visum eller uppehållstånd – påverkar var och när sökanden kan få sitt uppehållstillståndskort

Visum och uppehållstillstånd är två olika processer för olika ändamål: 

• Man ska ansöka om visum för kortare vistelser (upp till 90 dagar under en 180-dagarsperiod)
• Ett visum klistras in i sökandens pass

• Man ska ansöka om uppehållstillstånd för vistelser som är längre än 90 dagar.
• Ett uppehållstillståndskort utfärdas för utlänningar med uppehållstillstånd.

Frågan om en sökande behöver visum till Sverige eller inte har dock bäring på var och när sökanden kan få sitt uppehållstillståndskort. 

Medborgare som behöver visum 

De medborgare som behöver visum för att resa in i Sverige ska så snart som möjligt besöka närmsta svenska ambassad för att bli fotograferade samt lämna fingeravtryck, så att Migrationsverket kan tillverka uppehållskortet och se till att detta levereras korrekt.

Detta går bra att göra redan innan beslut om uppehållstillstånd har fattats för att snabba på processen.

Uppehållstillståndskortet ska visas upp tillsammans med pass vid inresa till Sverige.

Observera att det tar cirka fyra veckor att tillverka och leverera uppehållstillståndskortet. Kortet skickas till den sökande i hemlandet eller hämtas via ambassaden. 

Läs mer om länder vars medborgare behöver visum för inresa i Sverige, på regeringens webbplats

Medborgare som inte behöver visum 

De medborgare som inte behöver visum för att resa in i Sverige kan ordna uppehållstillståndskort när de är på plats i Sverige.

Ansökan, fotografering och biometri görs hos Migrationsverket så snart som möjligt efter ankomst. Det går bra att boka tid för detta på deras hemsida. 

Medföljande familjemedlemmar kan få uppehållstillstånd för samma tidsperiod som doktoranden om de uppfyller villkoren för detta. Som familjemedlem räknas make/maka, sambo, egna eller partnerns ogifta barn under 18 år. 

Arbeta i Sverige

Familjemedlemmar får arbeta under tillståndstiden om uppehållstillståndet hos den huvudsökande är längre än 6 månader. 

Ansökan

Om hela familjen ansöker samtidigt är det personen som fått ett tillstånd för studier som ansöker för familjen i sin egen webbansökan.

Om han eller hon redan är i Sverige kan familjemedlemmar göra sin egen webbansökan. 

I det fall en förlängning av uppehållstillståndet behövs, ska detta ske i god tid innan det nuvarande tillståndet slutar gälla.

Migrationsverket påminner inte

Migrationsverket skickar inte ut någon påminnelse, vare sig till individen eller till HR/chef, så det gäller att hålla koll på datumen för tillståndet själv.

Om doktoranden missar att söka i tid måste denne lämna in en ny ansökan om uppehållstillstånd (istället för förlängning) från utlandet. 

Observera att om förlängning inte söks i tid så har vederbörande inte rätt att ha kvar sin anställning till dess att nytt tillstånd finns på plats. 

Migrationsverket beviljar inga förlängningar tidigare än sex månader innan tillståndet löper ut.  

Migrationsverkets hemsida om förlängning av doktorandstudier  

Rätten att arbeta och studera i väntan på beslut 

Doktoranden har rätt att arbeta och studera i väntan på beslut i det fall hen har klarat av minst en termins doktorandstudier och ansökt om förlängning korrekt.

Kan bli problematiskt att resa

Observera dock att det kan bli problem att åka iväg utanför Sverige innan det förlängda tillståndet har  beviljats. Vissa länder tar inte emot personer som inte har giltigt svenskt uppehållstillstånd. Det kan också bli problem att resa tillbaka till Sverige utan ett nytt tillstånd om det gamla har gått ut. 

Viseringsfria personer kan dock nyttja 90 dagar av fri rörlighet för att korsa gränserna ovanpå det gamla tillståndet. Vid en sådan resa ska individen ha med sig all dokumentation om det tidigare uppehållstillståndet och den nya ansökan.

Ansöka om förlängning

Förlängningsansökan ska innehålla:  

• Kopia av pass (igen)
• Kopia av antagningsbesked (igen)
• Nytt studieintyg med information om hur studierna fortskrider 
• Intyg om försörjning

Använd Lunds universitets mall som sammanfattar de två sista punkterna.

Mallen finns att ladda ner från sidan HR-blanketter och mallar

Checklistor:

• Checklistor och exempel för studieintyg gällande studier på forskarnivå (doktorandstudier) (Migrationsverket)
• Checklists and examples of attestation of third-cycle studies (doctoral studies) (Migrationsverket)

Ansöka för medföljande familj samtidigt

Om doktoranden har medföljande familj som också vill förlänga sitt tillstånd, ska doktoranden söka för dem i samma webbansökan. 

Behövs även nytt uppehållstillståndskort

Med det nya uppehållstillståndet måste doktoranden, och eventuella medföljande, även få nya uppehållstillståndskort utfärdade. Biometriska uppgifter måste lämnas på nytt då dessa inte sparas i Migrationsverkets system. 

Särskilt tillstånd för att stanna och söka arbete i Sverige

Doktorander har, efter avslutade studier, möjlighet att söka ett särskilt tillstånd som gör det möjligt att stanna i Sverige och söka arbete i landet. Detta gäller om personen inte redan har permanent uppehållstillstånd. 

Uppe­hålls­till­stånd för att söka arbete efter studier (Migrationsverket)

Utbytesdoktorander

"Utbytesdoktorand” är en doktorand som är antagen till studier i ett annat land och som är inbjuden för att studera eller forska i Sverige som en del av sin doktorandutbildning (observera att dessa doktorander inte är avlönade i Sverige).

Dessa doktorander ska ansöka om ett uppehållstillstånd för besök. Notera att personer med uppehållstillstånd för besök inte har rätt att ingå anställning i Sverige och att man kan längst få uppehållstillstånd för besök i upp till ett år, utan möjlighet till förlängning.

Se Migrationsverkets hemsida för mer information:

Besöka Sverige längre tid än 90 dagar – ansök om uppehållstillstånd för besök - Migrationsverket

Stipendiedoktorander

Stipendiedoktorander som antas vid Lunds universitet ska ansöka uppehållstillstånd för studier. 

Samma krav vad gäller uppehållstillstånd och försörjningskrav ställs på stipendiedoktorander som på doktorander med anställning.