In and out of leadership 

Bakgrund

De organisatoriska förutsättningarna för ledarskap i akademin medför tidsbegränsat förordnande i många former av akademiskt ledarskap. I den vanligaste formen är förordnanden på 3 + 3 år, även om det finns flera olika varianter på tidslängd. För många innebär detta att bli chef över sina tidigare kollegor för att efter avslutad period återgå till ordinarie tjänst varvid ny chef tar vid. Detta innebär flera omställningar för både den tilltänkta chefen och medarbetarna.

Vid byte av chef påverkas både de närmsta medarbetarna men även organisationen och det är viktigt att chefen så snabbt som möjligt kan utöva sin roll på ett förtjänstfullt sätt. Vid chefsbyten och andra omställningar kan tydligare ramar, coachning och upprättande av tidsatta handlingsplaner öka chefen och medarbetarens förmåga att positivt hantera förändringen. 

Syfte

Denna tjänst syftar till att effektivisera introduktionen av chefen samt  stötta och stärka både den nya chefen som individ och även dess omgivning. ”In and out of leadership” ska underlätta och tydliggöra den process som det innebär att  gå in i ett nytt chefskap.

Via en strukturerad dialog, coachning av HR specialist samt olika utvecklingsverktyg kan chefen, chefens chef samt medarbetarna lättare få en gemensam bild av chefens roll och uppdrag. Introduktionen av den nya chefen går därigenom snabbare kan och underlättar  för chefen att fungera väl i relationen till sin egen chef och till medarbetarna. Tjänsten kan även användas vid utvärdering av pågående chefskap inför nytt förordnande och/eller för den som avslutar sin tid som chef.  

Syftet är att, för chefen, få tillfälle att göra en djupare reflektion över den första perioden, vad som fungerat och vad som eventuellt behöver justeras. Den som lämnar sitt uppdrag erbjuds coaching vid 1-2 tillfällen med fokus på att avsluta och påbörja nästa steg i karriären.

Metod och genomförande

Tjänsten består av tre delar för de olika faserna av chefskapet.

Del 1. Inför och i inledningen av ledarskapet

Den som ska tillträdda chefskap erbjuds möjligheten till coaching av intern chefscoach vid två tillfällen innan tillträdet och därefter ytterligare fyra tillfällen. 

1.  (Vecka 1) Orienteringsmöte

Syfte: Skapa ramverk för chefscoaching. Uppdragsbeskrivningen utgör samtalsunderlag för coachningen vars fokus är att kartlägga utgångsläget och identifiera eventuella utvecklingsbehov inför den nya rollen.

Innehåll: Dialog om uppdraget - utmaningar, personligt ledarskap, resurser etc samt informera om  NEO PI-3.

Tid: Ca 1 timme

2. (Vecka 3) Återkoppling NEO PI-3 

Syfte: Reflektera över styrkor, behov och potential utifrån uppdrag och personlighetsprofil. 

Innehåll: Testa och träna på identifierat beteende samt målformulering och påbörjan av upprättande av handlingsplan inför möte 3.

Tid: ca 1.5 timmar 

3. (Vecka 7) Uppföljning av uppgift och reflektioner.

Syfte: Chefen summerar läget efter tillträdet och förbereder inför trepartssamtal.

Innehåll: Chefen formulerar viktiga aspekter som framkommit i coachningen såsom till exempel behov av utbildning, uppföljning och/eller annat stöd, till exempel mentor, samt hur uppdraget kan hanteras, kort och långsiktigt.

Tid: ca 1 timme.

4. (Vecka 9) Trepartssamtal 

Syfte: Dialog om uppdrag, utvecklingsbehov och resurser.

Innehåll: Coachen leder och faciliterar trepartssamtalet och tillser att samtalet dokumenteras och summeras utifrån vad som beslutas och vem som är ansvarig. Det som framkommer i samtalet utgör en del av chefens handlingsplan och används sedan med fördel under medarbetarsamtal och utvecklingssamtal mellan chefen och dennes chef.

Tid: Ca 1,5 timmar.

5. (Vecka 18) Uppföljning 

Syfte: Chefen summerar läget och sin utvecklade handlingsplan.

Innehåll: Stöd och reflektion utifrån chefens situation. Information om möjlighet till Lead Forward.

Tid: ca 1 timme.

6. Vecka 20) Återkoppling och summering av insats. 

Syfte: Summera chefens lärande utifrån tidigare träffar. 

Innehåll: Utvärdera och planera inför nästa period.

Tid: ca 1 timme.

Del 2. Inför nytt förordnande

För den som är i processen av förlängning av förordnandet erbjuds coaching med fokus på lärande från första perioden och justeringar inför nästa period. Syftet är att, för chefen, få tillfälle att göra en djupare reflektion över den första perioden, vad som fungerat och vad som eventuellt behöver justeras. Detta görs med hjälp av ett feed-back verktyg (Lead Forward : länk) där återkoppling från den grupp man leder ingår. På så vis skapas både en inre och yttre bild av ledarskapet, styrkor och utvecklingsområden blir tydliga och underlättar vidare utveckling. Även här erbjuds trepartssamtal mellan chefen, chefens chef och intern chefscoach för att ge riktning framåt.

Del 3. Inför slutet av uppdraget

Den som lämnar sitt uppdrag erbjuds coaching vid 1-2 tillfällen med fokus på att avsluta och påbörja nästa steg i karriären. En individuell handlingsplan upprättas och avslutas med trepartssamtal med närmaste chef för förankring inför nästa steg i karriären. Målet är att underlätta övergången från att vara chef till att vara medarbetare.

Cirka 6-3 månader innan avslutande av chefstjänst genomförs mötena med fokus på: 

• Avrundning av chefskapet, vad blev lärandet, vilka behov föreligger för återgång i ordinarie tjänst/ny tjänst. Vad behöver hända?
• Trepartssamtal med närmaste chef med planering för återgång. Upprättande av handlingsplan.
• Diskutera att genomföra en 360 graders analys eller Lead Forward-analys.
• Summering att föra vidare valda delar till övertagande chef.
• Diskutera mentorskap (ej den befintliga tjänsten).

Utvärdering av insatsen

Utifrån syftet utvärderas tjänstens olika delmoment löpande samt även skriftligt ca 6 månader efter avslut.