Checklista inför mottagande av gäster i verksamheten

Innehåll på sidan:

• Inför besöket (förteckning över gäster, skriftlig överenskommelse, informera om vistelsen, värdskap, introduktionsprogram, behörighet i system och byggnader, boende, välkomstbrev)
• Efter besöket (återkoppling och uppföljning)

Inför besöket

Förteckning över gäster

Ansvar:

Prefekt/motsvarande

• Upprätta förteckning över personer som varken är antagna eller anställda men som kommer att vistas vid lärosätet och delta i dess verksamhet under längre tid än ett par dagar/en vecka. 

Skriftlig överenskommelse

Ansvar:

Prefekt/motsvarande och ansvarig för aktuellt kostnadsställe, i samverkan.

• Upprätta skriftlig överenskommelse med personer som varken är antagna eller anställda, men som kommer att vistas vid lärosätet och delta i dess verksamhet.

Överenskommelsen ska bland annat innehålla uppgifter om vistelsens längd samt övriga villkor som reglerar vistelsen, det vill säga

• att Lunds universitet inte registrerar några högskolepoäng (ifall gästen har studentstatus vid ett hemuniversitet)
• att gästen inte kommer att utföra arbete under sin vistelse, utan befinner sig i universitetets lokaler för sin egen förkovran
• att gästen själv ordnar eventuellt uppehållstillstånd/visum etc, även för eventuellt medföljande partners/familjemedlemmar
• att det finns kollektiva samlingsförsäkringar som automatiskt gäller för gäster som medverkar i Lunds universitets verksamhet och lovligen vistas i universitetets lokaler 
• att gästen måste ha en egen rese- och olycksfallsförsäkring
• att gästen ska ta med EHIC-kort, och om möjligt en S1-blankett, ifall gästen kommer från ett EU-land
• riktlinjer som gästen behöver ta del av och följa (till exempel Arbetsmiljöpolicy) och de säkerhetsföreskrifter som finns på universitetet och vid den specifika verksamheten som gästen ska verka inom
• den statliga värdegrunden
• vem som är gästens värd/handledare under vistelsen.

Det bör också upprättas en plan för vistelsen, som beskriver syfte och mål etc. Planen bör definiera önskemål och förväntningar, både från gästen och interna medarbetare så att alla inblandade får ut det mesta av besöket. Tanken är att besöket ska leda till ett ömsesidigt erfarenhetsutbyte.

Blanketter för skriftlig överenskommelse gällande gäst i verksamheten (på svenska och engelska) finns att ladda ner på sidan HR-blanketter och mallar.

Informera om vistelsen

Ansvar: 

Chef för berörd verksamhet  

• Informera berörda medarbetare på institutionen, fakulteten eller verksamheten. 

Värdskap

Ansvar:

Prefekt/motsvarande ansvarar för att utse ansvarig värdperson/handledare.

• Inför varje besök bör en ansvarig person utses som värd/handledare för gästen. Värdskapet ska kommuniceras till gästen före besöket. Värden ansvarar för det praktiska inför, under och efter besöket (till exempelsociala aktiviteter).

Introduktionsprogram 

Ansvar:

Värd/handledare

• Ta fram ett introduktionsprogram för gästen. Fundera till exempel över vilka medarbetare gästen skulle ha utbyte av att träffa, och tvärtom. Boka in dessa möten i god tid. 

Behörigheter i system och byggnader 

Ansvar:

Prefekt/motsvarande samt katalogansvarig

• Registrera gästen i Lucat som Universitetsanknuten och välj i första hand underkategorin gästforskare/gästföreläsare så att inte behörigheter ges i större utsträckning än nödvändigt. Vid mycket korta besök finns andra underkategorier med mer begränsade behörigheter. Det är möjligt att i efterhand ansöka om vissa kompletterande behörigheter. Efterfrågad tidsperiod ska motsvara den period gästen ska vistas vid universitetet. Ange värd/handledare som kontaktperson.

Boende

Ansvar:

Värd/handledare

• Kontakta LU bostäder/LU Accommodation

Välkomstbrev/-mejl

Ansvar: 

Värd/handledare

• Skicka ett välkomnande brev alternativt mejl med praktisk information till gästen, i god tid innan hen anländer till universitetet.

Förslag på innehåll: 

• Kontaktuppgifter till värd/handledare. 
• Presentation av verksamheten där gästen kommer att vistas. 
• Introduktionsprogram.
• Agenda för eventuell introduktionsdag. 
• Karta över Lund och universitetsområdet samt vägbeskrivning från flygplatser/tågstation. 
• Tips och rekommendationer om fritidsaktiviteter i Lund med omnejd.

Efter besöket

Återkoppling och uppföljning 

Ansvar:

Prefekt/motsvarande 

• Avsluta behörigheter i system och byggnader.
• Låt gästen utvärdera sin vistelse. 
• Låt verksamheten utvärdera gästens vistelse. 
• Använd resultaten av utvärderingarna som underlag för planering av framtida gästvistelser.