HR-stöd: Byte av bank för löneutbetalningar
AKTUELLT – uppdateras löpande
För kännedom så får sektionen Ekonomi för närvarande många frågor om bland annat följande:
- Fråga: Lägger ni (sektionen Ekonomi) upp kontot i Swedbank?
- Svar: Sektionen Ekonomi kan inte registrera bankuppgifter hos Swedbank. Denna information finns nedan, i stycket Rutin för lönereturer klar – för personer som befinner sig utomlands från 230425.
- Fråga: Gör jag som vanligt en minirapp i Primula och lägger in arvodet efter det? När kan jag, om jag ska, lägga in arvodet i Primula?
- Svar: Alla löner och ersättningar ska hanteras via Primula, som vanligt. Denna information finns nedan i stycket Rutin för lönereturer klar – för personer som befinner sig utomlands som från 230425.
- Frågor angående fullmakter och ombud för att registrera uppgifter.
- Svar: Banken godtar ej fullmakt. Information om detta finns på Ny bank för löneutbetalningar | Medarbetarwebben (lu.se), under rubriken Registrera utländskt konto.
Det har inkommit frågor om två saker på blanketten:
Angående rutan "National ID***"
Angående rutan National ID*** så innebär det att kompletterande uppgifter krävs för de länder som är listade undertill.
Det skulle dock kunna finnas fler sådana länder (utöver de som listas längre ned) men de som listas där är de vanligaste som sektionen Ekonomi har stött på hittills. Det är också samma uppgifter som idag finns på Nordeablanketten.
Angående rutan "Uppdraget gäller t o m"
Här ska anges t o m-datum för hur länge verksamheten bedömer att manuella utbetalningar kommer att behövas.
Vet man att det bara är en engångsutbetalning räcker det att ange en månad, men vet man att det kommer att bli månatliga utbetalningar under en längre period så anger man den perioden. Vet man att det krävs i maj och juni men medarbetaren sedan kommer till Sverige och kan registrera konto så räcker det kanske att ange t o m-datum 30/6.
Sektionen Ekonomi sparar blanketten under hela perioden. Skulle det behövas fler utbetalningar därefter behöver ny blankett skickas in.
Blankett för utländska bankuppgifter – enbart i undantagsfall
För personer som befinner sig utomlands och inte haft möjlighet att registrera bankkonto hos Swedbank har Lunds universitet utarbetat en egen blankett. Vi arbetar för att få fram en mer automatiserad lösning men i dagsläget vet vi inte när den lösningen kommer att vara på plats.
Precis som vanligt ska alla löner, ersättningar, arvoden med mera hanteras och betalas ut via Primula och blanketten för utländska bankuppgifter ska enbart användas i undantagsfall för anställda (eller andra personer som ska få en löneutbetalning) som inte befinner sig i Sverige och därför inte har möjlighet att registrera ett bankkonto i Swedbanks kontoregister eller på ett Swedbankkontor.
Dessa löneutbetalningar kommer att göras efter utbetalningsdatum, efter avvikelse/retur varje månad, och hanteras manuellt av sektionen Ekonomi. Sektionen Ekonomi kan inte registrera bankuppgifter hos Swedbank.
Blanketten skickas in via sektionen Ekonomi:s ServiceNow
Blanketten består av en övre del som löntagaren ska fylla i på engelska och en undre del som personsalsamordnare/motsvarande ska fylla i på svenska. Det åligger personalsamordnare/motsvarande att se till att blanketten blir rätt ifylld och av rätt person.
För att få tillgång till blanketten, kontakta din fakultets/motsvarande representant i LUHR.
Ifyllda blanketter ska, i god tid innan utbetalning, skickas in av personalsamordnare/motsvarande till sektionen Ekonomi via ServiceNow (kategori: Utländska bankuppgifter för löneutbetalning). Vid eventuella frågor kring blanketten och dess hantering ska medarbetare ta stöd av lokal HR som i sin tur kan vända sig till sektionen Ekonomi.
Länk till ServiceNow, sektionen Ekonomi
Behålla originalblankett på fakultet/institution/motsvarande
Personsalsamordnare/motsvarande behåller originalblankett och kontaktuppgifter till löntagaren, på fakulteten/institutionen/motsvarande. Vid förändrade uppgifter måste den anställde via sin personalsamordnare/motsvarande skicka in ny blankett.
Vid eventuella problem med utbetalning åligger det personsalsamordnaren/motsvarande att vara behjälplig med att kontakta löntagaren och kontrollera uppgifter.
Första löneutbetalningen via Swedbank
Avtalet med Nordea löper ut 2023-04-30 vilket medför att extra lönekörning i slutet av april enligt SSCs tidplan (lönekörning sker 26 april med utbetalningsdag i början av maj) blir den första löneutbetalningen som går via Swedbank.
15 maj sista dag att registrera konto för majlönen
Det är viktigt att informera anställda (eller andra personer som ska få en löneutbetalning) som inte befinner sig i Sverige att de skyndsamt behöver registrera ett konto hos Swedbank när de kommer till Sverige, och hur det går till.
De medarbetare som befinner sig i Sverige men ännu inte registrerat ett konto har nu fram till och med den 15 maj på sig att göra detta, för att få sin ordinarie lön utbetald per den 25 maj. Det är därför av yttersta vikt att vi fortsätter att informera om bankbytet. Det gäller såväl månadsanställda, timanställda, arvodister, studentmedarbetare som tjänstlediga och sjukskrivna.
Hänvisa medarbetare till informationen på Medarbetarwebben och Staff pages:
Även nyanställda behöver informeras om att det från och med maj är Swedbank som gäller. För nyanställda finns det information om bankbytet på denna sida:
Avi för den med svensk adress i Primula
Medarbetare som inte har registrerat ett konto den 15 maj kommer att få sin lön utbetald via avi, ifall de har en svensk adress i Primula.
Fortsatt hantering i Primula
På förekommen anledning vill sektionen Ekonomi och sektionen HR även poängtera att alla löner även fortsättningsvis ska hanteras och betalas ut via Primula så att arbetsgivaravgifter och skatter ska bli rätt redovisade gentemot Skatteverket. Blanketthanteringen är enbart kopplad till personer som inte befinner sig i Sverige och därför inte har haft möjlighet att registrera ett bankkonto i Swedbanks kontoregister eller på ett Swedbankkontor.
Anledningen till att den 6 april är satt som sista dag för registrering av konto är att Swedbank ska hinna göra vissa tester innan första löneutbetalningen, och att det då är bra om så många anställda som möjligt har registrerat sina konton.
Som vi tidigare informerat er om så har Swedbank meddelat att registrering av bankkonto behöver ske minst en vecka före utbetalningsdagen, och att denna framförhållning gäller oavsett om kontoanmälan sker med mobilt bankid i Swedbanks kontoregister eller genom besök på ett av Swedbanks bankkontor.
Registrering av svenskt konto, från utlandet
Svenska medarbetare som befinner sig utomlands och vill registrera ett svenskt konto kan göra detta online via nedanstående länk (kräver e-legitimation).
Länk till Swedbanks kontoregister
Ifall ovanstående länk inte skulle fungera så kan de använda nedanstående länk istället (kräver inte e-legitimation)
Anmälan till Swedbanks kontoregister — Startsida (itella.se)
Den som inte registrerar ett konto men har en svensk adress registrerad i Primula får lönen utbetald via en avi som skickas till den svenska hemadressen. Avin kan lösas in online på Swedbanks kontoregister alternativt via ett butiksombud eller bankkontor hos Swedbank.
Registrering av utländskt konto
För att registrera ett utländskt konto för löneutbetalning måste anställda personligen gå in på ett Swedbankkontor och legitimera sig. Medarbetare som inte befinner sig i Sverige förrän till exempel runt den 20 april bör då snarast möjligt besöka ett Swedbankkontor och registrera önskat utländskt konto.
Här finns Swedbankkontor i Skåne
För den som inte registrerar ett konto och inte har en svensk adress i Primula kommer lönen att gå som en löneretur och hanteras manuellt av sektionen Ekonomi, eftersom Swedbank inte skickar avier till utländska adresser.
Sektionen Ekonomi och sektionen HR har dock ännu inte fastlagt rutinen för denna typ av ärenden. Vänligen avvakta därför med att kontakta sektionen Ekonomi tills ni har ett aktuellt fall, efter utbetalningsdag i maj. Innan dess kommer sektionen Ekonomi inte att kunna hantera era ärenden.
För kännedom
Sektionen HR har fått kännedom om en medarbetare som vid besök hos banken för att registrera ett svenskt lönekonto fått förfrågan om Lunds universitets så kallade SUS avtalsnummer (vilket ä 042416). Den aktuella medarbetaren skulle dock koppla ihop olika konton på något speciellt sätt, vilket kan ha bidragit till att banken efterfrågade avtalsnumret.
Anställda som ska registrera ett utländskt konto måste ha med sig avtalsnumret samt fylla i och ta med sig blanketten nedan till banken.
Ladda ner blankett för registrering av utländskt bankkonto (PDF 274 kB, ny flik)
Information om Lunds universitets SUS avtalsnummer finns på informationssidorna om bankbytet för medarbetare, på Medarbetarwebben och Staff pages.
Det har visat sig att anställda som befinner sig utomlands och vill registrera ett svenskt konto i Swedbanks kontoregister, online med e-legitimation, kan få problem med att slutföra registreringen.
De anställda som fått problem med detta kan då istället använda nedanstående länk för att nå Swedbanks kontoregister:
Anmälan till Swedbanks kontoregister — Startsida (itella.se)
Information om detta finns på Swedbanks ordinarie sida för kontoregistrering, under rubriken Har du problem att logga in? Det kan bero på följande.
Alla Swedbanks bankkontor i Skåne, med adresser och öppettider, finns nu listade på Staff pages.
Här finns listan över Swedbanks kontor i Skåne (Staff pages)
För närvarande finns det möjlighet för anställda med samordningsnummer att registrera ett svenskt bankkonto digitalt utan mobilt bankid, via länken nedan.
https://cap3025.itella.se/SwedbankKontoreg/
Swedbank har dock meddelat att tjänsten kommer att utgå, men kan i nuläget inte svara på när det kommer att ske. LU har bett Swedbank att hålla tjänsten öppen tills de av LU:s medarbetare som behöver använda tjänsten har hunnit göra det.
På förekommen anledning har Swedbank informerat LU om att anställda på LU i nuläget tyvärr inte kan registrera sitt lönekonto på Sparbanken Skånes bankkontor. Swedbank har för närvarande en dialog med Sparbanken Skåne och hoppas på en lösning inom kort.
Swedbank har även informerat om att det inte går att besöka Swedbanks kontor i utlandet, till exempel i Köpenhamn, för att registrera bankkonto för löneutbetalning. Detta beror på att de utländska bankkontoren saknar teknisk koppling till Swedbanks svenska system.
Swedbank kommer inom kort att förse LU med en komplett lista över Swedbankkontor i Skåne, som vi kommer att publicera på Medarbetarwebbens och Staff pages sidor om bankbytet.
Denna information har förmedlats på Medarbetarwebbens och Staff pages sidor om bankbytet samt till LUHR för vidare spridning till lokala HR-funktioner.
Lokal HR-funktion kommer att behöva kontakta sektionen Ekonomi i de undantagsfall då en anställd vill få in sin lön på ett utländskt konto men inte registrerat det utländska kontot på ett Swedbank- eller Sparbankskontor, på grund av att hen inte befinner sig i Sverige inte har en svensk adress registrerad i Primula.
Sektionen Ekonomi kommer att behöva hantera varje enskilt ärende manuellt, som en löneretur, vilket bland annat innebär att den anställda inte kommer att få sin lön på löneutbetalningsdagen.
Sektionen Ekonomi och sektionen HR har dock ännu inte fastlagt rutinen för denna typ av ärenden (när det till exempel gäller vilka uppgifter som kommer att behövas från HR). Vänligen avvakta därför med att kontakta sektionen Ekonomi tills ni har ett aktuellt fall, efter utbetalningsdag i maj. Innan dess kommer sektionen Ekonomi inte att kunna hantera era ärenden.
Sektionen Ekonomi kan endast svara på frågor och hjälpa till i ärenden vad gäller lönereturer och ändra grundkontering lön mellan fakultet samt vissa frågor på fakturor gällande lönekrav.
På förekommen anledning vill sektionen Ekonomi och sektionen HR även poängtera att alla löner även fortsättningsvis ska hanteras och betalas ut via Primula så att arbetsgivaravgifter och skatter ska bli rätt redovisade gentemot Skatteverket.
Anställda måste personligen besöka ett Swedbank- eller Sparbankskontor för att registrera sitt önskade lönekonto.
Denna information har förmedlats via e-post till LUHR för vidare spridning till lokala HR-funktioner.
Timavlönade och arvodister omfattades tyvärr inte av det mejlutskick om bankbytet som gick ut till alla anställda på LU den 17 mars.
Därmed är det viktigt att lokal HR säkerställer att informationen i det mejlutskick som gick ut till alla anställda når timavlönade och arvodister samt medarbetare som är föräldralediga, sjukskrivna eller tjänstlediga på heltid och kanske inte läser mejl från arbetsgivaren. Föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga på heltid behöver registrera önskat kontonummer i Swebanks kontoregister.
Denna information har förmedlats via e-post till LUHR för vidare spridning till lokala HR-funktioner.
För medarbetare publiceras aktuell information om bankbytet i en blå "Aktuellt"-ruta högt upp på dessa sidor: