HR-information kopplad till situationen i Ukraina

Längre ned på sidan:

Stöd och guidning för dig som arbetar med HR-frågor

Arbetsrättsliga lagar och avtal gäller som vanligt
Vid höjd beredskap - kris- och krigsplacering?
Massflyktsdirektivet och möjligheten att anställa personer från Ukraina
Uppehållstillstånd som är på väg att gå ut
Vilken status har våra arbetsrättsliga lagar i denna situation?
Vad betyder anställning utifrån förtjänst och skicklighet?
Förenade anställningar/kombinationstjänster
Tjänstgöring som reservofficer
Måste jag utlysa tjänster som är under 6 månader/3 månader/intermittenta?
Gästforskare
Gästprofessor
Kan vi hänvisa till särskilda skäl i 6 § i Anställningsförordningen? T ex skyddsbehov?
Kan en postdoktoranställning förlängas med hänvisning till särskilda skäl eller kan denne i stället anställas som forskare och finns det då något särskilt skäl att inte utlysa (p g a krig)?
Vad gäller för Erasmusstipendier?
Utbetalning av lön
Hantering av HR-frågor med koppling till Ukraina

Arbetsrättsliga lagar och avtal gäller som vanligt

I dagsläget gäller Sveriges arbetsrättsliga lagar och avtal precis som vanligt. Det innebär till exempel att

den grundlagsreglerade bestämmelsen om bedömning utifrån förtjänst och skicklighet vid tillsättning av statliga anställningar gäller vid rekryteringar
universitetet måste i enlighet med Anställningsförordningen informera om lediga anställningar.

Om regeringen däremot skulle besluta om höjd beredskap, vilket kan inträffa vid krig eller fara för krig, kommer universitetet att omfattas av den arbetsrättsliga beredskapslagen. Denna lag påverkar bland annat bestämmelser i semesterlagen och delar av lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).

Vid höjd beredskap - kris- och krigsplacering?

Läs mer på Medarbetarwebben om vad som gäller för Lunds universitet vid höjd beredskap

Arbetsgivarverket har också bra information, bland annat i form av en Powerpoint-presentation på sin hemsida om totalförsvarsplanering.

Totalförsvarsplanering (arbetsgivarverket.se)

Massflyktsdirektivet och möjligheten att anställa personer från Ukraina

Massflyktdirektivet innebär en snabbväg till uppehålls- och arbetstillstånd, och beslutet gäller till och med den 4 mars 2023.

För att universitetet ska kunna anställa ukrainska medborgare måste de dock först registrera sig på Migrationsverket och få sitt beslut om uppehållstillstånd. Annars gör sig universitetet skyldigt till brott mot utlänningslagen.

De som omfattas av direktivet kan inte folkbokföras, men däremot ansöka om samordningsnummer, vilket fungerar för att betala ut lön och betala skatt. Övrigt regelverk påverkas inte, det vill säga arbetsrätten och utlysning av tjänster med mera är precis som vanligt.

Ukrainska medborgare har också rätt att vistas i landet under 90 dagar, utan att anmäla sig till några myndigheter. Då gäller att de bara är här som besökare, och får alltså inte arbeta. Grundförutsättningen är att de kan försörja sig själva med mat och husrum under den här tiden. Det handlar om att de är så kallat viseringsfria, och det är UD som fattar beslut i den frågan.

Uppehållstillstånd som är på väg att gå ut

Migrationsverket har fattat beslut om verkställighetsstopp till Ukraina, vilket betyder att ingen ukrainsk medborgare för närvarande behöver återvända till Ukraina. Dock bör de ukrainare som är anställda vid universitetet kontakta Migrationsverket för att ta reda på om det är något särskilt de behöver tänka på i sitt individuella fall.

Den anställde vars uppehållstillstånd håller på att löpa ut ska informera sin chef om detta. Chefen bör föra en dialog med den anställde om vilken information som Migrationsverket har lämnat till den anställde.

Vilken status har våra arbetsrättsliga lagar i denna situation?

Arbetsrätten gäller som vanligt. Skulle regeringen fatta beslut om höjd beredskap träder andra regelverk in, främst arbetsrättsliga beredskapslagen.

Vad betyder anställning utifrån förtjänst och skicklighet?

Förtjänst och skicklighet är grundlagsreglerat och det kommer inte att komma några andra ställningstaganden från regering eller Arbetsgivarverket i denna fråga. De vanliga arbetsrättsliga reglerna gäller. Dock finns det möjlighet att styra vilka krav som ställs i samband med en utlysning.

Förenade anställningar/kombinationstjänster

Anställda i Region Skåne (RS) är krigsplacerade, till skillnad från anställda vid LU. Det betyder att de som upprätthåller förenade anställningar är krigsplacerade till den del de är anställda i RS. Att vara krigsplacerad betyder att man är ianspråktagen och inte får säga upp sig eller vägra att utföra arbete, om regeringen fattar beslut om särskild eller höjd beredskap. Något sådant beslut finns inte i dagsläget.

Tjänstgöring som reservofficer

Information om ledighet för tjänstgörings om reservofficer och annan tjänstgöring inom totalförsvaret finns i sammanställning över villkor för ledigheter på HR-webben Hantera ledigheter | HR-webben (lu.se)

En arbetstagare har rätt till ledighet för sådan tjänstgöring som reservofficerare eller motsvarande som den är skyldig att fullgöra enligt 9 kap. i lagen om totalförsvarsplikt.

Vid sådan ledighet får arbetstagaren enligt Villkorsavtalen behålla 20 procent av den fasta lönen enligt förutsättningarna nedan:

Under ledighet för tjänstgöring som reservofficerare (motsvarande) fullgör betalas 20 procent av den fasta lönen ut. Det gäller under förutsättning att reservofficeren tjänstgör

under skärpt eller högsta beredskap
när totalförsvarspliktiga är skyldiga att tjänstgöra eller
när reservofficeren tjänstgör enligt avtalad tjänstgöring i reservofficerens tjänstgöringsplan upprättad inom Försvarsmakten.

Den första punkten förutsätter ett regeringsbeslut om höjd beredskap och är därmed inte aktuell i dagsläget, men situationen i Ukraina kan leda till att punkt 2 och 3 aktualiseras i högre utsträckning. Enligt villkorsavtalen får enskild överenskommelse träffas om att en större del av den fasta lönen ska betalas ut. Vid Lunds universitet kan enskilda överenskommelser med stöd i villkorsavtalen (2 kap. 7 §) endast tecknas av personaldirektören och i dagsläget är det inte aktuellt avvika från de 20 procent som anges i avtalen.

Ledigheten söks i Primula och arbetstagaren ska i ett meddelande beskriva orsak till ledighet/bifoga underlag som visar vilken typ av tjänstgöring ledigheten avser.

Vad gäller för stipendier?

Det finns en risk att Skatteverket bedömer en situation som ett anställningsförhållande om stipendium ges ut av samma huvudman som där stipendiemottagaren sysselsätts.

Läs mer om stipendier i Lunds universitetsföreskrifter (PDF, ny flik)

Måste vi utlysa tjänster som är under 6 månader/3 månader/intermittenta?

Ja. Se information om att informera om ledig anställning på HR-webben:

Rekrytera (HR-webben)

Undantaget att inte utlysa läraranställningar under 6 månader är borttaget ur Högskoleförordningen.

Om någon personligen har tilldelats ekonomiska resurser så finns det ingen ledig tjänst att utlysa. Tjänsten förutsätter alltså egen finansiering och är därför inte tillgänglig för någon annan.

Gästforskare

Gästforskare är inte anställda vid LU, utan deltar i verksamheten som gäst. Det brukar förutsätta att personen är knuten till något annat lärosäte. Det kan finnas risk för att det skulle betraktas som en anställning om hen inte är knuten till annat lärosäte och samtidigt erhåller ett stipendium från LU.

Läs mer om hantering av gäster i verksamheten

Gästprofessor

Det finns inget uttalat undantag från utlysningskravet gällande gästprofessorer, men vid LU görs ingen utlysning av gästprofessorer med motiveringen att det gäller särskilt efterfrågad kompetens, på en hög nivå och med en tillhörighet vid annat lärosäte, och inte avser en heltidsanställning.

Kan vi hänvisa till särskilda skäl i 6 § i Anställningsförordningen - till exempel skyddsbehov?

Skyddsbehov eller kris av något slag är inte att betrakta som ett särskilt skäl.

Särskilda skäl är bland annat då en arbetstagare omplaceras enligt 7 § 2 st. LAS till en ledig anställning, då arbetsgivaren vill anställa någon som har företrädesrätt till återanställning eller då en myndighet vill anställa en uppsagd arbetstagare som omfattas av Avtal om omställning och därmed ingår i Trygghetsstiftelsens rekryteringsservice.

Vad som utgör ”särskilda skäl” i 6 § AF är inte något som parterna förfogar över utan en bedömning av omständigheterna i förhållande till regelverket.

Om en myndighet vill anställa en person med nedsatt arbetsförmåga som anvisats av Arbetsförmedlingen, kan detta, beroende på omständigheterna i det enskilda fallet, också vara en sådan situation som innebär att myndigheten inte behöver informera om anställningen.

Ytterligare undantag från skyldigheten att informera om en ledig anställning kan finnas om det finns stöd för det i andra författningar, 2 § AF. Sådant stöd kan finnas i vissa myndighetsinstruktioner och förordningar om anställning av arbetstagare i samband med omorganisation av statlig verksamhet. Kallelseförfarande för professorer är ett sådant undantag som är reglerat i Högskoleförordningen.

Kan en postdoktoranställning förlängas med hänvisning till särskilda skäl?

En postdoktoranställning kan förlängas i enlighet med de särskilda skäl som anges i det centrala kollektivavtalet (avtalet medger även förlängning upp till tre år för uppnå syftet med anställningen). Krig är inte ett särskilt skäl som ger anledning till förlängning.

Vad gäller för Erasmusstipendier?

Inom Erasmus+programmet finns stipendier för lärare, personal, doktorander och studenter från partnerlärosäten som LU har ett utbytesavtal med att vistas en begränsad period vid LU för att undervisa, göra personalfortbildning eller studera.

Erasmus+ stipendiet anses som ett bidrag för att täcka de merkostnader som ett sådant utbyte/vistelse medför för deltagaren. Ersättningen baseras på antal dagar/månader som en deltagare vistas vid LU. Ersättningsnivån och beräkningen av ersättningen följer Kommissionen:s och UHR:s regelverk.

Kontakta sektionen Externa Relationer för mer information.

Utbetalning av lön

Huvudspåret är att LU betalar ut lön för arbete som är utfört för LU oavsett medborgarskap, förutsatt att det är praktiskt möjligt att genomföra en sådan utbetalning.

Omständigheter i det enskilda fallet måste dock alltid beaktas och sådana kan medföra att en löneutbetalning inte är praktiskt möjlig att genomföra.

Hantering av HR-frågor med koppling till Ukraina

HR-frågor från HR-funktioner på fakultetsnivå/motsvarande som rör Ukraina hanteras i vanlig ordning, d v s skickas till sektionen HR via ärendehanteringssystemet Service Now.

Du loggar in i sektionen HR:s ärendehanteringssystemet ServiceNow via sidan Hitta rätt HR-information och stöd på HR-webben

Information in English

Support and guidance for working with HR issues

Labour law and agreements apply as usual

Swedish labour law and agreements continue to apply as usual. This means, for example, that

the constitutional provision on the assessment of service merits and competence applies in the recruitment of government employees
in accordance with the Employment Ordinance (Anställningsförordningen), the University must announce vacancies.

However, if the Government decides on a heightened state of alert, which could be the case in the event of war or the threat of war, the Emergency Powers Act (Arbetsrättslig beredskapslag) will apply to the University. The act impacts provisions in the Annual Leave Act and parts of the Employment (Co-Determination in the Workplace) Act (MBL)

Temporary Protection Directive and the possibility to hire employees from Ukraine

The Temporary Protection Directive entails an expedited path to a residence and work permit. The decision applies up to and including 4 March 2023.

However, Ukrainian citizens need to register with the Swedish Migration Agency and obtain a residence permit before they can be employed by the University. If this procedure is not followed, the University contravenes the Aliens Act. They cannot be registered as a resident of Sweden but can apply for a coordination number, which can be used for salary payments and to pay tax. Other rules and regulations are not affected, i.e. labour law, rules on announcing positions, etc. remain unchanged.

Ukrainian citizens are also entitled to stay in the country for 90 days without registering with any public authorities. In this case they are treated as visitors and are not allowed to work. The basic premise is that they are able to provide their own food and shelter during this period. This situation refers to visa-free travel, and the Ministry for Foreign Affairs makes decisions on the issue.

Residence permit close to expiring

The Swedish Migration Agency has decided on an enforcement halt for Ukraine, which means that, at present, Ukrainian citizens are not required to return to Ukraine. Ukrainian citizens employed by the University should, however, contact the Swedish Migration Agency for information on any issues that need to be considered in their specific case.

Employees whose residence permit is close to expiring need to inform their manager. The manager and employee should discuss what information the Swedish Migration Agency has communicated to the employee.

Crisis and wartime posting

Employees do not have a wartime posting

The Swedish Agency for Government Employers provides good information; for example, their website has a PowerPoint presentation on total defence planning.

Total defence planning (arbetsgivarverket.se; in Swedish)

What is the status of our labour laws in this situation?

Labour law applies as usual. Should the Government decide on a heightened state of alert, other rules and regulations will go into effect, above all the Emergency Powers Act.

What does employment based on service merits and competence mean?

There is a constitutional provision on the assessment of service merits and competence, and the Government and the Swedish Agency for Government Employers will not reconsider the provision. The regular labour law regulations apply. However, it is possible to determine what the requirements should be in a vacancy announcement.

Combined employment/combined positions

Unlike LU employees, Region Skåne (RS) employees have a wartime posting, which means that those with combined employment have a wartime posting for the RS portion of their employment. Having a wartime posting means that there is a claim on the individual, who may not give notice or refuse to perform duties if the Government decides on increased readiness or a heightened state of alert. There is no such decision at present.

Service as an officer in the reserves

Information on leave for service as an officer in the reserves or other service in the total defence is available in the summary of the conditions for leave on the HR website: Managing leave | HR-website (lu.se; in Swedish)

An employee is entitled to leave for service as an officer in the reserves or equivalent if required to serve pursuant to Chapter 9 in the Act on Total Defence (Lagen om totalförsvarsplikt).

In the event of leave of this nature, the employee may retain 20 per cent of their set salary according to the conditions below in accordance with the General Agreements on Pay and Benefits for Government Employees (Villkorsavtalen):

While on leave for service as an officer in the reserves (or equivalent), 20 per cent of the set salary will be paid. This applies provided that the reserve officer serves

during a state of increased readiness or full alert
when service in the total defence is mandatory
when the reserve officer serves in accordance with contracted duty in the reserves duty plan drawn up by the Swedish Armed Forces.

The first point requires a Government decision on a heightened state of alert and is thus not relevant at present, but the situation in Ukraine could lead to points two and three becoming relevant to a greater extent. In accordance with the General Agreements on Pay and Benefits for Government Employees, a separate agreement can be reached stipulating that a larger portion of the set salary is to be paid. At Lund University, separate agreements supported by the General Agreements on Pay and Benefits for Government Employees (Chapter 2, Section 7) may only be signed by the HR Director, and at present there is to be no deviation from the 20 per cent stipulated in the agreements.

Leave is applied for in Primula, and the employee is to describe the reason for the leave and attach documentation showing to which type of service the leave pertains.

What applies for scholarships?

If the responsible authority awarding a scholarship is the same responsible authority as where the scholarship recipient works, there is a risk that the Swedish Tax Agency will deem the situation to be an employment relationship.

Are we obligated to announce positions with a duration of less than 6 months/3 months or intermittent employment?

Yes. See the information on conveying information on vacancies on the HR website:

Recruitment (HR website; in Swedish)

The exception concerning not announcing teaching positions with a duration of less than 6 months has been removed from the Higher Education Ordinance.

If someone has personally been allocated funding, there is no vacancy to announce. The position, therefore, requires personal funding and as a result is not available to anyone else.

Visiting researcher

Visiting researchers are not employed by LU, but rather take part in activities as a guest. This usually means that the person is linked to another higher education institution. There is a risk of the relationship being regarded as employment if the person is not linked to another higher education institution and at the same time receives a scholarship from LU.

Visiting professor

There is no explicit exception from the requirement to announce vacancies for visiting professors, but LU does not announce vacancies for visiting professors since the role requires specifically sought-after and high-level expertise, affiliation with another higher education institution and does not entail full-time employment.

Can we refer to special grounds in Section 6 of the Employment Ordinance – need for protection, for example?

The need for protection or any sort of crisis is not considered to constitute special grounds.

Special grounds are, for example, when an employee is transferred to a vacant position in accordance with Section 7, paragraph 2 of the Employment Protection Act (LAS), when the employer wants to hire someone with rights of priority concerning re-employment or when a public authority wants to hire an employee who has been made redundant and is subject to the Job Transition Agreement and is thus included in the Job Security Foundation recruitment service.

What constitutes “special grounds” in Section 6 of the Employment Ordinance cannot be determined by the parties without an assessment of the circumstances in relation to the regulations.

If a public authority wants to employ an individual with a reduced ability to work through the Swedish Public Employment Service, this could, depending on the circumstances of the individual case, be a situation in which the public authority does not need to convey information about the position.

There may be other exceptions from the obligation to provide information about a vacant position if supported by other statutes, Section 2 of the Employment Ordinance. Support of this kind can be found in certain official instruction documents and regulations on hiring employees in conjunction with reorganising Government operations. An exception of this kind is the direct appointment procedure for professors, which is governed by the Higher Education Ordinance.

Can a postdoc position be extended with reference to special grounds?

A postdoc position can be extended in accordance with the special grounds stipulated in the central collective agreement (the agreement also allows for an extension of up to three years to achieve the purpose of the position). War does not constitute special grounds for an extension.

What applies for Erasmus grants?

The Erasmus+ programme offers grants to teaching staff, employees, doctoral students and students from higher education partners that have an exchange agreement with LU. The grants enable the participants to spend a limited period at LU to teach, take part in continuing professional development or study.

The Erasmus+ grant covers the additional expenses that the exchange/visit entails for the participant. Remuneration is based on the number of days/months that a participant spends at LU. The remuneration level and calculation of the amount adhere to the European Commission’s and UHR’s regulations.

Contact External Relations for further information.

Salary payment

In essence, LU pays salary for work conducted on behalf of LU regardless of citizenship, provided it is practically feasible to do so.

Circumstances in individual cases must, however, always be taken into account, and some circumstances may mean it is not practically feasible to make a salary payment.

Managing HR issues related to Ukraine

HR issues from HR offices at faculty level or the equivalent pertaining to Ukraine are managed as usual, in that they are submitted to the HR Division via the Service Now case management system.

Log into the HR Division’s Service Now case management system via the Find the right HR information and support page on the HR website

Relaterad information

Stöd för chefer - med anledning av kriget i Ukraina