Blanketter och mallar
På denna sida finns ett urval av blanketter och mallar som förekommer på HR-webben.
Alla dokument på sidan öppnas i en ny flik.
Innehåll på sidan:
- Anställning
- Arbetsmiljö
- Arbetstid
- Gäster i verksamheten
- Internationell personal
- Introduktion av nya medarbetare
- MBL-förhandlingar
- Rekrytering (mallar/stödmaterial på svenska och engelska)
- Sociala avgifter
- Utbildnings- och postdoktorsstipendier
Anställning
Anställningsvillkor
Anställningsbeslut/employment decision
Engelsk översättning av det svenska originalbeslutet som finns i Primula.
Bilaga till anställningsbeslut: Information om anställningsvillkor
Bilaga till anställningsbeslut finns att ladda ner i högerspalten på nedanstående sidor på Medarbetarwebben respektive Staff pages:
Bilagan skrivs ut tillsammans med anställningsbeslutet och lämnas till arbetstagaren senast 7 kalenderdagar efter att arbetstagaren påbörjat sin anställning.
Avtal arbetsgivaransvar adjungerade lärare
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetsadjunkt (Word 111 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct lecturer (Word 108 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad universitetslektor (Word 115 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct senior lecturer (111 kB)
- Avtalsmall för anställning som adjungerad professor (Word 98 kB)
- Template for contract regarding appointment as adjunct professor (111 kB)
Läs mer: Adjungeringar, gästprofessorer och pensionerade professorers verksamhet
Bisyssla
Lärare ska anmäla bisyssla senast 31/3. Anmälda bisysslor ska bedömas av prefekt senast 30/4.
Läs mer: Bisyssla
Chefskontrakt
Läs mer i Riktlinjer om ledningsuppdrag vid Lunds universitet (PDF)
Distansarbete, TA-personal
- Mall för överenskommelse om distansarbete TA-personal, inklusive engelsk översättning (ifyllbar PDF 391, kB)
- Mall för uppsägning av överenskommelse om distansarbete TA-personal, inklusive engelsk översättning (ifyllbar PDF 299 kB)
OBS! Överenskommelse och uppsägning av överenskommelse ska alltid fyllas i på svenska.
Tips: Checklista för distansarbete, på Prevents webbplats
Läs mer: Distansarbete
Etapplyft doktorander
- Blankett för doktorander vid nådda etapplyft (PDF 57 kB)
- Application for new salary level for holders of a doctoral studentship (PDF 1 MB)
Läs mer: Förändra lön vid annan tidpunkt än lönerevision
Fakturaunderlag enligt avgiftsförordningen
Flextidsavtal för teknisk och administrativ personal
Läs mer: Flextid för teknisk och administrativ personal
Förhandlingsunderlag avseende statlig visstidsanställning (STAVA)
Innan beslut om denna typ av anställning ska arbetsgivaren primärförhandla enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Använd LU:s mall för ett sådant förhandlingsunderlag och hur förhandlingen ska gå till.
Läs mer: Särskild process för primärförhandling avseende statlig visstidsanställning (STAVA)
Förändring av befintlig anställning
Läs mer: Förändring av befintlig anställning
Korta och tillfälliga anställningar
- Anställningsbeslut för korta och tillfälliga anställningar (ifyllbar PDF, 151 kB)
- Appointment Decision short-term and temporary employment (ifyllbar PDF, 156 kB)
- Form: Agreement regarding terms for short-term and temporary employment (ifyllbar PDF 214 kB)
- Normbelopp för timundervisning. Tillämpas från och med 230301 (PDF 192 kB)
Anställdas möjlighet att avstå från att särskild visstidsanställning (SÄVA) övergår till tillsvidareanställning
Kontering
- Ändra grundkontering lön – vid delad anställning mellan olika fakulteter (Excel 33 kB)
- Läs mer om att ändra grundkontering (Ekonomiwebben)
Ledighet och frånvaro
Endast för ledigheter som ej söks i Primula. Du som använder webbläsaren Firefox behöver ladda ner pdf:en till din dator innan du fyller i den digitalt.
Läs mer: Ledighet och semester
Pension
Läs mer: Handläggningsordning vid pension
Pensionerade professorers verksamhet
Läs mer: Pensionerade professorers verksamhet
Rekvisition av samordningsnummer från Skatteverket
Innan person har anlänt till Sverige.
Semester
Syftet med mallen är att dokumentera att kriterierna för att spara semester är uppfyllda och hur många dagar som sparas till ett senare år
- Mall för dokumentation om sparad semester (PDF 206 kB, ny flik)
- Agreement on saving annual leave for subsequent years – teaching staff (PDF, ny flik). Denna blankett kommer att uppdateras inom kort.
- Checklista för semesteruppföljning (ifyllbar PDF144kB, ny flik)
- Monitoring of annual leave taken (PDF 160kB, ny flik)
Läs mer: Hantera semester
Skattefria ersättningar för personliga utlägg
- Rutiner vid ersättning av personliga utlägg (PDF, 174 kB)
- Skattefria ersättningar för personliga utlägg (Excel ,37 kB)
- Taxfree reimbursement for personal costs (Excel, 37 kB)
Synnerliga skäl för fortsatt anställning efter fyllda 68 år
Vid överenskommelse om fortsatt anställning efter fyllda 68 år.
Läs mer: Anställningens upphörande på grund av ålder
Utlandsstationering med URA (utlandskontrakt)
- URA-blankett med bilaga (ifyllbar blankett, PDF 327 kB)
- Utbetalning av merkostnader i URA-kontraktet (ifyllbar blankett, PDF 202 kB)
- Upphörande av URA-kontrakt i förtid (ifyllbar blankett, PDF 152 kB)
Läs mer: Utlandsstationering med URA (utlandskontrakt)
Utvecklingssamtal
- Mall för anställdas individuella mål och kompetensutvecklingsplan - utvecklingssamtal och lönesamtal (Word 25 kB)
- Template for employees individual goals and professional development plan - staff appraisal and salary appraisal (Word 25 kB)
- Stödmaterial för utvecklingssamtal (Word 117 kB)
- Support materials Staff appraisals (Word 112 kB)
Läs mer: Utvecklingssamtal
Varsla och avsluta tidsbegränsad anställning
Besked till anställd, för anställning med grund i ALVA
- Blankett Besked om att tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta med information om företrädesrätt (ifyllbar PDF 235 kB)
- Informationsblad Information om företrädesrätt (PDF 163 kB)
Besked till anställd, för anställd med grund i Högskoleförordningen (doktorander m fl)
- Blankett: Besked till anställd att tidsbegränsad anställning upphör, 5 kap HF (PDF 294 kB)
- Template: Notification that fixed-term employment will not be continued, chapter 5 of the Higher Education Ordinance (PDF 294 kB)
Varsel till berörd facklig organisation
Läs mer: Avsluta tidsbegränsad anställning, Företrädesrätt till återanställning
Omställning
- Elektronisk anmälan till Avtal om omställning (Trygghetsstiftelsen)
- Underskriftsblankett till avtal om omställning (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Registration signature form (PDF, Trygghetsstiftelsens webbplats)
- Information om avtal om omställning, till anställd vars tidsbegränsad anställning upphör (PDF 166 kB)
- Om lokala omställningsmedel (PDF 104 kB)
- Mall för att ansöka om lokala omställningsmedel (Word 184 kB)
Läs mer: Kvalificering till avtal om omställning
Arbetsmiljö
Anpassning och rehabilitering
- Anpassnings- och/eller rehabiliteringsplan inklusive bilaga (ifyllbar PDF 457 kB)
- Rehabilitation plan, English version (PDF)
- Rehabilitation Routines and guidelines at Lunds University (PDF 241 kB)
- Kortmanual till rehabiliteringssystemet Adato (PDF 1,15 MB)
Läs mer: Anpassning och rehabilitering
Anslag om arbetsmiljöorganisation
- Mall: Anslag om arbetsmiljöorganisation (PDF 1.4 MB)
- Template: Poster about work environment organisation (PDF 1.2 MB)
Biosäkerhet
- Riskbedömningsblankett BARA, för arbete med mikrobiologiska agens som inte är genmodifierade (Word 45 kB)
- Riskbedömningsblankett HUMRA, för arbete med blod och humant provmaterial som inte är genmodifierat (Word, 177 kB)
- Rutin för stickskada (PDF 188 kB)
- Rutin för stickskada eng (PDF 199 kB)
Läs mer: Biosäkerhet
Kemikaliesäkerhet
- Blankett för inventering av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit (Word 108 kB)
- Loggbok för inköp och förbrukning av ej fullständigt denaturerad etanol eller teknisk sprit (Word 112 kB)
Läs mer: Krav på utbildning, kontroller och rapportering
Medicinska kontroller i arbetslivet
- Beställningsblankett medicinsk kontroll (PDF 104 kB)
- Chefens instruktion för medicinsk kontroll (PDF 195 kB)
- Instructions for managers concerning medical check-ups (PDF, 209 kB)
Läs mer: Medicinska kontroller i arbetslivet
OSA-enkät
- Mall för OSA-enkät på svenska (PDF 133 kB)
- Mall för OSA-enkät på svenska/engelska (PDF 147 kB)
- Instruktioner: OSA-enkät i Sunet Survey
- Chefsstöd för OSA-enkät (PPT)
- Manager support OSA survey (PDF)
Läs mer: Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
Uppgiftsfördelning och ansvar
Dokumentation:
- Mall Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande (Word)
- Mall Rektors vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete till dekan/motsvarande eng (Word 94 kB)
- Mall Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete (Word)
- Mall Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete eng (Word 111kB)
- Mall Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete (Word)
- Mall Returnering av fördelade uppgifter inom arbetsmiljö och brandskyddsarbete eng (Word 98 kB)
- Mall Stödmaterial avseende vidarefördelning av uppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet och det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering avseende studenter (Word 102 kB)
Läs mer: Uppgiftsfördelning och ansvar
Riskbedömning
- Mall för riskbedömning och handlingsplan, på svenska och engelska (Word 43 kB)
- Mall för risk- och konsekvensbedömning, avancerad (Excel 39 kB)
- Mall för riskbedömning studiesocial skyddsrond (Word 65 kB)
- Template Risk assessment student welfare reviews (Word 65kB)
Läs mer: Risker i arbetsmiljön
Samverkan mellan chefer och skyddsombud
- Mall Stödmaterial för samverkan mellan chef och skyddsombud (PDF 164 kB)
- Mall Stödmaterial för samverkan mellan prefekt och studerandeskyddsombud (Word 110 kB)
Läs mer: Roller i arbetsmiljöarbetet
Skyddsronder
Ta hjälp av stödmaterial som underlättar arbetet med skyddsrond
Mall för skyddsrond gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) hittar du under rubriken OSA-enkät längre upp på sidan.
Mall för checklista för egenkontroll gällande brandsäkerhet finns på sidan för systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
Läs mer: Skyddsrond
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
- Mall för rutin inom det systematiska arbetsmiljöarbetet (Word 76 kB)
- Rutin för arbetsgång för årlig uppföljning av SAM
Vid utlandstjänstgöring:
- Mall för samtal med chef/motsvarande vid mottagande enhet (Word 52 kB)
- Mall för samtal med den anställde (Word 54 kB)
Läs mer: Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD)
- Stöddokument åtgärdsplan SFAD (Word 70 kB)
- Stöddokument för uppföljning av resultat av åtgärder, gällande studenter (Word 61 kB) (Support document for follow-up on the results of measures within the systematic preventive work against discrimination, regarding students)
Läs mer: Systematiskt förebyggande arbete mot diskriminering (SFAD), Studiesocial skyddsrond, gällande studenter
Arbetstid
Arbetstid för lärare – personalplan
- Mall för hur en personalplan kan se ut (Excel 224 kB)
- Template: Duties plan for teaching staff (Excel 200 kB)
Läs mer: Arbetstid för lärare
Flextidsavtal för teknisk och administrativ personal
Läs mer: Flextidsavtal för teknisk och administrativ personal
Förtroendearbetstid
Läs mer: Förtroendearbetstid
Oregelbunden arbetstid
- Mall: Arbetstidschema för anställda, att skicka till SSC (Excel 100 kB)
- Tabell: Omräkning av minuter till hundradelstimmar (PDF 120 kB)
Läs mer: Oregelbunden arbetstid
Enskild överenskommelse om arbetstidsreglering
Läs mer: Enskild överenskommelse om arbetstidsreglering
Gäster i verksamheten
- Blankett för skriftlig överenskommelse om gäst i verksamheten (PDF 210 kB)
- Template for written agreement, guests at the unit (PDF, 375 kB)
- Stöd och checklista gällande gäster i verksamheten på Lunds universitet
- Support and checklist for receiving guests at Lund University
Läs mer: Gäster i verksamheten
Internationell personal
Anställningsavtal vid ansökan om arbetstillstånd
- Mall: Anställningsavtal vid ansökan om arbetstillstånd (PDF 200 kB)
- Mall: Employer contract when applying for work permit (PDF 200 kB)
Används vid ansökan om arbetstillstånd av tredjelandsmedborgare. Skriv ut mallen och fyll i för hand. Migrationsverket vill ha underskrifter från bägge parter. Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken 4 Anställningsavtal på sidan Arbetstillstånd.
Anställningsintyg, doktorander
- Mall: Anställningsintyg, doktorander (Word 219 kB)
- Mall: Anställningsintyg vid förlängning, doktorander (Word 83 kB)
Läs mer om hur och när mallarna ovan ska användas, under flikarna 1 Antagningsbeslut samt studie- och anställningsbeslut respektive 6 Förlängning på sidan Uppehållstillstånd för doktorander.
Fullmakt till Migrationsverket
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Fullmakt till Migrationsverket på sidan Medborgare från tredje land.
Letter of invitation in order to obtain VISA to Sweden
Läs mer om hur och när mallen ska användas, under fliken Arbetstillstånd och visum på sidan Medborgare från tredje land
Fler mallar
På sidorna om internationell personal finns fler blanketter från andra samhällsaktörer (till exempel Försäkringskassan och Migrationsverket). Blanketterna återfinns i respektive avsnitt.
Läs mer: Internationell personal
Introduktion av nya medarbetare
Välkomstmejl från arbetsplatsen innan första arbetsdagen
- Mall för välkomstmejl från arbetsplatsen innan första arbetsdagen (Word 96 kB)
- Mall för välkomstmejl från arbetsplatsen innan första arbetsdagen, på engelska (Word 95 kB)
Informationsmejl från rekryterande chef under första arbetsdagen
- Mall för informationsmejl från rekryterande chef första arbetsdagen (Word 95 kB)
- Mall för informationsmejl från rekryterande chef första arbetsdagen, på engelska (Word 95 kB)
Lista över kontaktpersoner
- Mall för lista över kontaktpersoner (Word 94 kB)
- Mall för lista över kontaktpersoner, på engelska (Word 94 kB)
Uppföljningssamtal
- Mall för uppföljningssamtal med ny medarbetare (Word 94 kB)
- Mall för uppföljningssamtal med ny medarbetare, på engelska (Word 94 kB)
Läs mer: Introduktion av nya medarbetare
MBL-förhandlingar
Snabbprotokoll
- Mall: Snabbprotokoll fört vid förhandling enligt 11 § LAS (Word 94 kB)
- Mall: Protokoll fört vid förhandling enligt 32 § LAS (företrädesrätt) (Word 93 kB)
Läs mer: Rutinbeskrivning för snabbprotokoll vid förhandling enligt 11 § MBL och 32 § LAS
Förhandlingsunderlag vid verksamhetsförändring
Mall: Förhandlingsunderlag vid verksamhetsförändring (Word 105 kB)
Läs mer: MBL-förhandlingar
Rekrytering
Läs mer: Rekrytering
Sociala avgifter
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2024 (PDF 271 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2023 (PDF 266 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2022 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2021 (PDF 195 kB)
- Sociala avgifter/Lönekostnadspåslag (LKP) 2020 (PDF 195 kB)
Utbildnings- och postdoktorsstipendier
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion på fakultetsnivå/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden.
Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.