Chefsstöd inför anpassnings- och rehabiliteringssamtal
Vid till exempel upprepad korttidsfrånvaro eller upprepade tidiga signaler på ohälsa ska du som chef ha ett anpassnings- och rehabiliteringssamtal med din anställda. Här hittar du information som är tänkt att användas som förberedelse inför ett sådant samtal.
Ett anpassnings- och rehabiliteringssamtal är ett samtal som syftar till att klargöra behov av anpassning eller rehabilitering samt inleda planering för återgång i arbete. Samtalet sker mellan chef med personalansvar och den anställda i fråga.
Samtalet ska genomföras när den anställda
- varit sjukskriven 6 gånger på 12 månader (upprepad korttidsfrånvaro)
- förväntas vara sjukskriven längre än 30 dagar
- själv begär det
- visat upprepade tidiga signaler på ohälsa.
Anpassnings- och rehabiliteringssamtalet ska genomföras senast en månad efter insjuknande, det vill säga senast sjukdag 30. En tidig planering av eventuella behov av anpassnings- eller rehabiliteringsåtgärder ökar möjligheterna till kortare sjukskrivning. Även om den anställda återkommer till arbetsplatsen i nära anslutning till dag 30 ska en rehabiliteringsplan upprättas. Rehabiliteringsplanen fylls i gemensamt med den anställda vid samtalet. När samtalet avslutas undertecknar både du som chef och den anställda rehabiliteringsplanen.
- Har du informerat om att den anställda kan ta med sig facklig företrädare eller annan stödperson till samtalet?
- Har du nödvändig information från behandlande läkare/Företagshälsovården inför samtalet?
- Vilka arbetsuppgifter har den anställda under normala omständigheter?
- Om andra arbetsuppgifter är aktuella: Vad finns att erbjuda?
- Vilken typ av rehabiliteringsinsatser eller anpassningsåtgärder kan tänkas bli aktuella?
- Vilket mandat har du att fatta beslut om insatser? Vad är möjligt ekonomiskt?
- Vilket stöd behöver du av närmaste personalfunktion? Ta kontakt med närmaste personalfunktion för att diskutera ärendet vidare.
- Behöver du stöd från någon annan intern eller extern expert (t ex Företagshälsovården eller Försäkringskassan)?
- Vet du hur ett anpassnings- och rehabiliteringssamtal ska dokumenteras?
- Vet du vad som gäller avseende sekretess?
- Kan den anställda återgå till nuvarande arbetsuppgifter?
- Vilka arbetsuppgifter klarar den anställda?
- Hur länge har den anställda haft besvären?
- Finns det något samband mellan besvären och arbetsplatsen?
- Vilka möjligheter finns att arbeta helt eller delvis trots besvären?
- Vilka möjligheter ser den anställda till anpassning av arbetsuppgifter och rehabilitering?
- Hur upprättas kontakten med arbetsplatsen och arbetskamrater?
- Behöver arbetsplatsen förändras på något sätt?
- Behöver arbetet organiseras om?
- Behöver något i arbetsinnehållet förändras?
- Kan arbetsuppgifter tas bort eller läggas till?
- Behövs det särskild utrustning eller ombyggnad?
- Behövs det träning för att klara arbetet? Kan Försäkringskassan bistå med ersättning?
- Kan arbetsuppgifterna anpassas på något sätt?
- Behövs det flexibla arbetstider för att klara arbetet?
- Krävs det någon kompetensutveckling?
- Skulle handledning kunna vara en åtgärd?
- Hur ser tidsplanen ut?
Rehabiliteringssamtalet dokumenteras i en rehabiliteringsplan som både du och den anställda undertecknar. Skriv planen under samtalet så att ni har en samsyn om vad planen innehåller.
Om det efter genomfört rehabiliteringssamtal finns frågetecken kring den anställdas arbetsförmåga eller om du som chef behöver medicinska råd för att komma fram till lämpliga åtgärder kan du sammankalla till ett anpassnings- och rehabiliteringsmöte.