Chefsforum LU: Konflikter kräver mod, lyhördhet och struktur
Under en förmiddag i oktober samlades närmare 200 chefer från Lunds universitet för att tillsammans fördjupa sig i ett av ledarskapets mest utmanande områden, konflikthantering.
Chefsforum LU arrangeras av sektionen HR och bjöd denna gång på reflektioner, samtal och konkreta verktyg om hur man som chef kan agera vid konflikter och i andra komplexa situationer.
Konflikter – en del av arbetslivet
Konflikter är en naturlig del av arbetslivet. Det handlar om människor och känslor, och det som händer är inte alltid rationellt. Inom akademin kan konflikter bli komplexa då roller kan förändras över tid. Relationer som en gång var informella kan plötsligt kräva en mer formell struktur vilket kan skapa känslomässiga utmaningar som kräver både mod och fingertoppskänsla att hantera.
Håll huvudet kallt och hjärtat varmt
Vicerektor Jimmie Kristensson inledde chefsforumet med att reflektera över sina egna erfarenheter och lärdomar av att hantera konflikter.
– Jag tror inte att man som chef ska känna att man alltid behöver leverera svar och lösningar direkt. Ibland räcker det att lyssna och låta processen ta sin tid. Men, för att citera vår förra kommunikationsdirektör Johanna Sandahl så är det viktigt att hålla huvudet kallt och hjärtat varmt.
Prata med varandra – inte om varandra
Anna Sjösten, HR-specialist i arbetsmiljöfrågor, menade att många konflikter bottnar i att samtal aldrig har ägt rum – vilket gör det svårt att förstå vad som verkligen pågår.
– Jag brukar säga att det är viktigt att prata med varandra, inte om varandra. Förvånansvärt ofta upptäcks det att ingen faktiskt har pratat med den som berörs av exempelvis en konflikt.
Som vid parterapi
Robert Holmberg och Pelle Olsson, universitetslektor och forskare respektive universitetsadjunkt på Institutionen för psykologi, gästade forumet för att dela med sig av konkreta tips på hur man som chef kan hantera konflikter och utmanande beteenden. Pelle undervisar bland annat i psykoterapi och tycker att konflikter generellt är spännande.
– Vid konflikter på arbetsplatsen kan man tänka lite på samma sätt som vid parterapi, där roller och behov förändras och det ibland krävs att man sätter sig ner och försöker förstå varandra på djupet.
Missförstånd, outtalade behov eller brist på kunskap om varandra
Enligt Pelle och Robert bottnar arbetsplatskonflikter ofta i missförstånd, outtalade behov eller brist på kunskap om varandra. För att hantera sådana konflikten behöver chefer göra en analys av de olika parternas behov och ha klart för sig vad han eller hon som chef vill åstadkomma.
– Ett tips är att skriva ett manus inför samtalet med de inblandade, och våga ta kommandot. Var inte rädd för att avbryta och summera under samtalets gång, så att det som sägs bekräftas. Informera i förväg om att du kommer att avbryta, för att ni ska komma framåt.
Robert lyfte även hur kollegialt stöd och externa perspektiv kan göra skillnad. För att hantera en svår situation kan man som chef till exempel ta hjälp av en biträdande chef eller av en coach.
Gruppers behov och dynamik
Konflikter kan även uppstå ur gruppers behov och dynamik, menade Robert och Pelle. För att förstå och hantera konflikter mer konstruktivt kan det hjälpa att se konflikten som systemfenomen – att om den som anses vara problemet i konflikten lämnar gruppen så tar oftast någon annan över den rollen.
Ibland kan en konflikt också vara outtalad, men märkbar. Då måste den lyftas, menar Robert och Pelle.
– Våga bemöta, och fråga den som utmanar: 'Vad tycker du?', eller 'Får jag låna din röst?' och gissa vad personen tänker och ge ett positivt förslag.
Vi är varandras arbetsmiljö och alla måste bidra
Vid forumet medverkade också Anna Leo, HR-specialist i arbetsrätt. Anna kopplas in när saker gått snett i verksamheten och när chefer behöver stöd. Hon menade att chefer behöver kunna sätta gränser och tydliggöra vad som är acceptabelt, även när konflikten inte erkänns av de inblandade.
– Det är viktigt att värna om dem som vågar kliva fram.
Anna lyfte även medarbetarnas ansvar och vikten av samarbete för att verksamheten ska fungera. Alla måste bidra till en god arbetsmiljö, och agera inkluderande och ta ansvar för sitt beteende – även när man är frustrerad eller arg.
– Universitetet är ju en arbetsplats och vi som jobbar här har rätt att må bra. Vi vill ju inte tappa viktiga medarbetare på vägen – det skulle ju kunna vara en blivande Nobelpristagare.
Akademin – en speciell arbetsplats
Även Martina Johansson, organisationskonsult från universitetets upphandlade leverantör LifeWise, medverkade vid forumet. Martina tycker att akademin skiljer sig från andra arbetsplatser, med en speciell komplexitet med informella hierarkier, komplexa roller och en hel del konkurrens.
– Konflikter kan ofta uppstå när behov eller önskemål upplevs som blockerade, eller när det handlar om positionering, resurser eller relationella frågor som hur man känner sig bemött av kollegor.
En del av ledarskapet
Martina ser konfliktlösning som en del av ledarskapet och hennes rekommendation är att ta tag i en konflikt i god tid innan den eskalerar.
– Det är viktigt att fånga upp tidiga signaler på konflikter, förebygga genom tydliga mål och agera snabbt och rättvist. Signaler på konflikt kan vara samarbetssvårigheter, sökande efter syndabockar, skämt och jargong som inte alla är bekväma med, hög sjukfrånvaro och minskad effektivitet.
Ibland kan man som chef också blir kontaktad av medarbetare, med information som medarbetaren inte vill att man för vidare. Martina menar att det då som chef är viktigt att fråga: "Vad vill du att jag ska göra med detta?"
– Som chef har man ett arbetsmiljöansvar, och måste agera. Om man inte får nämna något om vad medarbetarna delat med sig av kan man ta upp egna exempel eller säga: "Jag har fått till mig att ..." . Det är viktigt att agera i rimlig tid – annars kan konflikten förvärras.
Schibboleteffekten – det konstnärliga uttrycket
Chefsforumet avslutades med ett annat perspektiv på ledarskap då Annica Ollerstam, chef- och ledarutvecklare på sektionen HR, pratade om Schibboleteffekten – hur stark konstnärlig och emotionell påverkan kan göra oss mer reflekterande, öppensinnade och mindre konfliktbenägna.
Läs mer om forskningsstudien Shibboletexperimentet: Julia Romanowska | Schibboleteffekten
Trumpetspel i världsklass
Universitetets världskända trumpetare och professor Håkan Hardenberger tog därefter över scenen och spelade, tillsammans med två av sina studenter, Taking wing av Rolf Wallin. Musikstycket speglade konflikthantering genom att inledningsvis vara tyst och instängt och sedan öka i kraft för att avslutas i väldigt glada toner. För Håkan Hardenberger är konstens påverkan på vår attityd och beteende given.
– När man musicerar kan det finnas konflikter och negativa kraftfält i början, men ska man få ihop en konsert så måste man komma förbi det – alla måste vara med och bidra till att det blir ett bra framförande.
Stöd i chef- och ledarrollen
Universitetet erbjuder en mängd insatser som stöd i chef- och ledarrollen – kurser, program, workshops, coachning med mera. Information finns under fliken Chefsplattformen på HR-webben.
- Chefsplattformen: Chef- och ledarutveckling på Lunds universitet | HR-webben
- Utbildningar för chefer och ledare | HR-webben
- Prenumerera på aktuella utbildningsdatum via RSS-flöde
Text: Anna Mansfeld och Charlotte Hedin
Beatrice Nordlöf, avdelningschef på LTH.
– Dagen var superintressant och en viktig påminnelse om sådant man egentligen redan vet. Jag är fortfarande lite förvånad över hur LU fungerar, här finns en uppfattning om att arbetsplatsen är en demokrati där alla behov ska tillgodoses, vilket skiljer sig från näringslivet.
Niklas Israelsson, sektionschef på sektionen LU Service
– Det jag tar med mig från dagen är framför allt känslan av att inte vara ensam. Det kan ibland kännas isolerat i chefsrollen, men det är tydligt att universitetet centralt tar de här frågorna på stort allvar och erbjuder stöd. Det är viktigt att man är modig och att det inte blir bättre för att man väntar.
Kathleen Mühlen Axelsson, avdelningschef på Universitetsbiblioteket (UB).
- Jag har fått mycket bekräftelse i min syn på ledarskap, inte minst i hur viktigt det är vara modig. Det är svårt att bedriva ett ledarskap om man inte vågar ta tag i problem, det gäller att hålla fast när det gungar. Jag blev också påmind om att man inte ska glömma att fråga personerna i konflikten vad problematiken faktiskt bottnar i. Dagens chefsforum har också varit en påminnelse om hur fantastiskt det är att arbeta på Lunds universitet! Som chef och medarbetare har du ett smörgårdsbord av stöd om du bara vill använda det, både internt och bland upphandlade konsulter och dessutom alla kurser du kan gå.
Santino S. Resic, dekan för Konstnärliga fakulteten
– För mig var det självreflektionen som gjorde störst intryck. Det är uppenbart att konflikthantering och ledarskap tar allt större plats i vår vardag, vilket gör det viktigt att reflektera över hur vi agerar, både i det vi gör och i det vi väljer att inte göra. För min del har tålamodet kanske blivit lite kortare med åren, och därför är det värdefullt att få stanna upp och fundera över hur jag själv hanterar olika situationer.
- För nya chefer är det nog skönt att se att det finns ett ramverk och en struktur kring de här frågorna. För oss som har varit med länge är det nyttigt att påminnas om det vi kanske glömt eller tagit för givet.