Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Diarieföring och sekretess

Händelser som kan vara en kränkning ska dokumenteras och diarieföras. I diariet kan du starta ett utredningsärende och har möjlighet att sekretessmarkera ärendet i diariet. Det är dock ingen garanti för sekretess om handlingarna begärs ut i form av allmänna handlingar.

När du som chef med arbetsgivarroll eller du som verksamhetsansvarig för utbildning får reda på något som kan vara en kränkning ska det dokumenteras och diarieföras som ett kränkningsärende i diariet. Det går också bra att registrera händelsen som ett tillbud; det viktiga är att ärendet diarieförs. Allt som hör ihop med ärendet ska sparas i enlighet med universitetets rutiner för dokumenthantering. 

Det finns en kategori under P-serien i diariet som heter Kränkande särbehandling/trakasserier. Använd den kategorin när ärendet startas – om det gäller en anställd – så hamnar alla markeringar rätt. Det finns i nuläget ingen motsvarande kategori för STUD-serien.

Du ska också starta ett utredningsärende i det fall du märker att utredningen kan bli omfattande med mycket material som ska diarieföras eller om det är någon annan än du som gör utredningen. Då blir det enkelt att följa utredningens gång i utredningsärendet och hanteringen av kränkningen i kränkningsärendet. Länka ärendena till varandra i diariet.

Om du får reda på någonting genom att någon berättar det för dig muntligen ska det sammanfattas och dokumenteras i tjänsteanteckningar och diarieföras. Allt underlag som är av vikt för utredningen och eventuella beslut ska dokumenteras och diarieföras.

För att skydda de berördas integritet finns möjligheten att sekretessmarkera ärendet i diariet. Det betyder att ärendet inte kan visas för andra än de handläggare som hanterar ärendet i diarieföringssystemet.

Utlämnande av allmän handling som rör kränkningar

Som myndighet är universitetet skyldigt att lämna ut allmänna handlingar vid begäran från allmänheten. Sekretessmarkeringen i diariet är ingen garanti för att handlingarna kan sekretessbeläggas om de begärs ut i form av allmänna handlingar. Prata med din närmaste registrator för mer information.

Varje gång en handling begärs ut ska en sekretessprövning göras. Det finns mer information om utlämnande av allmänna handlingar på Medarbetarwebben, se länk i högerspalten.

Om det finns lagstöd för att sekretessbelägga delar av materialet ska de delarna maskeras före utlämnandet. Även om universitetet beslutar om sekretess är det viktigt att veta att det kan överprövas i domstol. 

Kom ihåg att material som innehåller personuppgifter som kan vara känsliga aldrig ska skickas med e-post. Sådant material ska alltid skrivas ut på papper och skickas med post. Följ avgiftsförordningen och ta betalt när det som lämnas ut överstiger nio sidor.

Prata med din närmaste registrator för mer information.

Den som begär ut handlingarna ska alltid erbjudas möjligheten att läsa handlingarna på plats (på papper). Om personen vill ha kopior på materialet tillämpas avgiftsförordningen.

Läs med om diarieföring på Medarbetarwebben

Kontakt

Kontakta din närmaste personalfunktion, SFAD-samordnare eller närmaste stöd för utbildningsanordnaren på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av SFAD-teamet.