Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Utreda kränkande särbehandling

Du som är chef är skyldig att starta en utredning om kränkande särbehandling om någon av dina anställda upplever sig vara utsatta. Här kan du läsa mer om hur du går tillväga för att utreda kränkande särbehandling

Så fort du som chef har fått kännedom om upplevd kränkande särbehandling på din avdelning/institution/motsvarande, är du skyldig att agera genom att starta en utredning av situationen. Kan kränkande särbehandling konstateras ska åtgärder för att stoppa och förhindra upprepning sättas in så snart som möjligt. Vilka åtgärder du väljer att genomföra i ett specifikt fall beror på vad utredningen i just det fallet visar.

Bild2 utreda kränkande särbehandling

Klicka på bilden för att se den i PDF-format. Bilden innehåller länkar till de olika stegen i processen. (PDF, 75kB, öppnas i nytt fönster)

 

Informationen om upplevd kränkande särbehandling kan komma direkt från personen som känner sig utsatt, från ett skyddsombud eller via Lunds universitets tillbudsrapportering. Du kan också få information genom egna iakttagelser. Skyldigheten att utreda uppgifter om kränkande särbehandling uppstår när det kommer till din kännedom att en anställd har upplevt eller upplever sig vara utsatt. Det krävs inga bevis för att något har hänt. Syftet med att utreda är att få tillräckligt med information och kunskap om situationen, så att utredaren kan bedöma om det rör sig om kränkande särbehandling eller om händelserna beror på något annat som behöver åtgärdas. Om kränkande särbehandling föreligger, ska du som chef tillsammans med din personalfunktion bedöma vilka åtgärder som måste genomföras för att få kränkningarna att upphöra.

Din utrednings- och åtgärdsskyldighet som chef gäller oavsett om kränkningen utförs av anställda eller studenter. Utredningsskyldigheten kan, i vissa fall, uppstå även om den upplevda kränkningen inträffar utanför arbetstid om den påverkar situationen på arbetet. Det kan handla om något som händer på vägen till eller från jobbet, eller på sociala medier.

Läs mer om hur du anmäler tillbud

Den som upplever sig särbehandlad på ett kränkande sätt av sin närmaste chef kan vända sig till någon i personalen, skyddsombudet eller närmast högre chef och berätta om det. I sådana fall är det alltid chefens chef enligt gällande delegationsordning som ansvarar för utredningen.

Utred kränkande särbehandling

En utredning av kränkande särbehandling kan variera i omfattning och utformning. Val av utformning beror på omständigheterna i den aktuella situationen. Utredningen görs med utgångspunkt i det systematiska arbetsmiljöarbetet och föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö AFS 2015:14. Följ rutinerna för ert systematiska arbetsmiljöarbete (undersök – riskbedöm – åtgärda – följ upp) och rehabiliteringsprocessen. Ta stöd av närmaste personalfunktion, arbetsmiljösamordnare, Företagshälsovården eller en extern konsult. Tänk på att även hålla skyddsombudet informerat.

I vissa fall kan det vara lämpligt att utredningen görs av någon annan än du som är chef. Den som ska genomföra utredningen bör ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Det är du som chef som ansvarar för att utredningen blir gjord och att den görs skyndsamt, med integritet och kvalitet.

Att genomföra en utredning kan innebära att

  • utse en utredare som är opartisk, har kompetens inom området och har parternas förtroende.
  • ta reda på vad som har hänt genom att samtala med den som upplever sig utsatt och den som pekas ut. Träffa dem separat och avskilt. Tydliggör att du dokumenterar samtalet.
  • samtala med andra som kan ha uppmärksammat något i enskilda möten. Var tydlig med att du dokumenterar det de säger.
  • kommunicera löpande med båda parter i utredningen.

Läs föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö AFS 2015:14

Viktigt att tänka på

  • Konstaterar utredningen att det inte handlar om kränkande särbehandling eller om det inte går att klart fastställa ska du meddela detta till alla berörda.
  • Båda parter (utsatt och utpekad) kan behöva stöd, exempelvis samtalsstöd som finns att få hos Företagshälsovården.
  • Rådgör med din närmaste personalfuktion om hur du ska informera dina eventuella andra anställda om pågående utredning och åtgärder.

Dokumentera fortlöpande

Fortlöpande dokumentation av utredningen och åtgärderna är ett viktigt underlag för att kunna följa upp effekterna av åtgärderna. Är det ett fall som blir aktuellt för personalansvarsnämnden, måste allt ha dokumenterats noggrant och överskådligt.

Genom dokumentation kan du även upptäcka om de inträffade kränkningarna är del av ett större problem som kräver mer omfattande generella insatser.

Diarieföring och sekretess

Anmälningar om kränkande särbehandling ska dokumenteras skriftligt och diarieföras. För att skydda de berörda finns möjligheten att använda en sekretessbeläggande funktion i diariet. Det betyder att ärendet inte kan visas för andra än handläggarna i diarieföringssystemet. Ta hjälp av din närmaste registrator. Om handlingarna begärs ut ska du ta hjälp av avdelningen Juridik, på sektionen Juridik och dokumenthantering för sekretessprövning. Bedöms delar av materialet som lämpligt att sekretessbelägga kan det maskeras före utlämnandet enligt instruktion från avdelningen Juridik. Sekretessen kan överprövas och är inte en garanti för enskilda personers integritet.

Anonyma fall

En utredning med eventuella påföljder för den eller de personer som utpekats för kränkande särbehandling kan inte inledas om den anställde som upplever sig vara utsatt önskar vara anonym. Avfärda dock inte den som säger sig ha blivit utsatt, utan ta anklagelserna på allvar och förklara för personen att du vill åtgärda situationen men att du enbart kan vidta generella förebyggande åtgärder. Se avsnitt ovan för exempel på generella åtgärder av förebyggande karaktär. Ta gärna hjälp av personalfunktionen vid din institution/fakultet i det förebyggande arbetet. Företagshälsovården kan också vara ett stöd i hur du ska agera. I sammanhanget är det viktigt att känna till att företagshälsovården inte kan bistå en enskild anställd som önskar vara anonym eller inte vill koppla in sin chef.

Sidansvarig:

Kontakt

Kontakta närmaste personalfunktion på din fakultet/motsvarande.

Sektionen Personal
Lunds universitet
Box 117, 221 00 LUND
Hämtställe: 31
Telefon: +46 46 222 00 00 (växel)

webbansvarig [at] pers [dot] lu [dot] se