Lönesättande samtal (Saco-S och oorganiserade medarbetare)

Innehåll på sidan:

• Utvecklingssamtalet är viktigt
• Förberedelsearbete inför lönesättande samtal
• Genomförande av det lönesättande samtalet

För de av dina anställda som är medlemmar i Saco-S eller är oorganiserade (inte tillhör något av de avtalsbärande organisationerna Saco-S, OFR/S eller Seko) fastställs ny lön i lönerevision genom lönesättande samtal. Lönesättande samtal är en utveckling av lönesamtalet i vilket du som lönesättande chef för en dialog med din anställde om dennes prestationer, resultat och lön.

I det lönesättande samtalet ska du motivera den nya lönen i förhållande till arbetsinnehåll och arbetsprestation i förhållande till verksamhetsmålen. Beroende på hur dialogen förs kan det lönesättande samtalet bestå av ett eller flera samtal. Fundera exempelvis på att dela upp samtalet i ett samtal om arbetsinnehåll, prestation och resultat och ett samtal i vilket du presenterar och motiverar den anställdes nya lön.

Utvecklingssamtalet är viktigt

Utvecklingssamtalet är en förutsättning för att kunna genomföra ett rättvisande lönesättande samtal. I utvecklingssamtalet beslutas de mål som ska uppnås under verksamhetsåret vilka ska utvärderas i det lönesättande samtalet. Därför är det viktigt att det som beslutats i utvecklingssamtalet finns dokumenterat. Denna dokumentation underlättar även för dig i din motivering då du har möjlighet att koppla prestation och resultat till uppsatta mål, och minskar risken för missförstånd mellan dig och din anställde.

Som chef värderar du den anställdes kompetens och prestation och motiverar din bedömning. Det är därför en mycket viktig uppgift att göra välgrundade och sakliga värderingar av den anställdes arbetsinsatser och förmåga att åstadkomma resultat. I varje bedömning finns subjektiva inslag: desto mer systematiskt du gör din bedömning utifrån de gemensamma lönepåverkande faktorerna desto större sannolikhet är det för att den anställde förstår hur du resonerat och bedömt dennes prestationer vilket minskar risken för att den nya lönen ska upplevas som godtyckligt satt.

Förberedelsearbete inför lönesättande samtal

Förberedelsearbetet skiljer sig inte nämnvärt från förberedelsearbetet som gäller för lönesamtal. De handlar i slutändan om samma sak (arbetsinnehåll, prestation och resultat), med den skillnaden att du som lönesättande chef beslutar ny lön istället för att meddela ny lön efter genomförda löneförhandlingar med arbetstagarorganisationerna.

Följ upp vad du och din anställde har kommit överens om vid tidigare samtal. Det gäller såväl vid utvecklingssamtal som andra återkommande dialoger. Ta fram konkreta fakta om den anställdes insatser. Ta fram dokumentation från föregående möte med den anställde. Har du varit tydlig med vad den anställde skulle göra för att höja sin lön? Gå tillbaka till anteckningar från utvecklingssamtalet. Vilka var målen föregående period? Vilka överenskommelser gjordes? Har mål och överenskommelser uppnåtts? Om inte – varför? Vad har fungerat bra? Vad har fungerat mindre bra? Hur påverkar myndighetens övergripande mål den anställde? Vilka individuella mål måste nås för den kommande planeringsperioden? Ge gärna den anställde en lista med aktuella frågeställningar före mötet.

Stäm även av före samtalet att du och den anställde har tillgång till det lönepolitiska programmet, lönepåverkande faktorer och den dokumentation om du och den anställde fyllde i tillsammans under utvecklingssamtalet och som beskriver den anställdes individuella mål. Finns det oklarheter är det bra att ni diskuterar igenom dessa före samtalet.

Ta även fram uppgifter om lön, lönespann och vilka krav det ställs på själva befattningen Information om statistik hittar du bland annat i Kuben. Respektive personalfunktion på din fakultet eller förvaltning kan bistå med ytterligare statistik och jämförelser, såväl intern som extern statistik.

Du ska innan samtalet ha stämt av med din personalfunktion så att du vet om till exempel universitetet önskar göra någon förändring av lönestrukturen i årets RALS. Du ska också anmäla till din personalfunktion om du ser att någon av dina anställda eller grupper av anställda har ett löneläge som inte stämmer i förhållande till arbetsinnehåll. 

Genomförande av det lönesättande samtalet

Det lönesättande samtalet är inte en löneförhandling. Det är ett möte som förs i dialogform där syftet är att diskutera och utvärdera din anställdes arbetsinnehåll och arbetsinsats. Det blir en utvärdering av utvecklingssamtalet. Din anställdes möjlighet att påverka lönen är i det dagliga arbetet utifrån arbetsprestation. Du som chef ska ha som målsättning att din anställde ska vara nöjd med det lönesättande samtalet även om denne till exempel inte är nöjd med den nya lönen eller löneläget som sådant. Tänk på att ni inte ska prata om höjning (i kronor eller procent) utan att det är lönen i förhållande till arbetsuppgifter, prestationer och löneläge som är intressant. Om din anställde gör ett bra arbete och redan har en bra lön är det inte självklart att det ska medföra en hög löneökning.

Det är i dialogen som din anställde har möjlighet att visa sin prestation, det vill säga hur denne har utfört sina arbetsuppgifter som ni varit överens om skulle utföras i utvecklingssamtalet.

Lönenivån ska utgå från det lönepolitiska programmet, lönepolitiska faktorerna och önskat löneläge för Lunds universitet. Du som chef värderar arbetsinnehåll och prestation. Ingen anställd är garanterad en viss höjning. För att kopplingen mellan arbetsresultat och löneutveckling ska få genomslagskraft är det viktigt att kunna motivera vilka motiv som ligger bakom lönenivån. Såväl en god som en mindre god löneutveckling måste kunna förklaras.

Efter avslutat lönesättande samtal undertecknar du tillsammans med din anställde en samtalsbekräftelse (enligt särskild mall som din lokala HR-funktion kommer att förse dig med) om ny lön. I undantagsfall, till exempel föräldralediga eller sjukskrivna anställda, kan det lönesättande samtalet genomföras på distans. I sådana fall skriver chef anledning till varför det lönesättande samtalet sker på distans på raden för den anställdes signatur; exempelvis ”föräldraledig” eller ”sjukskriven”.

I de fall det lönesättande samtalet inte resulterar i en överenskommelse kan ytterligare ett samtal komma att hållas, ett så kallat förstärkt lönesättande samtal, med representant från HR och den fackliga organisationen närvarande.